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摘 要：档案管理是学校管理的基础性工作，本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨，提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施。
关键词：中职学校；档案管理；解决方案
档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因
领导重视不够，思想认识不到位。档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失，或者找不到。
档案管理人员缺乏，素质较低。档案管理的专业人员缺乏，业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的。因此，既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质。档案管理人员业务水平不高，缺乏系统培训，尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握，这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。
档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。
目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。
档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。目前，档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。
二、加强中等职业学校档案管理工作的对策
提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
加强人员配备，搞好档案设施建设。为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。
加强档案化建设，提高现代化管理水平。档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。
加强档案整理和研究。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
三、加速学生档案的网络化管理
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，中职生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
总之，中职学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。
关键词：中职学校；档案管理；解决方案
档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因
领导重视不够，思想认识不到位。档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失，或者找不到。
档案管理人员缺乏，素质较低。档案管理的专业人员缺乏，业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的。因此，既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质。档案管理人员业务水平不高，缺乏系统培训，尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握，这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。
档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。
目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。
档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。目前，档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。
二、加强中等职业学校档案管理工作的对策
提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
加强人员配备，搞好档案设施建设。为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。
加强档案化建设，提高现代化管理水平。档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。
加强档案整理和研究。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
三、加速学生档案的网络化管理
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，中职生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
总之，中职学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。