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摘 要：针对w公司合同管理制度存在的权责不明晰、审批流程繁琐等问题，从两大方面，八个层次对原有制度进行修订，建立了基于权责明晰原则的分级分类管理制度，精简了审批环节，实现了制度优化的目标。
关键词：合同管理;权责明晰;分类分级
合同管理作为企业日常管理中的一项重要内容，在防范和降低企业法律风险、减少经济纠纷、维护企业合法权益、保障生产经营活动正常开展方面具有重要作用。但长久以来，w公司的合同管理制度存在权责不明晰、审批流程繁琐等问题。为此，进行了针对性的分析研究并提出解决思路。
一、原有制度的缺陷
w公司在合同管理方面主要存在两方面问题。
（一）权责不明晰
合同管理部门归口在法律部门，法律部门管理合同印章、负责建立本公司统一的合同台账。各承办部门负责市场调查、合作方的选择、合同文本起草、合同签订、合同审批、合同履行等工作。
承办部门作为合同的主要办理部门，对自身的合同管理不够重视，存在管理薄弱的现象，如：缺乏部门合同台账、合同原件缺少统一保存、合同往来函件掌握在经办人手中等问题。
其他合同相关部门，比如财务，按照原有管理制度，因为不属于合同管理部门，不掌握合同原件，对于合同收付款等重要工作只依靠承办部门的信息及领导的批示执行。从法律角度讲，财务部门在不清楚合同规定的时间节点和合同的履行情况的情况下进行收付款，存在极大风险，也无法起到应有的监管职能。
（二）审批手续繁琐
按照原制度的规定，不论合同的金额大小、重要程度，签订一份合同经办人均需要跑5-6个部门，找5-6人签字审批。一方面，手续繁琐，效率低下。另一方面，很多常见业务的合同在经过各部门多次审批磨合后，已经形成了完善的合同模板，经办人也较好的了解此类合同的常见问题和注意事项。这种情况下，仍采取5-6人审批的管理方式，极大地影响了工作效率。
二、采取的措施
针对以上问题，w公司开展了合同管理的制度修订及管理提升工作，从两大方面，八个层次对原有的合同管理制度进行修订。
（一）加強分级管理，明确各方职责
1、承办部门明确责任
新制度中，合同承办部门明确了以下职责：负责市场调查、资信调查以及合同标的价格调研;开展合同项目、关键条款的可行性研究;对合同内容进行审核，保证合同内容符合和满足业务的实际需要;对合同相对方的选择及合同文本、合同签订、合同履行的全过程进行把关。
同时，新制度明确承办部门需内设合同管理员，负责部门合同台账建立、合同编号、合同档案管理、客户信用档案建立、信息报送等日常管理工作。每份合同明确合同承办人，负责合同的审批、签订、归档和实际履行等一系列工作，明确了具体职责。
2、专业部门把关审核
新制度要求各专业部门如财务、法务、质量、安全、环保、保密等部门分别审核合同文本相应的内容。通过专业部门的把关，保证合同文本的完整性、合规性和专业性。
3、法律部门归口管理
法律部门作为合同归口管理部门，对相关政策或上级要求变化情况做到及时掌握、迅速响应，通过层层传导、精准执行。从合同的准备、起草、审核、订立、履行、变更到解除等全过程进行严格的管控，不仅重视签订前的合同管理，且重视签订后履行中的管控。
一方面，通过监督合同承办部门资质资信管理、合同会签审核等，强化签订前的过程管控;另一方面，通过建立健全合同台账、档案，监管合同履约情况，强化签订后的管理。使合同管理全过程都处于有效管控的状态，减少因合同导致的法律风险。
4、财务部门风险防控
财务部门作为合同管理的重要部门，应审核合同原件并掌握合同履行的具体情况。依据合同的规定的时间节点和合同双方的履约情况进行收付款工作。同时，财务部门需对对财务、审计政策变化带来的合同问题做到心中有数、防患未然，完善相关机制，防范合同支付结算和审计环节风险。
（二）加强分类管理，优化审批流程
1、完善流程接口
新制度保留了质量程序文件中现有的审批流程，与现行的质量管理程序完好衔接。对于生产合同、项目设计开发合同等质量程序文件中有规定的合同，按照质量程序文件规定的审批流程审批。其他合同则按照合同管理办法中规定的一般的审批流程进行审批。
2、差异化审批方式
合同评审一般有会签或会议评审两种形式，对于重大、专业性强的合同可以采用会议评审的方式，以便各业务专家群策群力，提高合同质量，防范合同签订的风险。其他的合同则可以采取会签的方式，同时由合同承办部门对于评审意见作出回应。
重大合同签订前一般应委托专业机构开展尽职调查，并由法律部门处提出意见，总法律顾问审签，进一步加强法律风险防范。
3、利用示范文本提升审批效率
对于采用合同示范文本的合同采取简化的审批流程。新的合同管理办法修订后，对于采用合同示范文本的合同，经办人由原来可能需要找5-6个人签字，缩减为2-3个人签字，大大提高了合同审批效率。同时，鼓励经办人在合同签订过程中争取合同起草权，使用我方合同示范文本，减少了我方审核、修改有关条款的工作。
4、明确审批权限提升工作效率
根据合同的金额大小设置不同的审批权限，不仅提高了工作效率，更体现的是企业管理者的信任，激发了团队的积极性。可以让企业管理者有更多的时间去解决科研生产工作中主要矛盾。
三、小结
通过加强合同分级分类管理，完善管理流程，明晰权责，有效解决了管理界面不够清晰、合同审批效率偏低等实际问题，提升了合同管理精益化水平。下一步，w公司将进一步加强合同示范文本推行、合同履约、合同监督检查等方面的工作，确保合同管理工作在专业分工、横向协同、流转衔接、闭环管理等方面进行有效整合，有效地避免合同管理风险。
参考文献
[1] 张梦琳 姬子林 高文彬 《以“三级管理”模式 提升合同管理精益化水平》华北电业 2018年08期
关键词：合同管理;权责明晰;分类分级
合同管理作为企业日常管理中的一项重要内容，在防范和降低企业法律风险、减少经济纠纷、维护企业合法权益、保障生产经营活动正常开展方面具有重要作用。但长久以来，w公司的合同管理制度存在权责不明晰、审批流程繁琐等问题。为此，进行了针对性的分析研究并提出解决思路。
一、原有制度的缺陷
w公司在合同管理方面主要存在两方面问题。
（一）权责不明晰
合同管理部门归口在法律部门，法律部门管理合同印章、负责建立本公司统一的合同台账。各承办部门负责市场调查、合作方的选择、合同文本起草、合同签订、合同审批、合同履行等工作。
承办部门作为合同的主要办理部门，对自身的合同管理不够重视，存在管理薄弱的现象，如：缺乏部门合同台账、合同原件缺少统一保存、合同往来函件掌握在经办人手中等问题。
其他合同相关部门，比如财务，按照原有管理制度，因为不属于合同管理部门，不掌握合同原件，对于合同收付款等重要工作只依靠承办部门的信息及领导的批示执行。从法律角度讲，财务部门在不清楚合同规定的时间节点和合同的履行情况的情况下进行收付款，存在极大风险，也无法起到应有的监管职能。
（二）审批手续繁琐
按照原制度的规定，不论合同的金额大小、重要程度，签订一份合同经办人均需要跑5-6个部门，找5-6人签字审批。一方面，手续繁琐，效率低下。另一方面，很多常见业务的合同在经过各部门多次审批磨合后，已经形成了完善的合同模板，经办人也较好的了解此类合同的常见问题和注意事项。这种情况下，仍采取5-6人审批的管理方式，极大地影响了工作效率。
二、采取的措施
针对以上问题，w公司开展了合同管理的制度修订及管理提升工作，从两大方面，八个层次对原有的合同管理制度进行修订。
（一）加強分级管理，明确各方职责
1、承办部门明确责任
新制度中，合同承办部门明确了以下职责：负责市场调查、资信调查以及合同标的价格调研;开展合同项目、关键条款的可行性研究;对合同内容进行审核，保证合同内容符合和满足业务的实际需要;对合同相对方的选择及合同文本、合同签订、合同履行的全过程进行把关。
同时，新制度明确承办部门需内设合同管理员，负责部门合同台账建立、合同编号、合同档案管理、客户信用档案建立、信息报送等日常管理工作。每份合同明确合同承办人，负责合同的审批、签订、归档和实际履行等一系列工作，明确了具体职责。
2、专业部门把关审核
新制度要求各专业部门如财务、法务、质量、安全、环保、保密等部门分别审核合同文本相应的内容。通过专业部门的把关，保证合同文本的完整性、合规性和专业性。
3、法律部门归口管理
法律部门作为合同归口管理部门，对相关政策或上级要求变化情况做到及时掌握、迅速响应，通过层层传导、精准执行。从合同的准备、起草、审核、订立、履行、变更到解除等全过程进行严格的管控，不仅重视签订前的合同管理，且重视签订后履行中的管控。
一方面，通过监督合同承办部门资质资信管理、合同会签审核等，强化签订前的过程管控;另一方面，通过建立健全合同台账、档案，监管合同履约情况，强化签订后的管理。使合同管理全过程都处于有效管控的状态，减少因合同导致的法律风险。
4、财务部门风险防控
财务部门作为合同管理的重要部门，应审核合同原件并掌握合同履行的具体情况。依据合同的规定的时间节点和合同双方的履约情况进行收付款工作。同时，财务部门需对对财务、审计政策变化带来的合同问题做到心中有数、防患未然，完善相关机制，防范合同支付结算和审计环节风险。
（二）加强分类管理，优化审批流程
1、完善流程接口
新制度保留了质量程序文件中现有的审批流程，与现行的质量管理程序完好衔接。对于生产合同、项目设计开发合同等质量程序文件中有规定的合同，按照质量程序文件规定的审批流程审批。其他合同则按照合同管理办法中规定的一般的审批流程进行审批。
2、差异化审批方式
合同评审一般有会签或会议评审两种形式，对于重大、专业性强的合同可以采用会议评审的方式，以便各业务专家群策群力，提高合同质量，防范合同签订的风险。其他的合同则可以采取会签的方式，同时由合同承办部门对于评审意见作出回应。
重大合同签订前一般应委托专业机构开展尽职调查，并由法律部门处提出意见，总法律顾问审签，进一步加强法律风险防范。
3、利用示范文本提升审批效率
对于采用合同示范文本的合同采取简化的审批流程。新的合同管理办法修订后，对于采用合同示范文本的合同，经办人由原来可能需要找5-6个人签字，缩减为2-3个人签字，大大提高了合同审批效率。同时，鼓励经办人在合同签订过程中争取合同起草权，使用我方合同示范文本，减少了我方审核、修改有关条款的工作。
4、明确审批权限提升工作效率
根据合同的金额大小设置不同的审批权限，不仅提高了工作效率，更体现的是企业管理者的信任，激发了团队的积极性。可以让企业管理者有更多的时间去解决科研生产工作中主要矛盾。
三、小结
通过加强合同分级分类管理，完善管理流程，明晰权责，有效解决了管理界面不够清晰、合同审批效率偏低等实际问题，提升了合同管理精益化水平。下一步，w公司将进一步加强合同示范文本推行、合同履约、合同监督检查等方面的工作，确保合同管理工作在专业分工、横向协同、流转衔接、闭环管理等方面进行有效整合，有效地避免合同管理风险。
参考文献
[1] 张梦琳 姬子林 高文彬 《以“三级管理”模式 提升合同管理精益化水平》华北电业 2018年08期