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汪洋是某公司的销售主管,每周五都需要向总经理汇报业务情况,一般会用PowerPoint制作销售情况演示文稿。在汇报的过程中,需要数据支持时会切换到Excel,因此常常需要一会儿打开PowerPoint,一会儿打开Excel,翻来复去地切换,非常麻烦,听得总经理时常皱起眉头。看来这样子是不行了,经过一番探讨,汪洋发现可以在PowerPoint中使用数据透视图控件,调用Excel中的数据,实现在演示过程中进行动态数据分析,非常方便。
第一步:安装插件并整理数据
由于Office 2007不带数据透视图控件,所以必须下载安装Office Web Components插件(下载网址:http://tinyurl.com/y8uj6b6)。如果使用的是Office 2003,则无需安装,本文所用办公套件是Office 2007。用Excel 2007打开销售数据表,然后选中所有的数据部分,在左上角的名称框中输入shujuku,按Enter键确认名称,最后按Ctrl+S保存并关闭Excel文件。
第二步:插入透视图表控件
打开PowerPoint 2007,单击“Office按钮”选择“PowerPoint选项”,切换到“常用”,选择“在功能区显示‘开发工具’选项卡”,单击“确定”按钮返回主界面。切换到“开发工具”选项卡(见图1),单击“其他控件”出现对话框,选择Microsfot Office Chart 11.0,然后单击“确定”按钮,再在幻灯片上拖动鼠标绘制出控件区。
第三步:链接Excel中的数据
右击幻灯片上的控件选择“选择Microsoft Office Chart 11.0对象→编辑”出现对话框,选择“一个数据库的表或查询”(见图2),单击“ 连接”按钮切换窗口,单击“编辑”选择“+连接到新数据源”,单击“打开”出现对话框,选择ODBC DSN,单击“下一步”选择Excel Files,再选择销售数据表文件,单击“确定”后选择shujuku,最后单击“完成”按钮,这样Excel的数据就会链接到了PowerPoint中。
第四步:设置数据透视图布局
单击图表控件上的“字段列表”按钮出现对话框,选择“姓名”,然后在下方的“添加到”中选择“分类区域”,再单击“添加到”按钮即可。使用这种方法,将Excel表格中的数据分别添加到相应的区域,如:将配件销售量、整机销售量分别添加到“数据区域”和“筛选区域”,此时可以看到数据透视图已经自动绘制出来了。
第五步:修改美化数据透视图
默认情况下,数据透视图外观是固定的,比较呆板,我们可以根据需要进行修改。右击透视图选择“命令和选项”(见图3),在“常规”选项下选择要修改的项目,如:整机销售量的和,此时对话框会自动增加新的选项,单击“类型”可为整机销售量透视图选择其它样式,在“边框/填充”中,可以修改透视图的颜色、线条等各种属性,我们可以根据幻灯片的总体色彩和样式,进行样式的修饰,让演示文稿整体效果协调美观。
第六步:PPT中动态分析数据
按F5键播放演示文稿,在透视图幻灯片上可以看到详细的数据分布情况,单击“姓名”可以选择部分姓名,这样便于对比销售人员的营业额。在上方还可对数据进行排序、筛选等操作,形象直观的数据透视图就做在PPT中做好了(见图4)。
自从在PowerPoint中使用了数据透视图,汪洋的汇报变得既形象又快捷,总经理每次都是面带笑容,点头称赞,看来升职的日子不远喽!
第一步:安装插件并整理数据
由于Office 2007不带数据透视图控件,所以必须下载安装Office Web Components插件(下载网址:http://tinyurl.com/y8uj6b6)。如果使用的是Office 2003,则无需安装,本文所用办公套件是Office 2007。用Excel 2007打开销售数据表,然后选中所有的数据部分,在左上角的名称框中输入shujuku,按Enter键确认名称,最后按Ctrl+S保存并关闭Excel文件。
第二步:插入透视图表控件
打开PowerPoint 2007,单击“Office按钮”选择“PowerPoint选项”,切换到“常用”,选择“在功能区显示‘开发工具’选项卡”,单击“确定”按钮返回主界面。切换到“开发工具”选项卡(见图1),单击“其他控件”出现对话框,选择Microsfot Office Chart 11.0,然后单击“确定”按钮,再在幻灯片上拖动鼠标绘制出控件区。
第三步:链接Excel中的数据
右击幻灯片上的控件选择“选择Microsoft Office Chart 11.0对象→编辑”出现对话框,选择“一个数据库的表或查询”(见图2),单击“ 连接”按钮切换窗口,单击“编辑”选择“+连接到新数据源”,单击“打开”出现对话框,选择ODBC DSN,单击“下一步”选择Excel Files,再选择销售数据表文件,单击“确定”后选择shujuku,最后单击“完成”按钮,这样Excel的数据就会链接到了PowerPoint中。
第四步:设置数据透视图布局
单击图表控件上的“字段列表”按钮出现对话框,选择“姓名”,然后在下方的“添加到”中选择“分类区域”,再单击“添加到”按钮即可。使用这种方法,将Excel表格中的数据分别添加到相应的区域,如:将配件销售量、整机销售量分别添加到“数据区域”和“筛选区域”,此时可以看到数据透视图已经自动绘制出来了。
第五步:修改美化数据透视图
默认情况下,数据透视图外观是固定的,比较呆板,我们可以根据需要进行修改。右击透视图选择“命令和选项”(见图3),在“常规”选项下选择要修改的项目,如:整机销售量的和,此时对话框会自动增加新的选项,单击“类型”可为整机销售量透视图选择其它样式,在“边框/填充”中,可以修改透视图的颜色、线条等各种属性,我们可以根据幻灯片的总体色彩和样式,进行样式的修饰,让演示文稿整体效果协调美观。
第六步:PPT中动态分析数据
按F5键播放演示文稿,在透视图幻灯片上可以看到详细的数据分布情况,单击“姓名”可以选择部分姓名,这样便于对比销售人员的营业额。在上方还可对数据进行排序、筛选等操作,形象直观的数据透视图就做在PPT中做好了(见图4)。
自从在PowerPoint中使用了数据透视图,汪洋的汇报变得既形象又快捷,总经理每次都是面带笑容,点头称赞,看来升职的日子不远喽!