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摘要：从高校信息管理中存在的“信息孤岛”问题出发，根据XML自身的特点，提出了采用XML技术为载体实现数据共享和交换。并以Microsoft Office为例，采用XML技术实现Office各组件中的数据交换和共享。
关键词：XML 数据交换 数据共享 Microsoft Office
随着信息化建设的发展，信息化在高校信息管理中的应用不断深入与扩大，“信息孤岛”越发成为了阻碍高校信息化应用的重要问题。在高校信息管理中，由于不同部门、不同人员可能使用不同的软件进行信息处理，比如有些信息采用数据库进行数据存储管理，有些信息则以word文档或者Excel电子表格进行处理，这就使得数据信息不能被直接共享和交换，出现相同的信息需要重复输入多次、信息存储出现大量冗余等问题。如何消除“信息孤岛”，实现数据的共享已经成为了当前急需解决的问题。本文采用XML技术为载体实现数据共享和交换。
1 XML的特点
XML（eXtensible Markup Language，可扩展标记语言）是W3C推出的新一代网络数据表示、传递和交换的标准，是Internet环境中跨平台的、依赖于内容的技术。
XML的特点主要有：
1.1 良好的可读性。在HTML中数据是没有含义的，我们无法知道某个数据具体代表什么，但是在XML文档中人们可以使用特定的标记为数据定义相关的语义。
1.2 数据内容与格式是分离的。在XML文档中，重在数据本身，至于数据是如何显示的则不考虑。
1.3 利于信息的长期保存。信息化技术的广泛应用使得目前社会中的绝大部分资料都是以电子文档形式保存的，不同格式的文档需要对应的软件才能处理，可能过了多年以后这些软件已经被淘汰了，即使存放信息的电子文档仍然存在其中的信息也无法使用，而XML文档是基于文本的，所以非常容易被打开，适合用来进行信息的长期保存。
1.4 XML是跨平台的。由于XML文档是基于文本的，这就意味着无论硬件和操作系统是什么，为使用XML而生成的任何程序都可以读取和处理XML数据。
2 XML的相关技术
与XML相关的技术有很多，根据本文的需要，这里主要介绍两种：XML Schema和XSL。
2.1 XML Schema
XML Schema，也称为XML架构或者XML模式。XML Schema用来规定XML文档的数据模式及组织结构。XML Schema定义和描述了对应的XML文档的结构、内容和语义，具体到XML文档中可以包含哪些元素，这些元素有可以具有哪些子元素，子元素出现的次数、顺序和数据类型等。XML Schema与XML文档的关系就类似与数据库技术中数据表结构和数据表的关系。下面是一个简单的XML Schema和对应的XML实例。
图1左边是一个XML Schema文档的片段，右边是一个对应的XML实例文档的片段。从图中我们可以很容易知道这是一个用来存储学生信息的XML文档，在XML Schema文档中规定了XML文档的结构。例如每个学生的相关信息由一个“学生”元素来存储，每个“学生”元素由“学号”、“姓名”、“性别”、“民族”、“出生年月”、“身份证”等元素来构成。
2.2 XSL
XSL（eXtensible Stylesheet Language，可扩展样式语言），由W3C提出并规范，目前用来设计XML文档显示样式的主要技术之一。XSL由数据转化语言XSLT、数据格式化语言XSL-FO和节点路径语言XPath组成。在实际工作中，利用XSLT的数据转化功能，可以把需要共享的数据保存为XML文档，然后根据各种不同的需求把这些数据转化为不同格式的文档，并输出到不同的显示媒体中。
3 XML技术在信息管理中的应用
由于XML自身的特点使得其非常适合作为各种数据存储与共享的通用平台，随着XML技术的发展，越来越多的厂商和软件都支持XML格式的数据，下面就以Microsoft Office为例，采用XML技术实现Office各组件中的数据交换和共享。
在高校信息管理中，有关学生的信息可能会被不同部门、不同人采用不同的软件进行处理，比如可能教务处在处理学生信息时需要采用ACCESS数据库，而学工处在处理学生信息时可能要求使用EXCEL或WORD软件，那么当教务处将学生信息传给学工处时，学工处要想使用这些数据，不能直接使用这些数据而需要通过复制剪切数据并粘贴到EXCEL或WORD中，为了实现数据的重用和交换，此时可以考虑采用XML技术来存储学生信息，而ACCESS,EXCEL和WORD都能直接利用这些数据。
假设如前文图1所示将学生的相关信息存储在名为“学生信息.xml”的XML文档中，对应XML schema文档名为“学生信息.xsd”。
3.1 由XML生成ACCESS数据库
具体步骤如下：
打开Microsoft Office Access 2003，新建一名为“学生信息.mdb”的空数据库；单击“文件”菜单中的“获取外部数据”，选择其子菜单中的“导入”选项，在弹出的“导入对话框中”选择要导入的数据“学生信息.xml”,点击“导入”按钮，在弹出的“导入xml”对话框中点击“确定”，此时在新建的“学生信息.mdb”数据库中自动生成一个名为“学生”的数据表，数据表的结构和内容如图2所示。
相反的，也可以利用ACCESS数据库软件的“导出”选项将数据库中的数据生成XML文件和对应的XML Schema 文件。
3.2 由XML生成EXCEL文件
打开Microsoft Office Excel 2003，新建一名为“学生信息.xls”的空白工作簿，单击“数据”菜单中的“XML”，选择其子菜单中的“XML源”选项，在“XML源”任务窗格中单击“XML映射”按钮，在弹出的对话框中单击“添加按钮”，在“选择XML源”对话框中找到“学生信息.xsd”文件并打开，此时在任务窗口中将显示架构的树视图，如图3所示，将需要的元素从任务窗格拖动到工作表中指定的单元格上，如图4所示。
在创建数据映射后，就可以将XML数据导入映射中了。单击“数据”菜单中的“XML”，选择其子菜单中的“导入”选项，在“导入XML”对话框中，找到“学生信息.xml”文件，然后单击“导入”按钮，导入XML数据后的结果如图5所示。
3.3 由XML生成WORD文档
在WORD中使用XML数据之前，先编写XSL样式表文件，样式表文件中采用字处理标记语言（简称WordML）来定义数据在WORD文档中的显示样式。“学生信息.xsl”样式表文件部分代码如图6所示。
该样式表转化文件由模板规则组成，这些规则说明特定元素或结构应该如何进行处理。例如该样式表转化文件规定了XML文档中有关“学号”、“姓名”的内容用黑体、四号字显示；而“性别”、“年龄”、“出生年月”、“身份证”内容采用宋体、小四号字显示。
采用Microsoft Office word 2003打开“学生信息.xml”文档，此时仅显示XML文档中的数据，如图7所示。
应用XSL文件到XML文档上。单击窗口右侧“XML文档”任务窗格中的“浏览…”选项，在弹出的“XSL转化”对话框中找到“学生信息.xsl”文件并打开，此时WORD软件将按照XSL文件中规定的样式来显示XML文档中的数据，如图8所示。
4 结论
由于XML技术不依赖于任何一种程序设计语言、操作系统和软件开发商，因此XML技术正在迅速成为各种系统平台和应用程序交换、共享数据的桥梁。除了解决高校信息管理中的数据共享和交换的问题外，XML技术可以也应该被应用于更广泛的领域！
参考文献：
[1]高怡新.XML基础教程[M].北京:人民邮电出版社，2006.
[2]王强.浅析ACCESS 2003的XML功能[J]佳木斯教育学院学报，2010，(3).
[3]Frank C.Rice、Paul Cornell利用Word 2003和Excel 2003创建端对端XML解决方案[Z]http://msdn.microsoft.com/library/aa201294(office.11).aspx 2004/10/26.
注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文
关键词：XML 数据交换 数据共享 Microsoft Office
随着信息化建设的发展，信息化在高校信息管理中的应用不断深入与扩大，“信息孤岛”越发成为了阻碍高校信息化应用的重要问题。在高校信息管理中，由于不同部门、不同人员可能使用不同的软件进行信息处理，比如有些信息采用数据库进行数据存储管理，有些信息则以word文档或者Excel电子表格进行处理，这就使得数据信息不能被直接共享和交换，出现相同的信息需要重复输入多次、信息存储出现大量冗余等问题。如何消除“信息孤岛”，实现数据的共享已经成为了当前急需解决的问题。本文采用XML技术为载体实现数据共享和交换。
1 XML的特点
XML（eXtensible Markup Language，可扩展标记语言）是W3C推出的新一代网络数据表示、传递和交换的标准，是Internet环境中跨平台的、依赖于内容的技术。
XML的特点主要有：
1.1 良好的可读性。在HTML中数据是没有含义的，我们无法知道某个数据具体代表什么，但是在XML文档中人们可以使用特定的标记为数据定义相关的语义。
1.2 数据内容与格式是分离的。在XML文档中，重在数据本身，至于数据是如何显示的则不考虑。
1.3 利于信息的长期保存。信息化技术的广泛应用使得目前社会中的绝大部分资料都是以电子文档形式保存的，不同格式的文档需要对应的软件才能处理，可能过了多年以后这些软件已经被淘汰了，即使存放信息的电子文档仍然存在其中的信息也无法使用，而XML文档是基于文本的，所以非常容易被打开，适合用来进行信息的长期保存。
1.4 XML是跨平台的。由于XML文档是基于文本的，这就意味着无论硬件和操作系统是什么，为使用XML而生成的任何程序都可以读取和处理XML数据。
2 XML的相关技术
与XML相关的技术有很多，根据本文的需要，这里主要介绍两种：XML Schema和XSL。
2.1 XML Schema
XML Schema，也称为XML架构或者XML模式。XML Schema用来规定XML文档的数据模式及组织结构。XML Schema定义和描述了对应的XML文档的结构、内容和语义，具体到XML文档中可以包含哪些元素，这些元素有可以具有哪些子元素，子元素出现的次数、顺序和数据类型等。XML Schema与XML文档的关系就类似与数据库技术中数据表结构和数据表的关系。下面是一个简单的XML Schema和对应的XML实例。
图1左边是一个XML Schema文档的片段，右边是一个对应的XML实例文档的片段。从图中我们可以很容易知道这是一个用来存储学生信息的XML文档，在XML Schema文档中规定了XML文档的结构。例如每个学生的相关信息由一个“学生”元素来存储，每个“学生”元素由“学号”、“姓名”、“性别”、“民族”、“出生年月”、“身份证”等元素来构成。
2.2 XSL
XSL（eXtensible Stylesheet Language，可扩展样式语言），由W3C提出并规范，目前用来设计XML文档显示样式的主要技术之一。XSL由数据转化语言XSLT、数据格式化语言XSL-FO和节点路径语言XPath组成。在实际工作中，利用XSLT的数据转化功能，可以把需要共享的数据保存为XML文档，然后根据各种不同的需求把这些数据转化为不同格式的文档，并输出到不同的显示媒体中。
3 XML技术在信息管理中的应用
由于XML自身的特点使得其非常适合作为各种数据存储与共享的通用平台，随着XML技术的发展，越来越多的厂商和软件都支持XML格式的数据，下面就以Microsoft Office为例，采用XML技术实现Office各组件中的数据交换和共享。
在高校信息管理中，有关学生的信息可能会被不同部门、不同人采用不同的软件进行处理，比如可能教务处在处理学生信息时需要采用ACCESS数据库，而学工处在处理学生信息时可能要求使用EXCEL或WORD软件，那么当教务处将学生信息传给学工处时，学工处要想使用这些数据，不能直接使用这些数据而需要通过复制剪切数据并粘贴到EXCEL或WORD中，为了实现数据的重用和交换，此时可以考虑采用XML技术来存储学生信息，而ACCESS,EXCEL和WORD都能直接利用这些数据。
假设如前文图1所示将学生的相关信息存储在名为“学生信息.xml”的XML文档中，对应XML schema文档名为“学生信息.xsd”。
3.1 由XML生成ACCESS数据库
具体步骤如下：
打开Microsoft Office Access 2003，新建一名为“学生信息.mdb”的空数据库；单击“文件”菜单中的“获取外部数据”，选择其子菜单中的“导入”选项，在弹出的“导入对话框中”选择要导入的数据“学生信息.xml”,点击“导入”按钮，在弹出的“导入xml”对话框中点击“确定”，此时在新建的“学生信息.mdb”数据库中自动生成一个名为“学生”的数据表，数据表的结构和内容如图2所示。
相反的，也可以利用ACCESS数据库软件的“导出”选项将数据库中的数据生成XML文件和对应的XML Schema 文件。
3.2 由XML生成EXCEL文件
打开Microsoft Office Excel 2003，新建一名为“学生信息.xls”的空白工作簿，单击“数据”菜单中的“XML”，选择其子菜单中的“XML源”选项，在“XML源”任务窗格中单击“XML映射”按钮，在弹出的对话框中单击“添加按钮”，在“选择XML源”对话框中找到“学生信息.xsd”文件并打开，此时在任务窗口中将显示架构的树视图，如图3所示，将需要的元素从任务窗格拖动到工作表中指定的单元格上，如图4所示。
在创建数据映射后，就可以将XML数据导入映射中了。单击“数据”菜单中的“XML”，选择其子菜单中的“导入”选项，在“导入XML”对话框中，找到“学生信息.xml”文件，然后单击“导入”按钮，导入XML数据后的结果如图5所示。
3.3 由XML生成WORD文档
在WORD中使用XML数据之前，先编写XSL样式表文件，样式表文件中采用字处理标记语言（简称WordML）来定义数据在WORD文档中的显示样式。“学生信息.xsl”样式表文件部分代码如图6所示。
该样式表转化文件由模板规则组成，这些规则说明特定元素或结构应该如何进行处理。例如该样式表转化文件规定了XML文档中有关“学号”、“姓名”的内容用黑体、四号字显示；而“性别”、“年龄”、“出生年月”、“身份证”内容采用宋体、小四号字显示。
采用Microsoft Office word 2003打开“学生信息.xml”文档，此时仅显示XML文档中的数据，如图7所示。
应用XSL文件到XML文档上。单击窗口右侧“XML文档”任务窗格中的“浏览…”选项，在弹出的“XSL转化”对话框中找到“学生信息.xsl”文件并打开，此时WORD软件将按照XSL文件中规定的样式来显示XML文档中的数据，如图8所示。
4 结论
由于XML技术不依赖于任何一种程序设计语言、操作系统和软件开发商，因此XML技术正在迅速成为各种系统平台和应用程序交换、共享数据的桥梁。除了解决高校信息管理中的数据共享和交换的问题外，XML技术可以也应该被应用于更广泛的领域！
参考文献：
[1]高怡新.XML基础教程[M].北京:人民邮电出版社，2006.
[2]王强.浅析ACCESS 2003的XML功能[J]佳木斯教育学院学报，2010，(3).
[3]Frank C.Rice、Paul Cornell利用Word 2003和Excel 2003创建端对端XML解决方案[Z]http://msdn.microsoft.com/library/aa201294(office.11).aspx 2004/10/26.
注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文