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职场中有一群人被称为“表”哥“表”姐。他们似乎永远都有做不完的表格、统计不完的数据,每天忙忙碌碌却往往事倍功半。他们之中不乏技法大牛、函数超人、鼠标快手,却依然纠结于各类报表制作。
而事实上,表格困扰的并非只有“表”哥“表”姐,80%用电脑工作的职场人士,或多或少,曾经或者正在与Excel较劲。学习Excel并不轻松,一本动辄三五百页的字典能砸死谁,眼花缭乱的组合公式把初学者拒之门外。
从郁闷的“表”哥成长为轻松驾驭表格的“哥”,其实只需要把握两个要点:
“懒人”秘技No.1:设计一张“天下第一表”,即一个标准、正确的源数据表。
“懒人”秘技No.2:一分钟“变”出N个分类汇总表。
搞定源数据,不背菜单也能玩 按照传统观念,Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟,组合函数玩得出神入化,还能自己编点小程序的人。啃过技能书的人一定知道其中的艰辛,味同嚼蜡般的干涩枯燥常常导致大脑消化不良。但是大家有没有想过这个问题:Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗?还是我们从一开始就做错了什么?对Excel来说,建立源数据如同打地基。如果没有正确的源数据,搞什么数据分析都是扯淡;如果一开始就做对了源数据,不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以,好的源数据是一切表格工作的基础。
聚焦汇总表,不用做来只用“变”明白了源数据表的重要性还不够,我们还,必须搞清楚表格工作的目的。使用Excel的过程中遇到的难题,与我们的工作目的有很大关系。在这个用数据说话的时代,严谨的公司买个办公用品也要做数据分析。我们忙忙碌碌操作着各种表格,又是写公式,又是筛选、排序,都是为了得到一张分类汇总表。
数据这东西,只有被分门别类地放在一起时才有意义,单个儿看,看不出啥名堂来。超市买东西不能只看小票单价吧,你一定要问:“一共多少钱?”家装公司列出的装修费用详单,就算已经具体到每一颗螺丝的价钱,你也得问:“地板总共多少钱?吊顶、墙面分别又是多少钱?”所以,分类汇总无处不在、而企业对这方面的要求更高。实际上,我们做的表格工作都在为此服务。
于是可以得出一个重要结论:我们使用Excel的最终目的,是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。这些表无须手工完成,Excel能让我们像魔术师一样把它们给“变”出来。
一个模板打天下
源数据表很重要,但它的设计理念却很简单。设计Excel源数据表不同于设计PPT模板,不要千变万化,只要始终如一。之所以新手、老鸟都能轻松掌握它,是因为天下只有一张源数据表。它是一张中规中矩、填满数据的一维明细表,可以称为“天下第一表”。这个表有三大优势:通用、简洁、规范。(如下图)
我们以前所学的各种模板,没有固定的标准,各行各业差异也很大,即使死记硬背了300种报表样式。还是无法解决根本问题。事实上,源数据表只应该有一张,且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据,还是物流、财务数据,都可以用完全相同的方式存放于源数据表中,区别仅仅在于字段名称和具体内容。
很多报表,其实有的只有一两行,有的干脆就几个数字。一项工作可以牵扯出几十张Excel表,里面的数据大量重复,却又没有一份是完整的。相反,如果坚持一项工作一张表格的原则,做好天下第一表,即便与很多数据打交道,Excel文件也可以很少,好处却很多:可以轻松找到需要的数据;最大程度避免重复性工作;业务数据容易备份和交接;还可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。
另外,有一种情况很常见:企业越大,内部报表流通越不通畅。如果用的都是不规范的表格,填写就很费劲,再一级级往上报,最后要理清数据所耗费的人力简直成倍增加,何况准确率还无法保证。如果用的是正确的源数据表,而且每个环节都能按照同样的标准操作,得到标准的数据,以上问题则不攻自破。
但是要设计这张天下第一表,不需要文凭也不需要证书,最重要的资质是工作经验!如果你只在于技能的学习,而忽略了对工作本身的积累和感悟,最终还是无法驾驭Excel。
表格毁容五宗罪 第一宗罪——标题的位置不对
我们常常因为过分强调视觉效果,或者图一时方便,情不自禁就做出形态各异的错误表格,为后续工作埋下隐患。Excel提供了两种记录标题的方式:命名工作簿与命名工作表。如果不在御用的地方注明标题,却跑去抢别人的地盘,这就不对了。
在Excel默认的规则里,连续数据区域的首行为标题行,空白工资表首行也被默认为标题行。但是标题行和标题不同,前者代表了每列数据的属性,是筛选和排序的字段依据;而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表,除此以外不具备任何功能。所以,不要让标题占用工作表首行。
第二宗罪——令人纠结的填写顺序
一不小心,很可能就做出一张顺序颠倒的表格来,不仅影响录入人员的正常思维,还让他们在忽左忽右的输入过程中浪费大量宝贵的时间。之所以这样,是因为设计的时候忽略了填表流程和工作流程之间的关系。
我们在Excel中的动作,尤其是数据录入的动作,必须与工作顺序保持一致,就拿请假这件事来说,了解员工请假信息的顺序通常是:今天是什么日期?请假的是谁?请的什么假?请几天?转换成Excel字段,就变成日期、姓名、请假类型、请假天数。只要把这些字段从左到右依次排列,就能得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程,排个顺序还不是小case!所谓的设计其实就这么简单。
第三宗罪——人为设置的分隔列破坏了数据完整性。
出于对房子的热恋,很多朋友也喜欢在表格中玩隔断。大大小小、宽窄不一的空白列,把好好的数据“切”得七零八落,还美其名曰:把数据分为三部分。殊不知,在满足视觉需求的同时,数据的完整性也被彻底破坏了。
Excel是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性,所以当数据被强行分开后,Excel认为它们之间没有任何关系,于是很多分析功能的实现都会受到影响。姑且不说筛选、排序、函数匹配和自动获得分类汇总表,一个最直观的影响就是当你选中一个单元格,再按Ctrl+A,本来应该把所有数据全选上的,现在却只能选中1/3的数据。仅仅是选中数据这一项工作,就会因为这些人为的隔断让你有得忙。所以,对于源数据表,保持数据之间的连续性非常重要。
买房子时经常听到“三居变五居”的说法,这隔断在Excel里可不能乱加,Excel的广告语应该是:“三居变一居,我们的房子没有墙,个个像操场。”如果你真的需要看一块一块的数据,可以设置单元格格式,将边框加粗,也能达到相同的视觉效果,同时不影响数据完整。 所以,必须去掉表格中多余的分隔列。
第四宗罪:合并单元格严重破坏了数据结构
在源数据表中合并单元格,是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式,对表格的破坏性却远远胜过前面几例。能做出这种表格样式,首先是因为缺乏天下第一表的概念,同时,也离不开对合并功能的长期误读。
正如Excel中的“合并及居中”功能,微软说:“快来吧,‘合并及居中’很好用。”于是很多人就把自己的表格组合得漂漂亮亮,但在做数据分析时又感到困惑:为什么数据总是不听话,不能按照我的意思被正确筛选、排序和分类汇总呢?
其实,不是数据不听话,是我们根本误解了微软的意思,“合并及居中”很好用,制作用于打印的表格时多多使用,可制作源数据表的时候千万别乱用。也就是说,“合并及居中”的使用范围仅限于需要打印的表单,如招聘表、调岗申请表、签到表等。而在源数据表中,它被全面禁止使用,即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条记录一条,所有单元格都应该被填满,每一行数据都必须完整并且结构整齐,就像话费详单一样。
合并单元格之所以影响数据分析,是因为合并以后。只有首个单元格有数据,其他的都是空白单元格。另外,合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时,Excel会提示错误,导致排序功能无法使用。
不仅如此,由于我们人为地将Excel搞到-逻辑混乱,也就别指望它可以在分类汇总时为我们提供任何便利。要想得到统计表,只好手工打造,除此之外别无他法。想想都痛苦,以后还是让自己的源数据表远离合并单元格吧。
第五宗罪:源数据被分别记录在不同的工作表
大多数事情都是分时容易聚时难,Excel也不例外:分开源数据很容易,合起来就很难。既然这样,我们就应该把同类型的数据录入到一张工作表中,而不要分开记录。因为源数据表的数据完整性和连贯性,会直接影响到数据分析的过程和结果。
把一年12个月的数据分成12张工作表是出于什么目的?为了看着方便,也容易找到数据?错了!放一张工作表里,筛选一下,也能看着方便,找着容易,况且还能运用更多的技能对数据进行分析。
Excel是强大的数据处理软件。它有它的规则。视觉效果固然重要,但还是要讲究方便实用。一张工作表提供了数万行甚至数百万行(不同版本)的数据空间,足够你折腾了。
而事实上,表格困扰的并非只有“表”哥“表”姐,80%用电脑工作的职场人士,或多或少,曾经或者正在与Excel较劲。学习Excel并不轻松,一本动辄三五百页的字典能砸死谁,眼花缭乱的组合公式把初学者拒之门外。
从郁闷的“表”哥成长为轻松驾驭表格的“哥”,其实只需要把握两个要点:
“懒人”秘技No.1:设计一张“天下第一表”,即一个标准、正确的源数据表。
“懒人”秘技No.2:一分钟“变”出N个分类汇总表。
搞定源数据,不背菜单也能玩 按照传统观念,Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟,组合函数玩得出神入化,还能自己编点小程序的人。啃过技能书的人一定知道其中的艰辛,味同嚼蜡般的干涩枯燥常常导致大脑消化不良。但是大家有没有想过这个问题:Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗?还是我们从一开始就做错了什么?对Excel来说,建立源数据如同打地基。如果没有正确的源数据,搞什么数据分析都是扯淡;如果一开始就做对了源数据,不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以,好的源数据是一切表格工作的基础。
聚焦汇总表,不用做来只用“变”明白了源数据表的重要性还不够,我们还,必须搞清楚表格工作的目的。使用Excel的过程中遇到的难题,与我们的工作目的有很大关系。在这个用数据说话的时代,严谨的公司买个办公用品也要做数据分析。我们忙忙碌碌操作着各种表格,又是写公式,又是筛选、排序,都是为了得到一张分类汇总表。
数据这东西,只有被分门别类地放在一起时才有意义,单个儿看,看不出啥名堂来。超市买东西不能只看小票单价吧,你一定要问:“一共多少钱?”家装公司列出的装修费用详单,就算已经具体到每一颗螺丝的价钱,你也得问:“地板总共多少钱?吊顶、墙面分别又是多少钱?”所以,分类汇总无处不在、而企业对这方面的要求更高。实际上,我们做的表格工作都在为此服务。
于是可以得出一个重要结论:我们使用Excel的最终目的,是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。这些表无须手工完成,Excel能让我们像魔术师一样把它们给“变”出来。
一个模板打天下
源数据表很重要,但它的设计理念却很简单。设计Excel源数据表不同于设计PPT模板,不要千变万化,只要始终如一。之所以新手、老鸟都能轻松掌握它,是因为天下只有一张源数据表。它是一张中规中矩、填满数据的一维明细表,可以称为“天下第一表”。这个表有三大优势:通用、简洁、规范。(如下图)
我们以前所学的各种模板,没有固定的标准,各行各业差异也很大,即使死记硬背了300种报表样式。还是无法解决根本问题。事实上,源数据表只应该有一张,且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据,还是物流、财务数据,都可以用完全相同的方式存放于源数据表中,区别仅仅在于字段名称和具体内容。
很多报表,其实有的只有一两行,有的干脆就几个数字。一项工作可以牵扯出几十张Excel表,里面的数据大量重复,却又没有一份是完整的。相反,如果坚持一项工作一张表格的原则,做好天下第一表,即便与很多数据打交道,Excel文件也可以很少,好处却很多:可以轻松找到需要的数据;最大程度避免重复性工作;业务数据容易备份和交接;还可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。
另外,有一种情况很常见:企业越大,内部报表流通越不通畅。如果用的都是不规范的表格,填写就很费劲,再一级级往上报,最后要理清数据所耗费的人力简直成倍增加,何况准确率还无法保证。如果用的是正确的源数据表,而且每个环节都能按照同样的标准操作,得到标准的数据,以上问题则不攻自破。
但是要设计这张天下第一表,不需要文凭也不需要证书,最重要的资质是工作经验!如果你只在于技能的学习,而忽略了对工作本身的积累和感悟,最终还是无法驾驭Excel。
表格毁容五宗罪 第一宗罪——标题的位置不对
我们常常因为过分强调视觉效果,或者图一时方便,情不自禁就做出形态各异的错误表格,为后续工作埋下隐患。Excel提供了两种记录标题的方式:命名工作簿与命名工作表。如果不在御用的地方注明标题,却跑去抢别人的地盘,这就不对了。
在Excel默认的规则里,连续数据区域的首行为标题行,空白工资表首行也被默认为标题行。但是标题行和标题不同,前者代表了每列数据的属性,是筛选和排序的字段依据;而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表,除此以外不具备任何功能。所以,不要让标题占用工作表首行。
第二宗罪——令人纠结的填写顺序
一不小心,很可能就做出一张顺序颠倒的表格来,不仅影响录入人员的正常思维,还让他们在忽左忽右的输入过程中浪费大量宝贵的时间。之所以这样,是因为设计的时候忽略了填表流程和工作流程之间的关系。
我们在Excel中的动作,尤其是数据录入的动作,必须与工作顺序保持一致,就拿请假这件事来说,了解员工请假信息的顺序通常是:今天是什么日期?请假的是谁?请的什么假?请几天?转换成Excel字段,就变成日期、姓名、请假类型、请假天数。只要把这些字段从左到右依次排列,就能得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程,排个顺序还不是小case!所谓的设计其实就这么简单。
第三宗罪——人为设置的分隔列破坏了数据完整性。
出于对房子的热恋,很多朋友也喜欢在表格中玩隔断。大大小小、宽窄不一的空白列,把好好的数据“切”得七零八落,还美其名曰:把数据分为三部分。殊不知,在满足视觉需求的同时,数据的完整性也被彻底破坏了。
Excel是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性,所以当数据被强行分开后,Excel认为它们之间没有任何关系,于是很多分析功能的实现都会受到影响。姑且不说筛选、排序、函数匹配和自动获得分类汇总表,一个最直观的影响就是当你选中一个单元格,再按Ctrl+A,本来应该把所有数据全选上的,现在却只能选中1/3的数据。仅仅是选中数据这一项工作,就会因为这些人为的隔断让你有得忙。所以,对于源数据表,保持数据之间的连续性非常重要。
买房子时经常听到“三居变五居”的说法,这隔断在Excel里可不能乱加,Excel的广告语应该是:“三居变一居,我们的房子没有墙,个个像操场。”如果你真的需要看一块一块的数据,可以设置单元格格式,将边框加粗,也能达到相同的视觉效果,同时不影响数据完整。 所以,必须去掉表格中多余的分隔列。
第四宗罪:合并单元格严重破坏了数据结构
在源数据表中合并单元格,是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式,对表格的破坏性却远远胜过前面几例。能做出这种表格样式,首先是因为缺乏天下第一表的概念,同时,也离不开对合并功能的长期误读。
正如Excel中的“合并及居中”功能,微软说:“快来吧,‘合并及居中’很好用。”于是很多人就把自己的表格组合得漂漂亮亮,但在做数据分析时又感到困惑:为什么数据总是不听话,不能按照我的意思被正确筛选、排序和分类汇总呢?
其实,不是数据不听话,是我们根本误解了微软的意思,“合并及居中”很好用,制作用于打印的表格时多多使用,可制作源数据表的时候千万别乱用。也就是说,“合并及居中”的使用范围仅限于需要打印的表单,如招聘表、调岗申请表、签到表等。而在源数据表中,它被全面禁止使用,即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条记录一条,所有单元格都应该被填满,每一行数据都必须完整并且结构整齐,就像话费详单一样。
合并单元格之所以影响数据分析,是因为合并以后。只有首个单元格有数据,其他的都是空白单元格。另外,合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时,Excel会提示错误,导致排序功能无法使用。
不仅如此,由于我们人为地将Excel搞到-逻辑混乱,也就别指望它可以在分类汇总时为我们提供任何便利。要想得到统计表,只好手工打造,除此之外别无他法。想想都痛苦,以后还是让自己的源数据表远离合并单元格吧。
第五宗罪:源数据被分别记录在不同的工作表
大多数事情都是分时容易聚时难,Excel也不例外:分开源数据很容易,合起来就很难。既然这样,我们就应该把同类型的数据录入到一张工作表中,而不要分开记录。因为源数据表的数据完整性和连贯性,会直接影响到数据分析的过程和结果。
把一年12个月的数据分成12张工作表是出于什么目的?为了看着方便,也容易找到数据?错了!放一张工作表里,筛选一下,也能看着方便,找着容易,况且还能运用更多的技能对数据进行分析。
Excel是强大的数据处理软件。它有它的规则。视觉效果固然重要,但还是要讲究方便实用。一张工作表提供了数万行甚至数百万行(不同版本)的数据空间,足够你折腾了。