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摘要：在新形势下，如何开展档案宣传工作，需要重点把握哪些环节，笔者将重点从档案宣传工作的目的、策划、机制、运用方式、评估效果五个方面进行阐述。
关键词：档案宣传策划评估效果
努力提高全社会的档案意识，为社会公众提供档案服务，是档案工作者的迫切愿望，也是档案工作的根本所在。档案宣传的目的之一是扩大档案及档案工作的社会影响，提高社会公众的档案意识，使社会各方重视和支持档案事业。为此，做好档案宣传工作，需要围绕党和国家的工作大局，围绕档案中心工作开展宣传，策划主题、组织计划，把握档案宣传工作的策划、组织、方法、效果等诸多环节，并注意各环节的前后一致，相互衔接，达到档案宣传目的性、整体性、有效性的高度统一。
一、明确档案宣传工作的目的
在进行档案宣传时，首先要明确档案宣传的目的，其主要目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者，使他们积极投身于档案事业的建设和发展，扩大档案工作的社会影响，增强社会公众的档案意识，使社会各方支持档案事业的发展。受传统观念和历史因素的影响，档案宣传的社会教育和提高国民素质的功能还没有得到充分体现，档案宣传人员仍习惯于做好档案职能部门固有的重要工作，缺乏宣传档案工作的意识，在思想上对档案宣传的认识不够，对新形势下档案宣传的特点和规律认识不清，档案宣传作为提高社会公众档案意识的重要目标没有达到，社会公众对档案和档案工作发展的认识还不深入。
客观上讲，在档案宣传的实际工作中，档案工作者在社会公众宣传档案工作中要达到什么样的目标，围绕该目标如何开展宣传工作等问题考虑得不多，主要问题是不了解社会发展对档案的需要，不研究社会公众对档案的真实需求，不分析社会公众的工作、学习和生活实际与档案的关系，导致与社会发展的现实和社会公众的思想实际结合得不够紧密。同时，档案工作者不注意社会宣传的整体效果，忽视社会公众的差异性和层次性，直接影响到档案宣传的效果。加之社会公众大多不具备相应的档案管理的知识和技能，对档案和档案工作的认识和理解不到位，这就需要档案工作者运用理论知识并结合实践工作，对社会公众的档案意识进行引导，指引其正确认识档案和档案工作，使档案、档案工作与实际工作更贴近。而这就需要档案工作者明确档案宣传的目的，提高档案宣传的效果，发挥档案在社会生活中的重要作用，做到社会经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案宣传工作就应该延伸到哪里，这样才会有更多的社会公众去了解和认识档案工作，关心和理解档案工作，使档案事业与其他各项社会事业协调发展，并服务于现代化建设。
二、做好档案宣传工作的策划
策划是做好档案宣传工作的重要基础。做好档案宣传工作既要讲究策略艺术，更要讲究科学方法。古语讲“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，宣传策划就是为决战前台而于后台的运筹。要根据宣传的目的、意义、作用，宣传的主题、对象、方式等，研究制定实施方案，统筹策划。档案宣传涉及面广，内容多，要站在全局的高度，进行整体考虑，科学规划。一是策划为先。档案宣传部门要通过策划有目的地对社会公众施加影响，借助各种手段宣传档案工作，提前策划，制定宣传方案，做到积极主动。要保证策划后的档案宣传具有多维性、立体感，其包含的丰富的档案信息能充分满足公众的参与情绪，影响公众的观念和行动。二是内容为本。过去有些宣传之所以缺乏吸引力和感染力，一个重要的原因就是内容一般化、概念化、图解化，离生活远。通过挖掘档案资源，丰富宣传内容，宣传档案里的故事、规律、亮点等，把档案里枯燥的内容变成有趣的故事、变成历史的延伸、变成现实的对照，提高档案宣传的吸引力、感召力、影响力。三是手段为多。科学技术的进步带来的是宣传手段的多样化、立体化，要注重发挥各种新兴媒体的宣传作用，拓展宣传形式、手段，丰富和创新传播渠道，在运用现有的宣传形式上继续扩大档案的影响，充分发挥传统媒体和新兴媒体的联合作用，形成整体的档案宣传态势。
此外，宣传策划应当对所收集的信息反馈进行分析，及时对宣传策划进行调整和改进，不断调整宣传的方法和内容，使宣传策划不断趋于完善，为宣传工作争取到更多的社会公众，取得更好的社会效果。当然，宣传所要达到的目标决定了宣传的规模，并不是所有的宣传都是做得越大越好，在进行策划的时候，还要实事求是，应当明确宣传工作是仅仅在单位或者系统内产生一定的影响，还是在更大的范围内产生一定的影响，又或是在全国都要有一定的影响。只有预期目标明确了，宣传策划才能明确宣传范围、时间等其他因素。
三、落实档案宣传工作的机制
宣传贯穿于档案工作的各个环节，是一个复杂性、系统性、长期性的工程，需要一个科学、合理、完善的组织机制，形成一个领导负责、合理设置、齐抓共管、上下合力的宣传机制。档案宣传工作要从事关档案事业全局和发展的战略高度来认识档案，要结合档案事业发展的客观需要，抓好工作的每个环节。根据宣传主题，既要建立组织机构，又要明确责任人和部门的职责；既要发挥责任人的作用，又要使业务部门合理分工和相互配合，共同服从统一的指挥，形成宣传的有机整体。一要理顺内部关系。档案宣传涉及很多部门，互相配合，齐抓共管尤其重要，其根本是要使有关人员对档案的主题有共同的了解，使思想、认识一致，达到工作的方法和程序的一致性。这样做的目的是使每个部门和成员能履行职责，分工合作，密切配合，工作有序，形成档案宣传工作的合力。二要加强外部的合作。第一，发挥主管部门的指导、统筹和引领作用，联合业务部门，整合力量、整体运作、发挥合力，共同开展档案宣传工作。第二，围绕档案工作大事要事，主动加强与行业媒体和各类社会新闻媒体的沟通联络，加大宣传报道力度，形成平面媒体、广电媒体、网络媒体的互动，达到新闻宣传与信息宣传互动的立体宣传效果。第三，档案部门还可与国外相关部门合作，开展国际档案宣传，进行国际间的合作与交流。
四、科学运用档案宣传工作的方式
近年来，档案事业的发展和档案部门的广泛宣传，引起了社会各界的关注，档案部门也逐渐形成了具有特色的宣传方式。要科学合理地运用这些方法，提高档案宣传的影响力，一要配合党和国家的重大政治、经济、文化等活动，举办各种形式的展览或长期的档案陈列展。二要邀请社会公众参观档案馆以了解档案、档案工作、档案工作者或提供档案查阅服务，为百姓利用档案提供方便。三要运用业内媒体和社会媒体，向社会宣传档案知识，特别是利用网站、微博、微信等新兴媒体进行档案的宣传。四要拍摄反映档案事业建设成就的电视片等并将其在电视台播放，制作档案法制宣传动漫片等在公共媒体上播出，尤其是根据馆藏档案拍摄记录片、电视片，发挥档案的价值和作用。五要印发档案期刊、杂志和书籍，宣传档案理论、档案工作、档案工作者，进行档案业务研究、工作情况说明、典型人物介绍等，提高社会公众对档案工作的了解和支持。此外，档案工作会、编史修志、编研等都应是开展档案宣传工作的重要方式。
开展档案宣传工作，要达到预期的宣传效果，就需要从宣传的方式方法上改变固有的思路和方式，丰富和创新传播渠道，以目的为出发点，寻找与宣传内容相匹配的方式，处理好方式与目的、效果之间的关系。宣传方式是吸引百姓关注档案的重要手段，是了解档案和档案工作的桥梁。目前，档案在社会公众中具有的独特神秘感正在逐渐褪去，越来越多的社会公众愿意去认识和了解档案和档案工作。因此，档案的作用必须与百姓的生活相联系，与百姓生活的相关性越高，越容易引起他们的共鸣。档案宣传要根植于百姓的记忆中，形成有影响的档案“品牌”，而这与愿意接受这种“品牌”以及各种宣传方式密切相关。
五、评估档案宣传工作的效果
在档案宣传过程中，虽然档案部门花费了大量人力、物力和财力来加强档案宣传工作，但由于缺乏对宣传工作的评估，影响了档案宣传工作的发展。因此，档案部门在不断加强宣传工作力度的同时，不能忽视对宣传工作效果的实际评估。评估宣传工作的过程及每个步骤其主要目的是保证档案宣传取得最大的实际效果。其效果的评估实际上是对整个过程中所涉及的每个要素进行评价。
评估方法较多，有抽样调查法、问卷调查法，还有指数法等。这就需要档案宣传部门聘请有关专家设计出具体可行的指标，合理分配权重，根据调查的有关指标数据或统计结果，进行综合打分。同时还要进行全面的评估。可将评估分为事前、事中、事后三个阶段，事前的评估主要是对宣传活动开展前的环境作评估，主要包括活动的策划、材料的准备、人员的安排等环节的评价；事中评估是对开展的效果进行评估，是影响宣传活动效果的关键，主要包括活动的组织、宣传、保障等环节的评价；事后评估是总结性的评估，对整个宣传工作涉及的因素、产生的实际效果实行整体的评估，尤其是要注意档案宣传活动后社会公众档案意识的增强和行为的变化。总之，通过对档案宣传工作的综合评估，找出档案宣传工作中存的问题，明确差距和不足，改进和完善档案宣传工作，提高社会公众的档案意识，推动档案宣传工作向新的高度迈进。
关键词：档案宣传策划评估效果
努力提高全社会的档案意识，为社会公众提供档案服务，是档案工作者的迫切愿望，也是档案工作的根本所在。档案宣传的目的之一是扩大档案及档案工作的社会影响，提高社会公众的档案意识，使社会各方重视和支持档案事业。为此，做好档案宣传工作，需要围绕党和国家的工作大局，围绕档案中心工作开展宣传，策划主题、组织计划，把握档案宣传工作的策划、组织、方法、效果等诸多环节，并注意各环节的前后一致，相互衔接，达到档案宣传目的性、整体性、有效性的高度统一。
一、明确档案宣传工作的目的
在进行档案宣传时，首先要明确档案宣传的目的，其主要目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者，使他们积极投身于档案事业的建设和发展，扩大档案工作的社会影响，增强社会公众的档案意识，使社会各方支持档案事业的发展。受传统观念和历史因素的影响，档案宣传的社会教育和提高国民素质的功能还没有得到充分体现，档案宣传人员仍习惯于做好档案职能部门固有的重要工作，缺乏宣传档案工作的意识，在思想上对档案宣传的认识不够，对新形势下档案宣传的特点和规律认识不清，档案宣传作为提高社会公众档案意识的重要目标没有达到，社会公众对档案和档案工作发展的认识还不深入。
客观上讲，在档案宣传的实际工作中，档案工作者在社会公众宣传档案工作中要达到什么样的目标，围绕该目标如何开展宣传工作等问题考虑得不多，主要问题是不了解社会发展对档案的需要，不研究社会公众对档案的真实需求，不分析社会公众的工作、学习和生活实际与档案的关系，导致与社会发展的现实和社会公众的思想实际结合得不够紧密。同时，档案工作者不注意社会宣传的整体效果，忽视社会公众的差异性和层次性，直接影响到档案宣传的效果。加之社会公众大多不具备相应的档案管理的知识和技能，对档案和档案工作的认识和理解不到位，这就需要档案工作者运用理论知识并结合实践工作，对社会公众的档案意识进行引导，指引其正确认识档案和档案工作，使档案、档案工作与实际工作更贴近。而这就需要档案工作者明确档案宣传的目的，提高档案宣传的效果，发挥档案在社会生活中的重要作用，做到社会经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案宣传工作就应该延伸到哪里，这样才会有更多的社会公众去了解和认识档案工作，关心和理解档案工作，使档案事业与其他各项社会事业协调发展，并服务于现代化建设。
二、做好档案宣传工作的策划
策划是做好档案宣传工作的重要基础。做好档案宣传工作既要讲究策略艺术，更要讲究科学方法。古语讲“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，宣传策划就是为决战前台而于后台的运筹。要根据宣传的目的、意义、作用，宣传的主题、对象、方式等，研究制定实施方案，统筹策划。档案宣传涉及面广，内容多，要站在全局的高度，进行整体考虑，科学规划。一是策划为先。档案宣传部门要通过策划有目的地对社会公众施加影响，借助各种手段宣传档案工作，提前策划，制定宣传方案，做到积极主动。要保证策划后的档案宣传具有多维性、立体感，其包含的丰富的档案信息能充分满足公众的参与情绪，影响公众的观念和行动。二是内容为本。过去有些宣传之所以缺乏吸引力和感染力，一个重要的原因就是内容一般化、概念化、图解化，离生活远。通过挖掘档案资源，丰富宣传内容，宣传档案里的故事、规律、亮点等，把档案里枯燥的内容变成有趣的故事、变成历史的延伸、变成现实的对照，提高档案宣传的吸引力、感召力、影响力。三是手段为多。科学技术的进步带来的是宣传手段的多样化、立体化，要注重发挥各种新兴媒体的宣传作用，拓展宣传形式、手段，丰富和创新传播渠道，在运用现有的宣传形式上继续扩大档案的影响，充分发挥传统媒体和新兴媒体的联合作用，形成整体的档案宣传态势。
此外，宣传策划应当对所收集的信息反馈进行分析，及时对宣传策划进行调整和改进，不断调整宣传的方法和内容，使宣传策划不断趋于完善，为宣传工作争取到更多的社会公众，取得更好的社会效果。当然，宣传所要达到的目标决定了宣传的规模，并不是所有的宣传都是做得越大越好，在进行策划的时候，还要实事求是，应当明确宣传工作是仅仅在单位或者系统内产生一定的影响，还是在更大的范围内产生一定的影响，又或是在全国都要有一定的影响。只有预期目标明确了，宣传策划才能明确宣传范围、时间等其他因素。
三、落实档案宣传工作的机制
宣传贯穿于档案工作的各个环节，是一个复杂性、系统性、长期性的工程，需要一个科学、合理、完善的组织机制，形成一个领导负责、合理设置、齐抓共管、上下合力的宣传机制。档案宣传工作要从事关档案事业全局和发展的战略高度来认识档案，要结合档案事业发展的客观需要，抓好工作的每个环节。根据宣传主题，既要建立组织机构，又要明确责任人和部门的职责；既要发挥责任人的作用，又要使业务部门合理分工和相互配合，共同服从统一的指挥，形成宣传的有机整体。一要理顺内部关系。档案宣传涉及很多部门，互相配合，齐抓共管尤其重要，其根本是要使有关人员对档案的主题有共同的了解，使思想、认识一致，达到工作的方法和程序的一致性。这样做的目的是使每个部门和成员能履行职责，分工合作，密切配合，工作有序，形成档案宣传工作的合力。二要加强外部的合作。第一，发挥主管部门的指导、统筹和引领作用，联合业务部门，整合力量、整体运作、发挥合力，共同开展档案宣传工作。第二，围绕档案工作大事要事，主动加强与行业媒体和各类社会新闻媒体的沟通联络，加大宣传报道力度，形成平面媒体、广电媒体、网络媒体的互动，达到新闻宣传与信息宣传互动的立体宣传效果。第三，档案部门还可与国外相关部门合作，开展国际档案宣传，进行国际间的合作与交流。
四、科学运用档案宣传工作的方式
近年来，档案事业的发展和档案部门的广泛宣传，引起了社会各界的关注，档案部门也逐渐形成了具有特色的宣传方式。要科学合理地运用这些方法，提高档案宣传的影响力，一要配合党和国家的重大政治、经济、文化等活动，举办各种形式的展览或长期的档案陈列展。二要邀请社会公众参观档案馆以了解档案、档案工作、档案工作者或提供档案查阅服务，为百姓利用档案提供方便。三要运用业内媒体和社会媒体，向社会宣传档案知识，特别是利用网站、微博、微信等新兴媒体进行档案的宣传。四要拍摄反映档案事业建设成就的电视片等并将其在电视台播放，制作档案法制宣传动漫片等在公共媒体上播出，尤其是根据馆藏档案拍摄记录片、电视片，发挥档案的价值和作用。五要印发档案期刊、杂志和书籍，宣传档案理论、档案工作、档案工作者，进行档案业务研究、工作情况说明、典型人物介绍等，提高社会公众对档案工作的了解和支持。此外，档案工作会、编史修志、编研等都应是开展档案宣传工作的重要方式。
开展档案宣传工作，要达到预期的宣传效果，就需要从宣传的方式方法上改变固有的思路和方式，丰富和创新传播渠道，以目的为出发点，寻找与宣传内容相匹配的方式，处理好方式与目的、效果之间的关系。宣传方式是吸引百姓关注档案的重要手段，是了解档案和档案工作的桥梁。目前，档案在社会公众中具有的独特神秘感正在逐渐褪去，越来越多的社会公众愿意去认识和了解档案和档案工作。因此，档案的作用必须与百姓的生活相联系，与百姓生活的相关性越高，越容易引起他们的共鸣。档案宣传要根植于百姓的记忆中，形成有影响的档案“品牌”，而这与愿意接受这种“品牌”以及各种宣传方式密切相关。
五、评估档案宣传工作的效果
在档案宣传过程中，虽然档案部门花费了大量人力、物力和财力来加强档案宣传工作，但由于缺乏对宣传工作的评估，影响了档案宣传工作的发展。因此，档案部门在不断加强宣传工作力度的同时，不能忽视对宣传工作效果的实际评估。评估宣传工作的过程及每个步骤其主要目的是保证档案宣传取得最大的实际效果。其效果的评估实际上是对整个过程中所涉及的每个要素进行评价。
评估方法较多，有抽样调查法、问卷调查法，还有指数法等。这就需要档案宣传部门聘请有关专家设计出具体可行的指标，合理分配权重，根据调查的有关指标数据或统计结果，进行综合打分。同时还要进行全面的评估。可将评估分为事前、事中、事后三个阶段，事前的评估主要是对宣传活动开展前的环境作评估，主要包括活动的策划、材料的准备、人员的安排等环节的评价；事中评估是对开展的效果进行评估，是影响宣传活动效果的关键，主要包括活动的组织、宣传、保障等环节的评价；事后评估是总结性的评估，对整个宣传工作涉及的因素、产生的实际效果实行整体的评估，尤其是要注意档案宣传活动后社会公众档案意识的增强和行为的变化。总之，通过对档案宣传工作的综合评估，找出档案宣传工作中存的问题，明确差距和不足，改进和完善档案宣传工作，提高社会公众的档案意识，推动档案宣传工作向新的高度迈进。