我国纸质档案数字化工作研究

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纸质档案数字化是转变档案管理模式、开发利用档案信息资源和创新档案服务方式的重要基础。数字化使档案内容与载体相分离,档案信息不再受限于某一时空,扩展了档案的利用范围;改变了档案部门传统的纸质实体管理模式,转向档案内容管理。二十一世纪以来,国家档案局相继发布的四个档案事业发展的规划纲要,都多次提及推进传统载体档案数字化进程的内容,特别是最近的“十三五”规划纲要,明确提出了国家综合档案馆在2020年需要达成的数字化目标。文章以纸质档案数字化工作为研究对象,通过文献调查法、网络调查法和内容分析法,分别从政策、标准、技术三个角度展开分析,结合具体案例,力求展现这一工作多年来的变迁过程,把握不同阶段的发展重点。在政策层面,体现出纸质档案数字化工作“试点先行,项目带动”的特点,在政策演变过程中始终强调利用优先,服务民生;在标准层面,纸质档案数字化的相关标准层次完整、内容丰富,标准修订与实施有阶段性特征,原则性与灵活性并存;在技术层面,纸质档案数字化技术研究呈现出三个趋势:技术方法从数字化加工向整体转变、技术对象从数字化流程转向数字化成果、研发主体从档案部门转向多方协作。基于以上分析,得出纸质档案数字化的两个成效:服务于档案利用方式转型、服务于纸质档案原件保护。纸质档案数字化工作并非一蹴而就,目前还面临诸多挑战:数字化标准尚不完备,部分标准缺失、更新速度滞后;目录和全文数字化过程中存在质量问题;面临一系列安全隐患,特别是在数字化外包过程中,各类因素威胁档案实体和信息安全;数字化副本的使用面临法律问题,法律效力尚未得到认可、涉及著作权和隐私权;在数字化副本提供利用时,开放鉴定速度滞后于数字化的速度。针对以上问题,从政策标准、数字化管理方式、数字化成果的利用三个层面提出建议:完善纸质档案数字化标准体系,充分发挥其他规范性文件的作用;明确价值取向和前期规划,对数字化各个环节实施质量控制,强化数字化外包管理;加快数字化副本的开放鉴定,完善立法保证数字化副本的凭证效力,推动数字化副本开放利用。
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