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摘要：随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文件有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。尤其是工程设计企业，近年来使用设计绘图确实产生了大量与纸质文件相对应的电子文件。尽管档案部门三令五申要求归档，但设计项目电子文件的归档还几乎没人去做，对今后的保管和利用十分不利。本文主要针对电子文件归档工作中存在的问题提出几点建议，以确保电子文件归档工作的顺利进行。
关键词：电子文件 文件归档 工作现状 建议
电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。众所周知，对于设计单位，工程档案很重要，不仅起到历史凭证和工作查考的作用，而且是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中不可缺少的依据，公司的生存和发展都离不开工程档案，尤其是电子档案，对于提高勘察设计工作效率起着极大的作用。因此，保证电子文件的完整、安全和有效利用势在必行。但在实际的电子文件归档工作中存在部分问题，笔者根据工作经验，对电子文件归档工作提出几点建议。
一、电子文件归档工作的现状
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对于不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，在这种情况下，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。但目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位，缺乏规范化、制度化。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3. 归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。部分归档文件材料的标识出现不同程度的错漏，如图纸更改但目录没有更改、计算书封面新旧版本不分、图纸版号错误、文字有效版本不详、签署不全、使用圆珠笔或铅笔书写等。
二、提高电子文件归档工作的建议和措施
针对电子文件归档管理中的问题，从保障电子文件的真实性、完整性、可读性和可靠性四个方面建立电子文件归档管理的质量体系，通过提高电子文件归档管理人员的素质强化电子文件归档工作的发展。
1. 保障电子文件的真实性
无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。
2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档
同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。
3、保障电子文件的可读性
必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用，且确保电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。
4、保障电子文件的可靠性
对于电子文件的可靠性，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。
5、提高电子文件归档管理人员的素质
从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。
三、结语
综上所述，在信息高速发展的今天，电子档案的归档工作对于企业的发展生存来说至关重要，电子档案在企事业单位中将扮演越来越重要的角色，是办公自动化向工程管理的自然延伸，也是现代企业管理中提高效率的重要手段，我们档案工作者应该在这样的技术潮流中努力把握机会、适应发展，共同推进和提高电子档案在企事业管理中的地位和作用，为企事业现代化建设添砖加瓦。
参考文
[1] 冯宝云.电子文件归档管理在自动化办公中的应用[J]. 价值工程. 2010（23）
[2] 白羽.浅谈如何做好电子文件的归档工作[J]. 办公室业务. 2012（01）
[3] 谭新.浅析电子文件对档案工作的影响及对策[J]. 黑龙江史志. 2009（02）
[4] 李海瑛.浅谈电子文件归档管理工作的现状及对策[J]. 琼州大学学报. 2006（04）
关键词：电子文件 文件归档 工作现状 建议
电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。众所周知，对于设计单位，工程档案很重要，不仅起到历史凭证和工作查考的作用，而且是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中不可缺少的依据，公司的生存和发展都离不开工程档案，尤其是电子档案，对于提高勘察设计工作效率起着极大的作用。因此，保证电子文件的完整、安全和有效利用势在必行。但在实际的电子文件归档工作中存在部分问题，笔者根据工作经验，对电子文件归档工作提出几点建议。
一、电子文件归档工作的现状
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对于不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，在这种情况下，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。但目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位，缺乏规范化、制度化。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3. 归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。部分归档文件材料的标识出现不同程度的错漏，如图纸更改但目录没有更改、计算书封面新旧版本不分、图纸版号错误、文字有效版本不详、签署不全、使用圆珠笔或铅笔书写等。
二、提高电子文件归档工作的建议和措施
针对电子文件归档管理中的问题，从保障电子文件的真实性、完整性、可读性和可靠性四个方面建立电子文件归档管理的质量体系，通过提高电子文件归档管理人员的素质强化电子文件归档工作的发展。
1. 保障电子文件的真实性
无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。
2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档
同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。
3、保障电子文件的可读性
必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用，且确保电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。
4、保障电子文件的可靠性
对于电子文件的可靠性，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。
5、提高电子文件归档管理人员的素质
从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。
三、结语
综上所述，在信息高速发展的今天，电子档案的归档工作对于企业的发展生存来说至关重要，电子档案在企事业单位中将扮演越来越重要的角色，是办公自动化向工程管理的自然延伸，也是现代企业管理中提高效率的重要手段，我们档案工作者应该在这样的技术潮流中努力把握机会、适应发展，共同推进和提高电子档案在企事业管理中的地位和作用，为企事业现代化建设添砖加瓦。
参考文
[1] 冯宝云.电子文件归档管理在自动化办公中的应用[J]. 价值工程. 2010（23）
[2] 白羽.浅谈如何做好电子文件的归档工作[J]. 办公室业务. 2012（01）
[3] 谭新.浅析电子文件对档案工作的影响及对策[J]. 黑龙江史志. 2009（02）
[4] 李海瑛.浅谈电子文件归档管理工作的现状及对策[J]. 琼州大学学报. 2006（04）