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摘 要：本文结合首秦公司档案利用管理工作中出现的问题，提出改善措施及注意问题。
关键次：档案管理 档案利用
档案利用，是档案利用者通过档案利用检索系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案利用工作是档案工作中的核心工作，是档案宣传工作的一种手段，是体现档案价值的直接渠道，所以做好档案利用工作为企业生产经营、设备维护做好服务，是档案工作者崇高的使命和义不容辞的责任。
首秦公司是一家钢铁合资企业，从2003年5月工程建设，2006年10月实现铁钢坯材全流程生产贯通。在企业生产建设经营过程中，我们收集、整理了7万余卷科技、文书、财务、实物等档案。怎样开发利用库存档案为公司经营生产决策提供依据，发挥档案最大价值是我们现如今应该思考的头号问题。
一、存在问题
（一）档案利用模式单一，不能多渠道、便捷、主动提供服务。
目前首秦公司档案利用的方式主要：一是利用者来到档案室查阅、借阅、复印纸质档案；二是以电话的形式查询相关信息；三是利用档案数字化网上查询。从以上的利用方式上看，我认为基本上是档案人员被动的提供服务，主动服务意识不够，不能变换思维，只是墨守成规保存、利用档案。我们编制的近百卷档案三级目录也很少有人查看，档案人员和利用者之间的关系存在着懈怠的而没有工作激情的状态。
（二）没有对档案利用者进行调查和充分了解。
在日常档案利用过程中，档案人员没有留意专业人员利用档案的问题点、时间点在哪？如：从公司相关信息上了解到2#高炉鼓风机在具体时间内进行除湿技术改造，档案人员没有提前准备好要改造项目的档案信息，对利用者专业不够了解未进行跟踪，在提供利用时检索档案耗时长。
（三）档案人员专业知识有待提高差。
新形势下的档案工作对档案人员要求很高，档案人员专业知识不足；在专业技术人员利用档案中，档案管理人员只能按照档案管理规范机械的提供档案，对档案内容、价值，熟知、了解的不够，使之不能给利用者起到参谋和助手的作用。
二、对策
（一）齐全、准确做好档案收集工作。
档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的档案，集中到企业档案室进行科学管理的一项业务环节。档案部门每年一季度在全公司范围内收集档案，做好档案收集工作是利用好档案的前提。目前档案人员按照专业分工及岗位特点到岗位进行收集，同时注重档案的准确性、完整性，如：不能只收集部件图而忘记总图。只有保证档案的齐全完整才能更有效做好档案利用工作。
（二）开展多种档案利用模式，为公司生产建设服务。
针对档案利用工作中出现的问题：一是与员工沟通，深入基层，了解专业技术人员所思、所想、所需，根据利用者提出的问题和档案信息需求，重新梳理档案查借阅流程，使查借阅工作更加畅通便捷。二是从利用者日常利用档案的记录中了解，哪些设备、项目是经常利用的档案，对使用频率高的档案，做好信息编辑，以便减少利用者的查阅时间，提高工作效率。三是充分利用档案人员按照国家档案规范所编辑的档案目录，指导、协助利用档案资源，提高查阅的准确率。四是利用档案室硬件设备资源扫描仪和复印机，根据实际情况和实际需求，制定了档案复印、扫描流程，为利用者进行复印图纸、文件、证件等。五是利用档案数字化系统，档案部门制定了档案数字化工作方案及计划，完成库藏档案的扫描、格式编辑、档案三级目录录入工作，全面实现网上利用，在档案软件上设定网上查阅权限，并到岗位上为每名员工安装档案软件系统插件；制定网上查借阅流程、档案查询系统使用说明，将其放在OA办公系统首页进行宣传，深入基层推广档案数字化利用工作，让每名员工学会使用档案查询系统，了解数字化工作的深远意义。
（三）分析和调查档案利用者，按需提供服务。
档案利用工作是企业档案工作的中心环节，也是实现档案价值的体现。分析和了解利用者是做好档案利用工作的主要途径。
首先，根据历年来档案查阅和借阅台帐对利用者进行分析统计，了解利用者利用档案的目的是学习、参考还是设计依据等。除此之外，哪些档案利用者经常查阅，哪些档案利用率低，对这些数据做好记录。如：新职工查阅档案是为了学习和了解所管区域设备，我们将它记录下来，其它新职工同样要查阅这个区域的设备时我们就能准确快速找出其所需档案；高炉煤气柜要进行改造时，就会有不同部门技术人员查阅同样档案，将其记录下来以备下一批人员利用等等。需要档案人员用心留意查借阅过程中的每个细节，掌握相关信息就能做好档案利用工作。
其次，檔案部门坚持每半月深入基层宣传和指导基层档案工作，并对档案利用效果进行跟踪，只有对其充分了解才能知道怎样改进档案利用工作。同时虚心接受利用者提出的问题及给予答复，让利用者感到档案部门的服务态度，从而支持档案各项工作。
最后，准确掌握公司各项活动，参加生产早调会、工程例会、工程验收会、设备开箱、中修会议等收集各种信息，不定期的与专业技术人员沟通知晓活动相关信息，提前将可能用到的档案进行检索以备查阅。
（四）档案人员积极学习专业知识，提升自身综合素质。
作为一名合格档案人员要热爱本岗位工作，只有这样才能扎实做好档案每项工作。在信息技术飞速发展的今天，档案人员深感专业知识不足，常年坚持工作之余到图书馆专业知识，积极参加省、市档案局组织的专业培训，坚持将理论与实践相结合的真理，并把学的知识运用到档案工作中，向档案工作做的好的单位学习，从档案利用工作实际出发找出需要改善的薄弱环节，不断完善这项工作并得到利用者的认可，为公司生产建设服务。档案人员不能仅仅局限在熟知本身岗位的专业知识，还要掌握简单的各个专业知识，如：掌握公司基本概况及生产工艺流程；掌握公司各生产车间位置及主要设备；掌握产品种类型号及专利项目；掌握基本看图、画图知识等，做一个具备档案管理水平和掌握专业技术知识的企业管理人员。 （五）开展档案编研工作
档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。档案编研是档案利用的便捷渠道，为了更好的为领导决策提供参考，档案人员利用丰富的档案信息资源，认真选题，开展了多项档案编研工作，例如继续完善、做好利用档案编写的的大事记、年鉴，总结、特种设备记录、安全环保工作、高炉纪实、产品文集、公司建设里程的图文集等，为员工及来公司洽谈业务和参观的客户提供了了解首秦发展历程的重要资料，展示首秦公司拼搏发展、不断超越进步的发展历程。
（六）档案开发利用成果申报工作。
高度重视河北省档案部门开展的档案开发利用成果申报工作。档案部门在提供档案利用工作时，注意哪些技术改造项目适合申报，更好的发挥其经济效益或社会效益。如：首秦公司新增能源管控中心仪表安装项目在前期准备阶段大量查阅了室藏档案，在项目竣工后档案人员和专业技术人员填报了档案开发利用成果，最终获得河北省开发利用档案成果一等奖。在获得荣誉的同时，也得到領导的认可提高档案众知度，更能激发专业技术人员利用档案的热情，有利于企业的快速发展。
三、注意问题
（一）在做好档案利用工作的同时，也要做好保密工作。
档案在提供利用时要防范失泄密事件的发生，为此，根据《保密法》《档案法》我们制定了首秦公司档案保密制度。成立了保密小组并定期对档案人员及网上查询用户进行保密知识培训，必须做到涉密计算机不上网，上网计算机不涉密；规定档案人员在利用后检查案卷是否有损坏、丢页，如有这种情况根据制度进行考核及补救；对于网上查询用户定期检查是否一个账户只能一人使用及 不定期更换登录密码。档案利用工作和保密工作是一对矛盾体，又是相辅相成的缺一不可，只有保密工作做好了才能最大化实现档案价值，为公司生产建设、经营决策提供档案依据。
（二）档案利用工作中知识产权的保护。
知识产权是指人们就其智力劳动成果所依法享有的专有权利，通常是国家赋予创造者对其智力成果在一定时期内享有的专有权或独占权。首秦公司涉及到的知识产权主要是工业专权类，如生产工艺专利、发明新产品专利等纸质载体形式，对这部分专利档案没有扫描成电子版，在提供利用方式主要是查阅及复印，利用过后检查有无问题及要求将复印返回。总之，不能盲目的追求利用率而忘记对知识产权的保护，档案部门要在利用过程中起到监督作用，防范他人侵犯知识产权，维护公司利益看中才能让企业在激烈的竞争处于不败之地。
（作者单位：秦皇岛首秦金属材料有限公司）
关键次：档案管理 档案利用
档案利用，是档案利用者通过档案利用检索系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案利用工作是档案工作中的核心工作，是档案宣传工作的一种手段，是体现档案价值的直接渠道，所以做好档案利用工作为企业生产经营、设备维护做好服务，是档案工作者崇高的使命和义不容辞的责任。
首秦公司是一家钢铁合资企业，从2003年5月工程建设，2006年10月实现铁钢坯材全流程生产贯通。在企业生产建设经营过程中，我们收集、整理了7万余卷科技、文书、财务、实物等档案。怎样开发利用库存档案为公司经营生产决策提供依据，发挥档案最大价值是我们现如今应该思考的头号问题。
一、存在问题
（一）档案利用模式单一，不能多渠道、便捷、主动提供服务。
目前首秦公司档案利用的方式主要：一是利用者来到档案室查阅、借阅、复印纸质档案；二是以电话的形式查询相关信息；三是利用档案数字化网上查询。从以上的利用方式上看，我认为基本上是档案人员被动的提供服务，主动服务意识不够，不能变换思维，只是墨守成规保存、利用档案。我们编制的近百卷档案三级目录也很少有人查看，档案人员和利用者之间的关系存在着懈怠的而没有工作激情的状态。
（二）没有对档案利用者进行调查和充分了解。
在日常档案利用过程中，档案人员没有留意专业人员利用档案的问题点、时间点在哪？如：从公司相关信息上了解到2#高炉鼓风机在具体时间内进行除湿技术改造，档案人员没有提前准备好要改造项目的档案信息，对利用者专业不够了解未进行跟踪，在提供利用时检索档案耗时长。
（三）档案人员专业知识有待提高差。
新形势下的档案工作对档案人员要求很高，档案人员专业知识不足；在专业技术人员利用档案中，档案管理人员只能按照档案管理规范机械的提供档案，对档案内容、价值，熟知、了解的不够，使之不能给利用者起到参谋和助手的作用。
二、对策
（一）齐全、准确做好档案收集工作。
档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的档案，集中到企业档案室进行科学管理的一项业务环节。档案部门每年一季度在全公司范围内收集档案，做好档案收集工作是利用好档案的前提。目前档案人员按照专业分工及岗位特点到岗位进行收集，同时注重档案的准确性、完整性，如：不能只收集部件图而忘记总图。只有保证档案的齐全完整才能更有效做好档案利用工作。
（二）开展多种档案利用模式，为公司生产建设服务。
针对档案利用工作中出现的问题：一是与员工沟通，深入基层，了解专业技术人员所思、所想、所需，根据利用者提出的问题和档案信息需求，重新梳理档案查借阅流程，使查借阅工作更加畅通便捷。二是从利用者日常利用档案的记录中了解，哪些设备、项目是经常利用的档案，对使用频率高的档案，做好信息编辑，以便减少利用者的查阅时间，提高工作效率。三是充分利用档案人员按照国家档案规范所编辑的档案目录，指导、协助利用档案资源，提高查阅的准确率。四是利用档案室硬件设备资源扫描仪和复印机，根据实际情况和实际需求，制定了档案复印、扫描流程，为利用者进行复印图纸、文件、证件等。五是利用档案数字化系统，档案部门制定了档案数字化工作方案及计划，完成库藏档案的扫描、格式编辑、档案三级目录录入工作，全面实现网上利用，在档案软件上设定网上查阅权限，并到岗位上为每名员工安装档案软件系统插件；制定网上查借阅流程、档案查询系统使用说明，将其放在OA办公系统首页进行宣传，深入基层推广档案数字化利用工作，让每名员工学会使用档案查询系统，了解数字化工作的深远意义。
（三）分析和调查档案利用者，按需提供服务。
档案利用工作是企业档案工作的中心环节，也是实现档案价值的体现。分析和了解利用者是做好档案利用工作的主要途径。
首先，根据历年来档案查阅和借阅台帐对利用者进行分析统计，了解利用者利用档案的目的是学习、参考还是设计依据等。除此之外，哪些档案利用者经常查阅，哪些档案利用率低，对这些数据做好记录。如：新职工查阅档案是为了学习和了解所管区域设备，我们将它记录下来，其它新职工同样要查阅这个区域的设备时我们就能准确快速找出其所需档案；高炉煤气柜要进行改造时，就会有不同部门技术人员查阅同样档案，将其记录下来以备下一批人员利用等等。需要档案人员用心留意查借阅过程中的每个细节，掌握相关信息就能做好档案利用工作。
其次，檔案部门坚持每半月深入基层宣传和指导基层档案工作，并对档案利用效果进行跟踪，只有对其充分了解才能知道怎样改进档案利用工作。同时虚心接受利用者提出的问题及给予答复，让利用者感到档案部门的服务态度，从而支持档案各项工作。
最后，准确掌握公司各项活动，参加生产早调会、工程例会、工程验收会、设备开箱、中修会议等收集各种信息，不定期的与专业技术人员沟通知晓活动相关信息，提前将可能用到的档案进行检索以备查阅。
（四）档案人员积极学习专业知识，提升自身综合素质。
作为一名合格档案人员要热爱本岗位工作，只有这样才能扎实做好档案每项工作。在信息技术飞速发展的今天，档案人员深感专业知识不足，常年坚持工作之余到图书馆专业知识，积极参加省、市档案局组织的专业培训，坚持将理论与实践相结合的真理，并把学的知识运用到档案工作中，向档案工作做的好的单位学习，从档案利用工作实际出发找出需要改善的薄弱环节，不断完善这项工作并得到利用者的认可，为公司生产建设服务。档案人员不能仅仅局限在熟知本身岗位的专业知识，还要掌握简单的各个专业知识，如：掌握公司基本概况及生产工艺流程；掌握公司各生产车间位置及主要设备；掌握产品种类型号及专利项目；掌握基本看图、画图知识等，做一个具备档案管理水平和掌握专业技术知识的企业管理人员。 （五）开展档案编研工作
档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。档案编研是档案利用的便捷渠道，为了更好的为领导决策提供参考，档案人员利用丰富的档案信息资源，认真选题，开展了多项档案编研工作，例如继续完善、做好利用档案编写的的大事记、年鉴，总结、特种设备记录、安全环保工作、高炉纪实、产品文集、公司建设里程的图文集等，为员工及来公司洽谈业务和参观的客户提供了了解首秦发展历程的重要资料，展示首秦公司拼搏发展、不断超越进步的发展历程。
（六）档案开发利用成果申报工作。
高度重视河北省档案部门开展的档案开发利用成果申报工作。档案部门在提供档案利用工作时，注意哪些技术改造项目适合申报，更好的发挥其经济效益或社会效益。如：首秦公司新增能源管控中心仪表安装项目在前期准备阶段大量查阅了室藏档案，在项目竣工后档案人员和专业技术人员填报了档案开发利用成果，最终获得河北省开发利用档案成果一等奖。在获得荣誉的同时，也得到領导的认可提高档案众知度，更能激发专业技术人员利用档案的热情，有利于企业的快速发展。
三、注意问题
（一）在做好档案利用工作的同时，也要做好保密工作。
档案在提供利用时要防范失泄密事件的发生，为此，根据《保密法》《档案法》我们制定了首秦公司档案保密制度。成立了保密小组并定期对档案人员及网上查询用户进行保密知识培训，必须做到涉密计算机不上网，上网计算机不涉密；规定档案人员在利用后检查案卷是否有损坏、丢页，如有这种情况根据制度进行考核及补救；对于网上查询用户定期检查是否一个账户只能一人使用及 不定期更换登录密码。档案利用工作和保密工作是一对矛盾体，又是相辅相成的缺一不可，只有保密工作做好了才能最大化实现档案价值，为公司生产建设、经营决策提供档案依据。
（二）档案利用工作中知识产权的保护。
知识产权是指人们就其智力劳动成果所依法享有的专有权利，通常是国家赋予创造者对其智力成果在一定时期内享有的专有权或独占权。首秦公司涉及到的知识产权主要是工业专权类，如生产工艺专利、发明新产品专利等纸质载体形式，对这部分专利档案没有扫描成电子版，在提供利用方式主要是查阅及复印，利用过后检查有无问题及要求将复印返回。总之，不能盲目的追求利用率而忘记对知识产权的保护，档案部门要在利用过程中起到监督作用，防范他人侵犯知识产权，维护公司利益看中才能让企业在激烈的竞争处于不败之地。
（作者单位：秦皇岛首秦金属材料有限公司）