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摘要：大事记的编写是学校档案工作的一项重要内容，具有十分重要的意义，我们要从确定编写组织和人员，材料的完整准确、记录的公正真实、突出事件的重大特点、简明扼要、叙事体例结构等方面来加强大事记的编写工作。
关键词：高职院校 大事记 编写
高职院校教育教学发展凝结着广大教职工的辛勤汗水，留下了许多宝贵的经验和值得回忆的历史轨迹。如何回顾历史，展望未来，方法之一就是编写本院校的大事记，用大事记的方式记录下学校发展历史轨迹。大事记记录下了学校工作的点点滴滴，成为学校领导和部门工作的重要参谋，为教学、科研和社会服务工作起到了向导作用，更是编写学校校志和档案编研的重要来源资料。
1 大事记的内涵
何为“大事记”？“大事记”是党政机关、企事业单位、社会团体按照时间顺序记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。
高职院校的大事记，按时间顺序简要记载高职院校教育教学改革和重要活动的历史记载，是一种纪实记录。它一般由学校办公室负责，根据学校办公室自身记录的材料和学校各部门上交的材料，经过分析、研究、整理、加工编纂而成。
从大事记内容的来源看，大多来自各部门文书资料的再加工。通过文字材料的选取、概括，形成大事条目，并把各自独立的大事叙述清楚，从而系统、全面地反映一定历史时期学校的人才培养、教育改革、科学研究和社会服务等方面的历史概貌。
从大事記内容的形成来看，它并不是档案史料的简单重复和堆积，而是对档案材料的再加工、再整理，有选择地进行去伪存真，去小留大，去繁从简，从而正确地反映和再现历史的真实面目。
从大事记内容的特点来看，它只是选取学校历史发展中有影响的“大”事来记，而不是事事都记，使大事记成为“流水账”。
那么大事、小事的标准是什么？其实大事小事只是相对而言的，一般来说，凡是涉及全局性的、长期性的活动，以及对学校工作和历史发展有重要影响的事件，都是大事，如学校机关机构设置、撤销和体制的变更；单位领导、干部的任免；学校重大政策、法规、决定的发布及实施；本单位举办的在社会上有重大影响的活动等。
2 大事记的作用
学校大事记是一种重要的档案材料，是学校的精神财富，它为学校党政领导和有关职能部门研究工作、做出决策、制定规划时提供了重要参考。
首先，它为领导决策工作提供重要参考。党政领导在研究、部署工作时都要了解学校以前的发展状况，新任领导更是如此。在进行教育教学改革时，也有必要参照过去的做法，有了大事记，便可理清思路，找到正确的道路。
从某种意义上说，大事也是一种具有检索功能的工具书，给阅读者一定的启示和引导，还可为查找相关档案资料提供线索。因为大事记比较完整、清晰地反映学校工作的发展轨迹，使人们从正确的事件中总结经验，从错误的事件中汲取教训，进而掌握工作规律，提高工作效率和管理水平。
其次，大事记本身就是一种档案材料，是学校工作的备忘录，具有重要的史料价值。在学校各项管理工作中，有些大事并没有形成文字材料，如各级主管机关（部门）到校检查（视察）工作，与兄弟学校和校友的友好往来、交流活动等，这些活动并不一定形成独立的文字材料，当然也就没有存档的材料，大事记就可以弥补这一缺漏。
再次，大事记可为学校编史，为本地的教育志书提供可靠的、有价值的史料。从这一意义上来讲，学校大事记也为地方档案事业的发展做出了贡献。
3 大事记编写的要求
3.1 确定编写组织和职责
编好大事记，学校领导要明确思想，统一认识，把大事记的编写当作一项常规工作来抓。大事记的编写是一项政治性和业务性较强的工作，它不同于秘书起草的机关公文，也不同于部门计划总结，更不同于学术论文、文学作品，它有自己的特殊的文体与风格。
那么“大事记”由谁编写呢？多年来，高职院校大事记的编写基本上处于无序状态，写什么、怎么写、如何组织、由谁鉴别等多无明文规定，更没有具体的实施细则。多数情况，学校大事记是由文书部门编写的，但笔者认为应列为学校综合档案室的专职业务比较合适，因为大事记是一种档案史料，编写档案史料是档案室的基本业务。
多数情况，高职院校档案室只是院校办公室的一个附属物，并没有真正独立出来，成为与其它科室业务等同的一个部门。由于大事记的重要性以及涉及的部门和内容繁杂，所以这项工作还需要各部门通力协作，共同完成。因此，应由分管档案工作的领导挂帅，院校办公室牵头，档案室承办，联合其它部门和人员参与，共同承担此项工作，一月底收集完材料，二月完成大事记编写。写成的大事记，要经学校领导和相关部门审核，报院务会讨论通过，最后以发文的形式定下来。
3.2 力保材料的完整准确
在内容方面，材料应完整齐全。大事材料完整，大事的各要素力求齐全，包括事件的起因、过程、涉及的部门、人员及结果等，都要有清晰的记录。“大事记”应该反映本校工作情况的全貌，全面反映学校各项工作开展情况，参阅者通过大事记，就可全面了解学校在机构设置、人员变动、教研活动、实习实训、学生管理、社会实践等工作开展的基本情况。
在时间方面，大事记一般采用编年体，也就是将一年中所发生大事按时间顺序串连起来。记叙文的五大要素要具体，要具体写清事件发生、发展的年、月、日。要注意的是时间要清晰准确，尽量不要用最近、近日、月初、年底等这些不确切的表述。对日期的表述还可以做一些规定，如各级主管部门发出的文件，选用行文日期；会议选用召开会议的日期，如会议开数天，则写起止日期；选用报刊的，以报道事件所指日期等。若大事发生的时间、地点、人物、事由及结果等记录不具体，利用者在查阅时还要通过大量的文件材料进行考证，浪费了大量的时间和精力，不正确的时间记载还会给人误导。 在语言方面，需完整规范。如在大事记中只写 “王科长”、“李主任”，而没有明确其职务，也没有写清其姓名，此条大事记所记录的信息就欠准确，如果是了解当时情况的人员还在校，还可以知道领导的职务和指向，假若当事人和知情人发生了变化，若干年后就很难考证了，这部分记录也就很难再追补回来。还有的大事条目，在记录领导职务时为了取悦领导故意做些删改，如将“王××副校长”写作“王××校长”，将“副”字省略，这些写法都是不正确的。
3.3 务求内容的公正真实
客观公正是志书本质的特征，大事记作为一种史记也不例外。编辑人员在编写“大事记”时必须尊重历史，反映真相，真实记录整个事件过程，再现学校历史和发展现状，不能只记成绩不记缺点、只记领导的活动不记群众的工作。
坚持真实，保持历史原始性，与事件或活动有关的时间、地点、人物、涉及的数据等都要准确无误。只要是大事、要事，就要记录，而不可以用事件的好坏、领导的喜好作为入记的标准。对工作中的成绩和失误两个方面，我们要一分为二地看待，无论成绩和失误，只要对学校事业的发展产生重大影响的，都应记下来。一些失误和错误，是一个很好的反面教材和前车之鉴，记住它，或成为促进我们改进工作、不断前进的动力；如果放弃记录，是对工作的不负责任，对历史的不负责任，更严重的是可能会重蹈覆辙。
大事记的材料来源一定要真实可靠，有据可查。学校档案室归档的档案材料，各级主管部门发出的正式文件和召开的各种会议材料，以及学校校务工作会议所记录的事件等，都是编写大事记的材料来源。在核准材料的准确性后如实使用，切忌夸张、想象，不能随意加进编者自己的主观见解，更不能歪曲事实、颠倒黑白。对原材料来源中不准确的，或几个材料的表述有矛盾的，应尽力进行考证，一时不清楚的，留查证清楚后再补充录入。
3.4 突出事件的重、大特点
大事记的记述要突出重、大特点。
大事记中的“大事”应有一定标准。一些院校的大事记在入记标准上掌握尺度不准确，把一些不够“大事”标准的事件都记入了，使大事记变成记事记。这种情况的产生，表明编者对于“大事”的理解有一定的偏差，因而对材料的取舍产生偏差。
编写学校大事记时要从全局出发，从信息价值、存史价值等方面来决定属大事与否，并要结合学校每个历史时期的特点和本校实际情况来衡量，要认识到，领导活动并非全是大事，群众的工作也并非都是小事。
而对于会议的记录，也应当有所取舍。会议有不同的性质，有综合性会议，有专业化会议，有临时会或现场会等等。入记不仅仅要看会议的级别和参加人数，更要看会议的内容。有些大会讨论的可能并不算大事，有时小会决定的事项倒可能对学校教育改革发展产生极为深远的影响。
3.5 尽量做到简明扼要
“大事记”编写要求在内容准确无误的前提下，用言简意赅、精炼概括的文字表述出来，尽可能压缩篇幅，尽量少用或不用修饰语以及提问、描写、评论等表达方式。要做到事件的意思内容完整，语言表述简练准确就可以了。文字一般百字以内为宜，最长不要超过200字。文字太少内容表达上不明白，过多则表达内容易重复。该长则长，当短则短，既要说明相关内容，又简明扼要，说清事情。
这要求编辑人员有一定的语言文字功底，要能用高度概括的语言对内容较多，过程繁杂的事件进行准确表达。力求文字简练，又不轻易地省略或缩写，更不能对关键词语进行简单的修改和删减，详略适当，重点突出，这样才能编写出高质量的大事记。
3.6 注意叙事体例结构
大事记的编写，其体例大致有四种：编年体、纪事本末体、记述体和分类编年体。但笔者认为，学校大事记的编写应采用编年体单一的记述，即在该年度以时间顺序为线索进行记述；在编排方式采取以年为纲，按月、日顺序排列，一条一事直接记述，不可在一条之中同时记载两件以上事项，如果一日之中发生几件大事，则应分条列明。
以上主要是从原则方面谈如何编写大事记，而真正要做好大事记的编纂工作，编辑人员本身除了要具有很高的政治素质和业务素质外，还要有高度的责任心和使命感，要爱岗敬业，耐得住寂寞；同时要加强学习，加强知识积累，提高自身的综合素质。
总之，在大事记编写时，要明确要求，确定组织，收全材料，选准大事，简明扼要、实事求是，就能编写好学校“大事记”。
參考文献：
[1]付莉.怎样编写大事记[J].内蒙古史志，2008（6）.
[2]阎杰.谈大事记编写的五个转变[J].档案管理，2008（6）.
[3]孙志蒙.高职院校年度大事记编写的实践与思考[J].中国电力教育，2010（15）.
作者简介：甘国友（1964-），男，广西贵港人，柳州职业技术学院讲师，研究方向：高校思想政治教育和档案管理。
关键词：高职院校 大事记 编写
高职院校教育教学发展凝结着广大教职工的辛勤汗水，留下了许多宝贵的经验和值得回忆的历史轨迹。如何回顾历史，展望未来，方法之一就是编写本院校的大事记，用大事记的方式记录下学校发展历史轨迹。大事记记录下了学校工作的点点滴滴，成为学校领导和部门工作的重要参谋，为教学、科研和社会服务工作起到了向导作用，更是编写学校校志和档案编研的重要来源资料。
1 大事记的内涵
何为“大事记”？“大事记”是党政机关、企事业单位、社会团体按照时间顺序记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。
高职院校的大事记，按时间顺序简要记载高职院校教育教学改革和重要活动的历史记载，是一种纪实记录。它一般由学校办公室负责，根据学校办公室自身记录的材料和学校各部门上交的材料，经过分析、研究、整理、加工编纂而成。
从大事记内容的来源看，大多来自各部门文书资料的再加工。通过文字材料的选取、概括，形成大事条目，并把各自独立的大事叙述清楚，从而系统、全面地反映一定历史时期学校的人才培养、教育改革、科学研究和社会服务等方面的历史概貌。
从大事記内容的形成来看，它并不是档案史料的简单重复和堆积，而是对档案材料的再加工、再整理，有选择地进行去伪存真，去小留大，去繁从简，从而正确地反映和再现历史的真实面目。
从大事记内容的特点来看，它只是选取学校历史发展中有影响的“大”事来记，而不是事事都记，使大事记成为“流水账”。
那么大事、小事的标准是什么？其实大事小事只是相对而言的，一般来说，凡是涉及全局性的、长期性的活动，以及对学校工作和历史发展有重要影响的事件，都是大事，如学校机关机构设置、撤销和体制的变更；单位领导、干部的任免；学校重大政策、法规、决定的发布及实施；本单位举办的在社会上有重大影响的活动等。
2 大事记的作用
学校大事记是一种重要的档案材料，是学校的精神财富，它为学校党政领导和有关职能部门研究工作、做出决策、制定规划时提供了重要参考。
首先，它为领导决策工作提供重要参考。党政领导在研究、部署工作时都要了解学校以前的发展状况，新任领导更是如此。在进行教育教学改革时，也有必要参照过去的做法，有了大事记，便可理清思路，找到正确的道路。
从某种意义上说，大事也是一种具有检索功能的工具书，给阅读者一定的启示和引导，还可为查找相关档案资料提供线索。因为大事记比较完整、清晰地反映学校工作的发展轨迹，使人们从正确的事件中总结经验，从错误的事件中汲取教训，进而掌握工作规律，提高工作效率和管理水平。
其次，大事记本身就是一种档案材料，是学校工作的备忘录，具有重要的史料价值。在学校各项管理工作中，有些大事并没有形成文字材料，如各级主管机关（部门）到校检查（视察）工作，与兄弟学校和校友的友好往来、交流活动等，这些活动并不一定形成独立的文字材料，当然也就没有存档的材料，大事记就可以弥补这一缺漏。
再次，大事记可为学校编史，为本地的教育志书提供可靠的、有价值的史料。从这一意义上来讲，学校大事记也为地方档案事业的发展做出了贡献。
3 大事记编写的要求
3.1 确定编写组织和职责
编好大事记，学校领导要明确思想，统一认识，把大事记的编写当作一项常规工作来抓。大事记的编写是一项政治性和业务性较强的工作，它不同于秘书起草的机关公文，也不同于部门计划总结，更不同于学术论文、文学作品，它有自己的特殊的文体与风格。
那么“大事记”由谁编写呢？多年来，高职院校大事记的编写基本上处于无序状态，写什么、怎么写、如何组织、由谁鉴别等多无明文规定，更没有具体的实施细则。多数情况，学校大事记是由文书部门编写的，但笔者认为应列为学校综合档案室的专职业务比较合适，因为大事记是一种档案史料，编写档案史料是档案室的基本业务。
多数情况，高职院校档案室只是院校办公室的一个附属物，并没有真正独立出来，成为与其它科室业务等同的一个部门。由于大事记的重要性以及涉及的部门和内容繁杂，所以这项工作还需要各部门通力协作，共同完成。因此，应由分管档案工作的领导挂帅，院校办公室牵头，档案室承办，联合其它部门和人员参与，共同承担此项工作，一月底收集完材料，二月完成大事记编写。写成的大事记，要经学校领导和相关部门审核，报院务会讨论通过，最后以发文的形式定下来。
3.2 力保材料的完整准确
在内容方面，材料应完整齐全。大事材料完整，大事的各要素力求齐全，包括事件的起因、过程、涉及的部门、人员及结果等，都要有清晰的记录。“大事记”应该反映本校工作情况的全貌，全面反映学校各项工作开展情况，参阅者通过大事记，就可全面了解学校在机构设置、人员变动、教研活动、实习实训、学生管理、社会实践等工作开展的基本情况。
在时间方面，大事记一般采用编年体，也就是将一年中所发生大事按时间顺序串连起来。记叙文的五大要素要具体，要具体写清事件发生、发展的年、月、日。要注意的是时间要清晰准确，尽量不要用最近、近日、月初、年底等这些不确切的表述。对日期的表述还可以做一些规定，如各级主管部门发出的文件，选用行文日期；会议选用召开会议的日期，如会议开数天，则写起止日期；选用报刊的，以报道事件所指日期等。若大事发生的时间、地点、人物、事由及结果等记录不具体，利用者在查阅时还要通过大量的文件材料进行考证，浪费了大量的时间和精力，不正确的时间记载还会给人误导。 在语言方面，需完整规范。如在大事记中只写 “王科长”、“李主任”，而没有明确其职务，也没有写清其姓名，此条大事记所记录的信息就欠准确，如果是了解当时情况的人员还在校，还可以知道领导的职务和指向，假若当事人和知情人发生了变化，若干年后就很难考证了，这部分记录也就很难再追补回来。还有的大事条目，在记录领导职务时为了取悦领导故意做些删改，如将“王××副校长”写作“王××校长”，将“副”字省略，这些写法都是不正确的。
3.3 务求内容的公正真实
客观公正是志书本质的特征，大事记作为一种史记也不例外。编辑人员在编写“大事记”时必须尊重历史，反映真相，真实记录整个事件过程，再现学校历史和发展现状，不能只记成绩不记缺点、只记领导的活动不记群众的工作。
坚持真实，保持历史原始性，与事件或活动有关的时间、地点、人物、涉及的数据等都要准确无误。只要是大事、要事，就要记录，而不可以用事件的好坏、领导的喜好作为入记的标准。对工作中的成绩和失误两个方面，我们要一分为二地看待，无论成绩和失误，只要对学校事业的发展产生重大影响的，都应记下来。一些失误和错误，是一个很好的反面教材和前车之鉴，记住它，或成为促进我们改进工作、不断前进的动力；如果放弃记录，是对工作的不负责任，对历史的不负责任，更严重的是可能会重蹈覆辙。
大事记的材料来源一定要真实可靠，有据可查。学校档案室归档的档案材料，各级主管部门发出的正式文件和召开的各种会议材料，以及学校校务工作会议所记录的事件等，都是编写大事记的材料来源。在核准材料的准确性后如实使用，切忌夸张、想象，不能随意加进编者自己的主观见解，更不能歪曲事实、颠倒黑白。对原材料来源中不准确的，或几个材料的表述有矛盾的，应尽力进行考证，一时不清楚的，留查证清楚后再补充录入。
3.4 突出事件的重、大特点
大事记的记述要突出重、大特点。
大事记中的“大事”应有一定标准。一些院校的大事记在入记标准上掌握尺度不准确，把一些不够“大事”标准的事件都记入了，使大事记变成记事记。这种情况的产生，表明编者对于“大事”的理解有一定的偏差，因而对材料的取舍产生偏差。
编写学校大事记时要从全局出发，从信息价值、存史价值等方面来决定属大事与否，并要结合学校每个历史时期的特点和本校实际情况来衡量，要认识到，领导活动并非全是大事，群众的工作也并非都是小事。
而对于会议的记录，也应当有所取舍。会议有不同的性质，有综合性会议，有专业化会议，有临时会或现场会等等。入记不仅仅要看会议的级别和参加人数，更要看会议的内容。有些大会讨论的可能并不算大事，有时小会决定的事项倒可能对学校教育改革发展产生极为深远的影响。
3.5 尽量做到简明扼要
“大事记”编写要求在内容准确无误的前提下，用言简意赅、精炼概括的文字表述出来，尽可能压缩篇幅，尽量少用或不用修饰语以及提问、描写、评论等表达方式。要做到事件的意思内容完整，语言表述简练准确就可以了。文字一般百字以内为宜，最长不要超过200字。文字太少内容表达上不明白，过多则表达内容易重复。该长则长，当短则短，既要说明相关内容，又简明扼要，说清事情。
这要求编辑人员有一定的语言文字功底，要能用高度概括的语言对内容较多，过程繁杂的事件进行准确表达。力求文字简练，又不轻易地省略或缩写，更不能对关键词语进行简单的修改和删减，详略适当，重点突出，这样才能编写出高质量的大事记。
3.6 注意叙事体例结构
大事记的编写，其体例大致有四种：编年体、纪事本末体、记述体和分类编年体。但笔者认为，学校大事记的编写应采用编年体单一的记述，即在该年度以时间顺序为线索进行记述；在编排方式采取以年为纲，按月、日顺序排列，一条一事直接记述，不可在一条之中同时记载两件以上事项，如果一日之中发生几件大事，则应分条列明。
以上主要是从原则方面谈如何编写大事记，而真正要做好大事记的编纂工作，编辑人员本身除了要具有很高的政治素质和业务素质外，还要有高度的责任心和使命感，要爱岗敬业，耐得住寂寞；同时要加强学习，加强知识积累，提高自身的综合素质。
总之，在大事记编写时，要明确要求，确定组织，收全材料，选准大事，简明扼要、实事求是，就能编写好学校“大事记”。
參考文献：
[1]付莉.怎样编写大事记[J].内蒙古史志，2008（6）.
[2]阎杰.谈大事记编写的五个转变[J].档案管理，2008（6）.
[3]孙志蒙.高职院校年度大事记编写的实践与思考[J].中国电力教育，2010（15）.
作者简介：甘国友（1964-），男，广西贵港人，柳州职业技术学院讲师，研究方向：高校思想政治教育和档案管理。