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摘要:随着科学技术的发展,照片档案在社会生活中多层次、大范围地产生。为保证照片档案资源建设的健康发展,本文首先对目前照片档案资源建设中存在的问题进行了剖析,并在此基础上提出了相关建议。
关键词:照片档案 数码照片 资源建设
随着社会的进步和科学技术的不断提高和发展,照片档案在社会生活中多层次、大范围地产生。除了部分纯艺术的创作作品外,绝大多数的照片都是一定时期、一定范围内社会生活的真实写照,其中相当数量的照片有凭证作用和参考价值,是国家档案资源的重要组成。而当前照片资源建设过程中,还存在着不同程度、不同类型的问题。
一、当前照片档案资源建设中存在的问题
目前照片档案在管理方法、标准、程序以及照片的内容、质量等方面还存在诸多问题,主要表现为:
(一) 数码照片档案管理缺乏统一标准
目前,原有照片档案管理规范已不适应数码照片的管理。随着计算机、数码相机的普及和应用,各单位形成的数码照片越来越多,其应用也越来越广泛。如何对其进行收集、整理、归档和保管,成为档案工作者的新挑战。据我所知,目前全国只有南京、青岛、绍兴、重庆等市以及北京市宣武、西城等区制定了相应的管理规范或管理细则,而国家至今尚未出台相关法规性文件。相关的规定或行业标准的缺失,导致当前数码照片档案的管理处于一种无“法”可依、无“章”可循、无标准可执行的“真空”状态。
(二)照片档案收集困难,无法做到归档齐全完整
1.档案室照片档案归档不全
(1)年代久远的照片档案存留量小。由于上世纪50-80年代社会档案意识薄弱,对档案特别是照片档案归档存留观念淡化等历史原因以及摄影器材尚未普及这一客观条件的限制,导致年代久远的照片档案生成量小,形成的照片档案也未能保存下来。以某地市级档案馆馆藏照片档案为例,在可考证照片摄影年代的8584张照片档案中,1980年以前形成并保存下来的仅为183张,占全部馆藏照片的2.13%,而1949年以前的仅为8张,其余年代不详的为4张,总计仅为12张,而1980年以后形成的照片则占绝大多数,高达8401张,占97.87%。
(2)归档照片不完整或质量不高。由于档案人员大多不是照片的直接形成者(摄影者),对照片归档的控制力不足,而个别摄影者档案意识不强,未能按规定及时完整地向档案室移交照片档案,或仅将效果一般、质量不高的照片进行移交,而效果好、质量高的照片存留于个人手中,导致归档照片档案不完整或质量不高。
(3)照片档案总量分布不均衡。在已移交进馆的具有长久保存价值的照片档案集中于少数全宗中,如该馆馆藏5个全宗中的照片档案占全部馆藏照片的85.90%,其余各单位照片档案数量仅占15.10%。造成照片档案数量分布不均衡的原因除机构职能的不同外(如集中负责重大活动、重要会议拍摄、报道的部门所形成的照片档案数量大),也与各单位档案意识与档案观念的强弱密切相关。
2.档案馆对反映全区重大活动、重要会议的照片掌控力不足
(1)档案馆无法提前介入。根据调查,凡是照片档案资源丰富、管理规范的档案馆(如深圳、上海等)有一个共同的特点,即档案馆的专业人员能够全程参加各种重大活动、重要会议的拍摄。而其他地级市档案馆虽然设有专门摄影人员,但由于信息渠道不畅通,无法掌握所辖地区重要活动、重点工作的开展情况。如在党代会、人代会等全区性重要会议、重大活动及重点工程建设时,未能及时通知并安排档案馆工作人员进行拍摄;加之档案馆的社会认知度不高,社会对档案馆所担负的职能不够了解,导致了档案馆在重大活动、重要会议照片拍摄上的角色定位缺失,工作难以有效开展。
(2)照片档案主要形成部门档案意识相对薄弱。作为重大活动的主要组织和承办单位的党委办公室、人大办公室、政府办公室、政协办公室及负责宣传报道,形成照片量最大的宣传部、广电新闻中心等部门,在全区重大活动中拍摄的照片数量不少,但只有少部分移交到档案室,特别是有中央、国家各级主要领导人参加的重大活动照片散存于各处,形成重大活动照片档案收集难、归档难,甚至出现照片档案流失等问题和现象。
3.散存于社会上的照片收集困难
目前,大量对国家、社会有保存价值的照片散存于民间,如在潘家园等古玩交易市场就曾有解放初期及文革时期的照片进行销售。但对于此类照片的收集工作却难以有效开展,一方面,由于档案馆在人、财、物以及信息资源等方面存在现实困难;另一方面,全社会档案意识还比较薄弱,截至目前,向档案馆捐献、捐赠或出售的照片数量极少。如2007年,某区县一街道曾举办社区老照片展览,社区居民报送的老照片达数十张,但展览结束后却无一人向档案馆进行捐赠或出售,全社会层面的档案意识以及对档案工作和档案馆的认知度不高是主要原因。
(三)照片档案管理不够规范
据调查,现已归档保存于各单位档案室中的照片档案基本能够按照管理规范进行整理、著录、刻录与保管,但这部分照片数量极少,而且设计的内容比较单一,而有相当数量的照片散存于摄影者手中,这些照片绝大多数没有按照照片档案管理规范进行整理,从而造成了照片管理的无序状态,主要问题有:
1.对同一内容的若干张数码照片未进行筛选。具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的主要数码照片与质量效果一般的照片同时保存。造成照片质量的良莠不分,影响其保管和利用。2.照片未进行规范化整理与著录。每张照片均以数码相机默认的命名方式(英文加拍摄序号)命名保存,未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。3.包括相机生产厂商、相机型号等硬件参数;存储格式、像素、分辨率、快门速度、光圈、焦距、曝光值等图像参数未作为数码照片的元数据与照片本身同时保管。4.对照片进行修改、添加、合成、挖补等编辑处理后,直接替换原版原件数码照片,数码照片真实性无法保证。5.数码照片仅保存于本人计算机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患。6.应归档的数码照片未冲印出纸质照片,以双套制进行管理。7.光学照片的底片与照片未做到一一对应,底片管理混乱无序。
由于存在上述问题,在查找该摄影者拍摄的照片时,只能由摄影者本人评记忆逐分区、逐文件夹、逐文件的查找,检索效率低下。
造成上述问题的原因主要是:
1.摄影者同时又是管理者,而摄影者普遍对照片档案管理办法不了解,对数据的原始性和安全性缺乏认知,只是用自己熟悉或习惯的方法进行管理,造成管理的不规范。2.技术更新,特别是数码摄影技术的发展,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,使照片的鉴定与筛选工作量急剧增加。3.摄影者,特别是专业摄影记者大部分忙于照片拍摄工作本身,照片的整理时间不足。
上述照片档案的收集和管理中存在的问题,不仅直接影响到照片档案的利用环节,更严重制约了档案事业的全面、协调和可持续发展。
二、照片档案资源建设的建议
(一)进一步完善照片档案管理办法,制定《照片档案收集整理实施细则》,尤其是针对数码照片的整理、归档提出统一标准,实现规范化管理。
(二)各单位,特别是重大活动、重大会议的组织与宣传部门强化档案意识,认真按照集中统一管理的原则和照片档案管理办法,加强照片档案的及时归档工作。
(三)完善工作机制。为档案馆对重大活动、重要会议的拍摄归档工作在制度上予以保障,如在举行上述活动前,可通知档案局安排专人参加重大活动或会议进行拍照,照片经整理后由档案馆归档保存。
(四)加强照片拍摄者档案知识培训。一方面提高其档案意识,督促做到拍摄完成后将照片与元数据及时向中心档案室移交;另一方面使之能够对照片档案按规范进行整理,强化著录编目等工作环节,使照片档案能够行之有效地为各项工作服务。
(五)各单位,特别是照片档案的主要形成单位,应及时定期向档案馆移交照片档案,使档案馆切实履行好集中统一保管照片档案的职责,从而避免各职能部门在举办展览、出版画册、开展宣传活动时,到处征集照片。
(六)档案馆主动开展多方面、多渠道的征集工作,一方面通过继续发放征集启事,扩大档案馆影响,使普通百姓认识到除博物馆外,档案馆也是历史资料的集中保管单位,且具有自身优势;另一方面要加大人、财、物力的投入,有针对性地加强散存于社会上的照片档案的收集(需各级政府给予资金上的支持),使档案馆能够定期或不定期在全国范围,甚至走出国门开展档案征集工作。
(七)加大宣传力度,提高全社会档案意识。一是随着目前社会个人收藏、鉴赏等方面兴趣的逐渐浓厚,档案馆应有意识地加强对社会公众“隐性化”档案意识的引导,可借鉴上海市档案馆举办的“人生记忆”活动,各档案馆普遍开展的家庭档案管理等;二是有关部门在部署重大活动、重点工作的同时,应对照片档案的收集、归档、移交提出明确的要求,从而增强各部门工作人员乃至社会公众的档案意识,促进全社会整体档案意识的提高。
(八)加强各部门间的沟通与协调。一是加强档案馆之间的馆际交流与合作,实现档案馆之间的资源共享;二是各单位发挥自身优势,实现信息资源共享,为档案馆有效开展档案收集打开方便之门。
作者单位:北京市朝阳区档案局
关键词:照片档案 数码照片 资源建设
随着社会的进步和科学技术的不断提高和发展,照片档案在社会生活中多层次、大范围地产生。除了部分纯艺术的创作作品外,绝大多数的照片都是一定时期、一定范围内社会生活的真实写照,其中相当数量的照片有凭证作用和参考价值,是国家档案资源的重要组成。而当前照片资源建设过程中,还存在着不同程度、不同类型的问题。
一、当前照片档案资源建设中存在的问题
目前照片档案在管理方法、标准、程序以及照片的内容、质量等方面还存在诸多问题,主要表现为:
(一) 数码照片档案管理缺乏统一标准
目前,原有照片档案管理规范已不适应数码照片的管理。随着计算机、数码相机的普及和应用,各单位形成的数码照片越来越多,其应用也越来越广泛。如何对其进行收集、整理、归档和保管,成为档案工作者的新挑战。据我所知,目前全国只有南京、青岛、绍兴、重庆等市以及北京市宣武、西城等区制定了相应的管理规范或管理细则,而国家至今尚未出台相关法规性文件。相关的规定或行业标准的缺失,导致当前数码照片档案的管理处于一种无“法”可依、无“章”可循、无标准可执行的“真空”状态。
(二)照片档案收集困难,无法做到归档齐全完整
1.档案室照片档案归档不全
(1)年代久远的照片档案存留量小。由于上世纪50-80年代社会档案意识薄弱,对档案特别是照片档案归档存留观念淡化等历史原因以及摄影器材尚未普及这一客观条件的限制,导致年代久远的照片档案生成量小,形成的照片档案也未能保存下来。以某地市级档案馆馆藏照片档案为例,在可考证照片摄影年代的8584张照片档案中,1980年以前形成并保存下来的仅为183张,占全部馆藏照片的2.13%,而1949年以前的仅为8张,其余年代不详的为4张,总计仅为12张,而1980年以后形成的照片则占绝大多数,高达8401张,占97.87%。
(2)归档照片不完整或质量不高。由于档案人员大多不是照片的直接形成者(摄影者),对照片归档的控制力不足,而个别摄影者档案意识不强,未能按规定及时完整地向档案室移交照片档案,或仅将效果一般、质量不高的照片进行移交,而效果好、质量高的照片存留于个人手中,导致归档照片档案不完整或质量不高。
(3)照片档案总量分布不均衡。在已移交进馆的具有长久保存价值的照片档案集中于少数全宗中,如该馆馆藏5个全宗中的照片档案占全部馆藏照片的85.90%,其余各单位照片档案数量仅占15.10%。造成照片档案数量分布不均衡的原因除机构职能的不同外(如集中负责重大活动、重要会议拍摄、报道的部门所形成的照片档案数量大),也与各单位档案意识与档案观念的强弱密切相关。
2.档案馆对反映全区重大活动、重要会议的照片掌控力不足
(1)档案馆无法提前介入。根据调查,凡是照片档案资源丰富、管理规范的档案馆(如深圳、上海等)有一个共同的特点,即档案馆的专业人员能够全程参加各种重大活动、重要会议的拍摄。而其他地级市档案馆虽然设有专门摄影人员,但由于信息渠道不畅通,无法掌握所辖地区重要活动、重点工作的开展情况。如在党代会、人代会等全区性重要会议、重大活动及重点工程建设时,未能及时通知并安排档案馆工作人员进行拍摄;加之档案馆的社会认知度不高,社会对档案馆所担负的职能不够了解,导致了档案馆在重大活动、重要会议照片拍摄上的角色定位缺失,工作难以有效开展。
(2)照片档案主要形成部门档案意识相对薄弱。作为重大活动的主要组织和承办单位的党委办公室、人大办公室、政府办公室、政协办公室及负责宣传报道,形成照片量最大的宣传部、广电新闻中心等部门,在全区重大活动中拍摄的照片数量不少,但只有少部分移交到档案室,特别是有中央、国家各级主要领导人参加的重大活动照片散存于各处,形成重大活动照片档案收集难、归档难,甚至出现照片档案流失等问题和现象。
3.散存于社会上的照片收集困难
目前,大量对国家、社会有保存价值的照片散存于民间,如在潘家园等古玩交易市场就曾有解放初期及文革时期的照片进行销售。但对于此类照片的收集工作却难以有效开展,一方面,由于档案馆在人、财、物以及信息资源等方面存在现实困难;另一方面,全社会档案意识还比较薄弱,截至目前,向档案馆捐献、捐赠或出售的照片数量极少。如2007年,某区县一街道曾举办社区老照片展览,社区居民报送的老照片达数十张,但展览结束后却无一人向档案馆进行捐赠或出售,全社会层面的档案意识以及对档案工作和档案馆的认知度不高是主要原因。
(三)照片档案管理不够规范
据调查,现已归档保存于各单位档案室中的照片档案基本能够按照管理规范进行整理、著录、刻录与保管,但这部分照片数量极少,而且设计的内容比较单一,而有相当数量的照片散存于摄影者手中,这些照片绝大多数没有按照照片档案管理规范进行整理,从而造成了照片管理的无序状态,主要问题有:
1.对同一内容的若干张数码照片未进行筛选。具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的主要数码照片与质量效果一般的照片同时保存。造成照片质量的良莠不分,影响其保管和利用。2.照片未进行规范化整理与著录。每张照片均以数码相机默认的命名方式(英文加拍摄序号)命名保存,未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。3.包括相机生产厂商、相机型号等硬件参数;存储格式、像素、分辨率、快门速度、光圈、焦距、曝光值等图像参数未作为数码照片的元数据与照片本身同时保管。4.对照片进行修改、添加、合成、挖补等编辑处理后,直接替换原版原件数码照片,数码照片真实性无法保证。5.数码照片仅保存于本人计算机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患。6.应归档的数码照片未冲印出纸质照片,以双套制进行管理。7.光学照片的底片与照片未做到一一对应,底片管理混乱无序。
由于存在上述问题,在查找该摄影者拍摄的照片时,只能由摄影者本人评记忆逐分区、逐文件夹、逐文件的查找,检索效率低下。
造成上述问题的原因主要是:
1.摄影者同时又是管理者,而摄影者普遍对照片档案管理办法不了解,对数据的原始性和安全性缺乏认知,只是用自己熟悉或习惯的方法进行管理,造成管理的不规范。2.技术更新,特别是数码摄影技术的发展,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,使照片的鉴定与筛选工作量急剧增加。3.摄影者,特别是专业摄影记者大部分忙于照片拍摄工作本身,照片的整理时间不足。
上述照片档案的收集和管理中存在的问题,不仅直接影响到照片档案的利用环节,更严重制约了档案事业的全面、协调和可持续发展。
二、照片档案资源建设的建议
(一)进一步完善照片档案管理办法,制定《照片档案收集整理实施细则》,尤其是针对数码照片的整理、归档提出统一标准,实现规范化管理。
(二)各单位,特别是重大活动、重大会议的组织与宣传部门强化档案意识,认真按照集中统一管理的原则和照片档案管理办法,加强照片档案的及时归档工作。
(三)完善工作机制。为档案馆对重大活动、重要会议的拍摄归档工作在制度上予以保障,如在举行上述活动前,可通知档案局安排专人参加重大活动或会议进行拍照,照片经整理后由档案馆归档保存。
(四)加强照片拍摄者档案知识培训。一方面提高其档案意识,督促做到拍摄完成后将照片与元数据及时向中心档案室移交;另一方面使之能够对照片档案按规范进行整理,强化著录编目等工作环节,使照片档案能够行之有效地为各项工作服务。
(五)各单位,特别是照片档案的主要形成单位,应及时定期向档案馆移交照片档案,使档案馆切实履行好集中统一保管照片档案的职责,从而避免各职能部门在举办展览、出版画册、开展宣传活动时,到处征集照片。
(六)档案馆主动开展多方面、多渠道的征集工作,一方面通过继续发放征集启事,扩大档案馆影响,使普通百姓认识到除博物馆外,档案馆也是历史资料的集中保管单位,且具有自身优势;另一方面要加大人、财、物力的投入,有针对性地加强散存于社会上的照片档案的收集(需各级政府给予资金上的支持),使档案馆能够定期或不定期在全国范围,甚至走出国门开展档案征集工作。
(七)加大宣传力度,提高全社会档案意识。一是随着目前社会个人收藏、鉴赏等方面兴趣的逐渐浓厚,档案馆应有意识地加强对社会公众“隐性化”档案意识的引导,可借鉴上海市档案馆举办的“人生记忆”活动,各档案馆普遍开展的家庭档案管理等;二是有关部门在部署重大活动、重点工作的同时,应对照片档案的收集、归档、移交提出明确的要求,从而增强各部门工作人员乃至社会公众的档案意识,促进全社会整体档案意识的提高。
(八)加强各部门间的沟通与协调。一是加强档案馆之间的馆际交流与合作,实现档案馆之间的资源共享;二是各单位发挥自身优势,实现信息资源共享,为档案馆有效开展档案收集打开方便之门。
作者单位:北京市朝阳区档案局