论文部分内容阅读
摘 要：高职高专院校档案信息化建设是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势。本文分析了高职高专院校档案信息化建设的现状，提出了高职高专院校档案信息化建设的途径。
关键字：高职高专院校；档案；信息化建设
中图分类号：TP311.135.1文献标识码：A
On the Information Construction of File in Higher Vocational Colleges
LEI Ming
(Humanistic Department; Zhengzhou College of Animal Husbandry Engineering，Henan Zhengzhou 450011）
Key words： higher vocational colleges；file；information construction
随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，以计算机网络和存储技术为核心的现代信息技术已大大影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程，信息化给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。2000年国家档案局明确了“加快档案信息化建设”的目标，档案信息化建设成为未来相当长一段时间内我们档案事业发展的重点，高校档案信息化建设成为我们关注的问题。高等学校档案是衡量学校教育质量、学术水平和管理水平的个重要标志。
现代职业技术教育是建立在信息技术平台上的教育。对于以培养技术应用性人才为主要任务的高职高专院校，现代化、信息化是实现学校跨越式发展的必由之路，也是今后高职高专院校实现档案科学化的基础工作。可是高职高专院校一直到目前尚未形成较完善的档案管理信息化的体系。因此，本文主要探索和研究高职高专院校档案管理信息化建设的现状和主要途径。
1 当前高职高专院校档案信息化建设的现状
高职高专院校档案室是伴随着高等职业技术教育的发展需要而发展起来的，它不仅受高等职业技术教育的影响，也受到其自身条件的制约，它的服务对象与目的、信息资源建设、发展方向都应该与高职高专教育的需要相适应，与普通高校相比较而言，它具有与其相似的规律性，但更要有自己的室藏特色。但大多数高职高专院校档案室规模小、起步晚、投入少、技术设备落后，总体的信息资源建设状况尚存在较多问题。
（1）认识不到位
从目前情况来看，多数高职高专院校档案部门对于档案信息化建设的重要性、紧迫性，对于如何有效争取和利用有限的资源开展档案信息化建设，以及对档案信息化建设任务的复杂性、艰巨性，普遍认识不足。很多高职高专院校还没有将档案信息化建设摆上议事日程，没有对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究，未能将档案信息化与学校的办公自动化同步建设。
（2）档案管理队伍专业化程度有待提高
高职高专院校中普遍存在专职档案人员少的问题，档案日常管理工作繁重，涉及面广，一个人要身兼数职，工作无法细分，再者高职高专院校档案工作人员大多毕业于非档案管理专业，多数属半路出家搞档案的，档案管理基础理论和基本知识贫乏，而高职高专院校对于档案管理人员继续教育的措施又很缺乏。档案管理工作人员专业水平的高低，在很大程度上制约了档案信息化建设的进程。
（3）档案管理的方式和技术手段落后
许多高职高专院校已对本室档案实行计算机管理，初步实现了档案目录级的自动化管理，为档案信息化建设打下了良好的基础。但是，由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟和一些高职院校档案室技术力量比较薄弱等原因，档案信息仍为单机管理，不能联网，档案信息化建设相对滞后，提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主，计算机操作为辅，这种档案目录网络管理与档案信息网络化管理、共享信息资源的要求还有较大的差距。
（4）提供利用的档案信息量有限
由于多数高职高专院校建校时间不长，档案意识相对薄弱，档案资料收集不完整、不齐全，信息范围较窄，导致室藏资料不丰富，不能为档案信息化建设提供大量翔实、系统的数据资料，给档案信息化建设带来一定困难。同时，多数高职高专院校档案数据库信息量少，档案信息与校园网实行物理上的隔离，可利用信息有限。各高职高专院校档案室所开发的成果，反映党政管理和教学管理的内容较多，反映教学实验、科学研究、基本建设等技术项目的内容较少，出现了重管理轻科技的倾向。
（5）经费投入不足
目前国家及政府对综合性大学、重点本科院校投入较多，但对一般高校特别是高职高专院校投入很少，而且由于扩招，专科层次院校的生源逐年减少，年年都有部分高职高专院校出现完不成招生计划的情况。生源的匾乏，迫使高职高专院校的领导重点考虑本院校的生存和发展问题，加大了对校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍等建设的投入，而对档案建设的投入极少。经费投入不足，是许多高校档案信息化建设最突出的问题。
2 高职高专院校档案信息化建设的途径
加快高职高专院校档案档案信息化建设的进程，是一个复杂而艰巨的系统工程。要做好这项工作不仅需要各级领导、各个部门在资金、人力等方面的大力支持与配合，而且更需要高职高专院校档案部门、档案工作人员的不懈努力和不断创新。
（1）更新观念，实现管理方式的现代化
作为高职高专院校的档案管理者应站在学校改革与发展的高度，从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的挑战和机遇，要不断解放思想，更新观念，积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点，在较高层面上来筹划本校档案信息化建设方略。传统纸质档案的管理方式是建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形式，跟上现代化的步伐，所以档案工作者必须更新长期以来形成的管理理念和方式。过去人们注重的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计，而档案信息才是检索、传输的主要对象，只有脱离实体才便于作深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输。这是整个档案管理业务链条上最基础的一环，这一环节上认识的更新，方式的改革，对从整体上实现档案管理现代化至关重要。
（2）开发具有综合性管理档案的信息系统
为了适应档案现代化、信息化管理的需要，提高档案管理工作的水平、效率和质量，高职高专院校可以使用“档案管理”系统，例如可以使用VISUAL FOXPRO6.0数据库管理系统支持的档案管理软件等。“档案管理”系统可以实现党群、行政、教学、科研、生产、设备、基建、财会等多个方面的档案管理。
“档案管理”系统的“主菜单”包含多个功能项目，最基本的有六个：档案接收、档案浏览、档案检索、档案统计、档案利用、对外服务，单击其中的任何一项，即显示它的二级菜单，由用户选择需要的功能少“主菜单”的最后一个项目是“退出”，单击它时，则退出本系统，返回数据库管理系统。
（3）建设高职院校档案信息特色的各类数据库
为了进一步提高档案管理的效率，扩大档案信息的特色服务，还应建设具有高职院校档案信息特色的各类数据库。
第一，高职高专院校的专业设置有别于普通高校的特点，既有高职高专特色又有行业特色，专业性很强，应加快建立本校重点学科、龙头专业的特色数据库档案。
第二，高职教育以就业为导向的特点，使其培养模式越来越趋向于“订单式”。“订单式”培养直接面对岗位需求，更加符合用人单位的特殊需要。依据这一特点，要建立以社会各用人单位为服务对象的学籍档案数据库，它一方面可以充分了解每个学生的基本信息（包括姓名、性别、年龄、原籍、出生地、生源等)，另一方面可用于鉴别毕业证的真伪。
第三，建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库，为毕业生求职、留学提供快捷方便的服务。同时高职高专院校培养的学生是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容要特别注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等，只有这样才能使高职高专院校档案室具有高职高专特色。
第四，建立师资档案管理数据库，能准确、全面地提供每位教师的基本信息（包括姓名、性别、职称、职务、学历、学位、学科、专业等)，各种数据的统计，如：性别的统计，年龄段的统计，职称统计，学历、学位情况的统计，学科类别的统计等。
第五，建立完整、准确的高职院校毕业生信息反馈档案。通过反馈档案，使我们能够了解到我们的教育产品是否适应社会的需要，帮助我们及时调整和完善专业结构、更新知识体系、改革教学方法和课程设置；有利于高校建立良好的社会公共关系，及时了解掌握毕业生的最新工作动态；利用毕业生信息反馈档案，加强在校生的思想政治工作。毕业生信息反馈档案中，记载了各行各业的优秀毕业生艰苦创业、爱岗敬业、报效祖国的先进事例，可以作为对在校生进行德育教育的生动素材。毕业生信息反馈档案为学校提供一定的学生就业信息，为在校学生今后顺利就业提供参考、
毕业生信息反馈档案的主要内容包括毕业生个人基本情况：姓名、性别、年龄、所学专业、工作单位、职务、职称、联系方式等；毕业生的主要工作业绩、获奖情况、科研成果、出版物；毕业生对母校建设和发展的建议；有关用人、就业信息；对学校投资或与学校合作的意向等等。
（4）利用校园网，实现高职高专院校档案管理网络化
高职高专院校档案软件管理系统，要接入学校的校园网，才有生命力。随着各高校办公自动化的不断深入，档案室单独的档案管理软件已不能适应办公自动化的要求，必须要接入学校的校园网，建立高校文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现高校内信息的共享和传输的数字化，实现其电子文件的归档、查询等，以及实现和国家主管机关、各院校之间的的信息交流，这已成为高校实现现代化管理的必然趋势。高校档案管理系统只是数字化校园的一个子系统，它是利用计算机平台，把这个子系统连接到学校校园网上，真正实现文档管理的一体化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，真正实现资源共享。
（5）加大信息系统的综合开发和利用
高职高专院校档案部门应该利用多种途径和形式主动提供档案利用和服务，包括接待查阅、档案外借、制发档案复印本、制发档案证明、开展咨询服务、档案室藏介绍、举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭无条理的资料库向使用方便快捷的现代化、信息化发展。从而可以赢得领导部门和有关方面对档案信息化建设的支持。
除了以上的途径，必要的途径还有制订档案工作业务标准、加快档案队伍建设等。
总之，档案信息化、现代化是高职高专院校一项经常性、基础性工作，目前应尽快建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源数据库。只有加快档案数据库建设，使计算机检索实用化，才能把室藏档案信息进一步深入开发出来，以保证高职高专档案现代化、信息化建设的持续发展。
参考文献：
[1]黄夏基.中国档案信息化建设的社会基础[J].北京：档案学通讯，2004（2）.
[2]郑小玲，王学军.基于网络的计算机题库系统的设计与实现[J].北京：教育信息化，2004（3）.
关键字：高职高专院校；档案；信息化建设
中图分类号：TP311.135.1文献标识码：A
On the Information Construction of File in Higher Vocational Colleges
LEI Ming
(Humanistic Department; Zhengzhou College of Animal Husbandry Engineering，Henan Zhengzhou 450011）
Key words： higher vocational colleges；file；information construction
随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，以计算机网络和存储技术为核心的现代信息技术已大大影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程，信息化给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。2000年国家档案局明确了“加快档案信息化建设”的目标，档案信息化建设成为未来相当长一段时间内我们档案事业发展的重点，高校档案信息化建设成为我们关注的问题。高等学校档案是衡量学校教育质量、学术水平和管理水平的个重要标志。
现代职业技术教育是建立在信息技术平台上的教育。对于以培养技术应用性人才为主要任务的高职高专院校，现代化、信息化是实现学校跨越式发展的必由之路，也是今后高职高专院校实现档案科学化的基础工作。可是高职高专院校一直到目前尚未形成较完善的档案管理信息化的体系。因此，本文主要探索和研究高职高专院校档案管理信息化建设的现状和主要途径。
1 当前高职高专院校档案信息化建设的现状
高职高专院校档案室是伴随着高等职业技术教育的发展需要而发展起来的，它不仅受高等职业技术教育的影响，也受到其自身条件的制约，它的服务对象与目的、信息资源建设、发展方向都应该与高职高专教育的需要相适应，与普通高校相比较而言，它具有与其相似的规律性，但更要有自己的室藏特色。但大多数高职高专院校档案室规模小、起步晚、投入少、技术设备落后，总体的信息资源建设状况尚存在较多问题。
（1）认识不到位
从目前情况来看，多数高职高专院校档案部门对于档案信息化建设的重要性、紧迫性，对于如何有效争取和利用有限的资源开展档案信息化建设，以及对档案信息化建设任务的复杂性、艰巨性，普遍认识不足。很多高职高专院校还没有将档案信息化建设摆上议事日程，没有对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究，未能将档案信息化与学校的办公自动化同步建设。
（2）档案管理队伍专业化程度有待提高
高职高专院校中普遍存在专职档案人员少的问题，档案日常管理工作繁重，涉及面广，一个人要身兼数职，工作无法细分，再者高职高专院校档案工作人员大多毕业于非档案管理专业，多数属半路出家搞档案的，档案管理基础理论和基本知识贫乏，而高职高专院校对于档案管理人员继续教育的措施又很缺乏。档案管理工作人员专业水平的高低，在很大程度上制约了档案信息化建设的进程。
（3）档案管理的方式和技术手段落后
许多高职高专院校已对本室档案实行计算机管理，初步实现了档案目录级的自动化管理，为档案信息化建设打下了良好的基础。但是，由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟和一些高职院校档案室技术力量比较薄弱等原因，档案信息仍为单机管理，不能联网，档案信息化建设相对滞后，提供档案利用的方式大部分还以手工操作为主，计算机操作为辅，这种档案目录网络管理与档案信息网络化管理、共享信息资源的要求还有较大的差距。
（4）提供利用的档案信息量有限
由于多数高职高专院校建校时间不长，档案意识相对薄弱，档案资料收集不完整、不齐全，信息范围较窄，导致室藏资料不丰富，不能为档案信息化建设提供大量翔实、系统的数据资料，给档案信息化建设带来一定困难。同时，多数高职高专院校档案数据库信息量少，档案信息与校园网实行物理上的隔离，可利用信息有限。各高职高专院校档案室所开发的成果，反映党政管理和教学管理的内容较多，反映教学实验、科学研究、基本建设等技术项目的内容较少，出现了重管理轻科技的倾向。
（5）经费投入不足
目前国家及政府对综合性大学、重点本科院校投入较多，但对一般高校特别是高职高专院校投入很少，而且由于扩招，专科层次院校的生源逐年减少，年年都有部分高职高专院校出现完不成招生计划的情况。生源的匾乏，迫使高职高专院校的领导重点考虑本院校的生存和发展问题，加大了对校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍等建设的投入，而对档案建设的投入极少。经费投入不足，是许多高校档案信息化建设最突出的问题。
2 高职高专院校档案信息化建设的途径
加快高职高专院校档案档案信息化建设的进程，是一个复杂而艰巨的系统工程。要做好这项工作不仅需要各级领导、各个部门在资金、人力等方面的大力支持与配合，而且更需要高职高专院校档案部门、档案工作人员的不懈努力和不断创新。
（1）更新观念，实现管理方式的现代化
作为高职高专院校的档案管理者应站在学校改革与发展的高度，从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的挑战和机遇，要不断解放思想，更新观念，积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点，在较高层面上来筹划本校档案信息化建设方略。传统纸质档案的管理方式是建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形式，跟上现代化的步伐，所以档案工作者必须更新长期以来形成的管理理念和方式。过去人们注重的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计，而档案信息才是检索、传输的主要对象，只有脱离实体才便于作深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输。这是整个档案管理业务链条上最基础的一环，这一环节上认识的更新，方式的改革，对从整体上实现档案管理现代化至关重要。
（2）开发具有综合性管理档案的信息系统
为了适应档案现代化、信息化管理的需要，提高档案管理工作的水平、效率和质量，高职高专院校可以使用“档案管理”系统，例如可以使用VISUAL FOXPRO6.0数据库管理系统支持的档案管理软件等。“档案管理”系统可以实现党群、行政、教学、科研、生产、设备、基建、财会等多个方面的档案管理。
“档案管理”系统的“主菜单”包含多个功能项目，最基本的有六个：档案接收、档案浏览、档案检索、档案统计、档案利用、对外服务，单击其中的任何一项，即显示它的二级菜单，由用户选择需要的功能少“主菜单”的最后一个项目是“退出”，单击它时，则退出本系统，返回数据库管理系统。
（3）建设高职院校档案信息特色的各类数据库
为了进一步提高档案管理的效率，扩大档案信息的特色服务，还应建设具有高职院校档案信息特色的各类数据库。
第一，高职高专院校的专业设置有别于普通高校的特点，既有高职高专特色又有行业特色，专业性很强，应加快建立本校重点学科、龙头专业的特色数据库档案。
第二，高职教育以就业为导向的特点，使其培养模式越来越趋向于“订单式”。“订单式”培养直接面对岗位需求，更加符合用人单位的特殊需要。依据这一特点，要建立以社会各用人单位为服务对象的学籍档案数据库，它一方面可以充分了解每个学生的基本信息（包括姓名、性别、年龄、原籍、出生地、生源等)，另一方面可用于鉴别毕业证的真伪。
第三，建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库，为毕业生求职、留学提供快捷方便的服务。同时高职高专院校培养的学生是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容要特别注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等，只有这样才能使高职高专院校档案室具有高职高专特色。
第四，建立师资档案管理数据库，能准确、全面地提供每位教师的基本信息（包括姓名、性别、职称、职务、学历、学位、学科、专业等)，各种数据的统计，如：性别的统计，年龄段的统计，职称统计，学历、学位情况的统计，学科类别的统计等。
第五，建立完整、准确的高职院校毕业生信息反馈档案。通过反馈档案，使我们能够了解到我们的教育产品是否适应社会的需要，帮助我们及时调整和完善专业结构、更新知识体系、改革教学方法和课程设置；有利于高校建立良好的社会公共关系，及时了解掌握毕业生的最新工作动态；利用毕业生信息反馈档案，加强在校生的思想政治工作。毕业生信息反馈档案中，记载了各行各业的优秀毕业生艰苦创业、爱岗敬业、报效祖国的先进事例，可以作为对在校生进行德育教育的生动素材。毕业生信息反馈档案为学校提供一定的学生就业信息，为在校学生今后顺利就业提供参考、
毕业生信息反馈档案的主要内容包括毕业生个人基本情况：姓名、性别、年龄、所学专业、工作单位、职务、职称、联系方式等；毕业生的主要工作业绩、获奖情况、科研成果、出版物；毕业生对母校建设和发展的建议；有关用人、就业信息；对学校投资或与学校合作的意向等等。
（4）利用校园网，实现高职高专院校档案管理网络化
高职高专院校档案软件管理系统，要接入学校的校园网，才有生命力。随着各高校办公自动化的不断深入，档案室单独的档案管理软件已不能适应办公自动化的要求，必须要接入学校的校园网，建立高校文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现高校内信息的共享和传输的数字化，实现其电子文件的归档、查询等，以及实现和国家主管机关、各院校之间的的信息交流，这已成为高校实现现代化管理的必然趋势。高校档案管理系统只是数字化校园的一个子系统，它是利用计算机平台，把这个子系统连接到学校校园网上，真正实现文档管理的一体化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，真正实现资源共享。
（5）加大信息系统的综合开发和利用
高职高专院校档案部门应该利用多种途径和形式主动提供档案利用和服务，包括接待查阅、档案外借、制发档案复印本、制发档案证明、开展咨询服务、档案室藏介绍、举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭无条理的资料库向使用方便快捷的现代化、信息化发展。从而可以赢得领导部门和有关方面对档案信息化建设的支持。
除了以上的途径，必要的途径还有制订档案工作业务标准、加快档案队伍建设等。
总之，档案信息化、现代化是高职高专院校一项经常性、基础性工作，目前应尽快建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源数据库。只有加快档案数据库建设，使计算机检索实用化，才能把室藏档案信息进一步深入开发出来，以保证高职高专档案现代化、信息化建设的持续发展。
参考文献：
[1]黄夏基.中国档案信息化建设的社会基础[J].北京：档案学通讯，2004（2）.
[2]郑小玲，王学军.基于网络的计算机题库系统的设计与实现[J].北京：教育信息化，2004（3）.