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摘 要：高校档案数字化的“黑洞”现象是一种客观存在，严重制约着高校档案数字化乃至高校数字档案馆建设的开展。本文从界定高校档案数字化“黑洞”现象的概念入手，分析了高校档案数字化“黑洞”现象产生的根源，并最终提出了通过实施具体的顶层设计和前端控制措施减缓这一问题。以期引起高校和高校档案馆负责人的重视，为高校档案数字化工作的开展提供有益的借鉴。
关键词：高校档案数字化；“黑洞”现象；顶层设计；前端控制
1 概念界定
1.1 黑洞。“黑洞”是天文学的一个概念，是指“演变到最后阶段的恒星。由中子星进一步收缩而成，有巨大的引力场，使得它所发射的任何电磁波都无法向外传播，变成看不见的孤立天体，人们只能通过引力作用确定它的存在，所以叫做‘黑洞’。也叫‘坍缩星’”。[1]说它“黑”，是因为它就像宇宙中的无底洞，任何物质包括光线一旦掉进去，“似乎”就再不能逃逸出来。由于其“黑”的特性，人们赋予了“黑洞”许多引申的意义，如可以指无法摆脱的境遇、无底洞等。
1.2 高校档案数字化过程中的“黑洞”现象。高校档案数字化过程中的“黑洞”现象是指高校档案馆在开展档案数字化的过程中投入巨大，但产出很少，形成了投入与产出的巨大反差。从经济学的角度讲，投入与产出的比值称之为效益。由于高校档案馆档案的利用率很低，产出极小，相对于巨大的投入而言简直微不足道。这与天文学中的“黑洞”极其相似，只有物质投入，几乎没有物质逸出。长此以往就成了投入的无底洞。
2 高校档案数字化“黑洞”现象产生的根源
2.1 一笔简单的经济账——高校档案数字化无法走出的“泥潭”。高校档案数字化最基础、最主要的工作就是将纸质档案扫描、挂接，目前可采取的方式有两种，一种是高校档案馆利用自己的力量数字化，另一种是外包，即档案部门支付一定的报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司完成档案的扫描、处理、挂接等工作。由于外包公司在技术设备方面具有优势，且档案部门因为库存档案数量巨大，人手有限等原因，许多高校档案馆都选择外包这种方式。
笔者曾经咨询过一家档案外包公司，关于档案数字化的价格，一般是以张为单位计算的。年代较为久远、纸张保存不好的档案，经过扫描、处理、挂接等一系列程序后的价格是一张0.5元～0.6元，对于大部分高校档案馆来说，这种高龄档案所占比重很小；纸张保存良好、可以一次性、大批量扫描的档案是一张0.3元。按一页0.4元计算，平均100页一卷的档案即需40元，陕西师范大学档案馆截至2011年底库存档案是10万余卷，所需费用竟为400万元，而且，该馆的档案以每年6000卷左右的速度在增加，那么，在2011年度的基础上搞档案数字化，保守估计就需要投入“400万 24万×n（年）”这么多资金，这对于以教学科研为主的西北地区的高校来说是一笔巨大的开支。
高校档案馆数字化工作所需的费用是需要每年向学校申请专项经费的，由于高校均是以教学科研为主，且又要统筹规划，每年能否审批还是个未知数，即便能够审批，资金数额也不会很大，一般也就几万元，对于身处经济欠发达地区的高校档案馆来说就更少了。因此，要想将所有馆藏档案数字化，仅就资金而言，单靠高校本身的支持根本就是一项无法完成的任务。
2.2 热闹背后的冷遇——高校档案数字化无法迈过的门槛。高校档案数字化最便捷最省力的途径就是归档的时候就数字化归档，近年来兴起的OA系统就是为解决高校行政公文电子化流转和归档问题应运而生的。但是，陕西师范大学档案馆每年通过OA系统归档的电子文件只有1000份左右，而且这些文件的利用率非常低，这与高额的系统购买和维修费用根本不成比例。更让人心急如焚的是，由于计算机的普及，其实大部分文件材料都是由计算机系统生成的，尤其是利用率最高的学生成绩单，但由于条块分割的体制以及目前无法解决的系统无缝对接、数字签名盖章等技术因素，绝大部分的档案在移交时都做不到双套制归档，这些材料移交档案馆后，只能由档案馆投入人力、物力再一次数字化。
2.3 长期极低的利用率——高校档案数字化无法避免的尴尬。由于各种因素的限制，目前我国高校档案利用率长期处于极低的水平。以陕西师范大学档案馆为例，2011年的档案利用率不到4.5%，前溯十年，即便是加上本科教育评估等特殊年份，档案的平均利用率也没有突破10%。
高校档案数字化可以节约利用成本，提供快速检索和异地查询，还可以减少提供利用工作中的调卷、还卷等环节，大大减少提供利用的时间。但是，数字化只是改变了档案信息的存在状态，没有从根本上解决阻碍档案开放利用的主客观因素，因此，其对于提高高校档案利用率的功效极微。
在注重经济效益的今天，原本置身事外的档案工作也不得不自觉或不自觉地被纳入经济效益量化评价的范畴。也许，在许多档案人看来，拿经济效益量化评价档案工作是一件愚蠢可笑的事，因为档案的价值是无法用金钱来衡量的。但是，档案工作毕竟是一项管理性工作，而管理性工作的“至上”原则就是追求效益的最大化。高校档案数字化的“黑洞”现象说到底就是一种经济效益量化的极端现象。一方面是巨额的投入和大量的重复建设，另一方面是极低的利用率，二者极端相反的对比，结果就是更大的极端。
3 顶层设计、前端控制——高校档案数字化提高“免疫力”的良药
3.1 顶层设计。“‘顶层设计’（TOP-DOWN）是针对某一具体的设计对象，运用系统论的方式，自高端开始进行总体构想和设计。注重规划设计与实际需求的紧密结合，是一种将复杂对象简单化、具体化、程式化的设计方法。它不仅需要从系统和全局的高度，对设计对象的结构、功能、层次、标准进行统筹考虑和明确界定，而且，十分强调从理想到现实的技术化、精确化建构，是铺展在意图与实践之间的‘蓝图’。”[2]顶层设计实际上是一种理念，它要求将设计对象当做一个整体的系统来对待，通过统筹规划、协调统一等手段，将整体理念具体化，从而保证设计对象的实现。顶层设计遵循的是系统论的方式方法，而作为一个系统来讲，主次关系是系统内各要素最基本的关系。因此，笔者认为，要将“两点论”和“重点论”作为顶层设计所应遵循的主要方法论原则。 高校档案数字化的“黑洞”现象其基本表现之一就是巨额投入相对于极低利用率而产生的极低经济效益。在经济学中，追求效益最大化是最基本的理念，即对有限的资源进行最优配置，以最小的资本投入获得最大的效益产出。而在高校档案数字化工作的过程中，将有限的资金投入到利用率较高的档案的数字化上，将会最大限度地实现效益最大化。
因此，在高校档案数字化的顶层设计中，“利用之上”就成为实现这一“蓝图”的最优选择和所应遵循的基本原则，进一步具体化就是高频档案要优先处理。“高校档案中，教学档案的数量最多，利用频率也是最高的，这与学校以教学工作为中心是相一致的。财会档案次之，党群、行政档案第三。”[3]因此，在高校档案数字化过程中，要优先将利用频率较高的教学档案、财会档案、党群档案、行政档案等数字化，尤其是要按由近及远的顺序数字化，因为移交时间越近的档案，利用频率往往越高，而且，由于档案本身的物理状况较好，外包时的投入也会相应降低。
3.2 前端控制。“所谓‘前端控制’，是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和统一要求，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。”[4]“前端控制”是在电子文件的管理过程中出现的一种方法和理念，如今，其应用范围已大为扩展。笔者认为，在高校档案数字化工作的过程中实行前端控制的方法和理念，有助于缓解“黑洞”现象的扩展。
前文提到，由于各种因素的限制，目前，高校档案尚未全面实现双套制归档，其造成的结果就是档案馆只能将其二次数字化，重复建设，极大地增加了数字化的投入。这种现象的出现是由很多原因造成的，对于高校档案馆来说，主动出击，切实落实“前端控制”理念，最大限度地实现双套制归档将是一种最省时省力、又能取得最大效益的途径。
众所周知，“已办理完毕”是文件转化为档案的基本条件之一，而办理完毕的标准之一就是文件最后的签名盖章。以利用率最高的学籍档案之中的学生成绩单为例，其正文部分由各学院从专用计算机系统中打印出来，然后再经过学院、教务处或研究生院等部门的审核、整理后，统一移交到档案馆，而相关各部门审核的标志就是签字盖章。具有讽刺意味的是，利用者到档案馆后，无论是通过打印还是复印，出来的成绩单上的签字盖章一律都是黑色字体，均需要加盖档案馆的档案证明章方可与原件有同等的效力，而用人单位或其他机构最终认定成绩单真伪和有效的依据恰恰是档案馆的档案证明章，成绩单上原有的签字盖章基本不发挥效力，其他档案利用情况也是如此。
因此，笔者认为，在数字签名盖章技术较为成熟的今天，相关单位完全可以通过数字签名盖章技术完成文件的审核工作，然后集中统一以双套制的形式移交档案馆即可。如此一来，档案馆就可以直接享受现有成果，而不用重复建设了。
注：本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目13XNH221“高校档案利用体系建设研究”阶段性研究成果之一。
参考文献：
[1]夏征农.辞海（第6版·缩印本）[M].上海：上海辞书出版社.2010.
[2]肖能德、李恩敬.“顶层设计”在电子政务建设中的应用[J].福建建材，2010（3）：122～124.
[3]孙大东.基于用户需求的高校档案利用工作研究——以陕西师范大学档案馆为个案[J].档案管理，2011（5）：23～25.
[4]任桂淑、赵志天.档案管理中电子文件的前端控制理论[J].科学大众，2010（4）：146.
（作者单位：孙大东，中国人民大学信息资源管理学院；高旭，陕西师范大学档案馆 来稿日期：2013-03-28）
关键词：高校档案数字化；“黑洞”现象；顶层设计；前端控制
1 概念界定
1.1 黑洞。“黑洞”是天文学的一个概念，是指“演变到最后阶段的恒星。由中子星进一步收缩而成，有巨大的引力场，使得它所发射的任何电磁波都无法向外传播，变成看不见的孤立天体，人们只能通过引力作用确定它的存在，所以叫做‘黑洞’。也叫‘坍缩星’”。[1]说它“黑”，是因为它就像宇宙中的无底洞，任何物质包括光线一旦掉进去，“似乎”就再不能逃逸出来。由于其“黑”的特性，人们赋予了“黑洞”许多引申的意义，如可以指无法摆脱的境遇、无底洞等。
1.2 高校档案数字化过程中的“黑洞”现象。高校档案数字化过程中的“黑洞”现象是指高校档案馆在开展档案数字化的过程中投入巨大，但产出很少，形成了投入与产出的巨大反差。从经济学的角度讲，投入与产出的比值称之为效益。由于高校档案馆档案的利用率很低，产出极小，相对于巨大的投入而言简直微不足道。这与天文学中的“黑洞”极其相似，只有物质投入，几乎没有物质逸出。长此以往就成了投入的无底洞。
2 高校档案数字化“黑洞”现象产生的根源
2.1 一笔简单的经济账——高校档案数字化无法走出的“泥潭”。高校档案数字化最基础、最主要的工作就是将纸质档案扫描、挂接，目前可采取的方式有两种，一种是高校档案馆利用自己的力量数字化，另一种是外包，即档案部门支付一定的报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司完成档案的扫描、处理、挂接等工作。由于外包公司在技术设备方面具有优势，且档案部门因为库存档案数量巨大，人手有限等原因，许多高校档案馆都选择外包这种方式。
笔者曾经咨询过一家档案外包公司，关于档案数字化的价格，一般是以张为单位计算的。年代较为久远、纸张保存不好的档案，经过扫描、处理、挂接等一系列程序后的价格是一张0.5元～0.6元，对于大部分高校档案馆来说，这种高龄档案所占比重很小；纸张保存良好、可以一次性、大批量扫描的档案是一张0.3元。按一页0.4元计算，平均100页一卷的档案即需40元，陕西师范大学档案馆截至2011年底库存档案是10万余卷，所需费用竟为400万元，而且，该馆的档案以每年6000卷左右的速度在增加，那么，在2011年度的基础上搞档案数字化，保守估计就需要投入“400万 24万×n（年）”这么多资金，这对于以教学科研为主的西北地区的高校来说是一笔巨大的开支。
高校档案馆数字化工作所需的费用是需要每年向学校申请专项经费的，由于高校均是以教学科研为主，且又要统筹规划，每年能否审批还是个未知数，即便能够审批，资金数额也不会很大，一般也就几万元，对于身处经济欠发达地区的高校档案馆来说就更少了。因此，要想将所有馆藏档案数字化，仅就资金而言，单靠高校本身的支持根本就是一项无法完成的任务。
2.2 热闹背后的冷遇——高校档案数字化无法迈过的门槛。高校档案数字化最便捷最省力的途径就是归档的时候就数字化归档，近年来兴起的OA系统就是为解决高校行政公文电子化流转和归档问题应运而生的。但是，陕西师范大学档案馆每年通过OA系统归档的电子文件只有1000份左右，而且这些文件的利用率非常低，这与高额的系统购买和维修费用根本不成比例。更让人心急如焚的是，由于计算机的普及，其实大部分文件材料都是由计算机系统生成的，尤其是利用率最高的学生成绩单，但由于条块分割的体制以及目前无法解决的系统无缝对接、数字签名盖章等技术因素，绝大部分的档案在移交时都做不到双套制归档，这些材料移交档案馆后，只能由档案馆投入人力、物力再一次数字化。
2.3 长期极低的利用率——高校档案数字化无法避免的尴尬。由于各种因素的限制，目前我国高校档案利用率长期处于极低的水平。以陕西师范大学档案馆为例，2011年的档案利用率不到4.5%，前溯十年，即便是加上本科教育评估等特殊年份，档案的平均利用率也没有突破10%。
高校档案数字化可以节约利用成本，提供快速检索和异地查询，还可以减少提供利用工作中的调卷、还卷等环节，大大减少提供利用的时间。但是，数字化只是改变了档案信息的存在状态，没有从根本上解决阻碍档案开放利用的主客观因素，因此，其对于提高高校档案利用率的功效极微。
在注重经济效益的今天，原本置身事外的档案工作也不得不自觉或不自觉地被纳入经济效益量化评价的范畴。也许，在许多档案人看来，拿经济效益量化评价档案工作是一件愚蠢可笑的事，因为档案的价值是无法用金钱来衡量的。但是，档案工作毕竟是一项管理性工作，而管理性工作的“至上”原则就是追求效益的最大化。高校档案数字化的“黑洞”现象说到底就是一种经济效益量化的极端现象。一方面是巨额的投入和大量的重复建设，另一方面是极低的利用率，二者极端相反的对比，结果就是更大的极端。
3 顶层设计、前端控制——高校档案数字化提高“免疫力”的良药
3.1 顶层设计。“‘顶层设计’（TOP-DOWN）是针对某一具体的设计对象，运用系统论的方式，自高端开始进行总体构想和设计。注重规划设计与实际需求的紧密结合，是一种将复杂对象简单化、具体化、程式化的设计方法。它不仅需要从系统和全局的高度，对设计对象的结构、功能、层次、标准进行统筹考虑和明确界定，而且，十分强调从理想到现实的技术化、精确化建构，是铺展在意图与实践之间的‘蓝图’。”[2]顶层设计实际上是一种理念，它要求将设计对象当做一个整体的系统来对待，通过统筹规划、协调统一等手段，将整体理念具体化，从而保证设计对象的实现。顶层设计遵循的是系统论的方式方法，而作为一个系统来讲，主次关系是系统内各要素最基本的关系。因此，笔者认为，要将“两点论”和“重点论”作为顶层设计所应遵循的主要方法论原则。 高校档案数字化的“黑洞”现象其基本表现之一就是巨额投入相对于极低利用率而产生的极低经济效益。在经济学中，追求效益最大化是最基本的理念，即对有限的资源进行最优配置，以最小的资本投入获得最大的效益产出。而在高校档案数字化工作的过程中，将有限的资金投入到利用率较高的档案的数字化上，将会最大限度地实现效益最大化。
因此，在高校档案数字化的顶层设计中，“利用之上”就成为实现这一“蓝图”的最优选择和所应遵循的基本原则，进一步具体化就是高频档案要优先处理。“高校档案中，教学档案的数量最多，利用频率也是最高的，这与学校以教学工作为中心是相一致的。财会档案次之，党群、行政档案第三。”[3]因此，在高校档案数字化过程中，要优先将利用频率较高的教学档案、财会档案、党群档案、行政档案等数字化，尤其是要按由近及远的顺序数字化，因为移交时间越近的档案，利用频率往往越高，而且，由于档案本身的物理状况较好，外包时的投入也会相应降低。
3.2 前端控制。“所谓‘前端控制’，是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和统一要求，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。”[4]“前端控制”是在电子文件的管理过程中出现的一种方法和理念，如今，其应用范围已大为扩展。笔者认为，在高校档案数字化工作的过程中实行前端控制的方法和理念，有助于缓解“黑洞”现象的扩展。
前文提到，由于各种因素的限制，目前，高校档案尚未全面实现双套制归档，其造成的结果就是档案馆只能将其二次数字化，重复建设，极大地增加了数字化的投入。这种现象的出现是由很多原因造成的，对于高校档案馆来说，主动出击，切实落实“前端控制”理念，最大限度地实现双套制归档将是一种最省时省力、又能取得最大效益的途径。
众所周知，“已办理完毕”是文件转化为档案的基本条件之一，而办理完毕的标准之一就是文件最后的签名盖章。以利用率最高的学籍档案之中的学生成绩单为例，其正文部分由各学院从专用计算机系统中打印出来，然后再经过学院、教务处或研究生院等部门的审核、整理后，统一移交到档案馆，而相关各部门审核的标志就是签字盖章。具有讽刺意味的是，利用者到档案馆后，无论是通过打印还是复印，出来的成绩单上的签字盖章一律都是黑色字体，均需要加盖档案馆的档案证明章方可与原件有同等的效力，而用人单位或其他机构最终认定成绩单真伪和有效的依据恰恰是档案馆的档案证明章，成绩单上原有的签字盖章基本不发挥效力，其他档案利用情况也是如此。
因此，笔者认为，在数字签名盖章技术较为成熟的今天，相关单位完全可以通过数字签名盖章技术完成文件的审核工作，然后集中统一以双套制的形式移交档案馆即可。如此一来，档案馆就可以直接享受现有成果，而不用重复建设了。
注：本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目13XNH221“高校档案利用体系建设研究”阶段性研究成果之一。
参考文献：
[1]夏征农.辞海（第6版·缩印本）[M].上海：上海辞书出版社.2010.
[2]肖能德、李恩敬.“顶层设计”在电子政务建设中的应用[J].福建建材，2010（3）：122～124.
[3]孙大东.基于用户需求的高校档案利用工作研究——以陕西师范大学档案馆为个案[J].档案管理，2011（5）：23～25.
[4]任桂淑、赵志天.档案管理中电子文件的前端控制理论[J].科学大众，2010（4）：146.
（作者单位：孙大东，中国人民大学信息资源管理学院；高旭，陕西师范大学档案馆 来稿日期：2013-03-28）