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2002年，华信惠悦咨询公司在大中国区进行了有关人力资源管理信息系统在企业中应用情况的调查。参加调查的包括中国内地、香港和台湾地区各行各业共268家企业。
本文将结合调查结果谈三方面问题：
* 如何选择不同类型的人力资源管理信息系统
* 如何确定系统的功能需求
* 如何成功实施人力资源管理信息系统
如何选择不同类型的人力资源管理信息系统？
企业实施人力资源管理信息系统，通常有以下四种类型：内部自行开发系统、由外部顾问或软件开发商为企业定制系统、使用独立的商品化人力资源管理信息系统、使用ERP系统内部的人力资源管理模块。
在企业决定实施人力资源管理信息系统时，如何选择采用以上哪种类型呢？我们认为，应综合考虑几方面因素：企业规模和管理需求、企业的信息技术应用现状、企业内部软件开发实力、信息技术短期及长期发展规划和投资计划等等。
如果企业规模较小、管理需求相对简单、计划投资有限，那么建议采用较为成熟的、性能价格比较好的本地商品化软件；如果这样的企业同时具有较强的软件开发实力，那么可以考虑自行开发系统；从控制成本和降低风险角度考虑，一般不建议由外部顾问或软件开发商为企业定制系统。
如果企业在其他业务领域已经广泛使用信息管理系统，比如已经实施了集成的ERP系统并且系统已稳定运行，那么在人力资源管理方面，较好的选择是实施该ERP系统的人力资源管理模块，因为这样便于保证系统各部分之间的集成和数据的统一、同时也有利于对软件的统一维护。
大中国区企业不及欧洲企业使用人力资源管理信息系统普遍，尤其是中小型企业，它们通常倾向于使用较为便宜的本地软件。如图1所示，华信惠悦咨询公司的调查结果表明，被调查企业中31%的小型企业、13%的中型企业和4%的大型企业目前没有人力资源管理信息系统；中型企业和大型企业用得最多的是自行开发的人力资源管理信息系统，对于欧洲和美洲的调查也显示了同样的结果。这其中的主要原因是由于商品化人力资源管理软件发展相对于其他企业管理软件的发展较晚。
考虑目前的市场现状，信息技术已作为一个产业得到了很大的发展，企业的业务管理需求正迅速地被固化到各种商品化套装软件中，同时考虑企业应专注于核心业务，淡化或外包非核心业务的思路，建议企业主要考虑选用成熟适用的商品化套装软件。
那么，面对市场上众多的软件商及其产品，企业应如何进行选择呢？
首先，企业应明确需求。即兼顾现在和未来的管理需求，明确软件应具有哪些功能来满足这些需求。这是很重要的一步，对需求应进行科学的分类，列示得越具体越详尽越好。
第二，要进行市场调查。从市场中挑选出若干较为成熟完善的目标软件。
第三，了解各目标软件的具体功能和特点。可以请软件供应商进行功能介绍和系统演示，评估各软件对企业需求的满足程度。
最后，综合考虑各软件对企业需求的满足程度和其他相关因素，如软件的价格和实施费用、后续维护费用、与企业现有其他系统的集成性等等，最终确定选用哪种软件。
如图2所示，华信惠悦咨询公司的调查结果表明，在使用商品化人力资源管理信息系统的被调查企业中，16%的企业使用PeopleSoft，15%的企业使用一家香港软件供应商的产品Cityray，26%的企业使用各种本地的小型套装软件。
如何确定系统的功能需求？
不论是开发软件还是选用商品化套装软件，都要明确软件功能需求。如果不了解功能需求，开发软件无从谈起；选用商品化软件也都要经过软件实施阶段，也要根据企业的业务需求进行软件配置或客户化，并不是软件所有的功能都要实施，另外对企业的一些独特需求，可能软件的已有功能并不能满足，需要对软件进行客户化开发。因而确定系统的功能需求是非常重要的。
通观市场上的人力资源管理信息系统，通常包括的功能有：人力资源规划、组织结构和职位管理、招聘管理、员工信息管理、时间管理、薪酬管理、福利管理、绩效管理、培训管理、员工自助服务等等。
确定系统功能需求非常重要，同时对很多企业也感觉是比较困难的一件事，怎样才能提出适合企业需要又完备准确的功能需求呢？我们认为应注意几个方面：首先，应基于企业人力资源管理的实际需要和当前的管理水平选择要实施的功能，而不是一味地求多求全；但除了考虑企业当前的管理需要外，还要有一定的前瞻性，同时兼顾企业的未来需要；对于由于管理水平所限，企业还没有条件实施的功能，应考虑分步骤实施，先做好基础工作，之后再实施软件功能。
在以上原则基础上，可以按以下具体步骤确定功能需求：首先，将本企业涉及的人力资源管理工作划分为几大方面，如人员招聘、员工基本信息管理、薪酬管理、绩效管理等；然后对每一部分工作整理出企业使用到的所有业务流程，明确每一业务流程的详细步骤；考察业务流程中的每个步骤，明确该步骤要在系统中实现，还是系统外实现，如果在系统中实现，具体应如何实现。按照这样的程序进行，同时保证相关的业务骨干和决策人的充分参与，就可以得到完整而准确的系统功能需求。
如图3所示，华信惠悦咨询公司的调查结果表明，在大中国区被调查企业中，使用最普遍的功能有：工资处理(77.5%)、人员信息管理(75%)和休假管理(71.5%)。
一个顺利上线但是很少有人使用的系统不能叫做是成功实施的系统，系统实施成功的一个重要标准应是该系统在企业内稳定运行，为员工普遍使用，成为员工日常工作中的工具。
人力资源管理信息系统是企业内部涉及面非常广的系统，几乎涉及企业内所有员工。在系统功能方面，需要收集汇总各部门的需求；对于系统中的数据，也需要所有部门和员工的认真参与和配合才能保证其及时性和准确性。
要做到这一点，除了要组织精干的项目实施小组，对所有员工的充分培训就非常重要。在系统上线之前，必须对企业各级人员进行充分培训，使其掌握必要的系统操作步骤和技巧，能够熟练使用相关功能。对高层领导的培训尤其重要，如果领导熟练掌握系统的使用，并把系统作为日常工作的工具之一，必将带动企业各级人员充分使用系统。
另外，为保证系统实施成功，还有一些配套工作要做，包括改进企业的相关制度和信息结构、建立科学的人力资源管理流程等。实施人力资源管理信息系统，不应只是将现有业务过程通过计算机进行处理，希望仅仅依赖技术提高管理水平。而应以实施信息系统为契机，在系统实施过程中，改进企业相关的一些不合理和不科学的制度；并且完善相关的管理流程，在系统上线时，提交的不仅仅是一套可使用的系统，还应有一套完整的配合系统使用的管理流程，例如为保证系统中数据的准确性，要设计并执行相应的信息控制和审计流程。
人力资源管理信息系统的演变
在人力资源管理方面，信息技术的应用开始于20世纪60年代末。当时计算机技术走出实验室进入实用阶段，这时出现的第一代人力资源管理信息系统，主要是一种自动计算薪资的工具，不包含非财务的信息和薪资的历史信息，而且几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。到了20世纪70年代末期，随着计算机应用的普及，计算机系统工具和数据库技术有了较大发展，在此背景下出现了第二代人力资源管理信息系统，它的主要特点是：考虑了非财务的信息，但不够系统和全面；包含薪资的历史信息；报表生成和薪资数据分析功能有了较大的完善；由计算机专业人员开发研制的，未能系统地考虑人力资源的需求和理念。到了20世纪90年代末期，市场竞争日益加剧，最终体现为人才的竞争，人才成为企业最重要的资产之一，同时个人电脑充分普及，数据库技术、客户/服务器技术、特别是Internet/Intranet技术得到很大发展，在此背景下出现了第三代人力资源管理信息系统。其主要特点是：从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源；具有友好的用户界面；具有强有力的报表生成工具、分析工具；信息得到充分共享。
本文将结合调查结果谈三方面问题：
* 如何选择不同类型的人力资源管理信息系统
* 如何确定系统的功能需求
* 如何成功实施人力资源管理信息系统
如何选择不同类型的人力资源管理信息系统？
企业实施人力资源管理信息系统，通常有以下四种类型：内部自行开发系统、由外部顾问或软件开发商为企业定制系统、使用独立的商品化人力资源管理信息系统、使用ERP系统内部的人力资源管理模块。
在企业决定实施人力资源管理信息系统时，如何选择采用以上哪种类型呢？我们认为，应综合考虑几方面因素：企业规模和管理需求、企业的信息技术应用现状、企业内部软件开发实力、信息技术短期及长期发展规划和投资计划等等。
如果企业规模较小、管理需求相对简单、计划投资有限，那么建议采用较为成熟的、性能价格比较好的本地商品化软件；如果这样的企业同时具有较强的软件开发实力，那么可以考虑自行开发系统；从控制成本和降低风险角度考虑，一般不建议由外部顾问或软件开发商为企业定制系统。
如果企业在其他业务领域已经广泛使用信息管理系统，比如已经实施了集成的ERP系统并且系统已稳定运行，那么在人力资源管理方面，较好的选择是实施该ERP系统的人力资源管理模块，因为这样便于保证系统各部分之间的集成和数据的统一、同时也有利于对软件的统一维护。
大中国区企业不及欧洲企业使用人力资源管理信息系统普遍，尤其是中小型企业，它们通常倾向于使用较为便宜的本地软件。如图1所示，华信惠悦咨询公司的调查结果表明，被调查企业中31%的小型企业、13%的中型企业和4%的大型企业目前没有人力资源管理信息系统；中型企业和大型企业用得最多的是自行开发的人力资源管理信息系统，对于欧洲和美洲的调查也显示了同样的结果。这其中的主要原因是由于商品化人力资源管理软件发展相对于其他企业管理软件的发展较晚。
考虑目前的市场现状，信息技术已作为一个产业得到了很大的发展，企业的业务管理需求正迅速地被固化到各种商品化套装软件中，同时考虑企业应专注于核心业务，淡化或外包非核心业务的思路，建议企业主要考虑选用成熟适用的商品化套装软件。
那么，面对市场上众多的软件商及其产品，企业应如何进行选择呢？
首先，企业应明确需求。即兼顾现在和未来的管理需求，明确软件应具有哪些功能来满足这些需求。这是很重要的一步，对需求应进行科学的分类，列示得越具体越详尽越好。
第二，要进行市场调查。从市场中挑选出若干较为成熟完善的目标软件。
第三，了解各目标软件的具体功能和特点。可以请软件供应商进行功能介绍和系统演示，评估各软件对企业需求的满足程度。
最后，综合考虑各软件对企业需求的满足程度和其他相关因素，如软件的价格和实施费用、后续维护费用、与企业现有其他系统的集成性等等，最终确定选用哪种软件。
如图2所示，华信惠悦咨询公司的调查结果表明，在使用商品化人力资源管理信息系统的被调查企业中，16%的企业使用PeopleSoft，15%的企业使用一家香港软件供应商的产品Cityray，26%的企业使用各种本地的小型套装软件。
如何确定系统的功能需求？
不论是开发软件还是选用商品化套装软件，都要明确软件功能需求。如果不了解功能需求，开发软件无从谈起；选用商品化软件也都要经过软件实施阶段，也要根据企业的业务需求进行软件配置或客户化，并不是软件所有的功能都要实施，另外对企业的一些独特需求，可能软件的已有功能并不能满足，需要对软件进行客户化开发。因而确定系统的功能需求是非常重要的。
通观市场上的人力资源管理信息系统，通常包括的功能有：人力资源规划、组织结构和职位管理、招聘管理、员工信息管理、时间管理、薪酬管理、福利管理、绩效管理、培训管理、员工自助服务等等。
确定系统功能需求非常重要，同时对很多企业也感觉是比较困难的一件事，怎样才能提出适合企业需要又完备准确的功能需求呢？我们认为应注意几个方面：首先，应基于企业人力资源管理的实际需要和当前的管理水平选择要实施的功能，而不是一味地求多求全；但除了考虑企业当前的管理需要外，还要有一定的前瞻性，同时兼顾企业的未来需要；对于由于管理水平所限，企业还没有条件实施的功能，应考虑分步骤实施，先做好基础工作，之后再实施软件功能。
在以上原则基础上，可以按以下具体步骤确定功能需求：首先，将本企业涉及的人力资源管理工作划分为几大方面，如人员招聘、员工基本信息管理、薪酬管理、绩效管理等；然后对每一部分工作整理出企业使用到的所有业务流程，明确每一业务流程的详细步骤；考察业务流程中的每个步骤，明确该步骤要在系统中实现，还是系统外实现，如果在系统中实现，具体应如何实现。按照这样的程序进行，同时保证相关的业务骨干和决策人的充分参与，就可以得到完整而准确的系统功能需求。
如图3所示，华信惠悦咨询公司的调查结果表明，在大中国区被调查企业中，使用最普遍的功能有：工资处理(77.5%)、人员信息管理(75%)和休假管理(71.5%)。
一个顺利上线但是很少有人使用的系统不能叫做是成功实施的系统，系统实施成功的一个重要标准应是该系统在企业内稳定运行，为员工普遍使用，成为员工日常工作中的工具。
人力资源管理信息系统是企业内部涉及面非常广的系统，几乎涉及企业内所有员工。在系统功能方面，需要收集汇总各部门的需求；对于系统中的数据，也需要所有部门和员工的认真参与和配合才能保证其及时性和准确性。
要做到这一点，除了要组织精干的项目实施小组，对所有员工的充分培训就非常重要。在系统上线之前，必须对企业各级人员进行充分培训，使其掌握必要的系统操作步骤和技巧，能够熟练使用相关功能。对高层领导的培训尤其重要，如果领导熟练掌握系统的使用，并把系统作为日常工作的工具之一，必将带动企业各级人员充分使用系统。
另外，为保证系统实施成功，还有一些配套工作要做，包括改进企业的相关制度和信息结构、建立科学的人力资源管理流程等。实施人力资源管理信息系统，不应只是将现有业务过程通过计算机进行处理，希望仅仅依赖技术提高管理水平。而应以实施信息系统为契机，在系统实施过程中，改进企业相关的一些不合理和不科学的制度；并且完善相关的管理流程，在系统上线时，提交的不仅仅是一套可使用的系统，还应有一套完整的配合系统使用的管理流程，例如为保证系统中数据的准确性，要设计并执行相应的信息控制和审计流程。
人力资源管理信息系统的演变
在人力资源管理方面，信息技术的应用开始于20世纪60年代末。当时计算机技术走出实验室进入实用阶段，这时出现的第一代人力资源管理信息系统，主要是一种自动计算薪资的工具，不包含非财务的信息和薪资的历史信息，而且几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。到了20世纪70年代末期，随着计算机应用的普及，计算机系统工具和数据库技术有了较大发展，在此背景下出现了第二代人力资源管理信息系统，它的主要特点是：考虑了非财务的信息，但不够系统和全面；包含薪资的历史信息；报表生成和薪资数据分析功能有了较大的完善；由计算机专业人员开发研制的，未能系统地考虑人力资源的需求和理念。到了20世纪90年代末期，市场竞争日益加剧，最终体现为人才的竞争，人才成为企业最重要的资产之一，同时个人电脑充分普及，数据库技术、客户/服务器技术、特别是Internet/Intranet技术得到很大发展，在此背景下出现了第三代人力资源管理信息系统。其主要特点是：从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源；具有友好的用户界面；具有强有力的报表生成工具、分析工具；信息得到充分共享。