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摘要：档案工作质量评估是实现档案事业科学发展的重要手段，加强档案事业管理，完善档案工作质量评估体系，已经成为现阶段档案工作的重点。本文综合概述了档案工作质量评估中存在的问题，并结针对上述问题提出了解决对策。由于笔者自身水平有限，档案工作质量评估的实践经验少，文章的纰漏之处在所难免，敬请同行朋友指正。
关键词：档案工作；质量评估；ISO 15489
一、目前档案工作质量评估中存在的问题
随着档案工作质量评估的发展，档案工作越来越多的受到重视和关注，评估工作中存在的问题也逐渐显现出来。现阶段档案工作质量评估中，主要存在以下几方面的问题。
1、评估目的不明确
在档案工作质量评估中，进行质量评估目的，都没有明确的认识，许多单位只是为了升级而升级。很多进行质量评估的机构往往是在上级硬性要求下才着手进行，认为档案工作质量评估是完成任务。应该了解，档案工作质量评估目的是为了更好地提供给利用者服务。各级各类档案机构是事业服务的窗口。不少档案机构以及档案部门，为了档案工作质量评估，减弱了为利用服务的机会，而是应对档案工作的质量评估和升级，割裂了质量评估和档案服务工作的有机联系，造成了不良后果，并出现在达标评估工作一结束就停止甚至倒退现象等问题。这样不能使档案工作质量评估真正起到方便提供利用的目的。
2、评估准备过程不够规范
（1）没有将评估指标量化到日常工作中
不少档案机构在工作质量评估的过程中，不是将指标体系量化到日常的管理工作，而是采取了以突击应对的工作方法。突击设立专职人员，突击收集材料，突击调配硬件设施等等。档案工作质量进行突击准备档案质量评估的工作，是方便档案的推进和展开的。但是搞档案工作质量评估的突击工作也存在着弊端。第一，搞突击准备工作做表面文章，容易忽略平日里严谨务实的优良作风，进而影响档案评估工作的质量；第二，搞突击准备必然要人员集中精力，这就使工作难以统筹兼顾；第三，搞突击准备档案工作往往需要临时非专业人员，使档案业务建设质量不能保证，从而影响档案质量和规范，造成不良后果，质量评估的表面化，形成档案管理工作中的短期行为。
（2）评估工作没有从自身实际出发
不少单位在整理档案时，往往会按照最新颁布的管理标准，对档案重新进行加工。档案工作的质量评估，实现各业务工作的规范化、标准化过分强调形式上的统一，造成很多人力、物力的浪费，带来不必要的经济负担。在评估中把档案重新整理，也会加重已有档案的损坏程度。对原有已经整理过的档案，按照某种规律整理不必过度重新整理。一味求新的作法是不可取的。
（3）评估工作流于表面
在档案工作的质量评估过程中，很多单位安排了专门的库房，配备了专业密集架，购买了技术设备，在硬件建设上做了不小的工作，仅仅做到了档案盒的整齐统一，而忽略了案卷质量，档案文件收集不全，不耐久的字迹普遍存在等现象。这对档案工作质量评估的目的产生了偏差，变成了形式主义，没有做到实处，真正提高档案管理水平。
（4）无档案利用效果
某些单位平时登记不全，没有档案利用的记载。虽然普遍建立了登记制度，但是真正落到实处的却寥寥无几。多数单位利用效果登记簿空洞无物。有的纯粹是敷衍塞责。这使得档案具体利用效果得不到体现，也就无法得知档案资料具体价值，也无法进行应有的整理归纳和收集。除了以上几个的方面，在档案工作质量评估的准备过程中还存在不少问题。比如，档案库房温湿度平时不记录，很多设备设施形同虚设，为了达标就临时填写，数值都填写在标准之内。
3、评估整改跟进不够
很多档案部门在没有针对评估意见和建议进行整改，评估结束后放松档案日常管理，为评估而评估。更有不少档案机构没有巩固评估时取得的成果，档案工作在评估后出现了管理和质量上的双重滑坡。有个别档案管理部门没有将评估建议纳入平时的档案管理工作中，而是继续按照以往对档案进行管理。只是在下一次质量评估时才开始搞突击，从硬件建设到案卷装具等质量之外的工作中寻求形式主义。除了个别档案机构没有好好利用机会外，档案质量评估切实改善了大部分档案机构的工作，也通过这些指标体系，使这些档案机构明确了日常档案工作。
二、完善档案工作质量评估的对策
1、提高认识，明确评估目的
档案工作质量评估的目的，在于通过加强行政管理部门对档案事业的管理，促进档案管理的科学化。参与评估的机构应该正确认识到质量评估的重要性，不能应付升级评估。要真正以评促建，以评促改，更好的发挥质量评估的作用。第一，针对具体指标指导日常的档案管理工作，全面提升档案工作的质量；第二，明确档案质量评估目的，避免评估时的突击应对行为；第三，质量评估使档案工作人员分发挥各自的专长，有利于推动各项业务规范化的开展，加速档案业务建设的步伐。
2、将评估指标量化到日常工作中
按照档案工作质量评估的基标准，根据档案人员各自的专长，把各项评估指标量化到个人，实行岗位责任制，按期完成各自规定的质量评估指标任务。将具体指标量化到日常工作和个人，发挥每个档案人员的专长，从档案工作的日常管理入手，注重和完善细节，加强档案管理的标准化，使得档案工作全面、协调发展。
3、从自身条件出发备战评估，杜绝形式主义
每个档案机构应该从自身条件出发，在改善档案机构硬件条件的基础上，要结合自身机构情况，添置必要的档案设备；就档案整理，对已经整理过的档案，只要是按照某种规律整理，而且已经有检索工具，就大可不必重新整理。对于还没整理的档案，要制定统一的管理制度。每个档案部门应该根据利用者的利用需求，落实档案管理工作。
4、充分重视评估后的整改工作
在档案工作质量评估中，根据评估小组给出的建议，审视自身的管理工作，把握质量评估的机会，针对建议逐步完善自身的档案管理工作。因此，针对评估意见进行整改是质量评估的关键。只有这样才能达到质量评估的目的，才能真正促进档案工作以及档案事业的发展。
5、完善档案利用者满意度指标的细化
档案的价值在于提供档案资料的利用服务。做好档案资料的服务利用是案管理工作者应尽的职责所在。档案事业的发展在于做好档案利用工作，通过档案的利用，培养更多人的档案意识，使得档案工作全方位发展，推动档案工作各个环节的发展。因此，档案利用者满意度直接关系到满足利用者需求的程度，进一步影响到对档案工作的评价。因此，满意度是考核档案工作十分重要的一个指标，应该作为质量评估指标体系中的一部分。
6、借鉴ISO 15489文件管理国际标准
鉴于我国集中式的管理体制，档案工作质量评估有着特色。在尽可能善自身评估体系的同时，也应借鉴国际相关标准规定。基于我国档案管理标准现状和需求，吸纳国际档案管理原则ISO 15489，是我国档案的必然趋势。ISO 15489标准对于文件管理的内容包括：确定每项业务中应该形成的文件，要以何种技术捕获文件，应该形成哪些元数据，确定用户的检索、利用方式，确保文件管理遵循各种法律，文件保管安全等。
参考文献：
[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）.中华人民共和国国家标准.国家技术监督局，2002-1
[2]档案事业发展综合评估指标体系及评分细则.国家档案局，2007.
[3]冯惠玲.张缉哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.
[4]归档文件整理规则（DA/T 22—2000）.中华人民共和国档案行业标准.国家档案局，2000-12-26.
[5]梁建梅，关于完善机关档案工作质量评估标准的思考[J].科技情报开发与经济，2007（17）.
[6]李丽燕.我国综合性档案馆效益评估指标体系的构建及实证研究[D].硕士学位论文，浙江大学，2010.
（作者单位：湖北省孝感市疾病预防控制中心）
关键词：档案工作；质量评估；ISO 15489
一、目前档案工作质量评估中存在的问题
随着档案工作质量评估的发展，档案工作越来越多的受到重视和关注，评估工作中存在的问题也逐渐显现出来。现阶段档案工作质量评估中，主要存在以下几方面的问题。
1、评估目的不明确
在档案工作质量评估中，进行质量评估目的，都没有明确的认识，许多单位只是为了升级而升级。很多进行质量评估的机构往往是在上级硬性要求下才着手进行，认为档案工作质量评估是完成任务。应该了解，档案工作质量评估目的是为了更好地提供给利用者服务。各级各类档案机构是事业服务的窗口。不少档案机构以及档案部门，为了档案工作质量评估，减弱了为利用服务的机会，而是应对档案工作的质量评估和升级，割裂了质量评估和档案服务工作的有机联系，造成了不良后果，并出现在达标评估工作一结束就停止甚至倒退现象等问题。这样不能使档案工作质量评估真正起到方便提供利用的目的。
2、评估准备过程不够规范
（1）没有将评估指标量化到日常工作中
不少档案机构在工作质量评估的过程中，不是将指标体系量化到日常的管理工作，而是采取了以突击应对的工作方法。突击设立专职人员，突击收集材料，突击调配硬件设施等等。档案工作质量进行突击准备档案质量评估的工作，是方便档案的推进和展开的。但是搞档案工作质量评估的突击工作也存在着弊端。第一，搞突击准备工作做表面文章，容易忽略平日里严谨务实的优良作风，进而影响档案评估工作的质量；第二，搞突击准备必然要人员集中精力，这就使工作难以统筹兼顾；第三，搞突击准备档案工作往往需要临时非专业人员，使档案业务建设质量不能保证，从而影响档案质量和规范，造成不良后果，质量评估的表面化，形成档案管理工作中的短期行为。
（2）评估工作没有从自身实际出发
不少单位在整理档案时，往往会按照最新颁布的管理标准，对档案重新进行加工。档案工作的质量评估，实现各业务工作的规范化、标准化过分强调形式上的统一，造成很多人力、物力的浪费，带来不必要的经济负担。在评估中把档案重新整理，也会加重已有档案的损坏程度。对原有已经整理过的档案，按照某种规律整理不必过度重新整理。一味求新的作法是不可取的。
（3）评估工作流于表面
在档案工作的质量评估过程中，很多单位安排了专门的库房，配备了专业密集架，购买了技术设备，在硬件建设上做了不小的工作，仅仅做到了档案盒的整齐统一，而忽略了案卷质量，档案文件收集不全，不耐久的字迹普遍存在等现象。这对档案工作质量评估的目的产生了偏差，变成了形式主义，没有做到实处，真正提高档案管理水平。
（4）无档案利用效果
某些单位平时登记不全，没有档案利用的记载。虽然普遍建立了登记制度，但是真正落到实处的却寥寥无几。多数单位利用效果登记簿空洞无物。有的纯粹是敷衍塞责。这使得档案具体利用效果得不到体现，也就无法得知档案资料具体价值，也无法进行应有的整理归纳和收集。除了以上几个的方面，在档案工作质量评估的准备过程中还存在不少问题。比如，档案库房温湿度平时不记录，很多设备设施形同虚设，为了达标就临时填写，数值都填写在标准之内。
3、评估整改跟进不够
很多档案部门在没有针对评估意见和建议进行整改，评估结束后放松档案日常管理，为评估而评估。更有不少档案机构没有巩固评估时取得的成果，档案工作在评估后出现了管理和质量上的双重滑坡。有个别档案管理部门没有将评估建议纳入平时的档案管理工作中，而是继续按照以往对档案进行管理。只是在下一次质量评估时才开始搞突击，从硬件建设到案卷装具等质量之外的工作中寻求形式主义。除了个别档案机构没有好好利用机会外，档案质量评估切实改善了大部分档案机构的工作，也通过这些指标体系，使这些档案机构明确了日常档案工作。
二、完善档案工作质量评估的对策
1、提高认识，明确评估目的
档案工作质量评估的目的，在于通过加强行政管理部门对档案事业的管理，促进档案管理的科学化。参与评估的机构应该正确认识到质量评估的重要性，不能应付升级评估。要真正以评促建，以评促改，更好的发挥质量评估的作用。第一，针对具体指标指导日常的档案管理工作，全面提升档案工作的质量；第二，明确档案质量评估目的，避免评估时的突击应对行为；第三，质量评估使档案工作人员分发挥各自的专长，有利于推动各项业务规范化的开展，加速档案业务建设的步伐。
2、将评估指标量化到日常工作中
按照档案工作质量评估的基标准，根据档案人员各自的专长，把各项评估指标量化到个人，实行岗位责任制，按期完成各自规定的质量评估指标任务。将具体指标量化到日常工作和个人，发挥每个档案人员的专长，从档案工作的日常管理入手，注重和完善细节，加强档案管理的标准化，使得档案工作全面、协调发展。
3、从自身条件出发备战评估，杜绝形式主义
每个档案机构应该从自身条件出发，在改善档案机构硬件条件的基础上，要结合自身机构情况，添置必要的档案设备；就档案整理，对已经整理过的档案，只要是按照某种规律整理，而且已经有检索工具，就大可不必重新整理。对于还没整理的档案，要制定统一的管理制度。每个档案部门应该根据利用者的利用需求，落实档案管理工作。
4、充分重视评估后的整改工作
在档案工作质量评估中，根据评估小组给出的建议，审视自身的管理工作，把握质量评估的机会，针对建议逐步完善自身的档案管理工作。因此，针对评估意见进行整改是质量评估的关键。只有这样才能达到质量评估的目的，才能真正促进档案工作以及档案事业的发展。
5、完善档案利用者满意度指标的细化
档案的价值在于提供档案资料的利用服务。做好档案资料的服务利用是案管理工作者应尽的职责所在。档案事业的发展在于做好档案利用工作，通过档案的利用，培养更多人的档案意识，使得档案工作全方位发展，推动档案工作各个环节的发展。因此，档案利用者满意度直接关系到满足利用者需求的程度，进一步影响到对档案工作的评价。因此，满意度是考核档案工作十分重要的一个指标，应该作为质量评估指标体系中的一部分。
6、借鉴ISO 15489文件管理国际标准
鉴于我国集中式的管理体制，档案工作质量评估有着特色。在尽可能善自身评估体系的同时，也应借鉴国际相关标准规定。基于我国档案管理标准现状和需求，吸纳国际档案管理原则ISO 15489，是我国档案的必然趋势。ISO 15489标准对于文件管理的内容包括：确定每项业务中应该形成的文件，要以何种技术捕获文件，应该形成哪些元数据，确定用户的检索、利用方式，确保文件管理遵循各种法律，文件保管安全等。
参考文献：
[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）.中华人民共和国国家标准.国家技术监督局，2002-1
[2]档案事业发展综合评估指标体系及评分细则.国家档案局，2007.
[3]冯惠玲.张缉哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.
[4]归档文件整理规则（DA/T 22—2000）.中华人民共和国档案行业标准.国家档案局，2000-12-26.
[5]梁建梅，关于完善机关档案工作质量评估标准的思考[J].科技情报开发与经济，2007（17）.
[6]李丽燕.我国综合性档案馆效益评估指标体系的构建及实证研究[D].硕士学位论文，浙江大学，2010.
（作者单位：湖北省孝感市疾病预防控制中心）