随着计算机和网络技术在各个行业、领域的普及应用,现代社会已进入了信息化阶段,社会的信息化程度已经成为衡量其发展进步的重要指标之一。文档一体化工作是社会信息化的重要基础,因为信息的一个重要组成部分就是文件和档案。特别是在进入21世纪后,社会各行各业都使用电脑办公,产生了大量的电子文件,使得文书、档案工作的重点由对实体的管理转向对档案信息的管理。如何有效地管理电子文件和电子档案,保证它们完整性、真实性,文档一体化工作就显得尤为重要。本文站在档案学专业理论角度,首先论述了文档一体化的涵义和相关理论研究,然后着重分析天津城市建设学院文档一体化管理系统的功能和流程,总结系统的实施效果,找出系统存在的不足之处。针对系统管理档案类型单一,没有完全实现前端控制和没有实现档案的多维历史联系这三个问题,运用全程控制、前端控制和虚拟整理技术,从系统设计的功能和流程方面予以解决。由于笔者的主要工作经历是在天津城市建设学院档案室,所以根据工作经验,主要从学校的整体工作着眼,扩大了文档一体化管理系统的管理范围,将其作为一种平台式软件,使文档一体化工作的范围不只局限于办公行政,还能控制其它职能系统产生的电子档案,解决了文档一体化管理档案类型单一的问题。提出了档案整理的前端控制做法,可以使文书工作和档案工作实现有效对接,降低档案人员的工作量。为虚拟整理技术设计了相对合理的流程。