档案数字化外包项目的立项是档案部门在对本馆馆藏充分调研、分析的基础上，根据相关要求、标准和本单位人员与设备等具体情况编制的档案数字化项目建设方案。通常包括档案数字化外包目标、项目详细工作内容、技术路线、预期成果、风险控制、项目工作进度安排、实施组织形式和项目实施预算表等。档案数字化外包项目方案，一般由档案行业专家和学者组成方案论证小组，通过会议或实地考察等方式进行论证。通过调查收集相关资料及同领域相关经验，对本数字化外包的安全和保密性、质量要求、人员素质、馆藏等方面对档案数字化工作外包的利弊进行需求分析、工作流程分析、成本效益预算分析和论证等。对方案中不合理部分进行修改完善，最终输出项目论证报告书、安全影响报告和采购方式审批报告书等，形成综合分析报告，选择最优方案，由决策者最终确定。