随着科学技术的发展,档案的移交和保存更倾向于以电子文件的方式。一方面电子文件在生成、转移和信息扩散上比纸质文件更方便快捷,另一方面在档案的查询和保存方面较之纸质档案也存在较明显的优势。除了新生成的档案需要采用电子方式备份,原有的纸质档案也需要以电子档案的形式进行保存。这种情况下,电子档案的格式的规范和统一、大量电子文件的收集与归档保存是一项工程量巨大的工作。大量的电子文件的规范化保存仅仅依靠档案管理部门很难实现,这就需要电子文件的生成部门、档案部门合作,并且借助先进的计算机信息技术,从档案的生成-移交-备份-归档等各个方面进行管理和完善。在此背景之下,根据省档案局的需求,研制了便携式档案机。该档案机软硬件结合,是目前我国第一台完全自主研制的软硬件结合、便携式、系统化电子文件规范和储存设备。以往档案存储设备体型臃肿,只能为定点存储设备,且灵活性尚且不足。档案机的设计不仅使电子档案全方位和多流程管理能力有了很大的提高,在灵活性、便携性上也是史无前例,其数据能海量存储要得益于磁盘阵列技术。该设备不仅解决了电子档案的一系列规范化管理的困难,还结合我国组织机构代码验证、个人二代身份证识别、北斗卫星定位系统等新技术,将有关电子档案的移交、备份、存储信息、坐标、人物和单位信息等进行固化,生成安全可靠的关系链。电子文件保存要求如此之高的主要原因是因为其中的电子文件很大一部分是文书类,反应政务、生产经营管理等活动,并且有较严格的格式规范。本文涉及的标准化转换软件、归档移交软件、接受备份软件、EEP封装软件都是严格以《电子档案长期保存办法》、《电子档案元数据实施方案》、《电子档案检测方案》等一系列规范和标准为设计依据,在满足国家各项指标和规范的前提下进行的人性化的软件界面设计以及规范化封装。档案机的软件系统不仅完成了电子文件的“四性检测”,即电子档案在不同部门移交的过程中进行移交前后的安全性、可用性、完整性、准确性的检测,并且将检测结果进行自动记录,将电子档案移交的时间、地点、人物信息、需要移交的电子档案的格式和页数等信息进行记录并自动封装在电子档案的描述包中,保证流程的安全可靠性。通过检测合格的电子档案最终需要通过封装进行长期保存。EEP格式的封装过程是将保存内容转换为Base64编码,读取EEP文件的签名对象节点内容生成MD5码,通过指定的RSA私钥生成数字签名,锁定签名块用同样的方式对签名结果进行进一步的保护。通过上述软件的规范和安全性检查,最终实现EEP格式的封装,便于进行电子档案的长期保存和利用。