随着现代信息技术的快速发展以及同时产生的大量电子文件,数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的焦点。数字档案馆相对于传统档案馆,有着丰富的数字化资源、信息的共享、海量的存储、快速的传输、便捷的检索、高度的开放等优点,是传统档案馆不能相比的。本文针对档案管理的特征和状况,建立了数字档案馆平台。数字档案馆除了馆藏实物档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程,代表的是一种信息环境和基础设施的构建(包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。它包括:电子档案的收集与分类整理、电子档案工作流程的制定、将现有馆藏实物档案数字化、将现有馆藏实物档案数字化、向用户提供电子档案的网上归档、查询、借阅、管理等功能。提供实物档案索引查询、网上借阅流程管理功能。本项目建设覆盖整个档案的生命周期,架构合理,流程创新,极大提高了档案资源的利用率和档案工作效率和档案管理水平。项目的主要特点:覆盖面广,功能模块全,包含实物档案和电子档案的采集、管理、共享全生命周期。架构合理,技术领先,数据库完全与我单位综合管理信息系统统一,用户界面简洁友好,真正实现了全部数字档案资源共享。数字档案工作流程和技术创新。数据量大,数字化程度高。实现了网上按密级借阅下载,安全性高,数字资源可管控。实用度高、应用效果好,实现了资源共享。实现了档案管理自动化,极大提高了档案工作效率和档案管理水平。该项目的开发完成,节约了我单位的档案管理和服务工作成本,极大提高了档案协同工作效率和档案的利用效率,保证了我单位数字资源安全可控,尤其是数字档案馆流程的创新优化,一方面减轻了档案人员的工作负担,另一方面职工能更方便快捷获取数字档案资源,对我单位管理、生产工作具有良好的促进和推动作用。优化并固化工作流程,形成管理制度。使档案资源可控。提高档案归档工作效率,减轻档案人员工作量,将数据采集工作前移到用户。提高档案管理水平,全部档案采用网上管理,废除了纸质各类联系单。加强档案管理职能,做到档案资源出入口唯一、安全可控。提高档案利用效率,为全院职工提供便捷的网络数字档案检索、下载服务。提高了数字档案安全性,包括访问安全、存储安全等。