Word的查找功能非常强大,除了查找纯文本,还能结合格式进行查找。
　　阿贵前一阵子在处理公文时遇到这样一个问题:在会议记录中,所有发言人的名字都要加上方括号,如原标题中的“张经理”变成“【张经理】”,同时在正文的发言内容里,同样的人名不能加上方括号,需要保存原样不变。这样一来,显然就无法直接对相关的文字内容进行“全部替换”了,阿贵选择的是,通过查找对话框反复点击“查找下一处”按钮来定位替换的内容。
　　其实,并不需要这样麻烦,直接利用Word中的格式查找功能就可以轻松解决。
　　以Word 2007为例,要替换的只是标题中出现的人名,在阿贵的这份会议记录中,标题和正文的字体格式分别为“四号黑体”和“五号宋体”,因此先在“开始”选项卡下,点击“替换”按钮,在弹出的“查看和替换”对话框中,在“替换内容”里输入要查找的人名,如“张经理”,接着单击下方的“更多”按钮,在展开的选项中,单击“格式”按钮,在弹出的菜单上,找到并单击“字体”菜单项打开“查找字体”对话框,依照被查找文字所使用的字体(四号黑体),设置好相应的属性,“确定”后返回“查找和替换”对话框,输入替换的文字“【张经理】”,单击“全部替换”就可以完成特定格式的文本替换(如图1)。
　　
　　小提示
　　文字格式和查找内容是“与”关系,也就是说,只有同时符合内容和格式的文本才会被查找出来。另外,查找内容的格式及选项设定后,会在查找对话框中显示出来。