立卷归档是公文处理过程的最后一个环节，长期以来，由于各单位处理的都是纸质文件，所以对纸质文件的归档已经有了一整套严格而规范的方式方法，如填写卷宗号、编写文件页码以及扫描条形码等等。可如今随着科技的发展，信息技术在办公领域的广泛应用，整个公文处理工作发生了质的变化。电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子文件的产生为无纸化办公提供了可能。这种电子文档具有存储量大、占用空间小以及简单环保等特点，从而一举替代了传统的纸质文件。其次是这种电子文档不通过邮局邮寄而是通过专用网络进行传输，这种传输方式更加省时便捷，尤其在信息化高度发展的今天，更易为人们所接受。再次是这些电子文件通过一种软件可以实行网上签批，这种签批方式模拟传统纸质文件的签批方式，与纸质文件的签批效果一样。以上所有这些都证明了实行无纸化办公已经是完全可行的了。那么在这种情况下，我们的文件如何归档呢？对这个问题，目前有许多同仁进行过积极的探索。归纳起来，大致有这么三种意见。第一种意见主张还是归纸质文件，电子文件由于借助技术易被复制模仿，缺乏唯一性，因此不能作为原始资料归档而只能作为一种辅助手段，这种观点有一定道理，但感觉越来越不适应科技的发展，而且效率低下，人工成本较高，也不符合现代化办公的趋势。第二种意见主张实行双轨制归档，也就是说纸质文件和电子文件一起归，既利用传统纸质文件不可比拟的优势又利用电子文件简单快捷易复制的特点，二者互为补充。从理论上讲，这种观点按说无懈可击，但我认为也有不妥的地方，那就是重复归档造成不必要的浪费，因为既然实行了电子文件网络签批，如果再把它还原成纸质文件，不但增加了办公成本（打印文件需要打印机和纸张、墨盒等耗材）而且还浪费了大量的人力物力。第三种意见主张以电子文件归档为主，纸质文件为辅，也就是说确需归纸质文件的才归纸质文件，笔者比较认同这种意见，其理由如下：
　　首先，由于接收的是电子文件，处理的是电子文件，领导签批的也是电子文件，所以归档自然而然地也是电子文件，这是一脉相承的，如果在这种情况下再归纸质文件，很显然既不现实也无意义，因为即使你还原的所谓纸质文件也是复制品，所以说毫无必要。其次，从技术上讲，由于前期处理的电子文件是通过某种软件的功能实现的，所以在这种基础上，再增加一种功能就完全可以实现一键式归档，既省时又省力，而且不需要额外增加任何的人工成本和办公成本。再次，从法律意义上讲，《电子签名法》的颁布实施为电子文件归档提供了可靠依据，人们已认可这种电子文件。最后，从档案的目的性讲，归档的目的主要就是利用，那怎么高效快捷地利用呢？过去人工查找一份文件需要花费很长的时间，如今通过计算机的快速检索，只需几秒钟的时间就能找出所需的文件，再者，电子文件占用的空间极小，这对于节约档案空间也有着积极的意义。
　　当然，实行电子文件归档也要注意以下几个问题。
　　一是凡渉密文件坚决不能上网，也就是说现阶段由于带密级的文件还是纸质文件，所以这类文件仍按传统方式归档，绝不能图省事电子化，以免发生泄密事件，这就是上面所说的以纸质文件归档为辅的内容。
　　二是关于存储电子文件的介质，一定要做好相关备份，避免由于介质损坏造成数据丢失，产生无法挽回的损失，同时还要注意保存电子文件的计算机一定要与互联网彻底隔离，避免病毒的侵害和泄密事件的发生。
　　三是要配以相应的辅助设备，以备用时显现电子文件内容的需要，保证电子文件随时还原，这样的归档才算彻底完整。
　　（作者单位：胜利石油管理局办公室）