奖励表彰文书是各级党政机关的常用公文。自2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》对各级党政机关使用的公文文种及其适用范围作出了明确规定。其中可用于奖励表彰的党政公文有三个文种：一是“决定”，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项；二是“命令（令）”，适用于公布行政法规和规章、宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员；三是“通报”，适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。不难看出，三个文种适用范围中的“奖惩有关单位和人员”“嘉奖有关单位和人员”“表彰先进”在语言表述上有相近、相似或相同的地方，从而导致“决定”“命令（令）”“通报”在具体的奖励表彰公文写作实践中，难以准确选择文种，容易造成文种混乱或是文种误用，影响了党政公文的规范性和严肃性。
　　那么党政机关在撰写奖励表彰文书时怎样才能更好地选用文种呢？笔者认为，党政公文文种的选用应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系这个大原则来确定。关于“决定”“命令（令）”和“通报”三个文种用于表彰奖励时如何区分，各级党政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。具体来说，撰写奖励表彰文书应从以下几方面加以甄别，以便准确选用文种。
　　一是根据发文机关权限选用文种。“命令（令）”是最具权威性的指挥性公文，他的使用作者具有限定性。根据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的有关规定，只有全国人民代表大会的常务委员会，委员长，国家主席，国务院和国务院总理，国务院各部委及其部长、主任，地方各级人民政府和各级人民代表大会，才有权制发命令（令）。其他民主党派、企事业单位、人民团体以及基层部门不能使用命令（令）。命令用于奖励表彰即为嘉奖令，也就是说嘉奖令只有具备发布命令权根的机关才可使用，其他机关只能选择决定或通报两个文种用于奖励表彰。“决定”和“通报”用于奖励表彰时，虽然对奖励机关没有明确的级别限制，但也有细微差别。表彰通报的发文机关一般是表彰对象的直接上级机关。而表彰决定的发文机关的范围较广，上至国家最高行政机关下至地方基层部门、企事业单位都可以使用决定。
　　二是根据奖励级别选用文种。“命令（令）”“决定”“通报”三个文种用于奖励表彰时，前两者的奖励规格一般较高，其中嘉奖令一般用于国家级奖励，使用范围较小，多由国家党政领导机关、权力机关单独发布，同级党政机关联合行文表彰、省以下党政机关甚至企事业单位表彰则多选用“决定”或“通报”。如对贡献特别突出、事迹非常典型的单位或个人给予奖励，或授予国家级荣誉称号，一般用“嘉奖令”；对贡献突出、业绩显著的单位或个人给予奖励，授予荣誉称号，一般用“决定”；对一些事迹先进、较为典型的单位或个人进行宣传表扬，或是在各项评优达标活动中，多用“通报”。
　　三是根据奖励性质和行文目的选用文种。“决定”“命令（令）”都是指挥性公文，都具有决策和指挥的性质，运用“决定”“命令（令）”进行表彰着眼于奖励的对象，侧重于下组织结论，是一种实质性的奖励，在语言表述上主要用结论性写法，即侧重于奖励的结果，对奖励的缘由不作过多表述。表彰通报属于知照性公文，着眼于事实本身，重在晓谕和教育，侧重于树立正面典型和学习榜样，宣传先进事迹和好人好事，在语言表述上主要叙述表彰对象的先进事迹、分析先进的原因、通报表彰的缘由并提出希望或要求。
　　四是根据奖励内容和文书发送范围选用文种。使用嘉奖令或决定进行表彰，一般是精神奖励与物质奖励并重，同时颁发奖励证书，奖励文书一般只发送相关部门或获奖当事人，很少普发。表彰性通报则多以精神奖励为主，少有物质奖励，重在宣传具有典型性和先进性的人和事，奖励文书发送范围也较为广泛，或通过新闻媒体进行宣传报道。