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当今社会,工作、学习、生活更加需要合作和沟通。无论我们从事什么工作,语言沟通能力都是安身立命的一个重要条件。特别对于那些从事秘书工作的人来说,其功用价值就更显得尤为重要了。
随着市场经济的发展,社会竞争的日益激烈,人们互相联系沟通的增多,口才已成为有效交际的重要手段。秘书由于其本职工作职能和在单位中所处枢纽关系,纵向横向沟通广泛,更需要交际口才。口才已成为秘书在社会上立足和发展不可缺少的最基本能力。
秘书工作的职能决定了秘书口才的重要性
任何机关、企事业单位的组织系统都是由领导部门、职能部门和秘书部门 (办公部门) 三种机构组成的。领导工作的职责在于决策和领导组织,是决策机构;职能部门在于具体贯彻执行领导的决策和处理具体事项,是执行机构。决策机构和执行机构需要上下沟通、互相辅助和各职能部门之间需要互通信息、平衡协调。在这些方面起关键作用的是介于两者之间的辅助联系部门—秘书部门。可见秘书部门的职能就在于承上启下、协调左右、沟通内外、传递信息。
在日常工作中,秘书要调查研究、汇总资料、汇报情况、传达指示、提出建议、协调商谈、招待宾客、电话联络等等,所有这些工作职责说明,秘书工作除了一部分要使用文字外,大量使用的是口头语言 ,因此秘书的口语表达能力不可忽视。日本的很多企业认为一个企业的秘书是否会说话,是关乎企业生死存亡的大事。称职的秘书要既肯干又善说。记得曾经有这样一个事:
某单位领导不幸去世,按照单位规定,其遗属住房标准必须要有降低。后勤部门从办事员到最高负责人先后多次登门劝说,那位领导的遗霜又哭又闹,劝说人员又气又恼,双方矛盾很深,事情就此搁浅。最后让办公室秘书前往协调,秘书上门时首先表示关心慰问,然后说明原住房标准高,是为了便于领导工作,现在就不再需要那么多房子了,最后说,后勤部门也考虑到换了新环境还可以减轻他们睹物思人的悲痛。一番入情入理的话语,深深地打动了那位领导的遗孀。他们很快就痛痛快快地搬了新居。一个故事说出了道理:身为一个秘书不仅能说还要会说,这在日常工作中显的尤为重要。
得体的语言表达是秘书工作必备的基本能力
语言表达,一般表现为语音纯正、吐字清晰、表意鲜明;具体表现为能适应环境,恰到好处,或说理、或叙事,都能得心应口,语言负有很强的说服力和感染力。作为秘书,其口才综合体现为措辞得体,所谓得体具体表现在三个方面:
1、是说话要符合秘书身份。秘书是领导的辅助人员,在与别的职能部门和人员打交道时,只能是牵头,而不是指挥,更不能以领导的名义指责他人,以命令的口吻下达任务,或以“首长”自居,盛气凌人,以责问式的语气伤害他人的自尊心,必然引起执行部门的反感。如此下去工作就难以开展了。相反,如果秘书以礼待人,态度和气,那么对方便会欣然接受。这样,即使是难办理的事情也可能得到解决。有这样两位秘书,同样是对执行部门布置重要工作,由于表达方式和态度不同,结果截然相反。一个生硬地说:“这件事明天一定要完成,否则就扣你的奖金”。另一个微笑地说:“这件事很紧急,不能过明天,看来看去厂里只有你比较熟悉,有把握,令人放心,希望你帮帮忙。现在就看你的了”。结果,前者惹起了对方愤慨,他气乎乎地说:“我不会,你找别人去”。后者却说得对方甜滋滋的,他笑着说:“我试试吧”。心里却想:他这么看得起我,我不能丢脸。前者因为态度中断工作,后者却因为态度使工作得到开展。
2、是说话要有原则并切合实际。作为领导辅助者的秘书,时时刻刻代表着一定组织单位的立场,有时甚至直接代表领导本人处理问题,因而在与人交谈时,不能随便表态,不能想说什么就说什么,想怎么说就怎么说。
领导的工作是制定政策或掌握政策,秘书的工作是为领导服务,其全部内容几乎都与政策紧密相连,因此衡量秘书工作的好坏最关键的一条便是看其是否正确地贯彻了政策精神,所以秘书的语言表达不能违背基本政策。因此,秘书无论是汇报工作、反映情况,还是提供信息、提出建议,都要从本单位实际出发,不说“三话”即不说与事实相左的假话,不说自吹自擂的大话,不说言之无物的空话。秘书不仅是领导的参谋和助手,还应是领导的诤友。秘书不能投领导所好,看其脸色说话,而要在意识到领导所做的事会产生错误的情况时敢于劝说。言谈有地还要委婉。必要时候讲究说话的技巧更是上策。因此,秘书需要掌握一点“游说”技巧,善于根据领导的情绪、兴趣、爱好、性格,以及当时所处的环境等灵活机动地引发话题,使自己的言辞始终紧紧抓住领导的心,巧妙而深刻地阐述自己的见解。使领导在不知不觉中接受并采纳自己的思想。这种“事例”古已有之,如婉言说赵太后的触龙,善讽齐王纳谏的邹忌,巧谏齐景公的晏子等,他们的谈话艺术可为今天秘书学习的范例。
3、是说话要适时、适人、适度,即根据彼时的语言环境和说话对象,以最合适的方式进行表达。秘书口头表达必须话随境迁,视具体场合而定。秘书要懂得何时该说,何时不该说,也要掌握好何时该多说,何时该少说,说话不合适宜,往往听着无趣。说话是个双向沟通交流的过程,要使达到沟通的效果,必须了解并适应交谈对象,学会看什么人说什么话。在日常工作中,秘书要和各种不同社会经历、不同身份地位、不同知识水平、不同年龄层次的人打交道,这些人对说话的理解能力、接受程度、说话习惯都不一样,秘书要根据具体实际情况,采用适宜的表述方式,或通俗、形象,或幽默、庄重;或言简意赅,或细细解说。
此外,秘书说话要恰如其分要负责任。“一言既出,驷马难追”,说深了,难以拔出,说浅了,难以奏效。如下级请求上级批准某项工程,因资金问题不好解决,领导正在全面衡量,下级如果询问结果,秘书可以回答:“此事正在研究,很快就答复你们”,这就是适度的表现。由此可见,不同的语言表达会产生不同的工作效果。可以说,说话是否得体是衡量秘书工作能力强弱的一个重要标志。
秘书口才源于丰富的知识储备和较高的思想修养
秘书口才的形成除了要有渊博的知识外,还在于其自身良好的思想品德修养。这首先表现在摆正位置上。秘书位置摆正了,就能谨言慎行,谦和诚挚,严守机密;反之,则自作主张,信口开河。曹操的主簿杨修便是这方面的反面典型。建安二十四年二月,曹操率军攻打刘备,到达阳平关,刘备凭险坚守。曹操颁布了只有两个字的口令:“鸡肋”。下属不解其意,唯主簿杨修自行整装,并对人说:“鸡肋,食之无味,弃之不得,王要还师了”。五月,曹军果真引军回长安。杨修的话虽然被证实了,但他最后被曹操以动摇军心之罪杀了头。身为领导的秘书,知道的事情比别人早,也比别人多。但在领导未公布之前,秘书无权把它公开。杨修凭着自己聪明揣摩到了曹操的心思,但他太好表现自己,处处把它泄露出去,他的言行把他恃才不羁的思想表露无疑。
随着市场经济的发展,社会竞争的日益激烈,人们互相联系沟通的增多,口才已成为有效交际的重要手段。秘书由于其本职工作职能和在单位中所处枢纽关系,纵向横向沟通广泛,更需要交际口才。口才已成为秘书在社会上立足和发展不可缺少的最基本能力。
秘书工作的职能决定了秘书口才的重要性
任何机关、企事业单位的组织系统都是由领导部门、职能部门和秘书部门 (办公部门) 三种机构组成的。领导工作的职责在于决策和领导组织,是决策机构;职能部门在于具体贯彻执行领导的决策和处理具体事项,是执行机构。决策机构和执行机构需要上下沟通、互相辅助和各职能部门之间需要互通信息、平衡协调。在这些方面起关键作用的是介于两者之间的辅助联系部门—秘书部门。可见秘书部门的职能就在于承上启下、协调左右、沟通内外、传递信息。
在日常工作中,秘书要调查研究、汇总资料、汇报情况、传达指示、提出建议、协调商谈、招待宾客、电话联络等等,所有这些工作职责说明,秘书工作除了一部分要使用文字外,大量使用的是口头语言 ,因此秘书的口语表达能力不可忽视。日本的很多企业认为一个企业的秘书是否会说话,是关乎企业生死存亡的大事。称职的秘书要既肯干又善说。记得曾经有这样一个事:
某单位领导不幸去世,按照单位规定,其遗属住房标准必须要有降低。后勤部门从办事员到最高负责人先后多次登门劝说,那位领导的遗霜又哭又闹,劝说人员又气又恼,双方矛盾很深,事情就此搁浅。最后让办公室秘书前往协调,秘书上门时首先表示关心慰问,然后说明原住房标准高,是为了便于领导工作,现在就不再需要那么多房子了,最后说,后勤部门也考虑到换了新环境还可以减轻他们睹物思人的悲痛。一番入情入理的话语,深深地打动了那位领导的遗孀。他们很快就痛痛快快地搬了新居。一个故事说出了道理:身为一个秘书不仅能说还要会说,这在日常工作中显的尤为重要。
得体的语言表达是秘书工作必备的基本能力
语言表达,一般表现为语音纯正、吐字清晰、表意鲜明;具体表现为能适应环境,恰到好处,或说理、或叙事,都能得心应口,语言负有很强的说服力和感染力。作为秘书,其口才综合体现为措辞得体,所谓得体具体表现在三个方面:
1、是说话要符合秘书身份。秘书是领导的辅助人员,在与别的职能部门和人员打交道时,只能是牵头,而不是指挥,更不能以领导的名义指责他人,以命令的口吻下达任务,或以“首长”自居,盛气凌人,以责问式的语气伤害他人的自尊心,必然引起执行部门的反感。如此下去工作就难以开展了。相反,如果秘书以礼待人,态度和气,那么对方便会欣然接受。这样,即使是难办理的事情也可能得到解决。有这样两位秘书,同样是对执行部门布置重要工作,由于表达方式和态度不同,结果截然相反。一个生硬地说:“这件事明天一定要完成,否则就扣你的奖金”。另一个微笑地说:“这件事很紧急,不能过明天,看来看去厂里只有你比较熟悉,有把握,令人放心,希望你帮帮忙。现在就看你的了”。结果,前者惹起了对方愤慨,他气乎乎地说:“我不会,你找别人去”。后者却说得对方甜滋滋的,他笑着说:“我试试吧”。心里却想:他这么看得起我,我不能丢脸。前者因为态度中断工作,后者却因为态度使工作得到开展。
2、是说话要有原则并切合实际。作为领导辅助者的秘书,时时刻刻代表着一定组织单位的立场,有时甚至直接代表领导本人处理问题,因而在与人交谈时,不能随便表态,不能想说什么就说什么,想怎么说就怎么说。
领导的工作是制定政策或掌握政策,秘书的工作是为领导服务,其全部内容几乎都与政策紧密相连,因此衡量秘书工作的好坏最关键的一条便是看其是否正确地贯彻了政策精神,所以秘书的语言表达不能违背基本政策。因此,秘书无论是汇报工作、反映情况,还是提供信息、提出建议,都要从本单位实际出发,不说“三话”即不说与事实相左的假话,不说自吹自擂的大话,不说言之无物的空话。秘书不仅是领导的参谋和助手,还应是领导的诤友。秘书不能投领导所好,看其脸色说话,而要在意识到领导所做的事会产生错误的情况时敢于劝说。言谈有地还要委婉。必要时候讲究说话的技巧更是上策。因此,秘书需要掌握一点“游说”技巧,善于根据领导的情绪、兴趣、爱好、性格,以及当时所处的环境等灵活机动地引发话题,使自己的言辞始终紧紧抓住领导的心,巧妙而深刻地阐述自己的见解。使领导在不知不觉中接受并采纳自己的思想。这种“事例”古已有之,如婉言说赵太后的触龙,善讽齐王纳谏的邹忌,巧谏齐景公的晏子等,他们的谈话艺术可为今天秘书学习的范例。
3、是说话要适时、适人、适度,即根据彼时的语言环境和说话对象,以最合适的方式进行表达。秘书口头表达必须话随境迁,视具体场合而定。秘书要懂得何时该说,何时不该说,也要掌握好何时该多说,何时该少说,说话不合适宜,往往听着无趣。说话是个双向沟通交流的过程,要使达到沟通的效果,必须了解并适应交谈对象,学会看什么人说什么话。在日常工作中,秘书要和各种不同社会经历、不同身份地位、不同知识水平、不同年龄层次的人打交道,这些人对说话的理解能力、接受程度、说话习惯都不一样,秘书要根据具体实际情况,采用适宜的表述方式,或通俗、形象,或幽默、庄重;或言简意赅,或细细解说。
此外,秘书说话要恰如其分要负责任。“一言既出,驷马难追”,说深了,难以拔出,说浅了,难以奏效。如下级请求上级批准某项工程,因资金问题不好解决,领导正在全面衡量,下级如果询问结果,秘书可以回答:“此事正在研究,很快就答复你们”,这就是适度的表现。由此可见,不同的语言表达会产生不同的工作效果。可以说,说话是否得体是衡量秘书工作能力强弱的一个重要标志。
秘书口才源于丰富的知识储备和较高的思想修养
秘书口才的形成除了要有渊博的知识外,还在于其自身良好的思想品德修养。这首先表现在摆正位置上。秘书位置摆正了,就能谨言慎行,谦和诚挚,严守机密;反之,则自作主张,信口开河。曹操的主簿杨修便是这方面的反面典型。建安二十四年二月,曹操率军攻打刘备,到达阳平关,刘备凭险坚守。曹操颁布了只有两个字的口令:“鸡肋”。下属不解其意,唯主簿杨修自行整装,并对人说:“鸡肋,食之无味,弃之不得,王要还师了”。五月,曹军果真引军回长安。杨修的话虽然被证实了,但他最后被曹操以动摇军心之罪杀了头。身为领导的秘书,知道的事情比别人早,也比别人多。但在领导未公布之前,秘书无权把它公开。杨修凭着自己聪明揣摩到了曹操的心思,但他太好表现自己,处处把它泄露出去,他的言行把他恃才不羁的思想表露无疑。