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[摘 要] 本文针对目前专利工作的发展状态，分析了专利档案的形成特点，提出通过对专利形成过程中各类材料的规范化档案管理，有效地推动专利档案的利用。
[关键词] 专利档案；档案管理；专利管理
一、引言
随着专利知识的普及，企业、个人对专利的认识程度有了极大的提高，近年来我国专利申请大幅增长。
国家知识产权局最新的数据显示，在“十一五”期间，专利申请总量年均增长率达到了22%，发明专利申请年均增长率更是高达24%，发明专利申请年受理量稳居世界第三。
国家知识产权局局长田力普日前在2011年第1期《求是》杂志撰文称，至2010年11月底，我国受理的国内申请人专利申请量已达到585.2万件，国内申请人专利授权量为331.9万件。
然而，目前在很多企业中对专利及专利档案的管理相关制度不够健全，尚未形成有效的保障机制，使得大量科技创新和研发资料保存在个人手中或由各职能部门自行保管，一旦关键人员“跳槽”流动，将会导致使企业独有的核心技术和研发信息无偿流失，给企业造成难以弥补的损失。
专利档案作为专利文字化的表现形式，是企业自主创新成果的集中反映，对企业科技创新具有重要作用。首先是参考和借鉴的作用，科技创新的特点在于继承基础上的突破，这种突破性的创新成果，是经过不断积累的一系列过程而实现的，专利档案就是连接这个过程的载体，科技创新离不开借鉴档案；其次是启发推动作用，档案信息是科技创新的诱因，丰富的科技信息有助于科研人员开阔眼界，激发思维，推动再创新。
基于专利档案在企业核心竞争力积累过程中的作用，企业、科研等基层单位的档案工作者，应重视本单位专利技术的研制、专利成果的申请、审批、权利实施及在此过程中形成的专利档案的管理，根据国家的法律法规和单位的规章制度，积极开发专利档案信息资源，提高企业核心竞争力的形成与保护能力。
二、把握专利档案的形成特点
专利档案是指对在各项专利管理活动过程中形成的各种类型的文件，以及记载获取了专利权的发明创造及设计的研制过程的原始记录，经过整理归档后所形成的文件集合。内容包括在专利成果的研制、专利的申请、审批、权利实施及管理过程中经整理归档保存的其他文件材料。专利档案在产生和利用的过程中，具有以下几方面的特点：
（1）内容新颖，范围广泛。获得专利权必须具备“三性”（新颖性、创造性、实用性)，因此，专利档案在当时是内容最新的，超过现有水平或引领该领域技术发展方向。世界知识产权组织的资料表明，全球各个领域95％以上的科研成果的详细技术资料都包含在专利文献中,是企业进行技术创新和实现技术跨越式发展的宝贵的战略资源。
（2）系统详细，实用性强。普通专业技术人员通过查阅专利档案可以了解某项专利的来龙去脉，同时根据档案中的内容，就能够具体制作出某项产品或实现专利技术的应用。
（3）格式类型，规范统一。专利在申报、受理...公布等一系列过程中所形成的文件，都是按照统一的格式印刷和填写的。
（4）形成期长，跨度大。我国《专利法》规定，实用新型和外观设计的专利保护期自申请日起1O年，发明专利则达20年。因此，在专利档案的收集整理过程中必须充分注意这个重大特点，只有制定详细的收集、整理程序，才能保证专利档案长久保存过程的一致性。
专利及专利管理活动自身的特点决定了专利档案与一般科技档案在管理上存在一定的差异。因此，专利档案的管理既要贯彻档案管理的总的原则和方法，同时也要结合专利档案自身的特点和规律。
三、明确专利档案的归档范围
专利自申请到审批、公布整个过程有一系列很严格的手续，涉及申请人、代理人、专利局等各个方面，因此专利档案的归档文件收集应围绕以下几个环节，即专利形成前期、专利委托、专利申请、专利受理及审查、专利获得、专利缴费、专利实施应用、办理专利资助、专利纠纷行政调解及司法诉讼等。
1．专利形成前期的文件材料。即在各项专利成果的研制发明过程中或其成果鉴定等过程中形成的原始记录材料，包括从课题立项研究准备、研究试验、总结鉴定等阶段的文件材料。由于这一阶段的材料一般在获取专利前已经作为成果归档到相应的科技档案或产品档案，所以需要从相关门类档案中调整过来。
2．专利委托材料：委托书等；
3．专利申请材料：主要有：申请发明或实用新型专利的请求书、说明书及其摘要和权利要求书、说明书附图、申请外观设计图或照片等；
4．专利受理材料：包括受理通知书、补正通知书和补正材料、初审合格通知书、初审合格通告、实质性审查请示书和补充材料、进入实审程序通知书、实质性审查意见等；
5．专利获得材料：包括授权通知书、登记手续通知和登记表、公告文本、专利证书等；
6．专利缴费材料：包括缴费通知书、缴费发票复印件、费用减缓通知书、每年的年费发票复印件等；其中缴费发票等费用收据，原件要留作会计凭证保存在会计档案中，所以可以在复印件注明会计档案的档号后在专利档案的案卷中归卷保存。
7．专利实施运用材料：实施材料主要指本企业对职工的发明创造专利技术或购进的专利技术进行试制、批量生产过程中的材料，包括该技术的产品档案、工艺档案、标准档案等，以及专利技术转让合同、专利许可贸易的谈判和签约材料及公证材料；
8．专利奖励（资助）材料：包括享受国家各级政府有关专利方面的优惠政策的申请、批准和取得的材料；专利项目在国内、国际展览、评比中的获奖材料，及企业对职工的职务发明创造获得专利权及实施或许可他人实施取得经济效益后的奖励材料；
9．专利诉讼材料：包括侵犯本企业专利权的侵权人、其所实施的侵权技术的要点、其技术要点与本企业专利权利要求的分析对比结论以及侵权行为的证据材料；还包括被诉侵权时搜集和筛选的可以请求宣告对方专利权无效的文件材料、证明自己在先使用的证据材料、证明自己所实施的技术不属于对方专利权利要求保护的范围的证据，以及与对方和解的来往文件和应诉、反诉过程中形成的法律文书等；
10．其他与专利活动有关的材料，如有关专利或专利档案管理方面的法规、法令、条例、暂行办法等文件材料；
以上简单列举了专利文件收集的主要方面，在进行专利档案收集归档的具体过程中，需要对这些归档内容做出更细致、更明确的管理规范以保证专利档案归档工作的顺利进行。
此外，在专利权的具体实施过程中，随着其权利的有关法律关系的变更，随时还会增添一些新的文件，因此对每一专利项目文件的收集要注意其阶段性问题。
四、掌握专利档案的整理原则
专利档案是专利活动中形成的，作为历史记录，要遵循专利档案的形成规律和特点，保持它们的有机联系，区别不同价值，又要依照有关规定合理分类、组卷，便于保管和利用。
一般来说，专利档案以一个专利项目为一个完整的保管单位，每个项目内的文件再按其自身的形成特点及方便利用的原则来进行分类整理。
在我国《专利法》中所指专利有三种类型，一是发明专利；二是实用新型专利；三是外观设计专利。在整理专利档案时，首先要把这三种类型分开，再按照每个专利项目(产品)的全过程材料系统整理。在上述三类专利档案内，分别按国际专利分类法的分类体系来整理，即按每个专利项目的技术所属类目进行分类整理；同类专利项目再按专利权人、时间顺序进行整理；每个专利项目内的各类文件再按其自然联系进行整理。
另外，我们知道，整个专利项目自项目提出到取得专利权到权利失效整过程往往会跨越很长时间，这其间不断有些新的文件产生， (转第191页)(接第193页)在收集整理时，应注意将新增文件归到项目内相应类目下，以保持其系统性及有机联系。同时要注意对专利档案的价值做出正确的判定，将申请专利已公开的说明书等材料和含有机密的原始材料分卷保管。
五、推动专利档案的利用
作为档案人员应对本部门的专利档案做到心中有数，有一个全面深入的了解。对于哪些档案是不属于专利法保护的范围，哪些档案的专利权已经失效，哪些档案中的专利权实施已得到国家强制许可等等都应了如指掌，以便在提供利用时加以说明。在有关原则指导下，根据专利自身的特点制订专利档案的利用原则及利用范围，进行有限制地开放有关专利档案文件，以达到合理推广、利用的目的。同时要在有效保护专利档案的基础上积极开发专利档案信息，通过建立一套完备的专利档案检索系统，从各个角度全面地揭示专利档案的内容，比如编制专利档案分类目录、专利档案案卷级目录、专利档案文件级详细目录、专利申请人索引、专利权人索引、专利号索引等等，为利用者迅速、准确地提供他们所需要的材料。
此外档案管理人员还可以结合本企业科研项目，有针对性地提供一些来自国外或其它行业的专利信息；配合和帮助研发人员，对相关专利文献信息进行收集、整理，从而缩短研究时间，节省研究费用，避免重复研究。
六、结束语
在知识经济时代，专利成为企业除资本、资源、人才、规模、运营手段之外的战略资源。专利管理对企业的发展至关重要。谁能巧妙地运用专利这一重要的“隐形武器”，谁就能更有效地综合上述诸要素的优势增加企业竞争实力，就能在激烈的市场竞争中获取竞争优势。由于专利档案涵盖了企业科技、经济、商业、法律等多方面信息，因此管理好专利档案，充分利用好专利档案将会为企业带来又一笔巨大的财富。
参考文献
[1]罗军.专利档案的特点与管理[J]．山西档案，2002（3）
[2]刘延丽.专利档案管理在专利战略中的作用[J].机电兵船档案，2009（1） ■
[关键词] 专利档案；档案管理；专利管理
一、引言
随着专利知识的普及，企业、个人对专利的认识程度有了极大的提高，近年来我国专利申请大幅增长。
国家知识产权局最新的数据显示，在“十一五”期间，专利申请总量年均增长率达到了22%，发明专利申请年均增长率更是高达24%，发明专利申请年受理量稳居世界第三。
国家知识产权局局长田力普日前在2011年第1期《求是》杂志撰文称，至2010年11月底，我国受理的国内申请人专利申请量已达到585.2万件，国内申请人专利授权量为331.9万件。
然而，目前在很多企业中对专利及专利档案的管理相关制度不够健全，尚未形成有效的保障机制，使得大量科技创新和研发资料保存在个人手中或由各职能部门自行保管，一旦关键人员“跳槽”流动，将会导致使企业独有的核心技术和研发信息无偿流失，给企业造成难以弥补的损失。
专利档案作为专利文字化的表现形式，是企业自主创新成果的集中反映，对企业科技创新具有重要作用。首先是参考和借鉴的作用，科技创新的特点在于继承基础上的突破，这种突破性的创新成果，是经过不断积累的一系列过程而实现的，专利档案就是连接这个过程的载体，科技创新离不开借鉴档案；其次是启发推动作用，档案信息是科技创新的诱因，丰富的科技信息有助于科研人员开阔眼界，激发思维，推动再创新。
基于专利档案在企业核心竞争力积累过程中的作用，企业、科研等基层单位的档案工作者，应重视本单位专利技术的研制、专利成果的申请、审批、权利实施及在此过程中形成的专利档案的管理，根据国家的法律法规和单位的规章制度，积极开发专利档案信息资源，提高企业核心竞争力的形成与保护能力。
二、把握专利档案的形成特点
专利档案是指对在各项专利管理活动过程中形成的各种类型的文件，以及记载获取了专利权的发明创造及设计的研制过程的原始记录，经过整理归档后所形成的文件集合。内容包括在专利成果的研制、专利的申请、审批、权利实施及管理过程中经整理归档保存的其他文件材料。专利档案在产生和利用的过程中，具有以下几方面的特点：
（1）内容新颖，范围广泛。获得专利权必须具备“三性”（新颖性、创造性、实用性)，因此，专利档案在当时是内容最新的，超过现有水平或引领该领域技术发展方向。世界知识产权组织的资料表明，全球各个领域95％以上的科研成果的详细技术资料都包含在专利文献中,是企业进行技术创新和实现技术跨越式发展的宝贵的战略资源。
（2）系统详细，实用性强。普通专业技术人员通过查阅专利档案可以了解某项专利的来龙去脉，同时根据档案中的内容，就能够具体制作出某项产品或实现专利技术的应用。
（3）格式类型，规范统一。专利在申报、受理...公布等一系列过程中所形成的文件，都是按照统一的格式印刷和填写的。
（4）形成期长，跨度大。我国《专利法》规定，实用新型和外观设计的专利保护期自申请日起1O年，发明专利则达20年。因此，在专利档案的收集整理过程中必须充分注意这个重大特点，只有制定详细的收集、整理程序，才能保证专利档案长久保存过程的一致性。
专利及专利管理活动自身的特点决定了专利档案与一般科技档案在管理上存在一定的差异。因此，专利档案的管理既要贯彻档案管理的总的原则和方法，同时也要结合专利档案自身的特点和规律。
三、明确专利档案的归档范围
专利自申请到审批、公布整个过程有一系列很严格的手续，涉及申请人、代理人、专利局等各个方面，因此专利档案的归档文件收集应围绕以下几个环节，即专利形成前期、专利委托、专利申请、专利受理及审查、专利获得、专利缴费、专利实施应用、办理专利资助、专利纠纷行政调解及司法诉讼等。
1．专利形成前期的文件材料。即在各项专利成果的研制发明过程中或其成果鉴定等过程中形成的原始记录材料，包括从课题立项研究准备、研究试验、总结鉴定等阶段的文件材料。由于这一阶段的材料一般在获取专利前已经作为成果归档到相应的科技档案或产品档案，所以需要从相关门类档案中调整过来。
2．专利委托材料：委托书等；
3．专利申请材料：主要有：申请发明或实用新型专利的请求书、说明书及其摘要和权利要求书、说明书附图、申请外观设计图或照片等；
4．专利受理材料：包括受理通知书、补正通知书和补正材料、初审合格通知书、初审合格通告、实质性审查请示书和补充材料、进入实审程序通知书、实质性审查意见等；
5．专利获得材料：包括授权通知书、登记手续通知和登记表、公告文本、专利证书等；
6．专利缴费材料：包括缴费通知书、缴费发票复印件、费用减缓通知书、每年的年费发票复印件等；其中缴费发票等费用收据，原件要留作会计凭证保存在会计档案中，所以可以在复印件注明会计档案的档号后在专利档案的案卷中归卷保存。
7．专利实施运用材料：实施材料主要指本企业对职工的发明创造专利技术或购进的专利技术进行试制、批量生产过程中的材料，包括该技术的产品档案、工艺档案、标准档案等，以及专利技术转让合同、专利许可贸易的谈判和签约材料及公证材料；
8．专利奖励（资助）材料：包括享受国家各级政府有关专利方面的优惠政策的申请、批准和取得的材料；专利项目在国内、国际展览、评比中的获奖材料，及企业对职工的职务发明创造获得专利权及实施或许可他人实施取得经济效益后的奖励材料；
9．专利诉讼材料：包括侵犯本企业专利权的侵权人、其所实施的侵权技术的要点、其技术要点与本企业专利权利要求的分析对比结论以及侵权行为的证据材料；还包括被诉侵权时搜集和筛选的可以请求宣告对方专利权无效的文件材料、证明自己在先使用的证据材料、证明自己所实施的技术不属于对方专利权利要求保护的范围的证据，以及与对方和解的来往文件和应诉、反诉过程中形成的法律文书等；
10．其他与专利活动有关的材料，如有关专利或专利档案管理方面的法规、法令、条例、暂行办法等文件材料；
以上简单列举了专利文件收集的主要方面，在进行专利档案收集归档的具体过程中，需要对这些归档内容做出更细致、更明确的管理规范以保证专利档案归档工作的顺利进行。
此外，在专利权的具体实施过程中，随着其权利的有关法律关系的变更，随时还会增添一些新的文件，因此对每一专利项目文件的收集要注意其阶段性问题。
四、掌握专利档案的整理原则
专利档案是专利活动中形成的，作为历史记录，要遵循专利档案的形成规律和特点，保持它们的有机联系，区别不同价值，又要依照有关规定合理分类、组卷，便于保管和利用。
一般来说，专利档案以一个专利项目为一个完整的保管单位，每个项目内的文件再按其自身的形成特点及方便利用的原则来进行分类整理。
在我国《专利法》中所指专利有三种类型，一是发明专利；二是实用新型专利；三是外观设计专利。在整理专利档案时，首先要把这三种类型分开，再按照每个专利项目(产品)的全过程材料系统整理。在上述三类专利档案内，分别按国际专利分类法的分类体系来整理，即按每个专利项目的技术所属类目进行分类整理；同类专利项目再按专利权人、时间顺序进行整理；每个专利项目内的各类文件再按其自然联系进行整理。
另外，我们知道，整个专利项目自项目提出到取得专利权到权利失效整过程往往会跨越很长时间，这其间不断有些新的文件产生， (转第191页)(接第193页)在收集整理时，应注意将新增文件归到项目内相应类目下，以保持其系统性及有机联系。同时要注意对专利档案的价值做出正确的判定，将申请专利已公开的说明书等材料和含有机密的原始材料分卷保管。
五、推动专利档案的利用
作为档案人员应对本部门的专利档案做到心中有数，有一个全面深入的了解。对于哪些档案是不属于专利法保护的范围，哪些档案的专利权已经失效，哪些档案中的专利权实施已得到国家强制许可等等都应了如指掌，以便在提供利用时加以说明。在有关原则指导下，根据专利自身的特点制订专利档案的利用原则及利用范围，进行有限制地开放有关专利档案文件，以达到合理推广、利用的目的。同时要在有效保护专利档案的基础上积极开发专利档案信息，通过建立一套完备的专利档案检索系统，从各个角度全面地揭示专利档案的内容，比如编制专利档案分类目录、专利档案案卷级目录、专利档案文件级详细目录、专利申请人索引、专利权人索引、专利号索引等等，为利用者迅速、准确地提供他们所需要的材料。
此外档案管理人员还可以结合本企业科研项目，有针对性地提供一些来自国外或其它行业的专利信息；配合和帮助研发人员，对相关专利文献信息进行收集、整理，从而缩短研究时间，节省研究费用，避免重复研究。
六、结束语
在知识经济时代，专利成为企业除资本、资源、人才、规模、运营手段之外的战略资源。专利管理对企业的发展至关重要。谁能巧妙地运用专利这一重要的“隐形武器”，谁就能更有效地综合上述诸要素的优势增加企业竞争实力，就能在激烈的市场竞争中获取竞争优势。由于专利档案涵盖了企业科技、经济、商业、法律等多方面信息，因此管理好专利档案，充分利用好专利档案将会为企业带来又一笔巨大的财富。
参考文献
[1]罗军.专利档案的特点与管理[J]．山西档案，2002（3）
[2]刘延丽.专利档案管理在专利战略中的作用[J].机电兵船档案，2009（1） ■