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【摘要】本文从印信的特点作用、种类流程、存在问题和改善建议这四方面浅析高校应该如何做好印信管理工作。
【关键词】高校；印信；管理与使用
随着市场经济的发展，法律法规的健全，高等教育的扩招，高校管理涉及到教学和科研等方方面面，还参与社会政治、经济活动，盖有印章的文字材料则成为沟通上下、联系内外的重要工具，一旦管理使用不当就会给高校带来声誉损毁、经济损失或法律纠纷，因此高校应该严格加强对印章的管理和使用。
一、印信的特点和作用
印信是单位行使职权，对内对外进行公务活动的重要凭证，是高校办公室做好服务工作的基本载体。印信的特点及作用主要表现在四个方面：第一，标志作用。任何单位都具有独特的、唯一的专用名称，而印信就是这个名称的“物化”标志。第二，法律性。只有得到法律认可的、在公安机关备案的单位才具有刻制、使用印章的资格，也只有加盖了印章的文字材料才具有法律效力，受到法律保护，承担法律责任。第三，权威性。印信是高校身份与权威的体现，是高校对内对外行使权力的标志，加盖印章的材料代表着经过了单位的认可，才会被校内及社会所承认和执行。第四，证明和辨伪作用。对方单位或个人可以根据是否加盖印章来辨别文本材料的真伪，免去再次确认其真实性、可靠性的过程，降低调查成本。
二、高校印信的种类和使用流程
高校的印信种类较多，适用范围较广，主要包括：学校公章、学校钢印、校领导名章、法人签字章、学位委员会章、学术委员会章、合同专用章、事业单位法人证书、组织机构代码证、法人身份证复印件和学校介绍信。各高校的印信管理和使用规定略有不同，但基本上都本着“谁主管，谁负责，谁审批”和“归口管理”的原则，严格遵循逐级审批制度，即用印单位草拟材料，下载并填写《用印审批表》，写明用印单位、发往单位及用印内容，用印单位领导审批并签字，再由主管校领导审批并签字，最后由印信管理人员进行核对，方可用印。
三、高校印信管理存在的问题
随着高校各方面工作的改革与发展，印章管理与使用的范围越来越宽，实际工作中反映出一些亟待解决的问题。
首先，制度规定的不健全。目前高校印信管理缺乏统一的、适用的上级政策依据，加之不少高校还未建立一套完整的管理制度，凭经验、凭关系盖章的现象时有发生。这就造成了印信管理的混乱，容易使高校合法权益受到损害，出现法律纠纷无法追责。
第二，对印信的权威性及严肃性认识不足。部分高校教职工或校外人士认为印信只不过是办公流程中的一个简单环节，没必要严格办理审批手续，或抱怨审批手续过于繁琐，甚至有的服务对象一味强调用印情况多么特殊、多么紧急，在审批手续不全的情况下就急于用印，在用印被拒绝后还态度恶劣，扰乱办公秩序。
第三，印信管理使用不规范，管理者素质有待提高。部分高校并没有安排专人管理印信，或没有做好安全保管措施，谁都可以管、谁都可以用、谁都可以借出。还有一些印信管理者对用印内容审核不仔细，麻痹大意，随意简化手续或违规用印，盖“人情章”“关系章”，造成印信管理混乱，严重影响用印的严肃性、权威性。
四、对高校做好印信管理工作的建议
为了维护学校的利益，保障印信的权威性，杜绝违规用印的情况出现，高校应该积极采取举措，确保印信管理更加规范、安全、有效。
首先，完善印信管理工作的制度规范。高校应该根据上级部门的有关政策法规，结合本校实际情况，对印信的刻制、管理、使用、废止等环节作出明确规定，理顺各个职能部门、管理者的责任与义务，制定或完善印信管理工作的管理办法及实施细则。建章立制可以使得高校印信管理实现“有章可循，有法可依”。
第二，严格规范用印程序。高校应该严格实行用印的逐级审批手续，审批以纸质批用表及签字为凭。从领导干部到教职工，再到印信管理人员都要严格遵守程序，即使在大批量用印的情况下也要合理安排时间，对用印予以监督。在内容不符、手续不全、权责不明的情况下，杜绝违规用印，做到“办事照政策，用印按规定”。同时用印实行登记制度，设立印信使用登记本，每一次用印都要严格实行登记，以便于存档，有据可查。
第三，加强印信的安全保管与存放。按照保密性要求，高校应该将印信存放在保险柜等安全、固定的地方，实行专人专管、随用随锁，禁止外借或带出使用，谨防丢失或盗用。由于印信使用频率较高，印信上会留下污渍、灰尘及印油等，应及时做好清理，保证用印质量、字迹清晰。
第四，提高印信管理人员素质。印信管理人员是印信的直接接触者，如何提高自身素质是保证印信管理工作安全有效的重中之重：1.应该提高政治素质，紧跟学校发展新形势，适应新情况，及时了解各部门工作职责和工作流程，秉公办事，讲求原则，不徇私情。2.应该提高法律素质，对涉及重大事项的协议或合同要谨慎审阅，鉴别是否存在法律风险，适时可以征询法律顾问的意见。同时牢固树立保密意识，养成保密习惯。3.应该提高服务意识和奉献精神，本着对岗位和学校负责的态度，把握好角色定位，坚定树立“全心全意为师生服务”的思想。遇到不符合规定的情况，不要一味地拒绝或推诿，而应该耐心地跟对方进行解释，帮其找到解决办法，如遇棘手的问题应该向上级领导汇报、请示。再者由于印信使用量大，具有随时性，印信管理人员应该具有乐于奉献、默默无闻的精神，保证随叫随到，尽职尽责。
参考文献：
[1] 方婧.关于高校印章管理的思考[J].兰州教育学院学报，2014（1）：93.
[2] 李凤兰.做好高校印信管理工作的思考[J].西北工业大学学报（社会科学版），2004（12）：91～92.
【关键词】高校；印信；管理与使用
随着市场经济的发展，法律法规的健全，高等教育的扩招，高校管理涉及到教学和科研等方方面面，还参与社会政治、经济活动，盖有印章的文字材料则成为沟通上下、联系内外的重要工具，一旦管理使用不当就会给高校带来声誉损毁、经济损失或法律纠纷，因此高校应该严格加强对印章的管理和使用。
一、印信的特点和作用
印信是单位行使职权，对内对外进行公务活动的重要凭证，是高校办公室做好服务工作的基本载体。印信的特点及作用主要表现在四个方面：第一，标志作用。任何单位都具有独特的、唯一的专用名称，而印信就是这个名称的“物化”标志。第二，法律性。只有得到法律认可的、在公安机关备案的单位才具有刻制、使用印章的资格，也只有加盖了印章的文字材料才具有法律效力，受到法律保护，承担法律责任。第三，权威性。印信是高校身份与权威的体现，是高校对内对外行使权力的标志，加盖印章的材料代表着经过了单位的认可，才会被校内及社会所承认和执行。第四，证明和辨伪作用。对方单位或个人可以根据是否加盖印章来辨别文本材料的真伪，免去再次确认其真实性、可靠性的过程，降低调查成本。
二、高校印信的种类和使用流程
高校的印信种类较多，适用范围较广，主要包括：学校公章、学校钢印、校领导名章、法人签字章、学位委员会章、学术委员会章、合同专用章、事业单位法人证书、组织机构代码证、法人身份证复印件和学校介绍信。各高校的印信管理和使用规定略有不同，但基本上都本着“谁主管，谁负责，谁审批”和“归口管理”的原则，严格遵循逐级审批制度，即用印单位草拟材料，下载并填写《用印审批表》，写明用印单位、发往单位及用印内容，用印单位领导审批并签字，再由主管校领导审批并签字，最后由印信管理人员进行核对，方可用印。
三、高校印信管理存在的问题
随着高校各方面工作的改革与发展，印章管理与使用的范围越来越宽，实际工作中反映出一些亟待解决的问题。
首先，制度规定的不健全。目前高校印信管理缺乏统一的、适用的上级政策依据，加之不少高校还未建立一套完整的管理制度，凭经验、凭关系盖章的现象时有发生。这就造成了印信管理的混乱，容易使高校合法权益受到损害，出现法律纠纷无法追责。
第二，对印信的权威性及严肃性认识不足。部分高校教职工或校外人士认为印信只不过是办公流程中的一个简单环节，没必要严格办理审批手续，或抱怨审批手续过于繁琐，甚至有的服务对象一味强调用印情况多么特殊、多么紧急，在审批手续不全的情况下就急于用印，在用印被拒绝后还态度恶劣，扰乱办公秩序。
第三，印信管理使用不规范，管理者素质有待提高。部分高校并没有安排专人管理印信，或没有做好安全保管措施，谁都可以管、谁都可以用、谁都可以借出。还有一些印信管理者对用印内容审核不仔细，麻痹大意，随意简化手续或违规用印，盖“人情章”“关系章”，造成印信管理混乱，严重影响用印的严肃性、权威性。
四、对高校做好印信管理工作的建议
为了维护学校的利益，保障印信的权威性，杜绝违规用印的情况出现，高校应该积极采取举措，确保印信管理更加规范、安全、有效。
首先，完善印信管理工作的制度规范。高校应该根据上级部门的有关政策法规，结合本校实际情况，对印信的刻制、管理、使用、废止等环节作出明确规定，理顺各个职能部门、管理者的责任与义务，制定或完善印信管理工作的管理办法及实施细则。建章立制可以使得高校印信管理实现“有章可循，有法可依”。
第二，严格规范用印程序。高校应该严格实行用印的逐级审批手续，审批以纸质批用表及签字为凭。从领导干部到教职工，再到印信管理人员都要严格遵守程序，即使在大批量用印的情况下也要合理安排时间，对用印予以监督。在内容不符、手续不全、权责不明的情况下，杜绝违规用印，做到“办事照政策，用印按规定”。同时用印实行登记制度，设立印信使用登记本，每一次用印都要严格实行登记，以便于存档，有据可查。
第三，加强印信的安全保管与存放。按照保密性要求，高校应该将印信存放在保险柜等安全、固定的地方，实行专人专管、随用随锁，禁止外借或带出使用，谨防丢失或盗用。由于印信使用频率较高，印信上会留下污渍、灰尘及印油等，应及时做好清理，保证用印质量、字迹清晰。
第四，提高印信管理人员素质。印信管理人员是印信的直接接触者，如何提高自身素质是保证印信管理工作安全有效的重中之重：1.应该提高政治素质，紧跟学校发展新形势，适应新情况，及时了解各部门工作职责和工作流程，秉公办事，讲求原则，不徇私情。2.应该提高法律素质，对涉及重大事项的协议或合同要谨慎审阅，鉴别是否存在法律风险，适时可以征询法律顾问的意见。同时牢固树立保密意识，养成保密习惯。3.应该提高服务意识和奉献精神，本着对岗位和学校负责的态度，把握好角色定位，坚定树立“全心全意为师生服务”的思想。遇到不符合规定的情况，不要一味地拒绝或推诿，而应该耐心地跟对方进行解释，帮其找到解决办法，如遇棘手的问题应该向上级领导汇报、请示。再者由于印信使用量大，具有随时性，印信管理人员应该具有乐于奉献、默默无闻的精神，保证随叫随到，尽职尽责。
参考文献：
[1] 方婧.关于高校印章管理的思考[J].兰州教育学院学报，2014（1）：93.
[2] 李凤兰.做好高校印信管理工作的思考[J].西北工业大学学报（社会科学版），2004（12）：91～92.