近年来,信息化建设加速推进,办公信息系统广泛应用,在大大地提高了工作效率和管理水平的同时,也造成了各类电子文件爆炸式增长。各类电子文件的管理工作是档案管理工作一项重要内容,电子文件与传统纸质文件在流转方式和管理手段上都存在巨大差异,电子文件的归档管理是当前档案工作亟需解决的一项重要课题。电子公文从办文拟稿开始,经历定稿、分发、办理、办毕到预归档、归档、保存或销毁等十余个环节,其整个生命周期主要分为两个阶段:文件运转阶段和档案管理阶段,文件运转阶段由文件制发的业务部门负责,档案管理阶段由档案部门负责。在目前管理体制下,两个阶段的工作衔接不够,文件运转阶段的业务系统很少考虑档案保存的专业要求,导致电子公文质量存在先天性缺陷,电子文件的完整性难以得到保障,无法确保能100%的将电子公文的内容信息和背景信息全部移交给档案部门管理,对电子公文的真实性、可靠性和长期保存带来困难。同时,目前各单位档案管理系统系统主要管理对象是各类纸质文件,无法接收和管理办公系统(OA系统)生成的电子文件,档案管理系统与办公OA系统之间不能实现数据共享交换,这给OA系统电子公文的归档工作带来了很大的麻烦,导致最后归档环节还是使用的传统老办法,就是由公文承办人员把文件打印出来后再归,无纸化办公的初衷与必须要进行纸质归档的现实形成鲜明的反差。本文基于文档一体化管理理论,立足于作者所在学校办公OA系统平台,研究分析学校现有电子公文档案的管理现状、存在问题和系统建设需求,确定具体的建设目标。根据需求分析,研究提出文档一体化建设模型,采用B/S开发模式和跨平台软件技术,实现电子公文档案管理系统的总体设计,完成了系统功能模块划分、结构模块划分、逻辑设计、数据库设计和界面设计。研制数据转换功能模块,架设了办公OA系统与某公文档案信息管理网络系统4.0之间的数据交换接口,实现办公OA系统电子公文的导入导出,满足了电子公文从拟稿、定稿、制发、办理到办毕、预归档、归档、保存或销毁的全生命周期管理目的。根据国家和行业现有电子文件元数据标准,结合单位实际情况,研究制定电子公文元数据方案,在电子公文数据封装转换时,同步提取相关元数据,实现了电子公文归档保存的完整、真实、安全、可靠和长期读取要求。本系统经过功能测试和模拟运行,完成了多个年度办公OA系统电子公文的接收归档工作,运行结果表明该系统能够实现对电子公文档案的有效管理,系统设计科学合理、功能完善、流程清晰,达到了研究目的。