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摘要:对于企业单位而言,企业档案有着极为重要的意义,他记录着企业各方面的信息,具有极大的保存价值。在新形势下,传统的企业档案管理方式已经无法满足企业发展的需求,这就需要企业改善管理方法,运用先进的技术来进行保存,以提高管理效果。目前来看,随着企业信息量的不断扩大,档案管理所暴露的问题也逐渐增多。本文针对当前企业单位档案管理中存在的问题进行了分析,提出了新形势下提高档案管理质量的对策。
关键词:新形势;企业档案管理;问题;措施
在企业的发展过程中,档案管理关系着企业的重要信息,档案管理的目的主要是提高企业的社会经济效益,促进企业的发展。由此可知,企业档案管理不仅对企业经济效益有着一定的影响,还能够在很大程度上维持企业的稳定发展。因此,企业需要做好档案管理,将其作为企业管理中重要的部分来对待。近年来,随着社会经济的发展,企业中各类数据资料在不断的增加,档案管理难度也在加强,这就需要不断的提升管理质量,改善管理方法,才能保证企业档案的服务水平,促进企业的发展。
一、企业档案管理中存在的问题
(一)企业没有引起对档案管理的重视
现今,随着市场竞争力的增强,所有企业都把重心放在了提高经济效益上,把经济效益最大化当成了主要的生产目标。在企业管理中,经济效益确实是最重要的,但它离不开基础管理服务工作的支撑。只有做好企业基础管理工作,才能更好的为企业服务,创造更多的经济和社会效益。尤其是档案管理工作,它记载着企业几乎所有的数据和信息,对于企业活动的开展具有重要的意义。但目前来看,很多企业并没有认识到这一点,认为档案管理只是普通的基础性管理工作,并不重视档案的管理,使得企业档案工作没有制定相应的计划,无法有效的开展。
(二)档案管理工作较为混乱,存在丢失损坏等现象
目前,很多企业的档案管理工作还停留在表面上,其工作内容主要就是归档和管理,并没有进行深入的管理。在档案的管理过程中,一般管理人员都会直接将档案放在一起,虽然有文件归档,但很少进行细分,只是大致进行分类存档,甚至有很多档案没有进行很系统的分类整理,就直接放入了编织袋中,使其处于无人管理的状态中。这就造成了档案管理的混乱。在这种情况下,一旦企业发生产权的变动或是处于破产改制状态,档案就容易发生丢失等状况。此外,由于资料存放较为随意,有的档案很久没有进行管理,容易造成文件的损坏,这些都使得企业档案无法得到有效的利用,从而影响到企业某些活动的开展和企业的正常运行。
(三)企业档案管理人员的素质不高
从目前的情况来看,很多企業开始重视档案的管理,也建立了专门的档案管理人员,但整体而言,管理人员在这方面还不够专业,不能完全满足当前档案工作的开展需求。还有很多档案管理人员是由其他部门管理人员兼任,并没有经过系统的培训,对档案管理方面的知识不够了解。而在新形势下,企业面对的市场竞争越来越激烈,其档案管理工作也需要专业的管理队伍。因此,只有管理人员拥有过硬的专业知识和素质,能很好的掌握档案管理的理论,具有较强的管理能力,才能更好的进行档案的管理。
二、新形势下提高档案管理质量的对策
(一)制定相关的档案管理制度,对档案进行分类管理
设立专门的档案室,并制定一套相对更为完善的档案管理制度,如统计、借阅、保密等方面的制度,对档案的使用和保存进行细致的记载和管理。要做好企业各部门之间的分工与合作,做到各司其职,及时对重要的档案进行归档和整理,做好档案的移交工作等,确保档案的安全和完整。此外,可以设立专门的应急处理和信息安全等领导队伍,对档案信息的安全进行保障,做好安全措施,防止火灾等突发事件的发生为档案资料带来损害。在新形势下,档案的安全也是极为重要的,它关系着档案的完整与否,因此必须加强安全防护措施。
(二)建立起信息平臺,结合先进的信息技术来对档案进行管理
随着信息技术的发展,传统的纸质文档管理已经不能满足时代的发展需求,其管理的弊端也逐渐的显现出来。对此,企业应该与时俱进,建立信息平台,利用信息技术来管理文档。企业要选择适合档案行业的软件,使其能够与企业中其他的业务软件相互转化,以推动企业档案的信息化建设和发展,帮助企业档案从传统的纸质文档过渡到符合社会发展的数字化文档,实现档案文档的信息化与资源的整合运用。
(三)选择专业的档案复合型人才进行管理
在新形势下的企业档案管理中,需要专业的人才来进行管理,尤其是科技快速发展的时代,对管理人员提出了新的要求。首先必须要具备较强的专业素质和管理能力,此外,管理人员需要熟悉当前各类办公软件的操作,并取得相关的上岗证,才能进入到档案管理工作中。管理人员在上岗之后,还要经过各类专门的跟进培训,以提高自身的专业素质。企业也可以通过考试等手段对管理人员进行筛选,做到优胜劣汰,选择综合素质较强的人员来担任管理工作,提升企业档案管理的质量,从而促进企业的发展。
参考文献:
[1]李宁.针对新形势下企业单位档案管理的几点思考[J].办公室业务,2013,11:202-203.
[2]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子(上中旬),2014,17:187.
[3]胡琴芳.在新形势下企业如何加强档案管理的几点思考[J].企业改革与管理,2016,24:45.
[4]宋小红.论新形势下企业档案管理问题及对策[J].办公室业务,2014,09:90.
关键词:新形势;企业档案管理;问题;措施
在企业的发展过程中,档案管理关系着企业的重要信息,档案管理的目的主要是提高企业的社会经济效益,促进企业的发展。由此可知,企业档案管理不仅对企业经济效益有着一定的影响,还能够在很大程度上维持企业的稳定发展。因此,企业需要做好档案管理,将其作为企业管理中重要的部分来对待。近年来,随着社会经济的发展,企业中各类数据资料在不断的增加,档案管理难度也在加强,这就需要不断的提升管理质量,改善管理方法,才能保证企业档案的服务水平,促进企业的发展。
一、企业档案管理中存在的问题
(一)企业没有引起对档案管理的重视
现今,随着市场竞争力的增强,所有企业都把重心放在了提高经济效益上,把经济效益最大化当成了主要的生产目标。在企业管理中,经济效益确实是最重要的,但它离不开基础管理服务工作的支撑。只有做好企业基础管理工作,才能更好的为企业服务,创造更多的经济和社会效益。尤其是档案管理工作,它记载着企业几乎所有的数据和信息,对于企业活动的开展具有重要的意义。但目前来看,很多企业并没有认识到这一点,认为档案管理只是普通的基础性管理工作,并不重视档案的管理,使得企业档案工作没有制定相应的计划,无法有效的开展。
(二)档案管理工作较为混乱,存在丢失损坏等现象
目前,很多企业的档案管理工作还停留在表面上,其工作内容主要就是归档和管理,并没有进行深入的管理。在档案的管理过程中,一般管理人员都会直接将档案放在一起,虽然有文件归档,但很少进行细分,只是大致进行分类存档,甚至有很多档案没有进行很系统的分类整理,就直接放入了编织袋中,使其处于无人管理的状态中。这就造成了档案管理的混乱。在这种情况下,一旦企业发生产权的变动或是处于破产改制状态,档案就容易发生丢失等状况。此外,由于资料存放较为随意,有的档案很久没有进行管理,容易造成文件的损坏,这些都使得企业档案无法得到有效的利用,从而影响到企业某些活动的开展和企业的正常运行。
(三)企业档案管理人员的素质不高
从目前的情况来看,很多企業开始重视档案的管理,也建立了专门的档案管理人员,但整体而言,管理人员在这方面还不够专业,不能完全满足当前档案工作的开展需求。还有很多档案管理人员是由其他部门管理人员兼任,并没有经过系统的培训,对档案管理方面的知识不够了解。而在新形势下,企业面对的市场竞争越来越激烈,其档案管理工作也需要专业的管理队伍。因此,只有管理人员拥有过硬的专业知识和素质,能很好的掌握档案管理的理论,具有较强的管理能力,才能更好的进行档案的管理。
二、新形势下提高档案管理质量的对策
(一)制定相关的档案管理制度,对档案进行分类管理
设立专门的档案室,并制定一套相对更为完善的档案管理制度,如统计、借阅、保密等方面的制度,对档案的使用和保存进行细致的记载和管理。要做好企业各部门之间的分工与合作,做到各司其职,及时对重要的档案进行归档和整理,做好档案的移交工作等,确保档案的安全和完整。此外,可以设立专门的应急处理和信息安全等领导队伍,对档案信息的安全进行保障,做好安全措施,防止火灾等突发事件的发生为档案资料带来损害。在新形势下,档案的安全也是极为重要的,它关系着档案的完整与否,因此必须加强安全防护措施。
(二)建立起信息平臺,结合先进的信息技术来对档案进行管理
随着信息技术的发展,传统的纸质文档管理已经不能满足时代的发展需求,其管理的弊端也逐渐的显现出来。对此,企业应该与时俱进,建立信息平台,利用信息技术来管理文档。企业要选择适合档案行业的软件,使其能够与企业中其他的业务软件相互转化,以推动企业档案的信息化建设和发展,帮助企业档案从传统的纸质文档过渡到符合社会发展的数字化文档,实现档案文档的信息化与资源的整合运用。
(三)选择专业的档案复合型人才进行管理
在新形势下的企业档案管理中,需要专业的人才来进行管理,尤其是科技快速发展的时代,对管理人员提出了新的要求。首先必须要具备较强的专业素质和管理能力,此外,管理人员需要熟悉当前各类办公软件的操作,并取得相关的上岗证,才能进入到档案管理工作中。管理人员在上岗之后,还要经过各类专门的跟进培训,以提高自身的专业素质。企业也可以通过考试等手段对管理人员进行筛选,做到优胜劣汰,选择综合素质较强的人员来担任管理工作,提升企业档案管理的质量,从而促进企业的发展。
参考文献:
[1]李宁.针对新形势下企业单位档案管理的几点思考[J].办公室业务,2013,11:202-203.
[2]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子(上中旬),2014,17:187.
[3]胡琴芳.在新形势下企业如何加强档案管理的几点思考[J].企业改革与管理,2016,24:45.
[4]宋小红.论新形势下企业档案管理问题及对策[J].办公室业务,2014,09:90.