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进入20世纪80年代以来,高科技浪潮席卷全球,人类迈入了全球信息化和知识经济时代,以网络、通信、信息处理、人工智能、多媒体等为核心的信息技术已成为世界经济、科技发展的制高点。信息技术一日千里的发展状况,剧烈地改变着企业的经营环境,为企业带来了前所未有的不确定性和竞争压力。回顾企业利用信息技术的发展历程,企业最初仅用信息技术进行电子数据处理,发展至今,企业已可以通过互联网进行电子商务。这种从简单的数据处理发展到电子商务的变化很好地说明了信息技术对于企业经营的重要意义。在信息技术环境下,企业能否存续与成功发展,关键在于如何有效地利用信息技术协助企业的再造与升级,提高企业的整体竞争力。而长期辅助企业发展的会计人员,唯有深刻理解信息技术对企业的影响,并且及时导入信息技术以变革会计信息系统,才能有效地协助企业用好信息技术,突破管理瓶颈与开拓创新。信息技术不仅推动着企业进行作业程序、组织结构、管理模式和经营方式的重新调整,而且也推动着企业会计信息系统的重大变革。 然而,由于长期的计划经济体制的制约和经济发展节奏的缓慢,我国企业对于信息技术的使用远比西方企业来得晚。这就使得我国企业无论在管理思想、管理方法还是管理手段上都与世界先进企业存在着相当大的差距。特别是作为整体管理重要构成内容的内部控制和信息技术也远远落后于西方企业。对于信息技术条件下的内部控制的研究,我国更是处于起步阶段,这严重影响了我国企业核心竞争力的提高,阻碍了我国企业在国际市场中竞争地位的提高。因此,无论从理论上还是实践中,信息技术条件下的内部控制的研究都亟待完善和加强。鉴于此,作为攻读会计学专业的硕士生,我把研究的视角投向了企业管理的核心问题之一——内部会计控制问题,并确立“信息技术环境下企业的内部会计控制及其规范探讨”作为我申请硕士学位的研究题目。 内部控制一词,不同部门的人从不同的角度会有不同的看法,许多中外专家学者都给内部控制下过定义,从笔者对内部控制的理解,更同意美国COSO(1994)的定义。该定义为:内部控制是由企业董事会、管理当局和其他员工实施的,为保证财务报告的可靠性、经营的效率效果以及现行法规的遵循等目标的达成而提供合理保证的过程。我国的内部控制虽然距此还有一定的差距,但距离在逐渐缩短。目前,我国的内部控制是将内部会计控制和内部管理控制割裂开来的控制制度。而随着信息技术的不断发展和信息技术在内部控制领域的广泛应用,未来的内部控制制度将是可以程序化的管理活动。它将使内部会计控制和内部管理控制合二为一、融为一体,它的最终目的是合理保证企业各项特定目标的实现。因此,它将是一种广义的、有机的内部控制。 为使研究成果能在业务实践中发挥作用,本着理论指导实践的原则,本文主要以信息技术应用相对成熟的、已实施ERP系统的集团企业的内部会计控制作为研究对象,运用实地调查的方法、实践与理论相结合的手段,并利用典型案例分析的形式论述了研究对象的发展过程。通过了解并收集国内多家已经运用ERP系统的集团企业的内部控制制度,探讨信息技术环境下(特别是ERP环境下)的内部会计控制规范。 论文共分为五章。第一章探讨了信息技术环境下企业内部会计控制的研究对象;第二章分析了信息技术环境下企业内部会计控制的特征;第三章探讨了信息技术管理下内部会计控制的实现过程;第四章提出了信息技术环境下的内部会计控制规范设想;第五章则是其他方面的问题及进行配套措施的分析。 循此思路,本文先对比了传统手工系统和信息技术(ERP)环境下的控制方式的异同,特别描述了信息技术(ERP)环境下的控制实现手段及新的控制内容。其控制内容归纳起来主要包括如下几个方面:组织规划控制、授权批准控制、文件记录控制、资产安全控制、内部审计控制、网络安全控制、数据输入输出控制。 然后,将两种不同环境下的内部会计控制的特征进行了比较,特别突出了信息技术(ERP)环境下的内部会计控制特征,并将其特征归纳如下:1.控制目的多样化;2.控制中心多元化;3.控制结构扁平化;4.控制对象全息化;5.控制形式信息化;6.控制处理事项化;7.控制监督实时化;8.控制覆盖整体化;9.控制范围外延化。 最后,将两种不同环境下的内部会计控制的实施要点进行了对比,并着重描述了信息技术(ERP)环境下内部控制的实施要点,主要体现在如下几个方面: 1、消除大部分打印文档,大部分文档都是以电子版的形式存在的。 2、仍然存在职责分离的情况,且仍很重要。 3、应该消除业务事件数据的重复记录和核对机制。 4、企业会计师应该成为具有实时、积极的控制观点的咨询师;预防商业风险应该比检查、纠正错误和舞弊更为重要。 5、在信息技术环境下,企业应特别加强在信息系统的开发、设计阶段的控制,而不是由审计师来验证系统本身的准确性。 6、尽可能地开发利用信息技术。 此外,文章还对两种不同操作环境下的会计处理方法进行了比较。下面是新系统相对于传统系统的一些变化:存货的计价方式发生了变化;会计核算的形式发生了很大变化;简化了报表汇总和合并,提高了财务分析和决策能力;出现了现金溢缺的管理和核算。 通过上述的比较,落笔到具体的典型案例——国内一家大型IT设备生产销售企业A公司,并用了整个第三章来阐述信息技术(ERP)环境下的内部会计控制实现过程。 通过典型案例分析,对比两种不同环境下的内部会计控制的实现过程及制度规范情况,发现我国现有内部会计控制规范存在着较多的缺陷和缺失,并推断出实践的发展已对理论提出了变革要求,我国亟需出台信息技术环境下的内部会计控制规范。 通过对实践的总结和理论的反复推敲,笔者提出了一些信息技术环境下的内部会计控制规范设想,以供制度制定者参考。笔者认为,信息技术环境下的内部会计控制要从系统控制和管理控制两方面进行规范。对系统控制的规范包括一般控制与应用控制:一般控制包括应用软件系统控制、软件系统操作控制、系统安全控制;应用控制包括数据输入控制、通讯控制、处理控制、数据输出控制。对管理控制的规范包括:建立健全的组织结构与权责分配体系;开展内部控制制度评审,发挥内部审计的作用,促进内部控制制度不断完善;强调内部控制框架中的“软控制”与人的重要性;建立风险管理制度,加强内部控制创新;正确处理传统内部控制方式与新型内部控制方式的关系。除此之外,在互联网环境下,内部会计控制还要包括大众访问控制、电子商务控制和远程处理控制等相关内容的规范。 然而,信息技术环境下的内部会计控制也会存有缺陷。文章最后就信息技术环境下内部会计控制实施过程中可能遇到的问题进行了分析,并对问题的解决提出了相应的对策。除此以外,笔者还对完善信息技术环境下的内部控制的配套措施进行了描述,特别从加强预防电算化犯罪法制建设、尽快出台信息技术环境下的审计准则、完善与内外部审计有关的审计工作程序等方面进行了详细描述。 总之,信息技术的发展改变着企业经济活动的形式,影响着企业经营管理的模式,要使内部控制理论在实践中取得好的成果,我国必须加强内部控制的法制建设,以促进我国企业电子信息化管理的有序发展。