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摘要：档案管理工作是事业单位发展的重要保障，这是由于档案资料详细记录着事业单位的各项活动开展情况以及人员信息，不仅能够对以往的工作开展进行总结，还可以为今后的发展提供重要参考。以往的事业单位档案管理工作未受到足够重视，并且档案安全管理投入不足。新时期，随着信息技术的发展，档案资料得以在更加安全的环境下得到保管，同时也需要加强人员培养和制度建设，进而实现事业单位更加健康的发展。本文从数字化档案的内涵入手，讨论数字化背景下档案管理的原则，阐述我国事业单位档案管理的现状与问题，并分析如何在数字化的背景下加强档案安全管理，希望对档案管理研究具有借鉴意义。
关键词：数字化;档案信息;安全保障措施
在数字化技术得到利用的今天，档案管理的利用效率得到进一步提升，不过当前也存在严重的网络安全问题，如果档案管理人员没有重视档案的安全管理工作将会存在很大的安全隐患，因此，在新时期需要事业单位全面加强档案管理工作质量，加快数字化、信息化、网络化建设。
1.数字化档案的内涵
档案的数字化管理是对计算机技术、扫描技术、多媒体技术、数据库技术、存储技术有效利用的全新档案信息形态，在数字化技术的支持下可以将多种档案形式转化为数字化档案，可以在网络中存储，还可以建立档案管理数据库，以此实现档案信息的共享。传统的档案管理需要大量的空间存放，而档案的信息化管理可以利用计算机以及一些扫描设备，在使用和操作上更加便捷。数字化管理模式下的档案管理安全性更高，所以也成为了事业单位档案管理的主要手段[1]。
2.数字化背景下档案管理的原则
首先，规范化原则。在信息时代背景下，充分利用数据开展档案资料管理工作已经成为促进事业单位发展的重要途径，当前随着事业单位工作量的增加以及规模的不断扩大，需要对大量的业务信息和人员信息进行搜集存储与利用，并且需要对不同时期的相关信息进行管理，如何提升档案管理规范性与安全性是重要问题，借助大数据技术能够对各种档案分门别类的管理，为事业单位的各项工作开展提供有力保障。
其次，实事求是原则。在事业单位的档案资料管理中，必须确保收集与利用的各种数据和资料具有准确性，要求档案管理人员根据工作需要进行信息收取，而借助大数据技术可以最大程度保证数据信息的真实性，比如信息的编码提取加密技术已经成为部分事业单位档案管理部门利用的主要手段。
最后全局性原则。做好事业单位的档案管理工作不仅对其自身發展产生影响，也会对事业单位的服务水平与社会发展产生影响，所以需要保证办案资料的完整性、真实性和安全性。从全局性的角度讲，在事业单位自身的发展过程中，大量的档案资料不断堆积，需要及时的将档案资料价值体现出来，进而服务于相关部门和社会发展[2]。
3.我国事业单位档案管理的现状与问题
首先，管理制度需要完善。新时期事业单位要想高质量开展档案管理工作，保证档案资料的安全性，必须建立完善的档案安全管理制度，之后让各项档案管理工作围绕该制度进行，目前部分事业单位存在档案制度不完善的情况，或者即使制定出办案管理制度相关部门未能严格落实，比如在搜集整理与利用档案资料的过程中没有遵守有关规定。此外，各部门与档案管理部门发生业务往来的过程中也未能遵守档案管理规定，最终造成档案资源利用效率偏低，安全性无法得到保证，也影响到各部门工作的开展。
其次，档案管理手段需要创新。在大数据技术得到广泛利用的今天，事业单位也在充分利用该技术，不过部分事业单位对一些信息技术的利用程度不充分，很多档案管理部门指示进行扫描、打印、录入以及电子传输。相关部门也未能开展信息化办公，导致数字化档案管理的优势无法充分体现出来，最终造成档案信息管理整体水平偏低。
再次，人事档案与财务档案管理存在问题。事业单位的档案管理工作中，人事档案与财务档案是主要的管理内容，分别对人资管理部门和财务工作开展产生影响，也会对事业单位的决策制定以及发展产生重要影响。然而当前一些事业单位的管理人员仅仅重视人员调配与资金利用，未能对档案管理工作和信息资料利用重视起来，导致这两种档案的利用率偏低[3]。
第四，基础设施需要完善。当前的基层单位主要是将精力放在各部门建设当中，以此更好地发挥出其服务功能，不过部分事业单位未能将资金用于档案管理和建设当中，存在档案管理部门信息化建设水平不高的情况，一些数字化技术未能得到有效利用，该问题影响到了档案管理效率，也不利于有价值信息的及时共享。
第五，档案数字化建设意识缺乏，在事业单位中部分管理人员未能更新其思想，在档案管理部门的信息化建设中，依然利用传统的管理模式，主要是进行档案的收集、整理与存档，随着事业单位的发展，档案资料数量在增多，存放的空间开始变小，加之受到自然因素的影响，一些档案容易受潮，对档案管理工作人员开展工作带来很大难题，所以忽视信息化建设将严重影响档案管理工作的开展效率。此外，部分事业单位未能制定出科学的档案维护与管理制度，也导致了一些档案管理人员工作热情不足。
最后，单位员工整体素质偏低。在事业单位的档案管理部门中，部分工作人员专业素质未能达到工作要求，比如缺乏主动服务意识，没有掌握信息技术，档案分类整理方法不科学，甚至部分档案管理人员沿用传统的档案管理模式。从事业单位的角度讲，也没有加强对人才的培养，该问题将严重影响事业单位的档案信息化建设[4]。
4.如何在数字化的背景下加强档案安全管理
首先，加强档案信息安全管理。对于事业单位的档案管理工作来说，其主要内容是最大程度的保证档案资料的安全性，在大数据时代下可以借助计算机、扫描仪等实现纸质档案信息的备份，同时也可以建立专业化的档案数据库，通过该方法可以有效保证纸质档案资料的完整性与真实性，节约纸质档案的存放空间。具体说来：一方面，档案管理人员需要对档案内容进行深入分析，科学的对纸质档案信息进行转化，比如对于机密文件需要采取档案信息加密措施;另一方面，事业单位要结合档案管理工作实际情况设置监管人员，保证档案录入环节不存在数据详实问题、恶意篡改问题。在档案信息转化之后还需要保证对档案的查阅在可控范围内，以此杜绝档案使用风险问题。此外，为了保障档案信息的安全性，需要在大数据背景下安装防火墙与杀毒软件，合理利用数字签名、数字证书等措施，避免病毒和木马入侵档案管理系统[5]。 其次，对档案信息资源深入挖掘。在大数据背景下，事业单位开展档案管理工作会存在一些操作问题，所以新时期要求档案管理人员详细记录档案信息并定期完善和更新。在大数据技术有效的利用下，可以让档案管理模式更加合理，相较于传统的档案管理方法操作更加便捷，能够有效提升档案录入和分类的效率，也能够有效避免信息资源浪费，比如新时期的档案管理工作可以检索人员、文件名、档案编号，要想对原有档案信息进行完善，可以添加图片音频或者视频，使得档案资料逐渐完善，具有更大的利用价值[6]。
再次，完善档案管理制度。在大数据技术的支持下，开展档案管理工作更加便捷，不过档案管理工作依然离不开档案管理人员的操作，这就需要通过制度的完善，确保档案管理人员具有专业能力。从事业单位的角度讲，必须要对档案管理制度进行完善，明确档案管理流程，避免档案使用风险，以此发挥出档案的价值。在建立档案制度的过程中必须结合事业单位自身情况，对档案管理人员作出明确要求，完善相关奖惩措施。此外，事业单位需要定期开展教育和培训工作，使档案管理人员具有高度的责任意识，并且不断提升对数字化技术的利用水平。
第四，提升档案管理工作重视程度。在事业单位中，相较于其它部门的工作档案管理工作更为基础，但普遍重视程度不足，尽管档案管理工作不能直接创造价值，不过会对各部门的工作开展产生重要影响，所以要求事业单位各领导部门重视起来，避免数据上交不及时不详实等问题。具体说来：一方面，今后要求各部门管理人员转变观念，确保纸质文件与电子信息及时上交，并且要严格遵守档案管理部门的相关规定，共同提升事业单位办公效率;另一方面，需要加大资金与技术投入，事业单位在多年的发展中积攒了大量宝贵的文字信息，积极响应着党和国家的各项决议和精神，为了保证档案信息的安全性，新时期需要加强资金投入，不断加快信息化建设，进而为当地经济发展提供促进作用。在重视资金与技术投入的同时，也需要档案部门优化资源配置，积极引用现代化办公技术，缩短档案查阅分享的时间，以此有效提升档案管理部门的服务水平。
第五，打造档案管理安全系统。要想在大数据技术支持下提升档案管理工作效率，需要事业单位自身打造出完善的管理系统。目前事业单位主要是对档案原件以及统计数据进行管理，其中档案原件是上级所下发的各种文件资料，可以对下级工作开展起到有效指导作用，并且档案自身也是重要的凭证，尤其是一些機密文件由国家和省市共同签署，更加需要做好安全保护工作，要求档案管理部门完善档案管理系统，在各部门之间建立档案管理OA系统，以此为各部门交流提供平台，还可以直接下达上级的会议精神。同时事业单位必须切实加强信息化的安全建设，要求档案管理人员利用身份识别技术，防止档案管理系统被黑客入侵[7]。
第六，加强档案的虚拟化建设。一方面随着计算机技术用于档案管理，工作当中可以为数据共享提供巨大支持，比如事业单位的员工从入职到离职会产生大量数据，利用大数据技术可以保证信息安全并且永久存档;另一方面事业单位需要加强网络合作，促进信息共享，共同提升服务水平。此外，事业单位还会定期开展各种文体活动，一些奖章、奖杯长期存放难度较大，所以可以利用虚拟化的档案管理对实物进行分门别类存档，不仅节约了存放空间，同时也有利于提升档案管理效率。
第七，加强档案的数字化建设。在当前的事业单位中，可以利用电子版档案对传统的纸质档案内容进行记录，比如可以根据关键词检索搜集相关资料。此外，还可以借助微缩影像技术，将现有的纸质资料等比例缩小之后，通过高清处理让档案的完整性得到保存，之后档案管理人员可以建立数据库，对各种电子档案进行存储，为后期的信息利用提供便利。
最后，加强档案管理的法律建设。事业单位开展档案管理工作进依靠内部的管理制度无法保障风险出现后的处理质量，还需要国家在法律层面加强安全制度建设。数字化档案管理是一项系统的工作，需要对数字化技术的利用，也需要法律作为与有力保障。新时期，需要将档案管理的相关规范以法律形式确定下来，对网络规划与建设、网络经营与管理、网络安全等内容明确，进而对网络数字化的犯罪行为有效打击，最大程度保证事业单位的安全发展。在今后的档案管理工作中，需要在人员培训的过程中对档案的数字化安全管理进行宣传与教育，以此进一步提升档案管理人员的责任意识。
5.结束语
综上所述，在信息技术飞速发展的今天，档案管理工作也在创新管理模式，随着计算机技术的普及以及对大数据等技术的有效利用，让档案管理更加规范化与科学化，使得传统的纸质档案能够有效保存，避免了内容丢失的问题，让我国事业单位的档案管理工作效率得到显著提升。不过在当前的部分事业单位信息化建设过程中，受诸多因素的影响导致档案信息的安全性无法得到保障，因此今后需要继续加强人力物力的投入，建立健全管理制度，重视信息资源共享。使得档案信息的价值得到进一步挖掘，同时还需要积极研究档案的安全管理，以此全面提升档案管理服务水平，为事业单位的良好发展提供有力支持。
参考文献：
[1]赵美华.新时代保障数字化档案信息安全的措施[J].管理学家，2020，26（13）：137-138.
[2]吕美颖.试论保障数字化档案信息安全的措施[J].魅力中国，2017，26（18）：42.
[3]陶丽琴.分析档案管理数字化信息安全风险控制措施[J].信息记录材料，2020，21（7）：58-59.
[4]余嘉声.确保纸质档案数字化的质量与信息安全——基层档案室纸质档案数字化工作的开展探讨[J].卷宗，2020，23（1）：121-122.
[5]张伟，江汉清.浅谈公安档案数字化外包中信息安全的风险控制[J].人文之友，2019，15（23）：9.
[6]原月，熊瑶，王红军.航天企业档案数字化外包的档案质量和信息安全风险分析和对策[J].沈阳航空航天大学学报，2019，36（4）：90-95.
[7]刘远怡.信息安全背景下人力资源档案的数字化管理办法[J].各界，2020，27（18）：67-68.
关键词：数字化;档案信息;安全保障措施
在数字化技术得到利用的今天，档案管理的利用效率得到进一步提升，不过当前也存在严重的网络安全问题，如果档案管理人员没有重视档案的安全管理工作将会存在很大的安全隐患，因此，在新时期需要事业单位全面加强档案管理工作质量，加快数字化、信息化、网络化建设。
1.数字化档案的内涵
档案的数字化管理是对计算机技术、扫描技术、多媒体技术、数据库技术、存储技术有效利用的全新档案信息形态，在数字化技术的支持下可以将多种档案形式转化为数字化档案，可以在网络中存储，还可以建立档案管理数据库，以此实现档案信息的共享。传统的档案管理需要大量的空间存放，而档案的信息化管理可以利用计算机以及一些扫描设备，在使用和操作上更加便捷。数字化管理模式下的档案管理安全性更高，所以也成为了事业单位档案管理的主要手段[1]。
2.数字化背景下档案管理的原则
首先，规范化原则。在信息时代背景下，充分利用数据开展档案资料管理工作已经成为促进事业单位发展的重要途径，当前随着事业单位工作量的增加以及规模的不断扩大，需要对大量的业务信息和人员信息进行搜集存储与利用，并且需要对不同时期的相关信息进行管理，如何提升档案管理规范性与安全性是重要问题，借助大数据技术能够对各种档案分门别类的管理，为事业单位的各项工作开展提供有力保障。
其次，实事求是原则。在事业单位的档案资料管理中，必须确保收集与利用的各种数据和资料具有准确性，要求档案管理人员根据工作需要进行信息收取，而借助大数据技术可以最大程度保证数据信息的真实性，比如信息的编码提取加密技术已经成为部分事业单位档案管理部门利用的主要手段。
最后全局性原则。做好事业单位的档案管理工作不仅对其自身發展产生影响，也会对事业单位的服务水平与社会发展产生影响，所以需要保证办案资料的完整性、真实性和安全性。从全局性的角度讲，在事业单位自身的发展过程中，大量的档案资料不断堆积，需要及时的将档案资料价值体现出来，进而服务于相关部门和社会发展[2]。
3.我国事业单位档案管理的现状与问题
首先，管理制度需要完善。新时期事业单位要想高质量开展档案管理工作，保证档案资料的安全性，必须建立完善的档案安全管理制度，之后让各项档案管理工作围绕该制度进行，目前部分事业单位存在档案制度不完善的情况，或者即使制定出办案管理制度相关部门未能严格落实，比如在搜集整理与利用档案资料的过程中没有遵守有关规定。此外，各部门与档案管理部门发生业务往来的过程中也未能遵守档案管理规定，最终造成档案资源利用效率偏低，安全性无法得到保证，也影响到各部门工作的开展。
其次，档案管理手段需要创新。在大数据技术得到广泛利用的今天，事业单位也在充分利用该技术，不过部分事业单位对一些信息技术的利用程度不充分，很多档案管理部门指示进行扫描、打印、录入以及电子传输。相关部门也未能开展信息化办公，导致数字化档案管理的优势无法充分体现出来，最终造成档案信息管理整体水平偏低。
再次，人事档案与财务档案管理存在问题。事业单位的档案管理工作中，人事档案与财务档案是主要的管理内容，分别对人资管理部门和财务工作开展产生影响，也会对事业单位的决策制定以及发展产生重要影响。然而当前一些事业单位的管理人员仅仅重视人员调配与资金利用，未能对档案管理工作和信息资料利用重视起来，导致这两种档案的利用率偏低[3]。
第四，基础设施需要完善。当前的基层单位主要是将精力放在各部门建设当中，以此更好地发挥出其服务功能，不过部分事业单位未能将资金用于档案管理和建设当中，存在档案管理部门信息化建设水平不高的情况，一些数字化技术未能得到有效利用，该问题影响到了档案管理效率，也不利于有价值信息的及时共享。
第五，档案数字化建设意识缺乏，在事业单位中部分管理人员未能更新其思想，在档案管理部门的信息化建设中，依然利用传统的管理模式，主要是进行档案的收集、整理与存档，随着事业单位的发展，档案资料数量在增多，存放的空间开始变小，加之受到自然因素的影响，一些档案容易受潮，对档案管理工作人员开展工作带来很大难题，所以忽视信息化建设将严重影响档案管理工作的开展效率。此外，部分事业单位未能制定出科学的档案维护与管理制度，也导致了一些档案管理人员工作热情不足。
最后，单位员工整体素质偏低。在事业单位的档案管理部门中，部分工作人员专业素质未能达到工作要求，比如缺乏主动服务意识，没有掌握信息技术，档案分类整理方法不科学，甚至部分档案管理人员沿用传统的档案管理模式。从事业单位的角度讲，也没有加强对人才的培养，该问题将严重影响事业单位的档案信息化建设[4]。
4.如何在数字化的背景下加强档案安全管理
首先，加强档案信息安全管理。对于事业单位的档案管理工作来说，其主要内容是最大程度的保证档案资料的安全性，在大数据时代下可以借助计算机、扫描仪等实现纸质档案信息的备份，同时也可以建立专业化的档案数据库，通过该方法可以有效保证纸质档案资料的完整性与真实性，节约纸质档案的存放空间。具体说来：一方面，档案管理人员需要对档案内容进行深入分析，科学的对纸质档案信息进行转化，比如对于机密文件需要采取档案信息加密措施;另一方面，事业单位要结合档案管理工作实际情况设置监管人员，保证档案录入环节不存在数据详实问题、恶意篡改问题。在档案信息转化之后还需要保证对档案的查阅在可控范围内，以此杜绝档案使用风险问题。此外，为了保障档案信息的安全性，需要在大数据背景下安装防火墙与杀毒软件，合理利用数字签名、数字证书等措施，避免病毒和木马入侵档案管理系统[5]。 其次，对档案信息资源深入挖掘。在大数据背景下，事业单位开展档案管理工作会存在一些操作问题，所以新时期要求档案管理人员详细记录档案信息并定期完善和更新。在大数据技术有效的利用下，可以让档案管理模式更加合理，相较于传统的档案管理方法操作更加便捷，能够有效提升档案录入和分类的效率，也能够有效避免信息资源浪费，比如新时期的档案管理工作可以检索人员、文件名、档案编号，要想对原有档案信息进行完善，可以添加图片音频或者视频，使得档案资料逐渐完善，具有更大的利用价值[6]。
再次，完善档案管理制度。在大数据技术的支持下，开展档案管理工作更加便捷，不过档案管理工作依然离不开档案管理人员的操作，这就需要通过制度的完善，确保档案管理人员具有专业能力。从事业单位的角度讲，必须要对档案管理制度进行完善，明确档案管理流程，避免档案使用风险，以此发挥出档案的价值。在建立档案制度的过程中必须结合事业单位自身情况，对档案管理人员作出明确要求，完善相关奖惩措施。此外，事业单位需要定期开展教育和培训工作，使档案管理人员具有高度的责任意识，并且不断提升对数字化技术的利用水平。
第四，提升档案管理工作重视程度。在事业单位中，相较于其它部门的工作档案管理工作更为基础，但普遍重视程度不足，尽管档案管理工作不能直接创造价值，不过会对各部门的工作开展产生重要影响，所以要求事业单位各领导部门重视起来，避免数据上交不及时不详实等问题。具体说来：一方面，今后要求各部门管理人员转变观念，确保纸质文件与电子信息及时上交，并且要严格遵守档案管理部门的相关规定，共同提升事业单位办公效率;另一方面，需要加大资金与技术投入，事业单位在多年的发展中积攒了大量宝贵的文字信息，积极响应着党和国家的各项决议和精神，为了保证档案信息的安全性，新时期需要加强资金投入，不断加快信息化建设，进而为当地经济发展提供促进作用。在重视资金与技术投入的同时，也需要档案部门优化资源配置，积极引用现代化办公技术，缩短档案查阅分享的时间，以此有效提升档案管理部门的服务水平。
第五，打造档案管理安全系统。要想在大数据技术支持下提升档案管理工作效率，需要事业单位自身打造出完善的管理系统。目前事业单位主要是对档案原件以及统计数据进行管理，其中档案原件是上级所下发的各种文件资料，可以对下级工作开展起到有效指导作用，并且档案自身也是重要的凭证，尤其是一些機密文件由国家和省市共同签署，更加需要做好安全保护工作，要求档案管理部门完善档案管理系统，在各部门之间建立档案管理OA系统，以此为各部门交流提供平台，还可以直接下达上级的会议精神。同时事业单位必须切实加强信息化的安全建设，要求档案管理人员利用身份识别技术，防止档案管理系统被黑客入侵[7]。
第六，加强档案的虚拟化建设。一方面随着计算机技术用于档案管理，工作当中可以为数据共享提供巨大支持，比如事业单位的员工从入职到离职会产生大量数据，利用大数据技术可以保证信息安全并且永久存档;另一方面事业单位需要加强网络合作，促进信息共享，共同提升服务水平。此外，事业单位还会定期开展各种文体活动，一些奖章、奖杯长期存放难度较大，所以可以利用虚拟化的档案管理对实物进行分门别类存档，不仅节约了存放空间，同时也有利于提升档案管理效率。
第七，加强档案的数字化建设。在当前的事业单位中，可以利用电子版档案对传统的纸质档案内容进行记录，比如可以根据关键词检索搜集相关资料。此外，还可以借助微缩影像技术，将现有的纸质资料等比例缩小之后，通过高清处理让档案的完整性得到保存，之后档案管理人员可以建立数据库，对各种电子档案进行存储，为后期的信息利用提供便利。
最后，加强档案管理的法律建设。事业单位开展档案管理工作进依靠内部的管理制度无法保障风险出现后的处理质量，还需要国家在法律层面加强安全制度建设。数字化档案管理是一项系统的工作，需要对数字化技术的利用，也需要法律作为与有力保障。新时期，需要将档案管理的相关规范以法律形式确定下来，对网络规划与建设、网络经营与管理、网络安全等内容明确，进而对网络数字化的犯罪行为有效打击，最大程度保证事业单位的安全发展。在今后的档案管理工作中，需要在人员培训的过程中对档案的数字化安全管理进行宣传与教育，以此进一步提升档案管理人员的责任意识。
5.结束语
综上所述，在信息技术飞速发展的今天，档案管理工作也在创新管理模式，随着计算机技术的普及以及对大数据等技术的有效利用，让档案管理更加规范化与科学化，使得传统的纸质档案能够有效保存，避免了内容丢失的问题，让我国事业单位的档案管理工作效率得到显著提升。不过在当前的部分事业单位信息化建设过程中，受诸多因素的影响导致档案信息的安全性无法得到保障，因此今后需要继续加强人力物力的投入，建立健全管理制度，重视信息资源共享。使得档案信息的价值得到进一步挖掘，同时还需要积极研究档案的安全管理，以此全面提升档案管理服务水平，为事业单位的良好发展提供有力支持。
参考文献：
[1]赵美华.新时代保障数字化档案信息安全的措施[J].管理学家，2020，26（13）：137-138.
[2]吕美颖.试论保障数字化档案信息安全的措施[J].魅力中国，2017，26（18）：42.
[3]陶丽琴.分析档案管理数字化信息安全风险控制措施[J].信息记录材料，2020，21（7）：58-59.
[4]余嘉声.确保纸质档案数字化的质量与信息安全——基层档案室纸质档案数字化工作的开展探讨[J].卷宗，2020，23（1）：121-122.
[5]张伟，江汉清.浅谈公安档案数字化外包中信息安全的风险控制[J].人文之友，2019，15（23）：9.
[6]原月，熊瑶，王红军.航天企业档案数字化外包的档案质量和信息安全风险分析和对策[J].沈阳航空航天大学学报，2019，36（4）：90-95.
[7]刘远怡.信息安全背景下人力资源档案的数字化管理办法[J].各界，2020，27（18）：67-68.