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摘要 计算机技术的广泛应用使档案管理的电子化、信息化成为可能，档案信息化建设已成为新时期高校档案工作的一项基础性业务工作。本文针对高校档案管理的工作特点，分析档案信息化的必要性和存在的问题，强调利用信息化手段提高档案管理工作的效率。
关键词 高校；档案；信息化管理
中图分类号 G203 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-(2012)051-0235-01
随着计算机的发展和网络技术的成熟应用，传统的档案工作方式已不能完全满足用户的需求和社会的发展，档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。《全国档案信息建设实施纲要》中指出：要把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。
1 档案信息化的定义和内涵
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求。也就是要在档案信息的接收、传递、存储和提供利用中实现数字化和网络化，档案管理模式从以保管档案实体为重点，向以档案实体的数字化信息形式为社会提供服务的转变
过程。
2 高校档案工作的现状与特点
根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，具有重要价值。近年来，随着我国高等教育的快速发展，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势，每年数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。
当前高校档案工作呈现以下几个特点：
1）档案种类多、工作量大。由于高校的独特环境，在教学、科研、管理、学生等多个途径都要产生种类和数量繁多的档案，无论管理还是维护都需要消耗巨大的人力物力。
2）远距离传递频繁。以学籍档案为例，学生在入学、毕业、就业、深造之后，档案也需要远距离跨省市、跨地区传递。
3）档案信息化程度不高。由于资金投入有限，大部分高校档案信息化基础设施建设滞后，档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。文档一体化管理系统仍处于起步阶段，还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
4）档案信息资源的利用率不高。传统的档案工作模式是侧重于保管和积累史料，始终未能摆脱“重藏轻用”的局面；同时由于手工操作方式工作量比较大，需要耗费大量人力和时间，造成档案信息利用率不高，时效性不强。
5）档案管理人员的素质有待提高。许多高校的档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。
3 高校档案信息化建设的必要性
档案信息资源的价值在于开发利用的时效性和广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。
从档案的收集来看，大部分高校在建设数字化校园过程中，校园网和教学管理系统、学籍管理系统、办公自动化系统等得到广泛应用，产生大量的档案信息通过计算机技术由人工收集转化为自动收集，由传统的整理方式转化为自动分类、编目、统计，提高了工作效率。
从档案信息的利用来看，数字化的档案信息可以在有网络接入的任何地方在任何时刻为利用者提供档案信息资源，便于利用者进行查阅、二次利用和开发，特别是在高校科研和教研工作方面，大大提高档案的利用效益和经济效益。
从存储的手段来看，光盘、磁盘等介质存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿字，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。各种资料一经转换成数字信息存入计算机就可永久保存，即使原件毁坏、遗失，也不会丢失宝贵的信息资料。
从传递速度来看，普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，这是传统的纸质档案无法比拟的。
从安全性来看，高校档案经常涉及异地远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。
4 档案信息化过程中存在的问题和对策
1）信息的分散性问题。随着高校办公自动化系统的开发和使用，产生了大量的电子文件，而很多高校的档案管理系统相对独立，无法融入到学校的整体自动化系统之中，导致信息化档案接收的任务变得越来越重。如果在办公自动化系统中嵌入以档案部门为核心，联络教学、科研、后勤、财务、人事、学生管理等重点职能部门构成的档案信息网络，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，就可在第一时间完成电子文件的接收、归档，实现文档一体化管理。
2）信息的安全性问题。由于电子文件信息与载体的可分离性，网络风险、电脑病毒使文件信息随时面临着被修改、盗用，甚至被销毁的危险。因此，要正确处理好安全保密和提供利用之间的关系。在制度层面上要建立严格的安全制度，配备合格的网络管理员，杜绝非法操作；在技术层面上采取设置访问控制（对用户设定操作权限、加密保护）、防火墙技术、在系统内安装专门的防病毒软件等手段；在管理层面上要经常维护、定期升级系统，及时备份文件（电子文件以纸质、光盘、磁盘双重备份），来保证档案信息的安全。
3）电子文件的长期可读性问题。因为电子文件必须通过计算机才能识读，造成了信息对计算机软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，一旦技术过时，则
载体上的信息就无法读出。为了保证电子档案的寿命，应使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。
4）标准化建设问题。标准和规范建设是档案信息化设建设的基础性工作。目前，国内开发的档案管理系统和网络系统尚无统一的标准，各高校档案信息化建设的程度也参差不齐。如果档案部门采用的软硬件标准不一致，文件格式不一致，又会产生新的“信息孤岛”，影响信息共享的程度。必须尽快构建关于档案信息建设的标准和规范，主要包括文件归档和管理，档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等等，逐步形成关于档案信息化的标准规范体系。
5）档案管理人员素质提升问题。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。高校档案管理人员一方面要注重专业知识学习，提高文字能力、综合分析能力，另一方面更要加强计算机知识及档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，以适应高校档案信息化建设对档案工作队伍素质的要求。
5 结论
高校档案信息化建设不仅促进了档案管理技术与方法的变革，同时也促进了档案管理工作方法的创新，使高校的档案管理更健全、更高效。档案业务向服务型方向发展，最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享，从而为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作提供更好的服务。高等院校档案信息化建设是必然的发展趋势和选择，已日益成为衡量高校教育质量、学术水平和管理水平的一个重要标志。因此，高校要积极创造条件，尽快实现档案管理的信息化，实现高校档案管理工作的根本变革。
参考文献
[1]刘.档案学概论[M].2006.
[2]张照余.档案信息化理论与实践[M].2007.
[3]任凤仙,张志军.试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].档案学通讯,2008,6.
[4]庞力,崔艳玲.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].中国教育信息化,2010,17.
关键词 高校；档案；信息化管理
中图分类号 G203 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-(2012)051-0235-01
随着计算机的发展和网络技术的成熟应用，传统的档案工作方式已不能完全满足用户的需求和社会的发展，档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。《全国档案信息建设实施纲要》中指出：要把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。
1 档案信息化的定义和内涵
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求。也就是要在档案信息的接收、传递、存储和提供利用中实现数字化和网络化，档案管理模式从以保管档案实体为重点，向以档案实体的数字化信息形式为社会提供服务的转变
过程。
2 高校档案工作的现状与特点
根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，具有重要价值。近年来，随着我国高等教育的快速发展，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势，每年数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。
当前高校档案工作呈现以下几个特点：
1）档案种类多、工作量大。由于高校的独特环境，在教学、科研、管理、学生等多个途径都要产生种类和数量繁多的档案，无论管理还是维护都需要消耗巨大的人力物力。
2）远距离传递频繁。以学籍档案为例，学生在入学、毕业、就业、深造之后，档案也需要远距离跨省市、跨地区传递。
3）档案信息化程度不高。由于资金投入有限，大部分高校档案信息化基础设施建设滞后，档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。文档一体化管理系统仍处于起步阶段，还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
4）档案信息资源的利用率不高。传统的档案工作模式是侧重于保管和积累史料，始终未能摆脱“重藏轻用”的局面；同时由于手工操作方式工作量比较大，需要耗费大量人力和时间，造成档案信息利用率不高，时效性不强。
5）档案管理人员的素质有待提高。许多高校的档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。
3 高校档案信息化建设的必要性
档案信息资源的价值在于开发利用的时效性和广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。
从档案的收集来看，大部分高校在建设数字化校园过程中，校园网和教学管理系统、学籍管理系统、办公自动化系统等得到广泛应用，产生大量的档案信息通过计算机技术由人工收集转化为自动收集，由传统的整理方式转化为自动分类、编目、统计，提高了工作效率。
从档案信息的利用来看，数字化的档案信息可以在有网络接入的任何地方在任何时刻为利用者提供档案信息资源，便于利用者进行查阅、二次利用和开发，特别是在高校科研和教研工作方面，大大提高档案的利用效益和经济效益。
从存储的手段来看，光盘、磁盘等介质存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿字，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。各种资料一经转换成数字信息存入计算机就可永久保存，即使原件毁坏、遗失，也不会丢失宝贵的信息资料。
从传递速度来看，普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，这是传统的纸质档案无法比拟的。
从安全性来看，高校档案经常涉及异地远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。
4 档案信息化过程中存在的问题和对策
1）信息的分散性问题。随着高校办公自动化系统的开发和使用，产生了大量的电子文件，而很多高校的档案管理系统相对独立，无法融入到学校的整体自动化系统之中，导致信息化档案接收的任务变得越来越重。如果在办公自动化系统中嵌入以档案部门为核心，联络教学、科研、后勤、财务、人事、学生管理等重点职能部门构成的档案信息网络，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，就可在第一时间完成电子文件的接收、归档，实现文档一体化管理。
2）信息的安全性问题。由于电子文件信息与载体的可分离性，网络风险、电脑病毒使文件信息随时面临着被修改、盗用，甚至被销毁的危险。因此，要正确处理好安全保密和提供利用之间的关系。在制度层面上要建立严格的安全制度，配备合格的网络管理员，杜绝非法操作；在技术层面上采取设置访问控制（对用户设定操作权限、加密保护）、防火墙技术、在系统内安装专门的防病毒软件等手段；在管理层面上要经常维护、定期升级系统，及时备份文件（电子文件以纸质、光盘、磁盘双重备份），来保证档案信息的安全。
3）电子文件的长期可读性问题。因为电子文件必须通过计算机才能识读，造成了信息对计算机软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，一旦技术过时，则
载体上的信息就无法读出。为了保证电子档案的寿命，应使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。
4）标准化建设问题。标准和规范建设是档案信息化设建设的基础性工作。目前，国内开发的档案管理系统和网络系统尚无统一的标准，各高校档案信息化建设的程度也参差不齐。如果档案部门采用的软硬件标准不一致，文件格式不一致，又会产生新的“信息孤岛”，影响信息共享的程度。必须尽快构建关于档案信息建设的标准和规范，主要包括文件归档和管理，档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等等，逐步形成关于档案信息化的标准规范体系。
5）档案管理人员素质提升问题。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。高校档案管理人员一方面要注重专业知识学习，提高文字能力、综合分析能力，另一方面更要加强计算机知识及档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，以适应高校档案信息化建设对档案工作队伍素质的要求。
5 结论
高校档案信息化建设不仅促进了档案管理技术与方法的变革，同时也促进了档案管理工作方法的创新，使高校的档案管理更健全、更高效。档案业务向服务型方向发展，最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享，从而为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作提供更好的服务。高等院校档案信息化建设是必然的发展趋势和选择，已日益成为衡量高校教育质量、学术水平和管理水平的一个重要标志。因此，高校要积极创造条件，尽快实现档案管理的信息化，实现高校档案管理工作的根本变革。
参考文献
[1]刘.档案学概论[M].2006.
[2]张照余.档案信息化理论与实践[M].2007.
[3]任凤仙,张志军.试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].档案学通讯,2008,6.
[4]庞力,崔艳玲.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].中国教育信息化,2010,17.