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住房公积金制度在我国建立十多年来,随着社会经济的发展,这项制度在推动城镇住房制度改革,支持职工住房消费、改善城镇居民住房水平、促进房地产市场发展方面发挥了重要作用。住房公积金业务也得到长足发展,规模不断扩大,截至2008年年末,全国住房公积金缴存总额为20699.78亿元,缴存余额为12116.24亿元,住房公积金银行专户存款余额为5616.27亿元。实行住房公积金制度所取得的成绩有目共睹,但是管理如此庞大的资金,住房公积金管理中心所面临的资金营运风险也是显而易见的,尤其近几年来,涉及公积金的大案要案屡屡发生,发案数量涉案金额呈整体上升趋势,所以加强和完善住房公积金内部控制制度建设,是住房公积金管理的重中之重,笔者认为应从以下几方面加强公积金中心内部控制制度建设。
一、营造良好的住房公积金内部控制环境
1 加强内部控制制度法制建设。随着社会经济的发展,公积金管理中心内部控制制度的不断充实和完善,全社会必然要求建立健全一整套统一的内部控制制度。这种统一的控制制度可以使不同的住房公积金管理中心站在同一个起跑线上展开公平竞争,接受统一标准检验。而加强住房公积金管理中心的内部控制制度建设,首先必须获得法律上的支持,必须在《住房公积金管理条例》中得到体现。而现在实行的《住房公积金管理条例》是1999年颁布的,当时是参照1991年上海试点住房公积金时的模式制定的,已使用了十年。从住房公积金管理的重要性来讲,条例的效力已经远远滞后于目前住房公积金发展的形势,需要上升为法律。 因此,加强住房公积金管理中心内部控制制度的法制建设,就成为当务之急。
2 重视内部控制制度的组织机构建设。目前,虽然各地成立了住房公积金管理委员会,负责对各地公积金中心的公积金管理和使用情况的监督,各公积金中心也制定了住房公积金归集、使用、管理的规定,实行重大事项报告制度。但在实际操作过程中,住房公积金运行往往是由公积金中心一个部门说了算,住房公积金管理委员会只能成为“聋子”、“瞎子”,很难行使其管理、监督职能。而一些公积金管理中心内部只顾及内部会计控制,很少关注与之相关的其他控制,致使会计控制以外的其他控制流于形式,形同虚设。因此,完善住房公积金内控组织机构建设已迫在眉睫。
3 建立以公积金管理中心为主导的自办管理模式,加强内部业务控制。住房公积金管理中心设立对外服务窗口直接面向单位职工、住房公积金承办银行以及与住房公积金业务相关的评估、保险、抵押登记全部进入大厅,向单位和职工提供一条龙服务。这种方式可以有效提高工作效率,方便单位职工。同时使各种凭证资料由在途传递变为面对面即时交接,有利于控制风险。在自办模式下,住房公积金各项业务均由“中心”受理或发起并主导业务的全过程。银行在“中心”不具备职能的环节提供必要的帮助,如:归集业务由“中心”工作人员受理单位缴交凭证后,开出银行专户进账单,将款项存入银行,贷款业务受理、审查、批准后,签订借款合同,到各银行盖章、划款,整个过程都是由“中心”完成的,只不过到银行盖了个章。由。“中心”主导各项业务,有利于提高工作可控性,提高效率,降低风险。
4 加强对内部控制行为主体的控制。即对管理中心领导干部和员工的政治和业务素质的控制。由于住房公积金管理机构设立时间不长,缺少有管理经验、金融知识和计算机管理方面的人才,公积金管理层和业务层人员素质参差不齐,难以适应公积金业务发展的需要,对人员素质的控制缺乏有效机制。因此。应加强职工队伍的素质建设和业务技能培训,建立有效的人员素质控制机制。对领导干部要加强政治思想教育和法治教育,提高他们自觉执行内部控制的意识,同时实行竞聘制、考评制和建立关键岗位人员轮岗制度,提高会计人员和相关责任人员的业务素质。培养全员良好的职业道德和正确的职业理想,加强道德风险防范,使中心所有工作人员都了解内部控制的重要性,努力发现问题和风险,积极参与内部控制。
二、建立健全规范的内部控制活动
1 科学设置岗位,实行“不相容职务”分离控制。不相容职务是指如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务,不相容职务包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等。例如在公积金的支取业务中,支取审核与支取操作员、支取操作员与负责支取的财务核算人员,财务核算人员与给付现金的出纳人员均属不相容职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,公积金中心在建立内控制度时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的,其次要明确规定各部门和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能相互监督,相互制约,形成有效的制衡机制。
2 授权批准控制。即公积金中心各级人员只有经过授权批准,才能执行有关公积金业务的控制。住房公积金管理中心要建立和完善法人内部授权管理制度,根据管理水平、工作业绩、风险控制能力以及业务管理工作的需要,对分支机构和业务网点实行法人授权管理,按年度签订书面授权书,明确授权范围和期限、越权责任追究及授权人认为需要明确的其他事项。公积金中心对各控制点的责任人授权要适当,责任人应当按照授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。大额资金调度应实行集体审批制度,以杜绝公积金中心管理者的独断专行。
3 会计系统控制。会计控制是内部控制最重要的控制手段之一,
一个有效的会计系统能够及时准确地反映住房公积金业务活动,保障公积金中心资产安全完整,并为内部管理及外部监管提供真实可靠的管理和决策信息。因此,要按照财政部发布的《内部会计控制规
范一基本规范试行》的要求做到:(1)健全和完善公积金中心财务管理结构体系,界定财务管理方面的职责和权限I(2)制定完善的财务会计制度;(3)在岗位分工的基础上明确各个会计岗位的职责,确保会计资料的真实和可靠;(4)建立有效的内部稽核制度,(5)配备合格的会计人员。
4 健全住房公积金信息系统建设。信息系统建设是做好内部控制工作的重中之重。信息系统控制的内容主要包括:一是进行公积金管理信息系统的升级改造,使其功能更加完善,效率更加高效,终端操作更加简便,各环节的风险控制措施进一步加强,进一步提高公积金业务的安全性和效率性。二是加强对系统开发、维护、数据输入、输出、保存等有关人员的控制,保障电子信息系统及网络安全。三是建立可靠完备的灾难备份计划和应急处理机制,对业务数据采取多介质备份与异地备份相结合,确保业务数据的安全完整。四是完善档案管理和交接制度,对各类纸质档案包括各种会议记录与决议、住房公积金缴存人资料、贷款合同、抵押权证、凭证账册以及各类法规、文件等进行分类管理,最好能以电子形式持有。应统一公积金业务管理信息系统,实现数据集中管理,并建立公积金监管数据库。
三 完善公积金内部控制制度的内容建设
住房公积金内部控制制度的内容建设应与业务工作内容紧密结合。其核心是决策与执行、监督与执行、授权与批准、管钱与管账、保管与采购等不相容职务的分离,重点是有关职能部门和岗位之间的相互牵制、相互约束和相互监督。
1 住房公积金的归集方面。公积金管理中心的归集部门需要提供住房公积金的缴存单位数、缴存职工人数和缴存总金额,归集部门提供的这些数字,应与会计部门提供的数字保持一致。为此,内部控制就要在归集与会计部门之间建立联系,使归集部门审查批准后的新开户、变更户等情况,在会计部门的核算中得到及时体现。两个部门业务权限上的相互约束、岗位职责上的相互监督,工作程序上的相互牵制,会计账务上的相互核对,就是资金归集环节内部控制制度的主要内容,这一内容基本可以保证住房公积金归集方面有关指标数字的真实可靠。
2 住房公积金的使用方面。反映工作业绩的主要指标是住房公积金的个人购房委托贷款的资金总额、贷款|户数以及资金支取总额、支取职工人数等,均包括期初数、本期发放和支取增加数、本期归还和支取减少数、逾期贷款变化数、期末结存数等等。资金使用部门提供的统计数字必须与会计部门提供的核算数字保持相等。所以,使用方面内部控制制度的主要内容是住房公积金支取和个贷审查批准部门与会计部门、监管部门业务流程上的相互控制、工作职责上的相互监督和会计账务上的相互核对。
3 住房公积金的会计核算方面。会计核算在内部控制制度中显得更为重要。此方面的内部控制制度主要表现为账表核对、账账核对、账证核对、账单核对和业务程序上的相互控制。业务程序上的相互控制包括原始凭证的产生要有依据、记账凭证的形成必须有原始凭证作依据、记账必须严格以审核无误的记账凭证和有关原始凭证为依据、会计报表必须根据有关账簿记录产生等。本步骤本环节不符合这一要求未完成相关业务流程的不得进AT--步骤下一环节。不管是传统会计或者电算化会计,在内部控制方面都是一致的。
四、结束语
全国住房公积金管理至今无统一的归集、贷款、会计和内部控制工作规范,住房公积金管理体系到处撒风漏气,潜在风险大。因此,住房公积金内部控制制度建设是一项长期、系统工程,不可能一蹴而就,只有统一管理模式,规范业务操作流程,明确监管职责,才能促进住房公积金制度健康发展。
一、营造良好的住房公积金内部控制环境
1 加强内部控制制度法制建设。随着社会经济的发展,公积金管理中心内部控制制度的不断充实和完善,全社会必然要求建立健全一整套统一的内部控制制度。这种统一的控制制度可以使不同的住房公积金管理中心站在同一个起跑线上展开公平竞争,接受统一标准检验。而加强住房公积金管理中心的内部控制制度建设,首先必须获得法律上的支持,必须在《住房公积金管理条例》中得到体现。而现在实行的《住房公积金管理条例》是1999年颁布的,当时是参照1991年上海试点住房公积金时的模式制定的,已使用了十年。从住房公积金管理的重要性来讲,条例的效力已经远远滞后于目前住房公积金发展的形势,需要上升为法律。 因此,加强住房公积金管理中心内部控制制度的法制建设,就成为当务之急。
2 重视内部控制制度的组织机构建设。目前,虽然各地成立了住房公积金管理委员会,负责对各地公积金中心的公积金管理和使用情况的监督,各公积金中心也制定了住房公积金归集、使用、管理的规定,实行重大事项报告制度。但在实际操作过程中,住房公积金运行往往是由公积金中心一个部门说了算,住房公积金管理委员会只能成为“聋子”、“瞎子”,很难行使其管理、监督职能。而一些公积金管理中心内部只顾及内部会计控制,很少关注与之相关的其他控制,致使会计控制以外的其他控制流于形式,形同虚设。因此,完善住房公积金内控组织机构建设已迫在眉睫。
3 建立以公积金管理中心为主导的自办管理模式,加强内部业务控制。住房公积金管理中心设立对外服务窗口直接面向单位职工、住房公积金承办银行以及与住房公积金业务相关的评估、保险、抵押登记全部进入大厅,向单位和职工提供一条龙服务。这种方式可以有效提高工作效率,方便单位职工。同时使各种凭证资料由在途传递变为面对面即时交接,有利于控制风险。在自办模式下,住房公积金各项业务均由“中心”受理或发起并主导业务的全过程。银行在“中心”不具备职能的环节提供必要的帮助,如:归集业务由“中心”工作人员受理单位缴交凭证后,开出银行专户进账单,将款项存入银行,贷款业务受理、审查、批准后,签订借款合同,到各银行盖章、划款,整个过程都是由“中心”完成的,只不过到银行盖了个章。由。“中心”主导各项业务,有利于提高工作可控性,提高效率,降低风险。
4 加强对内部控制行为主体的控制。即对管理中心领导干部和员工的政治和业务素质的控制。由于住房公积金管理机构设立时间不长,缺少有管理经验、金融知识和计算机管理方面的人才,公积金管理层和业务层人员素质参差不齐,难以适应公积金业务发展的需要,对人员素质的控制缺乏有效机制。因此。应加强职工队伍的素质建设和业务技能培训,建立有效的人员素质控制机制。对领导干部要加强政治思想教育和法治教育,提高他们自觉执行内部控制的意识,同时实行竞聘制、考评制和建立关键岗位人员轮岗制度,提高会计人员和相关责任人员的业务素质。培养全员良好的职业道德和正确的职业理想,加强道德风险防范,使中心所有工作人员都了解内部控制的重要性,努力发现问题和风险,积极参与内部控制。
二、建立健全规范的内部控制活动
1 科学设置岗位,实行“不相容职务”分离控制。不相容职务是指如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务,不相容职务包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等。例如在公积金的支取业务中,支取审核与支取操作员、支取操作员与负责支取的财务核算人员,财务核算人员与给付现金的出纳人员均属不相容职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,公积金中心在建立内控制度时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的,其次要明确规定各部门和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能相互监督,相互制约,形成有效的制衡机制。
2 授权批准控制。即公积金中心各级人员只有经过授权批准,才能执行有关公积金业务的控制。住房公积金管理中心要建立和完善法人内部授权管理制度,根据管理水平、工作业绩、风险控制能力以及业务管理工作的需要,对分支机构和业务网点实行法人授权管理,按年度签订书面授权书,明确授权范围和期限、越权责任追究及授权人认为需要明确的其他事项。公积金中心对各控制点的责任人授权要适当,责任人应当按照授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。大额资金调度应实行集体审批制度,以杜绝公积金中心管理者的独断专行。
3 会计系统控制。会计控制是内部控制最重要的控制手段之一,
一个有效的会计系统能够及时准确地反映住房公积金业务活动,保障公积金中心资产安全完整,并为内部管理及外部监管提供真实可靠的管理和决策信息。因此,要按照财政部发布的《内部会计控制规
范一基本规范试行》的要求做到:(1)健全和完善公积金中心财务管理结构体系,界定财务管理方面的职责和权限I(2)制定完善的财务会计制度;(3)在岗位分工的基础上明确各个会计岗位的职责,确保会计资料的真实和可靠;(4)建立有效的内部稽核制度,(5)配备合格的会计人员。
4 健全住房公积金信息系统建设。信息系统建设是做好内部控制工作的重中之重。信息系统控制的内容主要包括:一是进行公积金管理信息系统的升级改造,使其功能更加完善,效率更加高效,终端操作更加简便,各环节的风险控制措施进一步加强,进一步提高公积金业务的安全性和效率性。二是加强对系统开发、维护、数据输入、输出、保存等有关人员的控制,保障电子信息系统及网络安全。三是建立可靠完备的灾难备份计划和应急处理机制,对业务数据采取多介质备份与异地备份相结合,确保业务数据的安全完整。四是完善档案管理和交接制度,对各类纸质档案包括各种会议记录与决议、住房公积金缴存人资料、贷款合同、抵押权证、凭证账册以及各类法规、文件等进行分类管理,最好能以电子形式持有。应统一公积金业务管理信息系统,实现数据集中管理,并建立公积金监管数据库。
三 完善公积金内部控制制度的内容建设
住房公积金内部控制制度的内容建设应与业务工作内容紧密结合。其核心是决策与执行、监督与执行、授权与批准、管钱与管账、保管与采购等不相容职务的分离,重点是有关职能部门和岗位之间的相互牵制、相互约束和相互监督。
1 住房公积金的归集方面。公积金管理中心的归集部门需要提供住房公积金的缴存单位数、缴存职工人数和缴存总金额,归集部门提供的这些数字,应与会计部门提供的数字保持一致。为此,内部控制就要在归集与会计部门之间建立联系,使归集部门审查批准后的新开户、变更户等情况,在会计部门的核算中得到及时体现。两个部门业务权限上的相互约束、岗位职责上的相互监督,工作程序上的相互牵制,会计账务上的相互核对,就是资金归集环节内部控制制度的主要内容,这一内容基本可以保证住房公积金归集方面有关指标数字的真实可靠。
2 住房公积金的使用方面。反映工作业绩的主要指标是住房公积金的个人购房委托贷款的资金总额、贷款|户数以及资金支取总额、支取职工人数等,均包括期初数、本期发放和支取增加数、本期归还和支取减少数、逾期贷款变化数、期末结存数等等。资金使用部门提供的统计数字必须与会计部门提供的核算数字保持相等。所以,使用方面内部控制制度的主要内容是住房公积金支取和个贷审查批准部门与会计部门、监管部门业务流程上的相互控制、工作职责上的相互监督和会计账务上的相互核对。
3 住房公积金的会计核算方面。会计核算在内部控制制度中显得更为重要。此方面的内部控制制度主要表现为账表核对、账账核对、账证核对、账单核对和业务程序上的相互控制。业务程序上的相互控制包括原始凭证的产生要有依据、记账凭证的形成必须有原始凭证作依据、记账必须严格以审核无误的记账凭证和有关原始凭证为依据、会计报表必须根据有关账簿记录产生等。本步骤本环节不符合这一要求未完成相关业务流程的不得进AT--步骤下一环节。不管是传统会计或者电算化会计,在内部控制方面都是一致的。
四、结束语
全国住房公积金管理至今无统一的归集、贷款、会计和内部控制工作规范,住房公积金管理体系到处撒风漏气,潜在风险大。因此,住房公积金内部控制制度建设是一项长期、系统工程,不可能一蹴而就,只有统一管理模式,规范业务操作流程,明确监管职责,才能促进住房公积金制度健康发展。