论文部分内容阅读
[摘 要]随着科技信息技术的不断发展，档案的信息化管理已经成为档案事业发展的必然趋势。本文分析信息技术给档案管理工作带来的变革，并探讨档案管理信息技术应用发展方向。
[关键词]档案管理；信息化；应用
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0329-01
1.引言
档案信息化就是在档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会对档案的需求，是档案信息化工程建设的重点。
2.信息技术给档案管理工作带来的变革
2.1 实现数据资源共享
档案作为现代社会各行各业发展的重要信息，在档案管理工作中越来越受重视，尤其是现代人力资源档案管理是各单位各部门科学配置工作人员的重要保证。计算机信息技术应用于档案管理能够打破传统档案管理的封闭性，实现档案信息共享，让需要档案信息的人方便查阅，提高决策的科学性和效率。既然传统档案制成电子档案有这么多优点，这就要求信息技术中的存储技术必须达到较高水平。在新型存储设备方面，特别在激光视频录放技术的基础上，光盘驱动机得到迅速发展。光盘驱动机以记录密度高、存储容量大、可随机读取和工作稳定可靠等特点成为计算机外部存储的佼佼者。同时光盘驱动机以其广泛的应用领域，吸引着越来越多的使用者。资源的共亨性是计算机信息技术的最显著特点。
2.2 延长档案寿命
由于纸质档案受气候的影响很大，并且长期的查阅使用会导致文字或者图片的磨损，导致了档案使用寿命不断缩短，使用效率不断下降。计算机技术的应用就避免了使用者与档案卷宗之间直接接触，从而完全消除因为各种生物、物理因素或者化学因素对档案的侵蚀，有效地延长了档案的使用寿命；计算机应用于档案管理，打破了传统的纸质档案管理存在的各种弊端。
2.3 自动化检索，节省大量时间
档案管理中的信息检索是现代计算机信息技术最基础的功能之一。不同的档案管理系统，其检索的关键词也不同，例如可以通过姓名来检索，也可以通过档案名称、编号、时间等各种各样信息来检索。把信息技术应用于档案管理，使得管理者能够通过计算机快速地对所需内容进行检索，一方面节省了从头到尾找信息浪费的时间，另一方面能够发现更加丰富的资料内容，完善资料和信息储备。
2.4 实现特殊形式档案有效管理和应用
特殊形式档案指照片、图片以及各种电视录像等音视频文档。在传统的档案管理中，由子底片和胶片使用次数的增多，会导致照片档案的失真和损失，甚至因为保存不当而很容易毁坏。电视录像等资料则使用不便，老式的音视频存储需要有当时的特殊播放器才能调用，同时胶带在空气中也是不易保管的，更是易燃物品，通常是传统档案保存的巨大隐患。而采用计算机信息技术进行档案管理，能够克服这些不足，保证照片长期使用，保持原有的画质水平。计算机存储量大，能够保存更多的照片供选择调阅，而视频方面只要录入存储器，通过计算机就可以直接打开使用。因此以计算机为主的信息技术为这些特殊的档案提供了有效的管理保存平台，同时也便于检索、查阅，便捷准确，大大提高工作效率。
3.信息技术应用发展方向
3.1 建设数字档案馆
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下为用户提供开发利用档案信息资源的便利。
首先，加强人才培养
首先对管理队伍综合能力的培养，要有针对性地开展多层次、多类型的教育培训，不断提高管理队伍的政治素养和业务能力，使档案工作只需要培训少量的技术人员就能承担运行数字档案馆的大量工作。其次是对信息处理能力的培养。数字档案馆中有大量的技术软件，档案管理员要有扎实计算机网络知识功底与娴熟操作、处理能力。
其次，完善基础设施
重视档案馆建设，加强软硬件配备。系统数据库要满足存储、管理要求的同时兼顾技术、管理成本。要注意计算机系统与软件是否能得到数据库系统的支持；再次应考虑数字档案馆的开放性和扩展性，数据库系统必须考虑高性能和稳定性以及档案资源的安全性；最后，所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件，并充分考虑几年后数据库的要求。
最后，注意館藏数字化范围
将全部馆藏进行档案数字化不可取。根据实际情况选择高保存价值或者高使用频率的档案资料进行数字化，或依照馆藏特色制定独特标准。数字档案馆要充分考虑使用者需求，而不是简单的资源堆积。在馆藏数字化的过程中，要对档案信息针对性、时效性进行增强，充分考虑使用者可能需求，使信息资源更好地为使用者服务。
3.2 档案信息数字化
首先，发展现代数字媒体技术应用
档案信息管理系统是一个标准化综合体，包含对信息的处理、录入、传播、检索、调控等项目。要实现档案信息数字化的标准化、规范化利用，必须大力发展现代数字媒体技术，做到档案信息数字化的规范发展。与此同时，档案信息管理系统需要关注以文本和影像两种模式进行档案信息存储，编制出规范化、科学化的档案归档制度和数字检测制度。
其次，搭建网络信息数字化平台
为了创建档案信息数字化系统，必须从实际出发，逐步实现数字网络平台、专用软件设计等项目的建设，还要创建形式各异的档案信息数据库。档案信息数字化管理必须依靠一个综合的信息管理系统，实现档案信息的归类、归纳与分类和查询检索功能。另外，在档案信息数字化系统中创建档案信息查询链接，保证档案部门的信息管理系统与其他档案部门之间的资源系统的有效链接。
3.3 建立服务型档案网站
随着信息化技术的进一步发展，档案馆数字化工作的有序展开，档案网站应谋求更大发展，增强使用功能，向更高的层次发展，将其定位由“展示性”蜕变成“服务型”。
首先，提供检索服务
国外档案网站基本上都提供全文检索服务，相比而言，我国档案网站在全文检索方面的探索明显过于滞后。目录检索只告诉读者这里有哪些档案，在哪里存放，仍需读者实地来馆查阅；检索服务应保证多样性检索方式和完备检索功能。档案网站以细化准确的检索入口与搜索引擎为用户服务，让信息快速、简便传递。文档检索应人性化检索主页，如主办机构、主题词、题目等的分类，并且能提供不同的检索界面，如简单检索、专业检索等，并且能够适当提供打印、下载等功能。
其次，提供咨询服务
支持电子邮件、问题反馈、公告板、文件传输、远程登录等网络模块。档案管理者通过电子邮件、留言等方式可以实现与用户沟通，收集分析用户有效反馈、了解用户的个性化需求，从而不断改进档案工作，满足用户需求，为用户提供更好的服务。
最后，开放利用
建设档案网站的目的是能使用户高度灵活地获取和使用信息，且不受时空限制。数字档案馆的服务模式是以用户为中心的，用户利用联网终端可以随时随地获得档案信息资源。当用户在联机查找遇到问题时，馆员能进行干预，为用户解决问题。另外，档案的开发利用应保证分类合理、层次丰富，助于用户多层选择，方便用户的理解。
结束语
当前我国档案管理信息化程度不高，距离现代化管理还存在较大差距。研究档案管理信息化，适应时代潮流，不止是大数据时代的客观要求，也是行业发展的需要。
参考文献
[1] 关悦，徐亮，张毅.现代信息技术对企业档案管理的影响与策略[J].现代国企研究，2016（2）.
[关键词]档案管理；信息化；应用
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0329-01
1.引言
档案信息化就是在档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会对档案的需求，是档案信息化工程建设的重点。
2.信息技术给档案管理工作带来的变革
2.1 实现数据资源共享
档案作为现代社会各行各业发展的重要信息，在档案管理工作中越来越受重视，尤其是现代人力资源档案管理是各单位各部门科学配置工作人员的重要保证。计算机信息技术应用于档案管理能够打破传统档案管理的封闭性，实现档案信息共享，让需要档案信息的人方便查阅，提高决策的科学性和效率。既然传统档案制成电子档案有这么多优点，这就要求信息技术中的存储技术必须达到较高水平。在新型存储设备方面，特别在激光视频录放技术的基础上，光盘驱动机得到迅速发展。光盘驱动机以记录密度高、存储容量大、可随机读取和工作稳定可靠等特点成为计算机外部存储的佼佼者。同时光盘驱动机以其广泛的应用领域，吸引着越来越多的使用者。资源的共亨性是计算机信息技术的最显著特点。
2.2 延长档案寿命
由于纸质档案受气候的影响很大，并且长期的查阅使用会导致文字或者图片的磨损，导致了档案使用寿命不断缩短，使用效率不断下降。计算机技术的应用就避免了使用者与档案卷宗之间直接接触，从而完全消除因为各种生物、物理因素或者化学因素对档案的侵蚀，有效地延长了档案的使用寿命；计算机应用于档案管理，打破了传统的纸质档案管理存在的各种弊端。
2.3 自动化检索，节省大量时间
档案管理中的信息检索是现代计算机信息技术最基础的功能之一。不同的档案管理系统，其检索的关键词也不同，例如可以通过姓名来检索，也可以通过档案名称、编号、时间等各种各样信息来检索。把信息技术应用于档案管理，使得管理者能够通过计算机快速地对所需内容进行检索，一方面节省了从头到尾找信息浪费的时间，另一方面能够发现更加丰富的资料内容，完善资料和信息储备。
2.4 实现特殊形式档案有效管理和应用
特殊形式档案指照片、图片以及各种电视录像等音视频文档。在传统的档案管理中，由子底片和胶片使用次数的增多，会导致照片档案的失真和损失，甚至因为保存不当而很容易毁坏。电视录像等资料则使用不便，老式的音视频存储需要有当时的特殊播放器才能调用，同时胶带在空气中也是不易保管的，更是易燃物品，通常是传统档案保存的巨大隐患。而采用计算机信息技术进行档案管理，能够克服这些不足，保证照片长期使用，保持原有的画质水平。计算机存储量大，能够保存更多的照片供选择调阅，而视频方面只要录入存储器，通过计算机就可以直接打开使用。因此以计算机为主的信息技术为这些特殊的档案提供了有效的管理保存平台，同时也便于检索、查阅，便捷准确，大大提高工作效率。
3.信息技术应用发展方向
3.1 建设数字档案馆
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下为用户提供开发利用档案信息资源的便利。
首先，加强人才培养
首先对管理队伍综合能力的培养，要有针对性地开展多层次、多类型的教育培训，不断提高管理队伍的政治素养和业务能力，使档案工作只需要培训少量的技术人员就能承担运行数字档案馆的大量工作。其次是对信息处理能力的培养。数字档案馆中有大量的技术软件，档案管理员要有扎实计算机网络知识功底与娴熟操作、处理能力。
其次，完善基础设施
重视档案馆建设，加强软硬件配备。系统数据库要满足存储、管理要求的同时兼顾技术、管理成本。要注意计算机系统与软件是否能得到数据库系统的支持；再次应考虑数字档案馆的开放性和扩展性，数据库系统必须考虑高性能和稳定性以及档案资源的安全性；最后，所选择数据库系统应能支持当前及可预见的将来采用的软件，并充分考虑几年后数据库的要求。
最后，注意館藏数字化范围
将全部馆藏进行档案数字化不可取。根据实际情况选择高保存价值或者高使用频率的档案资料进行数字化，或依照馆藏特色制定独特标准。数字档案馆要充分考虑使用者需求，而不是简单的资源堆积。在馆藏数字化的过程中，要对档案信息针对性、时效性进行增强，充分考虑使用者可能需求，使信息资源更好地为使用者服务。
3.2 档案信息数字化
首先，发展现代数字媒体技术应用
档案信息管理系统是一个标准化综合体，包含对信息的处理、录入、传播、检索、调控等项目。要实现档案信息数字化的标准化、规范化利用，必须大力发展现代数字媒体技术，做到档案信息数字化的规范发展。与此同时，档案信息管理系统需要关注以文本和影像两种模式进行档案信息存储，编制出规范化、科学化的档案归档制度和数字检测制度。
其次，搭建网络信息数字化平台
为了创建档案信息数字化系统，必须从实际出发，逐步实现数字网络平台、专用软件设计等项目的建设，还要创建形式各异的档案信息数据库。档案信息数字化管理必须依靠一个综合的信息管理系统，实现档案信息的归类、归纳与分类和查询检索功能。另外，在档案信息数字化系统中创建档案信息查询链接，保证档案部门的信息管理系统与其他档案部门之间的资源系统的有效链接。
3.3 建立服务型档案网站
随着信息化技术的进一步发展，档案馆数字化工作的有序展开，档案网站应谋求更大发展，增强使用功能，向更高的层次发展，将其定位由“展示性”蜕变成“服务型”。
首先，提供检索服务
国外档案网站基本上都提供全文检索服务，相比而言，我国档案网站在全文检索方面的探索明显过于滞后。目录检索只告诉读者这里有哪些档案，在哪里存放，仍需读者实地来馆查阅；检索服务应保证多样性检索方式和完备检索功能。档案网站以细化准确的检索入口与搜索引擎为用户服务，让信息快速、简便传递。文档检索应人性化检索主页，如主办机构、主题词、题目等的分类，并且能提供不同的检索界面，如简单检索、专业检索等，并且能够适当提供打印、下载等功能。
其次，提供咨询服务
支持电子邮件、问题反馈、公告板、文件传输、远程登录等网络模块。档案管理者通过电子邮件、留言等方式可以实现与用户沟通，收集分析用户有效反馈、了解用户的个性化需求，从而不断改进档案工作，满足用户需求，为用户提供更好的服务。
最后，开放利用
建设档案网站的目的是能使用户高度灵活地获取和使用信息，且不受时空限制。数字档案馆的服务模式是以用户为中心的，用户利用联网终端可以随时随地获得档案信息资源。当用户在联机查找遇到问题时，馆员能进行干预，为用户解决问题。另外，档案的开发利用应保证分类合理、层次丰富，助于用户多层选择，方便用户的理解。
结束语
当前我国档案管理信息化程度不高，距离现代化管理还存在较大差距。研究档案管理信息化，适应时代潮流，不止是大数据时代的客观要求，也是行业发展的需要。
参考文献
[1] 关悦，徐亮，张毅.现代信息技术对企业档案管理的影响与策略[J].现代国企研究，2016（2）.