基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用

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高校行政办公管理方式的改革是教育改革过程中的一个极其重要的环节,对教育改革的深入开展具有极其重要的作用。本文通过论述网络行政办公管理系统的设计、开发、应用过程,阐明了网络行政办公管理系统在促进教育深化改革和提高管理者工作效率方面所起到的积极作用,提出了网络行政办公管理系统在实际应用过程中应该注意的已经解决的和尚未解决的问题,为网络行政办公管理系统的开发和广泛使用提供了理论上和实践的依据。 基于网络的高校办公室行政办公管理系统是通常意义上的计算机管理信息系统(MIS)在高等学校行政管理领域的具体应用。它是以行政管理为核心,集公文管理、会议管理、规章管理、动态信息管理、部门事务处理、领导日程管理、个人办公管理以及用车用餐管理、文档资料管理、人员/权限管理为一体的综合办公行政管理软件系统。通过网络行政办公管理系统,校领导、办公室工作人员、部门工作人员、院系行政管理人员可以随时随地开展学校行政管理过程中的各项工作,保障学校行政管理工作的高效、安全运行,为行政管理本身的重整和发展带来新的机会,并且改变传统的行政管理方式。 网络行政办公管理系统所具有的特点:①涵盖高校办公室行政管理工作的各个方面。②具有灵活的开放性。③管理工作不受时间、地点的限制。④搜集、处理、使用、共享信息,进行有效的管理。⑤完善的安全和权限体系。⑥体现行政管理工作的现代化。网络行政办公管理系统还具有鲜明的时代含义,能满足信息时代工作方式变革的要求,实现学校管理的现代化,帮助学校管理者正确决策。 网络行政办公管理系统是以校园网络体系及网络结构的逐渐完善为前提,采用合理的数据库管理系统(通常使用关系型数据库管理系统)和流行的B/S网络计算模式建立起来的管理软件系统。 网络行政办公管理系统的开发过程是一个系统的设计、开发过程,它必须遵循软件开发的一般原则和规律,同时还要注意学校行政管理工作的特点。网络行政办公管理系统的设计通常包括如下几个方面:①系统的开发准备(开发小组的成立:可行性分析;制定开发计划);②系统的需求分析(系统的调研;系统的需求描述);③网络及硬件系统的设计;④系统结构设计;⑤系统的功能设计;⑥系统的安全设计。在系统的开发准备和系统调研阶段,由于学校部门多、管理职能相对独立的特点,给系统设计人员带来繁重的工作量。在系统的功能设计上为了方便学校管理者的使用,要与学校职能部门的管理功能尽量保持一致。在系统的设计描述过程要本着程序运行平滑、稳定和可扩充的原则来设计系统文件的存储结构、系统数据结构、界面框图序列和程序的流程图。基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用 网络行政办公管理系统的后期测试修改也是程序开发工作中的重要环节,系统测试是全面检验系统的初级成品对系统设计思想和设计描述要求实现程度的过程。网络行政办公管理系统开发完成后,需对其进行合理的反复测试修改,以检测其是否忠实再现了设计描述的设计要求。 在设计开发和应用网络行政办公管理系统过程中常常伴有一些问题出现,如:①网络行政办公管理系统开发过程中的人员协作问题:②网络行政办公管理系统应用中的安全问题;③网络行政办公管理系统应用中的数据共享问题;④网络行政办公管理系统的开发和应用需要领导的重视和工作人员的支持;⑤网络行政办公管理系统使用前的操作培训。 网络行政办公管理系统的使用在实现学校行政管理工作的办公自动化、信息化、科学化、现代化进程中起到了促进作用,在我国的教育管理工作方式的变革中将起到关键性的作用,也为我国教育改革的深入开展奠定了基础。【关键字】网络行政办公管理系统办公自动化行政管理[分类号1 G434
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