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档案是岁月的记忆,是文明的传承。档案工作是党和国家各项事业的重要组成部分。对企业来说,档案不仅是跨越历史的桥梁和知识信息资源,更是企业生产要素、无形资产的组成和权益的载体。完整保存与充分利用好企业档案,既能产生社会效益,也能创造经济效益。
近年来,在各级企业领导的重视支持下,在企业档案工作者的积极努力下,企业档案工作在工作体制机制、档案资料收集、档案安全保管、项目档案管理水平、档案利用等方面都取得了显著成效。随着企业市场化改革的深入和国内外经济环境的变化,我国企业档案工作也面临着不少的挑战,企业管理对档案信息的急迫需求与档案信息资源开发手段落后及成果不足之间的矛盾十分突出,现行档案管理模式已经很难适应企业发展之需,亟待寻找创新方向,本文就此谈点个人浅见。
成绩斐然
近年来,我国企业档案信息资源建设取得了长足的进步,有的企业档案工作开展得有声有色,每年都有新成果、新亮点,给我们很多启发。具体体现在以下七个方面:
资源建设初具规模企业的档案和档案工作在企业发展中和全国档案事业体系中占有重要的地位,据目前对87家央企的不完全统计,共有专兼职档案人员65 520人,档案室9 963个,档案馆201个,档案库房总面积达207万余平方米。保管的纸质档案1亿多卷,排架长度438万延长米,照片1 235万张,光盘82万张,还有大量的录音、录像和实物档案资料。通过广大企业档案工作者的努力,为企业和国家积累了大量档案信息资源。
体制机制逐步完善 从总体上看,企业把档案工作纳入企业整体管理工作中,依照国家有关要求在集团总部设立档案机构和人员,负责对集团总部档案资料的收集、管理和利用服务,并指导所属企业开展档案工作。
设立专门的管理机构 中国石油、国家核电、东方电气、攀钢集团、中煤能源等设立了专门的档案管理机构。
招商局集团、煤炭地质总局、中国铁建、中国一汽、东风汽车、武钢、三峡总公司、中核集团、航天科技、船舶重工、兵器工业、兵器装备、航空工业等在集团公司设立了档案馆。中国商飞组建后专门成立档案中心,机构编制达73人。
建立相对完善的工作体系 华能集团、中国铝业等通过制订档案管理办法,文件材料归档范围及归档标准,案卷质量标准,档案保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁等制度,形成了一套较为完整的档案管理制度体系。中核集团编制的《核电文件档案管理要求》和《核电电子文件元数据》两项标准作为国家行业标准发布,填补了标准方面的一项空白。
加强工作的监督指导 中国石油、中钢集团等通过对所属企业组建档案工作协作组进行业务学习和交流;中国电科、华侨城集团等开展了对所属企业档案工作的年度检查;中化集团将档案工作纳入各级领导及相关人员年度绩效考评;兵器工业开展了全系统的档案工作评比和表彰活动。
创新体制方法和措施 中海油通过签订委托协议的方式,为以勘探开发为主业的上市公司提供从档案整理、保管到开发利用的有偿专业服务,在总公司与上市公司之间建立起一种新型的企业档案工作管理模式;机械工业档案馆将质量管理体系引入档案管理工作中,取得了质量管理体系认证。
加强驻外机构档案管理 中钢集团、攀钢集团等专门印发了加强驻外机构和境外企业档案工作的意见和规定。五矿集团、中国石油、中国石化等档案部门与相关部门组成调研小组,赴境外企业和机构开展档案管理调研和检查。航空集团国航股份公司将30多个境外营业部的会计档案运回境内公司本部统一管理,并建立起境外会计档案定期运回境内的制度。
归档质量明显提高 中国石油不断强化“收集是档案工作的第一要务”的原则,施行归档审批与备案制,使应归档的文件材料处于受控状态,确保了应归档的文件材料及相应的电子文件的全部归档。航天科技档案馆在神舟飞船系统发射过程中全程跟踪拍摄,积累了大量的珍贵声像资料。正泰集团注意馆外资源的征集,在做好内刊内报搜集的同时,有关企业的报道频频见诸地方乃至全国各大媒体。报纸、杂志、电视录像带、录音带、光盘等等实物档案都成为正泰收藏的主要对象。
基础工作有所加强 在档案升级达标活动中,企业十分注重档案工作的制度和体系建设,完善了档案管理的制度法规,实行了各类档案的集中统一管理,档案的内在质量,特别是“三率”(归档率、完整率、准确率)有明显提高,为后续档案信息资源建设打下了良好的基础。
基础设施建设取得新进展 企业高度重视档案的安全保管,大力改善档案保管条件。通用技术在集团公司办公楼设立了400平方米的档案库房,另外租用了2 000多平方米的库房存放档案。航空集团投资近3 000万元,建设了一个6 000多平方米的现代化档案库房。东风汽车将各单位领导确定为档案安全第一责任人,提高档案安全保管意识。
确保企业档案的安全 为配合企业实施重组、改制和破产工作,企业档案部门积极开展档案的处置工作,确保了企业档案的安全。中国联通重组期间,及时下发相关文件等,妥善处置原公司档案,做好档案的移交与保管,防止档案丢失和损毁。国机集团在对重组改制企业档案工作检查之后,对档案工作不到位的单位下发《整改通知书》并进行复查。
电子文件发展迅速 企业档案信息化工作的较快发展,产生了大量的电子文件和数据,初步建立了信息化平台。 中国移动在“无纸化办公的”高起点上建设了电子档案管理系统,对电子文件的归档和管理进行了有效的管控。中远集团在2004年完成所有档案的全文数据加工,2005年又实现电子文档数据的实时入库。重钢集团公司2007年6月开通运行数字化档案管理系统,经国家科技部西南信息中心查新,该软件多项指标在国内具有创新性。
项目档案得到加强 国家电网、华电等将建设项目档案工作与工程建设同步推进,开展建设项目档案工作巡回检查,使档案工作始终贯穿于项目建设和管理的全过程。华能公司将项目文件的归档范围、数量、质量等要求纳入合同条款。神华集团、东方航空等将工程档案与工程款支付挂钩,凡档案资料不齐全,档案管理员没有签字的一律不支付工程尾款。三峡总公司与有关单位建立协作关系,制定工程档案管理规范和标准体系,创造出世界性特大型工程档案管理的成功经验。
档案利用价值凸现 企业多年来积累的丰富档案资料,已经成为国家、社会的重要历史财富和企业生产要素与资产的重要组成。档案资料在维护国家利益、实现企业效益、保障职工权益等方面发挥了特殊的重要作用。
实现国资保值增值 黄金集团利用档案,向有关转制企业收回国家以前向黄金行业投入的“四项基金”近20亿元,并还将继续收回10多亿元;中石油利用以前的地质勘探档案进行研究和二次勘探,发现了冀东南堡油田、长庆西峰油田等大型油气田,并实现了许多油气田的增储上产,为国家作出了很大贡献。
实现企业效益 许多企业的档案部门提供了成千上万卷档案,保证企业成功上市或赢得反倾销的胜利,为企业实现巨大经济效益。东方航空公司利用近20年来的购机档案,获得国家购机补贴6.99亿元;招商局集团所属的华商财务公司,在与某公司的诉讼案中,以档案为凭最终胜诉,收回5.2亿元债资;中航工业洪都公司以土地档案为凭,争回15万多平方米土地所有权,获得经济效益1.85亿元。
避免社会损失 在2008年初的南方冰雪灾害中,国家电网、南方电网等公司档案部门,日夜加班,为电路抢修提供大量档案图纸,为恢复供电赢得了时间,避免了社会生产和人民生活受到更大影响;在2008年汶川特大地震后,核821厂档案部门紧急为核设施应急处理等工作提供档案1 000多卷,复印图纸1万多张,避免了核泄漏灾祸的发生。
问题突出
在企业档案工作取得显著成绩的同时,我们还必须清醒地看到,当前我国企业档案工作的基础还依然薄弱,整体水平发展还很不平衡,影响和制约企业档案工作发展的矛盾和问题仍很突出,企业档案工作倍受冷落,传统档案管理模式难以为继,主要表现如下:
领导不够重视 许多企业领导对档案部门在企业中地位的认识不足,错误认为档案工作只是一种资料整理工作,不能为企业带来直接的效益,纯粹是只投入不产出的赔本买卖,看作可有可无。因此,本能地排斥档案工作,没有建档的自觉性和动力,即使在外界的宣传和推动下做了一些工作,但还是虚与委蛇,流于形式。
机构极不稳定 相对企业其他部门来说,档案工作人员薪酬较低,且流动频繁;在企业的地位较低。每当企业进行体制改革时,档案机构与人员往往成为首当其冲的牺牲品,不是被裁撤就是被合并到其他部门,档案工作者往往感到人微言轻、回天乏力,时常处于濒临下岗的焦虑之中。
人才流失严重一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不能享受相应职称待遇,严重挫伤了他们的职业自豪感和工作积极性,致使他们被迫跳槽或另觅高枝,导致企业档案管理缺乏稳定性和规范化,企业档案管理水平的迅速下降。另外,有的企业即使配备了档案人员,却是属于兼职性质,且大多不具备档案方面的专业知识,缺乏足够的支配权和资源,无稳定性可言。
职能弱化成摆设 一些企业在改革和重组过程中,档案管理职能被弱化,档案工作还处在看家守摊的被动状态;个别企业的档案工作机构被设置到三四级机构中,对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱;有的企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值,照猫画虎地建立了档案机构,充实了专职人员,结果却往往走形变样,档案工作并没有制度化、经常化地开展起来,仅仅成了企业文化建设的道具装饰、应景之事。
民企忽视档案 相对于国企,民企的档案工作受法律约束和行政监督较少,企业管理者明显缺乏落实和完善档案工作的诚意和决心,因而更加不受重视。许多民企档案工作基础比较薄弱,几乎不设档案管理岗位,没有档案库房,档案无人管理,更未建立档案管理制度,档案即使有人兼管,也只是形式上而已。
实体管理受限 有的企业档案管理还停留在传统的手工管理阶段,对电子文件的归档和管理失职和缺位,在企业信息化建设中已被逐步边缘化。随着企业信息化进程的不断加快,一些企业纷纷建成、运行办公自动化(OA)系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。使得企业在各项生产经营活动过程中形成的实体文件越来越少,取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收管易逝流动的电子文件。
档案资源流失 有的企业在改制和破产过程中,档案的鉴定与处置工作没有纳入到相关程序,档案处置工作很不规范。电子文件的不断涌现,使许多企业档案机构和人员采取“鸵鸟政策”,固守传统的档案实体管理模式,任由电子文件自生自灭;以及企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存,造成档案流散或面临流失的危险。
档案信息化滞后 档案是企业的主体信息和重要信息,企业信息化必须包括档案信息化。有的企业的电子文件管理由信息中心负责,档案部门没有参与,以致企业电子文件没有采取保真、保密、保长久等措施,面临失散、失真、流失等危险。有的企业投入了大量资金对档案进行数字化加工,但档案信息系统不能很好地与企业的管理系统相衔接,档案信息化建设的效果大打折扣。
现实安全威胁 目前,企业档案的安全隐患比较突出、安全形势不容乐观。突发的自然灾害和社会事件较多,给档案带来直接损毁;企业兼并重组改制活动较多,企业档案容易散失或形成监管真空;一些企业档案人员更换频繁,企业内部档案管理混乱,档案家底不清;信息技术的自身弱点给电子文件的信息安全带来较大风险,为企业领导和档案管理人员敲响警钟。
档案利用率低 许多企业虽重视档案的收集和管理,档案资源储备数量很多,但企业人员对文件档案的使用却很少,或未充分、合理、及时地利用。一些企业决策层在进行经营管理重大决策时,甚至想不到要去查阅档案资料作分析研究,以吸取前人和他人的经验教训,结果走了很多弯路,甚至造成重大经济损失。另外,虽然在电子文件时代,企业内各部门除了向档案部门移交档案之外,自身也作了留存。各业务部门对档案部门的依赖日渐稀少。
成因多元
当前企业档案工作陷入困境的原因除上述情况之外,其关键问题在于,传统的企业档案工作系统不能适应当前外部环境的巨大变化,为寻找新形势下发展企业档案工作的出路,我们需对造成以上企业档案工作问题的原因做深层次的分析。如果这些问题得不到有效解决,将直接影响企业档案信息资源的建设。
现行制度影响 我国建立的现代企业制度,给企业档案管理带来诸多的新问题,诸如企业改制后档案所有权,档案是否资产及如何评估,股权变化、企业兼并、破产后档案移交处置问题,档案专业主管部门和企业档案管理的关系问题,外资、合资企业、中国驻外企业及民营企业档案管理问题等等。过去那种主要依赖国家档案行政管理机关运用行政手段治理企业档案工作的机制不再可行与有效,国有企业档案工作的发展失去了有力的外部动力,只能依赖自生的内部动力。
传统重藏轻用 过去,企业档案工作者的大部分精力一般都放在收集、鉴定、整理、保管等主要业务上,注重保管企业的历史记录,忽视积极主动地为企业的现实工作服务,在企业如何从这些技能中获益的问题上很少动心思。档案工作缺乏自生的内部动力,自然就被企业管理层冷落。
市场竞争所致 传统的企业档案工作关注保存企业历史,而忽视创造现实价值,不仅不能为企业当前的价值创造活动做出直接的贡献,而且还需增加管理成本,加之当前由于市场竞争加剧,许多效益滑坡的企业纷纷裁员,档案工作自然成为被减对象。在则,在市场竞争白热化的环境下,企业为提升自身的核心竞争力,须将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节,而尽量精简次要的部门。
信息技术冲击 上世纪90年代中期以来,我国企业信息化建设高潮迭起、飞速发展。各类信息系统开始在企业各领域得到广泛应用。使得电子文件数量异常庞大,种类日益繁多,而实体文件则相对减少,传统的档案实体管理模式便失去了管理对象。另外,面对信息技术,一些企业档案工作者很是怵惧又使其不愿接受,从而导致阻碍档案工作发展的恶性循环。
任重道远
我国传统企业档案工作已经面临生存危机,如果再不改革,必将严重地制约着企业的正常发展。现代企业档案工作必须与现代企业的特点和发展相适应,因此,从现代企业档案信息资源建设入手,开拓创新,走出企业档案工作运行机制的新路,这才是现代企业档案工作者的必然选择。
重视档案工作 关心和支持档案工作,就是重视、关心和支持企业,就是在维护企业的业绩和各级领导的业绩。广大的档案工作者不怕清苦寂寞,甘当无名英雄,为做好企业档案工作作出了应有的贡献。他们既不在领导眼皮底下,又长期处于为其他各部门服务的幕后地位,默默无闻、不善宣传,往往得不到应有的重视。其实,企业档案的作用一点不亚于技术、设备、厂房、资金等其他生产要素,档案工作者的地位不应比其他部门逊色。企业的各级领导理应加强和支持档案部门的工作,改善档案工作条件,关心档案人员的成长,努力推动档案工作不断进步。
加强队伍建设 档案工作连续性强,需用较长时间才能适应。因此,必须保持档案管理队伍的稳定。注意引进有专业知识和专业技能的人才充实档案队伍,还要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训,定期组织业务学习考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励,力争留住人才,让其更能全面履行其职能,发挥更大的作用。另外,档案管理工作专业性强,不能作为其他工作的兼职来完成,应设专业岗位对档案进行管理。
近年来,在各级企业领导的重视支持下,在企业档案工作者的积极努力下,企业档案工作在工作体制机制、档案资料收集、档案安全保管、项目档案管理水平、档案利用等方面都取得了显著成效。随着企业市场化改革的深入和国内外经济环境的变化,我国企业档案工作也面临着不少的挑战,企业管理对档案信息的急迫需求与档案信息资源开发手段落后及成果不足之间的矛盾十分突出,现行档案管理模式已经很难适应企业发展之需,亟待寻找创新方向,本文就此谈点个人浅见。
成绩斐然
近年来,我国企业档案信息资源建设取得了长足的进步,有的企业档案工作开展得有声有色,每年都有新成果、新亮点,给我们很多启发。具体体现在以下七个方面:
资源建设初具规模企业的档案和档案工作在企业发展中和全国档案事业体系中占有重要的地位,据目前对87家央企的不完全统计,共有专兼职档案人员65 520人,档案室9 963个,档案馆201个,档案库房总面积达207万余平方米。保管的纸质档案1亿多卷,排架长度438万延长米,照片1 235万张,光盘82万张,还有大量的录音、录像和实物档案资料。通过广大企业档案工作者的努力,为企业和国家积累了大量档案信息资源。
体制机制逐步完善 从总体上看,企业把档案工作纳入企业整体管理工作中,依照国家有关要求在集团总部设立档案机构和人员,负责对集团总部档案资料的收集、管理和利用服务,并指导所属企业开展档案工作。
设立专门的管理机构 中国石油、国家核电、东方电气、攀钢集团、中煤能源等设立了专门的档案管理机构。
招商局集团、煤炭地质总局、中国铁建、中国一汽、东风汽车、武钢、三峡总公司、中核集团、航天科技、船舶重工、兵器工业、兵器装备、航空工业等在集团公司设立了档案馆。中国商飞组建后专门成立档案中心,机构编制达73人。
建立相对完善的工作体系 华能集团、中国铝业等通过制订档案管理办法,文件材料归档范围及归档标准,案卷质量标准,档案保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁等制度,形成了一套较为完整的档案管理制度体系。中核集团编制的《核电文件档案管理要求》和《核电电子文件元数据》两项标准作为国家行业标准发布,填补了标准方面的一项空白。
加强工作的监督指导 中国石油、中钢集团等通过对所属企业组建档案工作协作组进行业务学习和交流;中国电科、华侨城集团等开展了对所属企业档案工作的年度检查;中化集团将档案工作纳入各级领导及相关人员年度绩效考评;兵器工业开展了全系统的档案工作评比和表彰活动。
创新体制方法和措施 中海油通过签订委托协议的方式,为以勘探开发为主业的上市公司提供从档案整理、保管到开发利用的有偿专业服务,在总公司与上市公司之间建立起一种新型的企业档案工作管理模式;机械工业档案馆将质量管理体系引入档案管理工作中,取得了质量管理体系认证。
加强驻外机构档案管理 中钢集团、攀钢集团等专门印发了加强驻外机构和境外企业档案工作的意见和规定。五矿集团、中国石油、中国石化等档案部门与相关部门组成调研小组,赴境外企业和机构开展档案管理调研和检查。航空集团国航股份公司将30多个境外营业部的会计档案运回境内公司本部统一管理,并建立起境外会计档案定期运回境内的制度。
归档质量明显提高 中国石油不断强化“收集是档案工作的第一要务”的原则,施行归档审批与备案制,使应归档的文件材料处于受控状态,确保了应归档的文件材料及相应的电子文件的全部归档。航天科技档案馆在神舟飞船系统发射过程中全程跟踪拍摄,积累了大量的珍贵声像资料。正泰集团注意馆外资源的征集,在做好内刊内报搜集的同时,有关企业的报道频频见诸地方乃至全国各大媒体。报纸、杂志、电视录像带、录音带、光盘等等实物档案都成为正泰收藏的主要对象。
基础工作有所加强 在档案升级达标活动中,企业十分注重档案工作的制度和体系建设,完善了档案管理的制度法规,实行了各类档案的集中统一管理,档案的内在质量,特别是“三率”(归档率、完整率、准确率)有明显提高,为后续档案信息资源建设打下了良好的基础。
基础设施建设取得新进展 企业高度重视档案的安全保管,大力改善档案保管条件。通用技术在集团公司办公楼设立了400平方米的档案库房,另外租用了2 000多平方米的库房存放档案。航空集团投资近3 000万元,建设了一个6 000多平方米的现代化档案库房。东风汽车将各单位领导确定为档案安全第一责任人,提高档案安全保管意识。
确保企业档案的安全 为配合企业实施重组、改制和破产工作,企业档案部门积极开展档案的处置工作,确保了企业档案的安全。中国联通重组期间,及时下发相关文件等,妥善处置原公司档案,做好档案的移交与保管,防止档案丢失和损毁。国机集团在对重组改制企业档案工作检查之后,对档案工作不到位的单位下发《整改通知书》并进行复查。
电子文件发展迅速 企业档案信息化工作的较快发展,产生了大量的电子文件和数据,初步建立了信息化平台。 中国移动在“无纸化办公的”高起点上建设了电子档案管理系统,对电子文件的归档和管理进行了有效的管控。中远集团在2004年完成所有档案的全文数据加工,2005年又实现电子文档数据的实时入库。重钢集团公司2007年6月开通运行数字化档案管理系统,经国家科技部西南信息中心查新,该软件多项指标在国内具有创新性。
项目档案得到加强 国家电网、华电等将建设项目档案工作与工程建设同步推进,开展建设项目档案工作巡回检查,使档案工作始终贯穿于项目建设和管理的全过程。华能公司将项目文件的归档范围、数量、质量等要求纳入合同条款。神华集团、东方航空等将工程档案与工程款支付挂钩,凡档案资料不齐全,档案管理员没有签字的一律不支付工程尾款。三峡总公司与有关单位建立协作关系,制定工程档案管理规范和标准体系,创造出世界性特大型工程档案管理的成功经验。
档案利用价值凸现 企业多年来积累的丰富档案资料,已经成为国家、社会的重要历史财富和企业生产要素与资产的重要组成。档案资料在维护国家利益、实现企业效益、保障职工权益等方面发挥了特殊的重要作用。
实现国资保值增值 黄金集团利用档案,向有关转制企业收回国家以前向黄金行业投入的“四项基金”近20亿元,并还将继续收回10多亿元;中石油利用以前的地质勘探档案进行研究和二次勘探,发现了冀东南堡油田、长庆西峰油田等大型油气田,并实现了许多油气田的增储上产,为国家作出了很大贡献。
实现企业效益 许多企业的档案部门提供了成千上万卷档案,保证企业成功上市或赢得反倾销的胜利,为企业实现巨大经济效益。东方航空公司利用近20年来的购机档案,获得国家购机补贴6.99亿元;招商局集团所属的华商财务公司,在与某公司的诉讼案中,以档案为凭最终胜诉,收回5.2亿元债资;中航工业洪都公司以土地档案为凭,争回15万多平方米土地所有权,获得经济效益1.85亿元。
避免社会损失 在2008年初的南方冰雪灾害中,国家电网、南方电网等公司档案部门,日夜加班,为电路抢修提供大量档案图纸,为恢复供电赢得了时间,避免了社会生产和人民生活受到更大影响;在2008年汶川特大地震后,核821厂档案部门紧急为核设施应急处理等工作提供档案1 000多卷,复印图纸1万多张,避免了核泄漏灾祸的发生。
问题突出
在企业档案工作取得显著成绩的同时,我们还必须清醒地看到,当前我国企业档案工作的基础还依然薄弱,整体水平发展还很不平衡,影响和制约企业档案工作发展的矛盾和问题仍很突出,企业档案工作倍受冷落,传统档案管理模式难以为继,主要表现如下:
领导不够重视 许多企业领导对档案部门在企业中地位的认识不足,错误认为档案工作只是一种资料整理工作,不能为企业带来直接的效益,纯粹是只投入不产出的赔本买卖,看作可有可无。因此,本能地排斥档案工作,没有建档的自觉性和动力,即使在外界的宣传和推动下做了一些工作,但还是虚与委蛇,流于形式。
机构极不稳定 相对企业其他部门来说,档案工作人员薪酬较低,且流动频繁;在企业的地位较低。每当企业进行体制改革时,档案机构与人员往往成为首当其冲的牺牲品,不是被裁撤就是被合并到其他部门,档案工作者往往感到人微言轻、回天乏力,时常处于濒临下岗的焦虑之中。
人才流失严重一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不能享受相应职称待遇,严重挫伤了他们的职业自豪感和工作积极性,致使他们被迫跳槽或另觅高枝,导致企业档案管理缺乏稳定性和规范化,企业档案管理水平的迅速下降。另外,有的企业即使配备了档案人员,却是属于兼职性质,且大多不具备档案方面的专业知识,缺乏足够的支配权和资源,无稳定性可言。
职能弱化成摆设 一些企业在改革和重组过程中,档案管理职能被弱化,档案工作还处在看家守摊的被动状态;个别企业的档案工作机构被设置到三四级机构中,对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱;有的企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值,照猫画虎地建立了档案机构,充实了专职人员,结果却往往走形变样,档案工作并没有制度化、经常化地开展起来,仅仅成了企业文化建设的道具装饰、应景之事。
民企忽视档案 相对于国企,民企的档案工作受法律约束和行政监督较少,企业管理者明显缺乏落实和完善档案工作的诚意和决心,因而更加不受重视。许多民企档案工作基础比较薄弱,几乎不设档案管理岗位,没有档案库房,档案无人管理,更未建立档案管理制度,档案即使有人兼管,也只是形式上而已。
实体管理受限 有的企业档案管理还停留在传统的手工管理阶段,对电子文件的归档和管理失职和缺位,在企业信息化建设中已被逐步边缘化。随着企业信息化进程的不断加快,一些企业纷纷建成、运行办公自动化(OA)系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。使得企业在各项生产经营活动过程中形成的实体文件越来越少,取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收管易逝流动的电子文件。
档案资源流失 有的企业在改制和破产过程中,档案的鉴定与处置工作没有纳入到相关程序,档案处置工作很不规范。电子文件的不断涌现,使许多企业档案机构和人员采取“鸵鸟政策”,固守传统的档案实体管理模式,任由电子文件自生自灭;以及企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存,造成档案流散或面临流失的危险。
档案信息化滞后 档案是企业的主体信息和重要信息,企业信息化必须包括档案信息化。有的企业的电子文件管理由信息中心负责,档案部门没有参与,以致企业电子文件没有采取保真、保密、保长久等措施,面临失散、失真、流失等危险。有的企业投入了大量资金对档案进行数字化加工,但档案信息系统不能很好地与企业的管理系统相衔接,档案信息化建设的效果大打折扣。
现实安全威胁 目前,企业档案的安全隐患比较突出、安全形势不容乐观。突发的自然灾害和社会事件较多,给档案带来直接损毁;企业兼并重组改制活动较多,企业档案容易散失或形成监管真空;一些企业档案人员更换频繁,企业内部档案管理混乱,档案家底不清;信息技术的自身弱点给电子文件的信息安全带来较大风险,为企业领导和档案管理人员敲响警钟。
档案利用率低 许多企业虽重视档案的收集和管理,档案资源储备数量很多,但企业人员对文件档案的使用却很少,或未充分、合理、及时地利用。一些企业决策层在进行经营管理重大决策时,甚至想不到要去查阅档案资料作分析研究,以吸取前人和他人的经验教训,结果走了很多弯路,甚至造成重大经济损失。另外,虽然在电子文件时代,企业内各部门除了向档案部门移交档案之外,自身也作了留存。各业务部门对档案部门的依赖日渐稀少。
成因多元
当前企业档案工作陷入困境的原因除上述情况之外,其关键问题在于,传统的企业档案工作系统不能适应当前外部环境的巨大变化,为寻找新形势下发展企业档案工作的出路,我们需对造成以上企业档案工作问题的原因做深层次的分析。如果这些问题得不到有效解决,将直接影响企业档案信息资源的建设。
现行制度影响 我国建立的现代企业制度,给企业档案管理带来诸多的新问题,诸如企业改制后档案所有权,档案是否资产及如何评估,股权变化、企业兼并、破产后档案移交处置问题,档案专业主管部门和企业档案管理的关系问题,外资、合资企业、中国驻外企业及民营企业档案管理问题等等。过去那种主要依赖国家档案行政管理机关运用行政手段治理企业档案工作的机制不再可行与有效,国有企业档案工作的发展失去了有力的外部动力,只能依赖自生的内部动力。
传统重藏轻用 过去,企业档案工作者的大部分精力一般都放在收集、鉴定、整理、保管等主要业务上,注重保管企业的历史记录,忽视积极主动地为企业的现实工作服务,在企业如何从这些技能中获益的问题上很少动心思。档案工作缺乏自生的内部动力,自然就被企业管理层冷落。
市场竞争所致 传统的企业档案工作关注保存企业历史,而忽视创造现实价值,不仅不能为企业当前的价值创造活动做出直接的贡献,而且还需增加管理成本,加之当前由于市场竞争加剧,许多效益滑坡的企业纷纷裁员,档案工作自然成为被减对象。在则,在市场竞争白热化的环境下,企业为提升自身的核心竞争力,须将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节,而尽量精简次要的部门。
信息技术冲击 上世纪90年代中期以来,我国企业信息化建设高潮迭起、飞速发展。各类信息系统开始在企业各领域得到广泛应用。使得电子文件数量异常庞大,种类日益繁多,而实体文件则相对减少,传统的档案实体管理模式便失去了管理对象。另外,面对信息技术,一些企业档案工作者很是怵惧又使其不愿接受,从而导致阻碍档案工作发展的恶性循环。
任重道远
我国传统企业档案工作已经面临生存危机,如果再不改革,必将严重地制约着企业的正常发展。现代企业档案工作必须与现代企业的特点和发展相适应,因此,从现代企业档案信息资源建设入手,开拓创新,走出企业档案工作运行机制的新路,这才是现代企业档案工作者的必然选择。
重视档案工作 关心和支持档案工作,就是重视、关心和支持企业,就是在维护企业的业绩和各级领导的业绩。广大的档案工作者不怕清苦寂寞,甘当无名英雄,为做好企业档案工作作出了应有的贡献。他们既不在领导眼皮底下,又长期处于为其他各部门服务的幕后地位,默默无闻、不善宣传,往往得不到应有的重视。其实,企业档案的作用一点不亚于技术、设备、厂房、资金等其他生产要素,档案工作者的地位不应比其他部门逊色。企业的各级领导理应加强和支持档案部门的工作,改善档案工作条件,关心档案人员的成长,努力推动档案工作不断进步。
加强队伍建设 档案工作连续性强,需用较长时间才能适应。因此,必须保持档案管理队伍的稳定。注意引进有专业知识和专业技能的人才充实档案队伍,还要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训,定期组织业务学习考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励,力争留住人才,让其更能全面履行其职能,发挥更大的作用。另外,档案管理工作专业性强,不能作为其他工作的兼职来完成,应设专业岗位对档案进行管理。