档案及档案工作是人类社会一种普遍存在的社会现象,在传承人类文明,推动人类社会发展上起着不可替代的作用。"功能"是描述客体及其属性与主体及其需求之间关系的范畴。档案的社会功能就是指档案及档案工作在满足宏观的,人类社会层面上需求的能力和效应。档案的社会功能取决于客体的属性与主体的需求。不同的社会主体,利益和目的不同,认知能力与水平相异,因此,对于同样的客体,会强调其不同方面的属性,产生不同的认识结果,继而引发不同的使用方式。在社会主体的需求表达中,以国家政权为代表的权力主体占据着绝对的优势地位。一段时期内,权力主体对档案的认识决定了社会主流的档案意识,权力主体关于档案的行为方式,决定了档案工作的实际面貌,决定了档案社会功能的实现与发挥。换言之,档案的社会功能是权力建构的结果。权力建构档案的社会功能具有必然性。档案作为社会实践的原始信息,为权力运行提供了参考、凭证与依据;档案作为构建社会记忆的优势信息,为权力主体提供意识形态上的支持;档案作为社会公共活动的主要信息,为权力主体维持信息不对称的优势提供保障。即档案是权力维持自身存在的重要手段,所以,权力必然要迫使档案及档案工作为自身服务。权力对档案的建构是不可避免的。权力对档案社会功能的建构是通过两个方面来实现的。一方面,通过建构档案知识、理论,档案工作的原则和方法来影响档案工作实践;另一方面,通过建构档案价值观来影响社会档案意识。两个方面相互交织,互相影响。档案的社会功能是一个不断发展演变的体系。从萌芽时期的不成熟状态到形成,再到不断发展完善。最终形成了以"资政"、"存史"和"文化的传承与传播"为代表的社会功能。近代资产阶级革命以后,档案的社会功能发生了重大的演变,社会化的利用程度越来越高,信息价值凸显,文化功能摆脱长期被束缚、抑制的局面,档案工作成为了全国性的文化事业。这一演变过程中权力关系和政治结构的变革起到了重要的作用。在档案社会功能的演变过程中,存在着一些规律性的现象。首先,档案价值观的演变是档案社会功能变革的先行条件,变革总是从思想意识和价值观开始,然后逐渐影响到档案工作实践。其次,档案社会功能的变革总是建立在一定的经济基础之上,反映着这个基础而不会超越基础。农业经济时代不发达的生产力就已经决定了该时期的档案工作只能为少数人服务。最后,权力关系的变革是档案社会功能演变的主导因素,档案的社会功能总是和权力的意志保持一致。