论文部分内容阅读
[摘要]：商务合同方案的制订事关招投标的成败，需要在明确投标策略的前提下，通过方案制订人员的共同努力下，通过搜集信息和确定合同结构，具体审核合同条款，最终形成公司和客户达成合作意向的商务合同方案。
[关键词]：商务合同投标策略合同结构审核合同条款
目前一些公司在参加大型项目的招标过程中，通常客户会在招标文件中提供拟采用的商务合同条款和技术要求，并要求投标人根据招标文件要求在规定的时间内给出商务技术方案以及报价。那么如何对这些商务条款进行响应，完全同意还是提出偏离？如果完全响应客户招标文件中给定的条款，必然会增加公司的成本和风险，相应地提高公司的报价进而降低了公司的竞争力。如果为了降低公司的风险而提出很多偏离又可能会导致整个方案因不满足客户的一些关键要求而被拒绝？那么如何能够做到既保证公司利益最大化而所提供的方案能够被用户所接受？
一、合同方案制订人员
提到合同，通常人们会认为这应该是律师和合同经理来考虑的事情。律师和合同经理确实应该是制订合同方案的主要人员，但却不应该仅仅局限于这些人。
制订合同的目的是规定买卖双方交易的原则和规则，这些原则和规则应该涵盖整个交易周期的各个环节。好的合同方案是要保证所有的内部流程简单而易于执行，成本尽可能的低，出现疏忽和错误的几率也要做到最小，这就需要相关的职能部门根据他们的知识和经验对相应合同条款给出意见和建议。比如，税和关税对于合同价格有很大的影响，通常情况下不论律师还是商务经理都不是税务方面的专家，所以在制订方案过程中需要征求财务或相关的税务专家的意见，以便能够制订一个能够实现最优的税务方案的合同结构。参与合同方案制订人员至少应包括：投标经理、项目经理、市场开发人员、财务控制人员、合同经理、律师、采购人员。
上述人员应当尽早地参与合同方案的制订。他们的意见对于制订合同策略，合同结构等基本问题都有很大的帮助。比如，我们在制订合同策略时需要充分考虑与客户的长期合作关系以及竞争对手的信息，这些都需要市场开发人员提供输入。
二、制订合同方案的影响因素：
影响合同方案制订的因素有很多，但是从能否实现招投标成功，实现公司利益最大化而确保合同方案的偏离不至于影响合同的考虑出发，明确投标策略、收集信息和确定合同结构是最重要的。
（一）明确投标策略
通常人们都会希望合同能够简短易懂，客户容易接受而又能够充分保护公司的利益。但是这样的愿望本身就是有些矛盾的。如果合同简短，就意味着其中所规定的事项较少而且会采用一些浓缩的语言，其结果就是对本公司的保护就相对薄弱而且合同也会复杂难懂。客户容易接受的合同就意味着对公司的利益保护地较少。此外，尽最大努力保护公司免受任何风险的做法往往会给公司带来一个更大的风险，即客户不接受这个合同方案而毁掉这次交易的风险。因此在制订具体的合同方案之前需要确定公司的整体投标策略，这样相关人员可以在这一策略的指导下平衡利弊，制订具体方案。
（二）收集信息
知己知彼，百战不殆。在制订具体方案之前我们既要收集与客户相关的信息也要收集竞争对手的信息。
客户信息：①需要了解客户为什么要通过招标来购买货物？客户购买货物的标准是什么，也就是客户评标的标准是什么？究竟是价格还是产品的技术、性能或者质量对客户最重要？知道了客户关心的问题，我们就可以有针对地制订我们的方案。②要了解客户的组织机构，识别出其中的关键人物，谁是这次交易的影响者、使能者和阻碍者。这些关键人物所关心的问题有哪些？③公司与该客户是否有过类似的交易，如果有，其中的合同条款是如何规定的？
竞争对手信息：竞争对手有哪些，他们的优势劣势分别如何？我们在竞争中所处的地位如何？与竞争对手相比，如果具有绝对的优势（比如价格、产品性能），那么我们就可以制订一个对自身更为有利的合同方案。反之，我们的合同方案可能将会是尽最大可能地满足客户的要求。
（三）确定合同的结构：
对于大型的货物采购合同，有时单凭公司自身的能力无法完成合同的执行，这时，我们要考虑引入合作伙伴来协助我们完成这个合同，那么，我们与合作伙伴采用什么样的合作方式，是联合体还是分包商的形式？这些对于公司应当承担的责任和义务以及支付流程都有很大的影响。如果采用联合体的形式，各方承担连带责任，而且可以单独向客户开具发票，如果是分包商形式，主要合同方要独自承担所有的合同责任和义务，而且分包商的产品部分要并入总承商的范围，这样会产生额外的税费。
三、审核合同条款
大型的货物采购合同，不仅仅要回答“谁在什么时间、什么地点购买什么，价钱多少”还要规定“如果产品出现故障、如果客户破产了、如果合同双方有争议了”等等一些异常情况下应当采取的措施和遵循的原则。通常合同条款可以分为两类：主动条款和被动条款。主动条款需要有一些过程或资源来执行和管理合同条款，如支付条款、质保服务、合同变更以及产品交付等。国际合同和商业管理协会评出的2012年合同谈判中最重要的前三个合同条款分别是：
（1）责任限额：这一条款规定了合同方在合同项下所承担的所有责任（包括各种违约金和赔偿）的上限。德国有一家公司，因为没有规定责任限额，最后因为货物延迟交付支付的违约金远远超过了合同金额本身。
（2）保障：本条规范了合同各方免受的一些索赔、损害赔偿费、损失和损害的情形。
（3）价格：价格的定义可以有很多种，可以是固定价也可以是可变价，可以定义总价也可以定义单位时间的服务或货物的价格。
最常用的方法是列出矩阵表，对用户给定的合同条款进行逐条地分析。通过分析可以识别出以下几项：
首先，哪些条款不适合当前的交易，需要提出优化建议。人们往往习惯于沿用以往的合同条款或者公司的一些标准合同范本，既有的合同或者标准的合同中可能会有一些条款不适用于本次交易；
其次，哪些条款会对合同的成本和价格有很大的影响。认真研究这些条款可能会帮助我们找到降低合同价格的办法；
再次，哪些条款会带来风险，主要的几项是什么？对于这样的条款要进行风险管理，并采取相应的措施；
然后，哪些条款的要求我们无法同意，一种可能性是客户的要求不切实际，任何一个供应商都无法实现，还有一种可能性是客户的要求超过了本公司所能承受的范围，但别的供应商却能够实现。
最后，哪些条款与供应商密切相关，对于这样的条款需要将合同要求背对背的有时甚至是更严格的转移给供应商。
四、形成具体合同方案
通过上面的详细分析后，可以依照公司的整体策略制订整体的合同方案。对用户合同条款要求基本有三种处理方式：
第一， 完全同意用户合同条款要求，公司的价格计算充分考虑相应的风险和费用。
第二，转移给供应商，将合同要求背对背的有时甚至是更严格的转移给供应商。比如，货物运输毁损的风险，可以转移给保险公司。如果客户要求12个月的质保期，我们可以要求供应商提供15个月（3个月在本公司的生产周期）的质保期。
第三，对客户的要求提出偏离。这里面包括了两层含义，一方面是可以提出一些优化合同执行的对双方都有利的意见和建议，另一方面是部分或者全部拒绝客户的要求，这可能会导致客户拒绝所提交的合同方案。一些聪明的投标人通常会用“在合同谈判过程中详细讨论”这样的措辞来弱化对合同条款偏离的事实并争取一个与客户面对面讨论的机会。
通过上述的过程，基本上就制订出了我们的合同方案。总而言之，在制订合同方案不仅仅是针对客户给定的商务合同条款，而是应当将用户的要求、与供应商之间的合同条款以及公司内部的一些标准看成一个整体来统一处理。
参考文献：
[1] 毕汝才，陈正侠.企业常用合同管理必备全书[M].北京：人民邮电出版社，2010.
[2] 严明. 国际商务合同理论与实务[M].哈尔滨：黑龙江大学出版社，2009.
[关键词]：商务合同投标策略合同结构审核合同条款
目前一些公司在参加大型项目的招标过程中，通常客户会在招标文件中提供拟采用的商务合同条款和技术要求，并要求投标人根据招标文件要求在规定的时间内给出商务技术方案以及报价。那么如何对这些商务条款进行响应，完全同意还是提出偏离？如果完全响应客户招标文件中给定的条款，必然会增加公司的成本和风险，相应地提高公司的报价进而降低了公司的竞争力。如果为了降低公司的风险而提出很多偏离又可能会导致整个方案因不满足客户的一些关键要求而被拒绝？那么如何能够做到既保证公司利益最大化而所提供的方案能够被用户所接受？
一、合同方案制订人员
提到合同，通常人们会认为这应该是律师和合同经理来考虑的事情。律师和合同经理确实应该是制订合同方案的主要人员，但却不应该仅仅局限于这些人。
制订合同的目的是规定买卖双方交易的原则和规则，这些原则和规则应该涵盖整个交易周期的各个环节。好的合同方案是要保证所有的内部流程简单而易于执行，成本尽可能的低，出现疏忽和错误的几率也要做到最小，这就需要相关的职能部门根据他们的知识和经验对相应合同条款给出意见和建议。比如，税和关税对于合同价格有很大的影响，通常情况下不论律师还是商务经理都不是税务方面的专家，所以在制订方案过程中需要征求财务或相关的税务专家的意见，以便能够制订一个能够实现最优的税务方案的合同结构。参与合同方案制订人员至少应包括：投标经理、项目经理、市场开发人员、财务控制人员、合同经理、律师、采购人员。
上述人员应当尽早地参与合同方案的制订。他们的意见对于制订合同策略，合同结构等基本问题都有很大的帮助。比如，我们在制订合同策略时需要充分考虑与客户的长期合作关系以及竞争对手的信息，这些都需要市场开发人员提供输入。
二、制订合同方案的影响因素：
影响合同方案制订的因素有很多，但是从能否实现招投标成功，实现公司利益最大化而确保合同方案的偏离不至于影响合同的考虑出发，明确投标策略、收集信息和确定合同结构是最重要的。
（一）明确投标策略
通常人们都会希望合同能够简短易懂，客户容易接受而又能够充分保护公司的利益。但是这样的愿望本身就是有些矛盾的。如果合同简短，就意味着其中所规定的事项较少而且会采用一些浓缩的语言，其结果就是对本公司的保护就相对薄弱而且合同也会复杂难懂。客户容易接受的合同就意味着对公司的利益保护地较少。此外，尽最大努力保护公司免受任何风险的做法往往会给公司带来一个更大的风险，即客户不接受这个合同方案而毁掉这次交易的风险。因此在制订具体的合同方案之前需要确定公司的整体投标策略，这样相关人员可以在这一策略的指导下平衡利弊，制订具体方案。
（二）收集信息
知己知彼，百战不殆。在制订具体方案之前我们既要收集与客户相关的信息也要收集竞争对手的信息。
客户信息：①需要了解客户为什么要通过招标来购买货物？客户购买货物的标准是什么，也就是客户评标的标准是什么？究竟是价格还是产品的技术、性能或者质量对客户最重要？知道了客户关心的问题，我们就可以有针对地制订我们的方案。②要了解客户的组织机构，识别出其中的关键人物，谁是这次交易的影响者、使能者和阻碍者。这些关键人物所关心的问题有哪些？③公司与该客户是否有过类似的交易，如果有，其中的合同条款是如何规定的？
竞争对手信息：竞争对手有哪些，他们的优势劣势分别如何？我们在竞争中所处的地位如何？与竞争对手相比，如果具有绝对的优势（比如价格、产品性能），那么我们就可以制订一个对自身更为有利的合同方案。反之，我们的合同方案可能将会是尽最大可能地满足客户的要求。
（三）确定合同的结构：
对于大型的货物采购合同，有时单凭公司自身的能力无法完成合同的执行，这时，我们要考虑引入合作伙伴来协助我们完成这个合同，那么，我们与合作伙伴采用什么样的合作方式，是联合体还是分包商的形式？这些对于公司应当承担的责任和义务以及支付流程都有很大的影响。如果采用联合体的形式，各方承担连带责任，而且可以单独向客户开具发票，如果是分包商形式，主要合同方要独自承担所有的合同责任和义务，而且分包商的产品部分要并入总承商的范围，这样会产生额外的税费。
三、审核合同条款
大型的货物采购合同，不仅仅要回答“谁在什么时间、什么地点购买什么，价钱多少”还要规定“如果产品出现故障、如果客户破产了、如果合同双方有争议了”等等一些异常情况下应当采取的措施和遵循的原则。通常合同条款可以分为两类：主动条款和被动条款。主动条款需要有一些过程或资源来执行和管理合同条款，如支付条款、质保服务、合同变更以及产品交付等。国际合同和商业管理协会评出的2012年合同谈判中最重要的前三个合同条款分别是：
（1）责任限额：这一条款规定了合同方在合同项下所承担的所有责任（包括各种违约金和赔偿）的上限。德国有一家公司，因为没有规定责任限额，最后因为货物延迟交付支付的违约金远远超过了合同金额本身。
（2）保障：本条规范了合同各方免受的一些索赔、损害赔偿费、损失和损害的情形。
（3）价格：价格的定义可以有很多种，可以是固定价也可以是可变价，可以定义总价也可以定义单位时间的服务或货物的价格。
最常用的方法是列出矩阵表，对用户给定的合同条款进行逐条地分析。通过分析可以识别出以下几项：
首先，哪些条款不适合当前的交易，需要提出优化建议。人们往往习惯于沿用以往的合同条款或者公司的一些标准合同范本，既有的合同或者标准的合同中可能会有一些条款不适用于本次交易；
其次，哪些条款会对合同的成本和价格有很大的影响。认真研究这些条款可能会帮助我们找到降低合同价格的办法；
再次，哪些条款会带来风险，主要的几项是什么？对于这样的条款要进行风险管理，并采取相应的措施；
然后，哪些条款的要求我们无法同意，一种可能性是客户的要求不切实际，任何一个供应商都无法实现，还有一种可能性是客户的要求超过了本公司所能承受的范围，但别的供应商却能够实现。
最后，哪些条款与供应商密切相关，对于这样的条款需要将合同要求背对背的有时甚至是更严格的转移给供应商。
四、形成具体合同方案
通过上面的详细分析后，可以依照公司的整体策略制订整体的合同方案。对用户合同条款要求基本有三种处理方式：
第一， 完全同意用户合同条款要求，公司的价格计算充分考虑相应的风险和费用。
第二，转移给供应商，将合同要求背对背的有时甚至是更严格的转移给供应商。比如，货物运输毁损的风险，可以转移给保险公司。如果客户要求12个月的质保期，我们可以要求供应商提供15个月（3个月在本公司的生产周期）的质保期。
第三，对客户的要求提出偏离。这里面包括了两层含义，一方面是可以提出一些优化合同执行的对双方都有利的意见和建议，另一方面是部分或者全部拒绝客户的要求，这可能会导致客户拒绝所提交的合同方案。一些聪明的投标人通常会用“在合同谈判过程中详细讨论”这样的措辞来弱化对合同条款偏离的事实并争取一个与客户面对面讨论的机会。
通过上述的过程，基本上就制订出了我们的合同方案。总而言之，在制订合同方案不仅仅是针对客户给定的商务合同条款，而是应当将用户的要求、与供应商之间的合同条款以及公司内部的一些标准看成一个整体来统一处理。
参考文献：
[1] 毕汝才，陈正侠.企业常用合同管理必备全书[M].北京：人民邮电出版社，2010.
[2] 严明. 国际商务合同理论与实务[M].哈尔滨：黑龙江大学出版社，2009.