在日常生活中，古人以“自谦而敬人”为原则，因而要借助于各种礼仪来体现之。当人们由于种种原因不能见面，只能将情感诉诸笔墨，托诸邮驿时，礼仪依然不可或缺，字里行间，揖让进退之态不仅依然可见，而且显得更为温文尔雅，彬彬有礼，从而形成了富于中国特色的书信文化。
　　一、书信格式
　　我国的书信史源远流长，战国时期乐毅的《报燕惠王书》、鲁仲连的《遗燕将书》、李斯的《谏逐客书》等，都已是传诵千古的名篇。但先秦两汉人写信，形式比较随便。至迟到魏晋时期，开始有人撰作“书仪”，就是各类书信的格式，以供他人写信时套用。这类文字在魏晋到隋唐之际非常流行，据《隋书·经籍志》记载，谢元撰有《内外书仪》四卷，蔡超撰有《书仪》二卷。《崇文总目》称王宏、王俭、唐瑾，以及唐裴茝、郑余庆、宋杜有晋、刘岳等都有《书仪》传世。此外还有专供妇人、僧侣使用的《妇人书仪》《僧家书仪》等。有学者在敦煌文献中发现了上百件“书仪”类文书，比较著名的有郑余庆书仪、杜友晋书仪等。迄今所知最早的书信格式，是晋代书法家索靖书写的《月仪帖》。
　　我国的书信文化经过历代的传承和发展，大体形成了为社会广泛认同的书信格式，一封通常意义上的书信，至少要包含以下几个部分：
　　称谓语
　　提称语
　　思慕语
　　正文
　　祝愿语
　　署名
　　由于收信人年龄、身份的不同，写信时所使用的称谓语、提称语、思慕语、祝愿语等也都有相应的区别，弄错了就会贻笑大方，就是失礼。这套语言相当复杂，本文只能略述其梗概。
　　二、敬称
　　首先我们要谈到书信中必须使用的敬称和谦称，这是中国书信文化最基本的常识，它所要体现的，则是君子“自谦而敬人”的理念。
　　敬称是对他人表示尊敬的称呼。敬称的方式很多、比较常见的方法之一，是将古代爵称等转换成敬称。例如“君”，原指天子或者君王，《诗·大雅·假乐》“宜君宜王”，此处的君就是指诸侯。后来，“君”转化为比较宽泛的敬称：称父亲为家君，称已故的祖先为先君，妻子称丈夫为夫君等等。也可以用作对他人的尊称，《史记·申屠嘉传》：“上曰：‘君勿言，吾私之。’”时至今日，君作为尊称的用法在日语中依然保留着。
　　古代有三公、九卿，公、卿，也都被用作敬称。如果对方德高望重，可以在他的姓之后加“公”字，称为“某公”，当今中国的知识界还有这种用法。“卿”用作尊称，先秦就已出现，如荀况（荀子），时人尊称“荀卿”，就是大家最熟知的例子。此外，“侯”字原本是指诸侯，《梁书·吉翂传》“主上知尊侯无罪”，此处的“尊侯”是指对方的父亲，这一用法在书信语言中还时有所见。
　　称呼对方配偶也有相似的做法。古代天子的妃子称“后”，诸侯的配偶称“夫人”，大夫的配偶称“孺人”，士的配偶称“妇人”，庶人的配偶称“妻”。时下，人们常常把对方的配偶称为“夫人”，也是从古代沿袭而来的敬称。此外，“公子”，原本指诸侯的庶子，后也用于尊称对方的儿子，而将对方的女儿称为“女公子”。
　　称呼他人的亲戚，一般在称谓前加“令”字，如令尊大人、令堂大人、令伯、令叔、令兄、令弟、令妹等。对于他人的孩子也是如此，称对方的儿子为令郎或令息，女儿为令爱或令媛。也可以在称谓前加“贤”字，如贤伉俪（夫妇），賢乔梓（父子）、贤弟等。
　　旧式书信还往往用“台”字来表示尊敬，如台启、台端、台甫、台安等。书信中的台，是三台的简称，三台是天上的三颗星，古人用来指三公，故也用来当作尊称。古代台与臺是两个字，后来将臺简化成台，致使许多人误以为是一个字，其实不然。所以，给港台等通行繁体字地区的友人写信，千万不能将台甫写成臺甫，那样就会贻笑大方。
　　古人行冠礼之后都要取表字，或者还要取雅号。名只有父亲和国君才能叫，所以《仪礼·士冠礼》说：“冠而字之，敬其名也。”直呼其名被视为不礼貌的表现。进入近代以来，一般人已经很少再取表字或雅号，但在文人圈中依然有之，因此，在与他们通信之前最好先了解一下，以免唐突。
　　此外，与敬称相呼应，书信中凡涉及对方的事物都要用敬语，如对方的住宅，要称府、邸，或者称潭府，潭是深的意思，潭府，意犹深宅大府，是对对方住宅的美称，故信末又往往用“潭安”来表示阖府皆安的祝愿。如果对方有所馈赠，感谢时可称厚赐、厚赠、厚贶等，以表示看重这份情谊。对不同的事物要用不同的美称，如果是对方来信，可以称大函、大翰、惠示、大示、手示、大教；如果是诗文著述，则可称华章、瑶章；如果是宴请，则要称盛宴、赐宴等。
　　书信中一般不要出现你、我、他之类的代词，这也是简慢或者缺乏文采的表现，凡是遇到类似的地方，应该酌情处理。如提及对方时，可以用阁下、仁兄、先生等代替；提及自己时，可以用在下、小弟、晚生等代替；提及第三方时，一般可以用“彼”或者“渠”表示，渠当第三人称用，始见于《三国志·吴志·赵达传》：“女婿昨来，必是渠所窃。”
　　三、谦称
　　谦称是与敬称相对的称谓，一般用于自己或者自己一方。对他人用敬称，对自己用谦称，是中国人的传统。从先秦文献可以知道，当时的贵族都有特定的谦称，如《老子》说：“王侯自称孤、寡、不谷。”“孤”和“寡”都是少的意思，王侯称孤道寡，是谦称自己德行浅少；“谷”是善的意思，不谷犹言不善。《礼记·曲礼》说，诸侯的夫人在天子面前自称“老妇”，在别国诸侯面前自称“寡小君”，在丈夫面前自称“小童”。
　　古人每每用“臣妾”作为谦称。古代有“男曰臣，女曰妾”之语，“臣妾”的本义，犹后世言奴才。司马迁在他的《报任安书》中自称“仆”“牛马走”。仆也是奴仆的意思，日本人至今还把“仆”作为第一人称的谦称。“牛马走”，意思是像牛马一样供驱使奔走的人。与此相类似的用法，是谦称自己的儿子为犬子、贱息等。
　　对自己的父母固然要敬重，但在与他人提及自己的家人时，就不能用敬称，而要用谦称，一般是在称谓之前加一“家”字，如称自己的父亲为家父，或者家君、家严；称自己的母亲为家母，或者家慈。如果父母已经去世，则对人要称先父、先大人、先母。同样，对他人称呼自家的其他亲戚，也都要加一“家”字，如家伯、家伯母；家叔、家叔母；家兄、家嫂。对比自己年龄小的，则可以称“舍弟”“舍妹”等。自称或者用“愚”字，如愚弟。 　　对他人称呼自己的妻子，一定要用谦称，如“内人”“内子”“拙荆”；或者用平称“爱人”、“太太”。常常听到有人向对方介绍自己的妻子时说：“这是我夫人。”这是非常失礼的说法，如前所说，诸侯的元配才能称为“夫人”。普通人相交，称对方配偶为夫人，略有恭维的意思。称自己的配偶为夫人，就显得自大，或者是无知。
　　如果向对方有所馈赠，则要用谦语，如菲仪、芹献、寸志等，意思是说自己的东西微薄、不值钱，不过是借以表示小小的心意。希望对方收下礼物，则要说恳请笑纳、敬请哂纳等，意思是让对方见笑了。
　　四、提称语
　　书信一定要用称谓，首先要分清是父母、尊长，还是老师、朋友。称谓之后，一般要缀以对应的词语来表达敬意，例如前面提到的台端、台甫等等，这类词语称为提称语。
　　提称语与称谓有对应的关系，其中有些可以通用，但大部分都有特定的使用对象。其中比较常用的有：
　　用于父母：膝下、膝前、尊前、道鉴
　　用于长辈：几前、尊前、尊鉴、赐鉴、尊右、道鉴
　　用于师长：函丈、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席、史席
　　用于平辈：足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴
　　用于同学：砚右、文几、台鉴
　　用于晚辈：如晤、如面、如握、青览
　　用于女性：慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览
　　给父母写信，“膝下”一词用得最多，源出自于《孝经》：“故亲生之膝下，以养父母日严。”是说人幼年时，时时依于父母膝旁，后来转为对父母的尊称。
　　提称语可以几个词叠加使用，如毛泽东致其师符定一（字澄宇）称“澄宇先生夫子道席”，以见尊敬之意。
　　五、思慕语
　　书信的功能之一是沟通彼此的情感，因此，在提称语之后不直接进入正文，而是要用简练的文句述说对对方的思念或者仰慕之情，这类文句称为思慕语。
　　思慕语中使用最多的，是从时令、气候切入来倾吐思念之情。敦煌文书中有一件《十二月相辩文》，列举每月不同的气候状况下，可供选用的词语，如正月初春可以说：“孟春犹寒，分心两处，相忆缠怀。思念往还，恨无交密。”二月仲春可以说：“仲春渐暄，离心抱恨，慰意无由，结友缠怀，恒生恋想。”由于有了意境的描述，读之令人倍感亲切。
　　后世书信的思慕语相当丰富，不胜枚举，比较常用的如：
　　云天在望，心切依驰。
　　相思之切，与日俱增。
　　望风怀想，时切依依。
　　仰望山斗，向往尤深。
　　风雨晦明，时殷企念。
　　寒灯夜雨，殊切依驰。
　　瘦影当窗，怀人倍切。
　　还有一类思慕语是从回忆上次见面的时间及其思念切入的，如：
　　不睹芝仪，瞬又半载。
　　自违芳仪，荏苒数月。
　　久违大教，想起居佳胜，定符私祈。
　　久疏问候，伏念 宝眷平安，阖府康旺。
　　思慕语十分丰富，读者可以在阅读书信范文时留心摘录，以供自己习用。最好是提高文学素养，用自己的语言来描述真实的情感。
　　六、书信中的平和阙
　　我们先来看一封儿子致父母的家信：
　　父母亲大人膝下，谨禀者：男离家后，一路顺利，平安抵达学校，可纾
　　廑念。惟思
　　双亲年齿渐高，男在千里之外，有缺孺子之职。伏望
　　训令弟妹，俾知料理家务，或有以补乃兄之过。王阿姨家已去看望过，家中老幼平安，嘱笔问好。专此谨禀，恭请
　　福安。男某某谨禀某月某日
　　信的开头“父母亲大人膝下”顶格书写，下文大多没有写到头就另起一行再写，这是什么意思呢？原来，旧式书信但凡在正文中提及自己的父母祖先，以及他们的行为时，在书写方式上一定要有所变化，以表示尊敬。书信的第一行要顶格，高出下面所有的叙述性文字一格，称为“双抬”。正文中凡是提及高祖、曾祖、祖、双亲等字样，或者慈颜、尊体、起居、桑梓、坟垄等与之相关的字样时，可以有两种处理方法：一种叫“平抬”，就是另起一行，与上一行的开头齐平着再书写；另一种叫“挪抬”，就是空两格或一格书写。在上面所例举的这封信件中，凡涉及父母亲的词语如廑念（犹言挂念）、双亲、训令、福安等，都采取平抬的方式。
　　这种方式至迟在唐代就已经出现，敦煌文书中將“平抬”称为“平”，“挪抬”称为“阙”。近代以后，传统书信中“平抬”的方式逐渐减少，“挪抬”则依然普遍使用，今日港台、韩国、日本文人写信时还常常用“抬”的方式表示敬意。
　　七、师生之间的称谓
　　学生称呼老师，最普通的是夫子、函丈。以“夫子”称呼老师可以追溯到孔子，故后世用来作为对老师的通称。“函丈”一词源于《礼记·曲礼上》：“席间函丈。”函是容纳的意思，学生与老师讲问，彼此之间应该留有一丈左右的距离，以便尊者有所指画，故可以作为对老师的尊称。
　　学生自称生、受业。《诗经》中就有把读书人称为“生”的，《小雅·常棣》说“虽有兄弟，不如友生”。《史记·儒林传》：“言礼自鲁高堂生。”司马贞《索隐》：“自汉以来，儒者皆号‘生’，亦‘先生’省字呼之耳。”可见西汉以后，“生”成为读书人的通称。在实际使用上，老师称呼弟子为“张生”“李生”；学生也自称“生”“小生”。
　　“业”字的本义是木版，古时老师授课，将要讲的篇章写在“业”上，《礼记·曲礼》说“请业则起”，意思是说向老师请教问题要起身，因此，学生称老师为“业师”而自称“受业”。
　　一般来说，只要同一时期、在同一学校生活过的老师和学生，就可以有师生的名分。老师如何称呼学生，要看彼此在学问上有无直接的授受关系。如果对方是自己正式的学生，自己向他传授过学业，可以称之为“弟”。这里的“弟”是“弟子”的意思，与“兄弟”之“弟”无关，古代师生称“师弟”，学生如若见到老师的这种称呼，千万不要误解。如果彼此虽有师生名分，但没有授过课，则老师一般称学生为“兄”，例如，胡适曾任北京大学校长，顾颉刚是北大的学生，彼此有师生的情谊，所以，胡适在给顾颉刚的书信中称之为“兄”；再如大家都熟知的，鲁迅给许广平的第一封信中称“广平兄”，许广平不解其意，回信表示不敢与鲁迅兄弟相称，其实鲁迅并没有称兄道弟的意思，“兄”不过是老师对学生辈的最普通的称呼罢了。 　　老师给学生的书信，落款一般只写自己的名字。
　　同学之间的称呼，则可以视进入师门的先后，以学长、学弟、学妹，或者师兄、师弟、师妹相称。书信往还时，也有用比较雅气的叫法，称“砚兄”之类的。
　　八、祝愿语及署名敬词
　　两人相见，行将分别之时，应该互道珍重。这一礼节表现在书信中，就是祝愿语和署名启禀词。
　　由于辈分、性别、职业的不同，祝愿词也有比较严格的区别，比较常用的有（○表示空格，即前面所说的“缺”）：
　　用于父母：恭请○福安。叩请○金安。敬叩○安。
　　用于长辈：恭请○崇安。敬请○福祉。敬颂○颐安。
　　用于师长：敬请○教安。敬请○教祺。敬颂○诲安。
　　用于平辈：顺祝○时绥。即问○近安。敬祝○春祺。
　　用于同学：即颂○文祺。顺颂○台安。恭候○刻安。
　　用于女性：敬颂○绣安。即祝○壸安。恭请○懿安。
　　祝愿词的主题，是希望对方幸福、平安。上面列举的祝愿词中，禔、祉、祺等都是福的同义词；绥也是平安的意思。明白于此，就可以视需要选择、搭配使用。
　　需要指出的是，使用祝愿词切不可混淆对方的身份，如绣安、壸安、懿安是专用于女性的祝愿词，如果用到男性身上，就令人忍俊不禁了。此外，祝愿词中的某些字比较古奥，要弄清楚字义之后再使用，例如“壸（kǔn）”字的本义是指宫中的道路，后引申为后妃居住的地方，故借用为对女性的尊称。壸字的字形与茶壶的壶字很相像，有人不察于此，将壸安写成壶安，就会授人以笑柄。
　　旧式书信在落款之后，一般还要根据彼此关系写敬词（或称启禀词），例如：
　　对长辈：叩禀、敬叩、拜上。
　　对平辈：谨启、鞠启、手书。
　　对晚辈：字、示、白、谕。
　　叩是叩首，即磕头，这是礼仪书面化的表现。磕头礼节早已废止，但在书信中也还见使用，不过是借以表达敬意的一种方式罢了，不必过于拘泥字义。
　　九、信封用语
　　在纸张发明以前，古人用帛或竹简、木板作为书写材料，故书信又称书简、尺牍。在今天的书信用语中，还残留着某些早期书简的专门用语，需要先作一些介绍。
　　所谓“牍”，就是将树木锯成段后剖成的薄片。在牍上写信后，为了保密，用另一块木板覆盖在上面，称为“检”；在检上书写收件人的姓名、地址，称为“署”。用绳子将牍和检一并捆扎、再打上结，称为“缄”，缄是封的意思（我们今天还用这个字）。如果是用竹简写信，简数较多，就盛在囊中，用绳子扎口。为了保密，在绳结处用泥封住，上面加盖印章作为凭记。
　　信封的书写，也有很多讲究，要体现出自谦而敬人的原则。书写收信人的称谓，除了一定要用尊称之外，至少还有两种表示尊敬的用法，其一，在收信人姓名、称谓之后用“俯启”“赐启”等用语，表示请求对方开启信封。俯启，有显示对方高大，必须俯下身子来接信的意思。赐启，是请对方赏光、恩赐启封。
　　其二，使用“某某先生 将命”之类的用语。古人每每用陛下、殿下之类的词语来表示不敢与对方平起平坐，而只能与对方站在丹陛、大殿之下的执事者对话，请他们传话。类似的意思表现在信封上，就有了“将命”“将命考”等用语。将命，是指古代士大夫家中为主人传话的人。在信封上写收信人的将命者收，是表示不敢让对方直接收信，而只能将信交由传命者转呈，这是一种自谦的表达方式。“将命考”是传命者的副手，让将命考转呈，则是谦中尤谦的表示了。
　　与上述表达方法相似的还有，“某某先生 茶童收”“某某先生 书童收”等等，意思都一样，写信者明知对方并没有将命者、茶童、书童之类的仆人，如此书写，一则是借此表示敬意，二则也可以为书信增添一些雅趣。
　　顺便说一句，明信片没有信封，所以不能再用“缄”和“启”等字樣。
　　书信举例1.鲁迅致母亲
　　母亲大人膝下，敬禀者，日前寄上海婴照片一张，想已收到。小包一个，今天收到了。酱鸭、酱肉，昨起白花，蒸过之后，味仍不坏；只有鸡腰是全不能吃了。其余的东西，都好的。下午已分了一份给老三去。但其中的一种粉，无人认识，亦不知吃法，下次信中，乞示知。上海一向很暖，昨天发风，才冷了起来，但房中亦尚有五十余度。寓内大小俱安，请勿念为要。
　　海婴有几句话，写在另一纸上，今附呈。
　　专此布达，恭请
　　金安。男树叩上 广平及海婴同叩 一月十六日
　　书信举例2.毛泽东致老师符定一（澄宇）先生：
　　澄宇先生夫子道席：
　　既接光仪，又获手示，诲谕勤勤，感且不尽。德芳返平，托致微物，尚祈哂纳。世局多故，至希为国自珍。
　　肃此。敬颂
　　教安。不具。
　　受业 毛泽东
　　书信举例3.曾国藩致儿子曾纪鸿
　　字谕纪鸿：自尔还乡启行后，久未接尔来禀，殊不放心。今日天气奇热，尔在途次平安否？
　　余在金陵与阮叔相聚二十五日，二十日等舟还皖，体中尚适。余与阮叔蒙恩晋封侯伯，门户大盛，深为惧。尔在省以谦、敬二宇为主，事事请问意臣、芝生两姻叔，断不可送条子，致腾物议。十六日出闱，十七八拜客，十九日即可回家。九月初在家听榜信后，再启程来署可也。择交是第一要事，须择志趣远大者。此嘱。（涤生手示）
　　旧式书信在大陆已经基本废止，但港台、韩国、日本以及在华侨中间还依然使用，因此，了解有关的知识不仅有助于阅读古代文献，而且可以增进与海外的交流。