浅析医院票据管理工作的研究

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  在目前我国社会经济快速发展的背景下,各行各业都面临着激烈的竞争,医院也不例外。医院在发展过程中,为了能够提高自身的综合水平,提高自身的综合竞争水平,需要对自身的财务管理工作进行积极的创新和改革,尤其是票据管理工作。在票据管理工作中,票据的真实性以及准确性是确保医院财务管理工作的重要基础。但在医院票据管理工作中,仍然存在一定的问题,这些问题对医院的健康发展产生了较为严重的影响。因此,在医院票据管理工作中,相关的管理部门应对这些问题进行针对性的解决,为医院的健康发展提供一定的保障。
  医院票据管理工作是不断提升医院整体财务管理效率及医院经营管理水平的重要有力保证。医院财务现用到的票据主要涉及两种,即财政类的票据和非财政类型的票据,其中,非财政票据主要包括门诊支付费用票据、门诊住院费用票据、挂号人员票据、捐赠者收据等非税收入票据。目前,财政专项票据已发展成为我国医院审计频率最高的票据。同时,也成为医院监管部门、财政部门、审计署联合开展医院监督管理、检查审计的重要依据。然而,近年来医院开展财务票据管理工作中的一些问题愈加突出,对医院的财务管理形成了严重的影响,因此,应尽快对医院的票据管理工作进行创新,为医院的健康发展奠定基础。
  一、医院票据管理的重要性
  随着医疗体制改革的不断深入,医院为了强化改革发展,越来越重视内控管理的优化。票务管理工作是加强医院日常财务管理日常工作的重要组成内容,其对提高医院日常经营财务管理水平和有序经营发展进程具有一个极为重要的指导意义。目前在医院票据管理工作中仍存在一些不足之处,这就需要医院结合自身的实际情况,积极强化票据管理,使医院能够与医疗改革的发展步伐保持一致。医院财务票据中的种类也比较多,这些票据不仅是医院会计人员账簿管理登记和统计生成医院财务报表的重要依据,同时也是医院财务数据分析的重要原始凭证。原始数据的资料直接关系着会计核算的准确、可靠性,因此需要严格确保原始票据的资料真实性。通过不断做好医院票据核算管理,确保医院票据的真实,以此方式来不断提高医院会计核算管理工作的数据质量,提高医院财务会计分析的數据质量,通过这些财务数据分析,能够将医院整体财务状况更好地体现出来,进一步保障医院资金的安全。
  二、医院票据管理工作现状
  (一)医院财政票据管理相关意识有待增强
  部分医院在组织开展票据管理工作时,还普遍存在着管理意识仍然薄弱的情况,对于医院财政票据管理中的相关专业知识往往缺乏充分了解与正确认识,主观上误以为医院票务管理工作仅仅是财政部门的工作,与其他部门没有较多的关联,这无疑造成了医院票务管理工作的难度大大上升。同时,部分医院在组织开展财政票务管理工作时,缺乏上级领导相关部门的大力支持与重视,将工作关注点的重心全部放在如何获取更多社会经济效益方面,未将财政票据业务管理建设视作高效的风险管理工作,也未严格安排相关专业人士和其他专业的票据库房人员管理使用票据,以至于出现较多的管理漏洞。
  (二)医院财政票据管理工作模式较为落后
  当前,随着国内市场经济不断快速发展,计算机以及相关信息技术已经得到了有效的普及,在医院生产经营等各环节的综合利用愈加广泛。计算机会计相关信息技术的迅速普及和广泛应用,推动了公立医院会计收费管理程序的发展,现有的会计信息管理查询程序主要以电子会计管理系统的方式进行操作。然而,目前大多数医院在财务信用票据业务的管理上,始终坚持传统的手工管理模式。落后僵化的手工管理模式无疑将直接影响到医院财务信用票据业务管理机制的整体工作效率。另外,财务票据业务、管理和服务活动的工作量和任务都很重要,这对票据管理人员的票据基本管理水平提出了很高的要求。虽然许多票据管理人员积极投身于票据管理工作中,但仍然无法有效管理大量的财政专项票据,致使其票据管理服务质量始终停滞不前。
  (三)票据储存工作存在问题
  在医院体制改革、人员结构变化、医院办公空间结构变化等诸多因素的直接影响下,医院年度财务预算票据使用管理中有时会出现连续存根票据丢失、空白票据丢失等异常情况。当这些票据连续丢失时,未能按照国家有关法律法规及时开展各种撤报业务,一旦被债权人利用,极有可能造成非常严重的经济后果,对医院的有效运营效率构成极大威胁。
  (四)财务人员的素质有待提高
  票据管理人员的业务素质和职业道德有待提高。由于使用的收费票据种类和项目不断变化和增加,一些业务不熟练的计费人员不能准确区分收费票据内容是否完全符合规范,不知道票据的具体使用情况以及具体的应用类型,对票据的随意使用将严重影响计费工作的正常顺利开展。此外,票据管理人员在票据执行和管理过程中的实际责任感不强,对票据使用管理的理解仅停留在票据的收发上。他们在票据使用和实施管理过程中粗心大意,玩忽职守,人为造成不当管理行为。票据经营者和管理者法制意识淡薄,各种票据的非法使用、遗失、出借等现象时有发生。这些都非常不利于医院的长期稳定。
  三、做好医院票据管理工作的相关策略
  在新一轮医改改革形式下,只有切实做好医院票据的管理工作,才能有效保证医院各项会计财务账簿、报表的真实可靠,降低医院各项财务管理中违法乱纪和其他经济犯罪等违法行为的发生率,让医院各项财务管理活动在一个公正、合法、规范的财务环境中正常开展运行。
  (一)做好收费票据管理
  目前我国有一些大型医院甚至特别是大中型医院对加强收费服务票据安全管理工作重要性总体认识存在不足,例如对加强收费服务票据安全管理工作重要性总体认识存在不足,相关规章制度落实执行不力,收费服务票据安全监督管理各项措施薄弱,没有严格执行有关医院《收费票据管理制度》的相关规定,收费服务票据安全监督管理各项措施落实不到位等。由于对票据管理工作缺乏一定的认识和了解,致使各类收费诊疗票据遗失被盗或者遗失索赔案件时有发生,给医院服务造成不良影响。因此,收费专用票据管理要由固定的财务会计人员专门进行负责,设置管理会计台账、设置收费票据管理专用资料仓库等并进行严格业务管理,所有收费专用票据,在业务管理当中也都应将管理责任细致和强化,必须设置一名固定的、且受过相关专业培训、业务素质水平较高、考取初级以上财务会计从业资格证书的会计人员专门负责,因为具备较高思想道德政治素质的会计人员,能够熟练掌握收费票据业务管理的基本业务流程,对于票据管理工作的重要性十分明确,能够针对票据管理工作中的问题进行充分的分析,并制定出相关的解决策略,对于提高医院票据管理工作的科学性和有效性有份有利。   (二)不断优化交账流程
  一般来说,现在医院里的收费员在下午两点左右交接工作全部结束后,才开始制作一些业务统计报表,用来进行业务交付或者结账,医院要想做到一个收账员每日清日、年、月收比较困难。因此,为了确保医院每日的财政收入能够完整的上交到财务部门,由现金收费处的审核员每日16:30打印数据计算后,得出每日现金收费结账单,在结算时间内,做好资金收入的整体报表。该日报表主要内容涵盖所有员工当日的总收费统计录入并在医院电脑系统统计开据员日收费统计发票的总收费金额。审核员需要将每个收费员的日收费账目进行严格的核查,并及时交督促未交账的收费业务员及时交账,缴款审核工作全部结束后,财务科其他收账员将总账的存款核算金额,与其他审核员的个人交账总存款日期和交账报表的存款综合核算计数项目进行勾选核对,完全符合后即可自行填写好总存款金额进账单,将总存款金额缴存储蓄。无论是医院内部审核员本人还是医院内部收费员,在打印医院结算日报表格时,都可以手动输入医院结算时的日期,结账期间结算时点由整个医院内部电脑系统进行自动控制。所有个人数据在下次支付结账后全部使用会被自动屏蔽。各医院会计凭证交接存根及医院会计报表应在医院发票凭证交接工作顺利完成后,及时、准确地送达医院财务资金管理部各部门及相关部门员工。柜员每天至少巡查各商业存款收费窗口4次,并督促各窗口及时归还当月收到的每一笔零用钱。
  (三)认识医院收费票据管理的重要性
  完善关于医院财务收费管理票据的制度管理,领导充分重视管理是关键,让医院领导充分知道医院收费制度票据库的管理不仅可以作为一种管理辅助工具,有利于收费制度的不断完善和管理体制的持续改革,是促进医院经济持续健康发展必不可少的重要环节。同时我也要切实加强政治宣传,从政治思想上加强防范,使医院领导、员工都一定要深刻认识到医院要切实加强医院财务管理、规范财务收费管理行为,杜绝乱违规收费,就必须高度重视医院票据的安全管理。
  (四)实行业务轮岗制,加强对票据的监督工作
  票据管理人员长期处于固定岗位,缺乏忧患意识,思想上和实际上容易懈怠。两个不同岗位之间可以实现定期、多次的业务轮换制度,功能可以互换。例如,二级综合科室以上挂号住院门诊护理收费员和二级专科以上挂号住院门诊护理收费员两个不同岗位的功能可以互换。交回所有未使用或属于库存期的轮岗单。轮岗票据生产经营医院专管部员工调查核实与轮岗票据生产经营医院管理医院票据明细账上票据台账的基本信息一致后,填写《岗位轮换单转岗手续申请表》,可与之合并,后期办理岗位轮换单转岗手续。这种形式行政监察轮岗制其实也是一种变相的行政监察业务管理工作方式。同时,日常各类票据库存监督统一管理检查单位办理各类相关票据统计库存管理印购,查看单位相关各类票据管理库存,管理人员按各类相关票据库存收费项目种类,分别管理设置各类票据库存收费簿和各类票据收费管理库存登记簿,检查相关票据收费记录各类票据收费项目票据的库存办理手续收发及相关票据管理库存印购管理工作情况。而且,财务部门每年度还要定期、不定期对医院及其下属各层级财政部门及其财务管理工作人员涉嫌存款票据业务违法违纪情况突出问题,定期进行专项财务监督管理执法检查,对监督执法行为违章者,加大执纪依法严惩重创轻处重罚力度。
  (五)全面开展医院收费票据信息化建設
  基于信息化时代背景下,医院需要重视票据管理平台作用的发挥,加快构建信息管理系统,将票据信息进行录入,以信息化管理模式来规范票据管理。并通过统一组织管理医院票据卡的领用、使用、核销等业务内容,借助于医院信息服务平台的技术优势,全面提高医院票据领用管理工作的运行效率。目前医院收费专用票据信息管理软件不仅具有品种多样性,而且在使用它的过程中不断完善,将老的收费专用票据管理软件与新的医院票据信息管理系统能够实现有效性的衔接,可以有效实现对收费票据各个环节的实时精细化核查管理,为收费票据业务内容上的核查管理提供更多的信息便利性,同时也利于能够及时发现一些医院收费票据业务管理中可能存在的难点问题,提高医院票据业务管理人员的实际工作效率。另外,在医院收费票据信息化建设过程中,基于信息管理模式还要重视网络数据安全问题。基于这种情况下,宜建立健全完善的安全管理系统,针对不同种类票据人员进行分工,不同岗位人员具备自己独立的用户和密码,根据各岗位来设置具体的岗位人员权限,为岗位人员访问内容设限,进一步保障票据信息的安全性。而且安全系统中任何操作都有痕迹可寻,任何账号的任何操作都能够完整的呈现出来,在保证票据信息安全的同时,还能够进一步增强票据信息的严谨性。
  (六)强化监督管理工作的开展。
  由于医院票据管理工作中存在随意和松散等问题,这与医院审核检查制度不完善有直接的关系,同时也表明监管工作弱化。基于这种情况上,医院宜从实际出发,为票务管理工作人员创设良好的内部工作环境。在实际监督工作中,宜认真做好医院开票监督制度和分期收款管理制度的落实工作,进一步探索建立健全发票监督制度约束工作机制,并不断强化健全监督制度约束及该机制在加强监督发票管理工作过程中的作用重要性。同时还要探索建立健全绩效考核检查机制,将绩效考核检查结果与票据经营管理人员切身利益关系进行直接挂钩,积极提升票据管理工作的积极性。另外,医院还要强化票据管理信息化建设工作,使票据管理工作能够更好的满足医院发展需求的同时,依托于信息管理系统,实现票据的规范化管理。
  (七)加强收费票据管理人员的培养。
  医院票据管理工作的质量与票据管理人员业务素质的高低息息相关。针对于这种情况,医院需要重视对票据管理人员的培养,努力提高票据管理人员的专业技能和综合素质,使其能够胜任票据管理工作。票据管理人员要止岗,医院需要对其开展具有针对性的培训,使其对自身工作内容有一个明确的认识,了解具体的工作职责。而且在实际学习工作中,还非常需要工作者与实际工作情况相紧密结合,积极组织参加各种相关业务培训,并利用业余时间自身的实践学习,不断更新自身的专业知识能力结构,使专业技能和业务素质能够与各种新变化和新情况更好的适应,更好的满足医院业务发展的需求。
  四、结语
  在当前我国医院发展的过程中,医院管理从上到下都需要不断加强对医院票据管理工作的高度重视,并在实际管理工作中,针对医院票据业务管理工作的基本方式和方法不断探索进行系统优化和技术创新,全面提高医院票据业务管理工作的运行效率和服务质量,使医院票据业务管理工作发展能够为促进医院各项管理职能的逐步发挥起到有效的管理助推作用。另外,当前各医院开展票据业务管理工作中仍然还存在一些不足之处,这也仍然需要各医院在开展票据业务管理工作中,及时对这些不足问题予以进行及时解决,进一步促进医院票据业务管理水平的不断提升。
  (作者单位:苏州市相城人民医院 财务科)
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