物业公司制定内部控制的流程(二)

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  4.财产保护控制
  财产保护控制要求物业公司建立财产日常管理及定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全;严格限制未经授权的人员接触和处置财产。
  5.预算控制
  预算控制要求物业公司实施全面预算管理制度,明确各责任部室在预算管理中的职责权限,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,强化预算约束。
  6.运营分析控制
  运营分析控制要求物业公司建立运营情况分析机制,经理层综合运用投资、筹资、财务等方面的信息,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法定期分析运营情况,及时发现存在的问题,查明原因并加以改进。
  7.绩效考评控制
  绩效考评控制要求物业公司建立和实施绩效考评制度,科学设置考核指标体系,对内部各责任部室和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,并将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等事宜的依据。
  (四)信息与沟通
  信息与沟通是物業公司经营管理所需信息的识别、获得并以一定形式及时、准确、完整、有效传递以便员工履行职责的过程。信息不仅包括内部产生的信息,还包括与公司经营决策和对外报告相关的外部信息。畅通的沟通渠道和机制,使员工能及时取得他们在执行、管理和控制公司经营过程中所需的信息。
  (五)内部监督
  内部监督是物业公司实施内部控制的重要保证,包括监督检查内部控制建立和执行的整体情况、评价内部控制的有效性、发现内部控制缺陷并提出针对性改进措施等。它是对内部控制的健全性、合理性和有效性进行持续性监督与评估,形成书面报告,并做出相应处理的过程。
  物业公司人力资源部具有履行对内部控制的监督检查职能,有权定期、不定期对内部控制的所有环节进行检查,加强对公司内部控制整体有效性的日常评估,并跟踪整改和纠正措施的落实情况。为保证会计核算合法合规,物业公司应建立内部会计监督检查机制,定期及时地履行会计监督检查程序。
  内部控制工作机制
  内部控制工作机制包括内部控制组织体系与职责分工、内部控制工作流程、监督与考核三部分,目标是明确物业公司各层级人员内部控制责任,建立内部控制的长效运行机制。
  (一)内部控制组织体系的职责与分工
  1.内部控制的组织架构
  内部控制组织架构建立在物业公司现有的内部组织架构基础之上,由决策、执行、监督三个层面构成。
  2.工作职责
  物业公司内部控制组织体系包括:党政联席会、内部控制分管领导、人力资源部、各部室、小区、内控评价工作小组。
  (1)党政联席会
  党政联席会负责内部控制工作的日常管理决策,主要职责包括:审议公司《内部控制手册》及其更新变动;审议公司《年度内控自我评价报告》等报告;审批公司内部控制组织体系构成及其职责权限;审批公司对职能部门的考核方案;指导落实公司其他内部控制相关事项。
  (2)内部控制分管领导
  分管领导是物业公司内部控制工作的直接负责人,主要职责包括:在党政联席会之前先期审核公司《内部控制手册》、《年度内控自我评价报告》、公司对职能部门的考核方案等文件;办理有关内部控制的其他事项。
  (3)人力资源部
  人力资源部是物业公司内部控制建设的牵头组织部门,主要职责包括:根据公司安排,牵头组织、协调推进公司层面的内部控制体系建设;组织协调各部门完成内部控制手册的编制与更新工作;牵头组织内部控制年度评价工作;协助各专业职能部门完成监管机构、上级单位和中介机构关于内部控制工作的检查、审计工作;参与协调公司跨部门重大的内部控制缺陷整改方案的落实;完成公司交办的有关内部控制的其他事项。
  (4)各部室、小区
  各部室、小区是物业公司内部控制工作的责任主体。其中,各部室、小区负责人为本单位内部控制第一责任人,职责包括:负责本单位内部控制组织体系、工作机制、内控制度及内控手册等的建设工作;执行公司内部控制基本流程,并根据要求上报相关工作报告;负责本单位责任范围内的初始信息收集、风险评估、风险管理策略和解决方案制定、风险监督改进、内控优化等工作;负责其他与内部控制有关的日常管理工作。
  (5)评价工作小组
  在分管领导领导下,由人力资源部牵头,组织各部门负责人和业务骨干组成内控评价工作小组。评价小组是物业公司内部控制的评价机构,负责对内部控制的设计和运行的有效性履行评价职能,并提出相应的报告和整改建议。
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