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摘 要：档案的整理工作是档案管理业务中的重要环节之一。档案管理人员熟悉本单位的职责、工作流程等情况，制定切合实际的归档目录，开展档案整理工作前做好整理方案，注重对整理过程中细节问题的处理，都是做好档案整理工作的重要保障。
关键词：档案；整理工作
档案整理工作内容就是按照“遵循规律，区分价值，便于保管和利用”的原则将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件资料，进行分类、组合、排列、编号和编制目录，将它们组成有序体系的过程。档案的整理工作是搞好档案管理与服务的基础。没有科学的档案整理，就不能使各种材料系统化、条理化，也无法分门别类妥善保管、确切统计和准确迅速地提供利用。在工作中，笔者对做好档案整理工作逐渐有了一些感悟。
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2档案整理工作的问题
2.1有不少档案馆保存的档案是在文化用纸上书写、印制而成，纸张的破损与老化，直接影响了档案文件的保存年限。据不完全统计，全国各类档案纸张遭受破损与老化的情况正逐渐加强，有的已经相当严重。霉烂、脆化、受虫蛀蚀以及被老鼠咬坏等存在的情况时有发生，这些情况应该引起足够的重视。
2.2纸张的破损与老化，后者的破坏性要比前者严重的多，后者造成难以弥补和挽回的局面。影响纸张破损与老化的原因主要有：制成纸张的材料，保存档案的环境以及在保管、借阅等过程中的磨损、污染等。为了延长档案的保存寿命，在起草文件或打印时一定要选用优质纸张，以及低温低湿、防止霉菌繁殖对纸张的保存也是有利。另外，发现破损，要及时修复。
3加强档案收集与整理工作的对策和措施
3.1树立大档案的概念，丰富馆藏资源。
档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了文书档案外，基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，门类齐全、资源丰富的库存档案才能更好地为单位各项工作服务，才能满足利用者的查档需求。
3.2加强管理，狠抓档案工作制度落实
要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。
3.3加大培训指导力度，强化收集归档工作。
档案部门每年在年初和年末都要召集單位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。
3.4认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制
只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。
3.5注重文件材料的收集与整理
存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。
对档案信息的保管工作，我们可以利用计算机来进行辅助，对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理，同时也可以对特定的文件进行单独的处理。编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
4 结语
总之，我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中，科学技术每天都在不断地进步与更新，档案管理工作做为见证社会进步的一个重要组成部分，它对历史发展起着重要的记载作用，同时，档案管理工作对生产经营过程中的一些重要事件可以起到真实地反映。近年来，随着我国改革开放的继续深入与发展，如何更好地提高档案管理水平，更加及时、准确、完整地提供档案信息，从而更好地满足社会的发展，成为我们所要积极面对的一个新问题。
参考文献：
[1] 杨峰.关于档案整理与保管工作的思考[J].辽宁师专学报（社会科学版）.2013（02）
[2] 赵春苗.档案整理技术的比较研究[J].科技创新与应用.2014（08）
[3] 郭鸿雁.加快档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报.2012（04）
[4] 刘新安.档案管理实体的双重构成[J].天津：档案学通讯.2003（5）.
关键词：档案；整理工作
档案整理工作内容就是按照“遵循规律，区分价值，便于保管和利用”的原则将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件资料，进行分类、组合、排列、编号和编制目录，将它们组成有序体系的过程。档案的整理工作是搞好档案管理与服务的基础。没有科学的档案整理，就不能使各种材料系统化、条理化，也无法分门别类妥善保管、确切统计和准确迅速地提供利用。在工作中，笔者对做好档案整理工作逐渐有了一些感悟。
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2档案整理工作的问题
2.1有不少档案馆保存的档案是在文化用纸上书写、印制而成，纸张的破损与老化，直接影响了档案文件的保存年限。据不完全统计，全国各类档案纸张遭受破损与老化的情况正逐渐加强，有的已经相当严重。霉烂、脆化、受虫蛀蚀以及被老鼠咬坏等存在的情况时有发生，这些情况应该引起足够的重视。
2.2纸张的破损与老化，后者的破坏性要比前者严重的多，后者造成难以弥补和挽回的局面。影响纸张破损与老化的原因主要有：制成纸张的材料，保存档案的环境以及在保管、借阅等过程中的磨损、污染等。为了延长档案的保存寿命，在起草文件或打印时一定要选用优质纸张，以及低温低湿、防止霉菌繁殖对纸张的保存也是有利。另外，发现破损，要及时修复。
3加强档案收集与整理工作的对策和措施
3.1树立大档案的概念，丰富馆藏资源。
档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了文书档案外，基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，门类齐全、资源丰富的库存档案才能更好地为单位各项工作服务，才能满足利用者的查档需求。
3.2加强管理，狠抓档案工作制度落实
要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。
3.3加大培训指导力度，强化收集归档工作。
档案部门每年在年初和年末都要召集單位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。
3.4认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制
只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。
3.5注重文件材料的收集与整理
存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。
对档案信息的保管工作，我们可以利用计算机来进行辅助，对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理，同时也可以对特定的文件进行单独的处理。编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。
4 结语
总之，我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中，科学技术每天都在不断地进步与更新，档案管理工作做为见证社会进步的一个重要组成部分，它对历史发展起着重要的记载作用，同时，档案管理工作对生产经营过程中的一些重要事件可以起到真实地反映。近年来，随着我国改革开放的继续深入与发展，如何更好地提高档案管理水平，更加及时、准确、完整地提供档案信息，从而更好地满足社会的发展，成为我们所要积极面对的一个新问题。
参考文献：
[1] 杨峰.关于档案整理与保管工作的思考[J].辽宁师专学报（社会科学版）.2013（02）
[2] 赵春苗.档案整理技术的比较研究[J].科技创新与应用.2014（08）
[3] 郭鸿雁.加快档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报.2012（04）
[4] 刘新安.档案管理实体的双重构成[J].天津：档案学通讯.2003（5）.