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【摘要】高职教育属高等教育层次,高职院校从中职向高职转型的过程,档案工作也要转型升级,与高校接轨,并要发挥后发优势,从“零”起步,抢占高地,建立档案信息网络系统,实现档案信息管理的网络化。与此同时,还要树立服务为本的理念,充分挖掘资源,做实做强服务。金华职业技术学院五年的档案工作实践,取得了一定的发展成效,走出了一条高职院校档案工作科学发展的新路径。
【关键词】高职院校 档案管理 后发优势
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2009)01(a)-0086-02
随着我国高职教育的迅速发展,高职院校已从量的扩张转向质的提高,并逐步形成高职院校自身的办学特色。然而高职院校的档案工作目前还处于起步阶段,滞后于学校的发展,更落后于高校档案工作的发展步伐。如何加快步伐,科学发展,是新时期高职院校档案工作面临的重要课题。金华职业技术学院五年来努力从质和量两个方面探索高职院校档案管理的新途径,以“规范、现代、服务”作基调,发挥后发优势,达到了跨越性的发展。本文期望通过对高职院校档案工作的思考及实践,为高职院校档案工作的科学发展抛砖引玉。
1 转型升级 建章立制 接轨高校
教育部《关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》指出:“高职高专教育是我国高等教育的重要组成部分,培养拥护党的基本路线,适应生产、建设、管理、服务第一线需要的,德、智、体、美等方面全面发展的高等技术应用性专门人才。”[1]这一段话,充分说明高职院校属高等教育层次。然而,我国新建的高职院校中,有相当一部分是由重点中专改制升格的,这批由中专升格的高职院校,从长期从事的中职教育,转为高职教育,无论在教育理念、管理模式、学校定位、办学特色等方面都面临着转型升级,档案工作也不例外。中专与高校虽同属教育行业,但在档案管理水平、管理办法、实体分类、工作规范等方面都有较大的差距或不同,由中专升格的高职院校档案工作需尽快完成从中职教育向高职教育的过渡和提升,要改变中专教育阶段档案管理不成体系、实体分类过于笼统、归档范围随意、档案立卷欠规范的现状,将档案工作置入高等教育档案管理的格局,接受高等教育主管部门对高校档案工作的统一领导,认同高校档案管理的规则,真正步入高校治档的轨道。从中职到高职,是学校全面转型的过程,也是办学的一种突破与超越,在这个转折的关键期,档案工作要跟上学校发展步伐,必须采取积极有效的措施。
金华职业技术学院是由五所重点中专合并升格而成,1994年开始建校,1998年经国家教育部正式批准成立。成立之初,五所合并学校的档案工作仍沿袭原来的做法,产生的文件材料分别归入原全宗,另外二十多个新成立的职能部门或学院,他们每年形成的文件材料全部散存在岗位人员手里,随着学校机构撤并、岗位调整、人员流动,档案材料的散失较为严重。改革不合理的档案工作秩序,创建适应学校发展的新档案管理体系,已时不能待。正是基于此,2003年4月金华职业技术学院成立了学校档案工作机构─档案馆,为学校直属部门,副处级建制,编制5人。建馆后,档案馆工作人员认真学习《档案法》、《普通高校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》等法律法规,在全校贯彻“统一领导,集中管理”原则,依法开展档案工作,工作人员赴省内外十多所本科院校的档案馆参观学习,主动邀请档案业务主管部门来校指导,以一种开放的理念、发展的视野、笃实苦干的精神,开创档案工作新局面。分别建立了档案工作领导机构和工作网络,以及18项管理制度,全校实行部门年度立卷,档案实体分为党群、行政、教学、科研、基建等12大类,按“年度─类别─卷号”编号,文书档案按《归档文件整理归则》整理,档案编目、排架、统计等均符合高校档案管理规范,档案归入“金华职业技术学院”新全宗。五所并轨学校共11个全宗的档案全部并入档案馆,由档案馆按原全宗档案相对集中的原则予以保管。金华职业技术学院充分利用 “零”起步的优势,开好头、起好步,追求档案工作制度化、规范化、标准化、科学化、现代化,与学校的办学层次相谐调。目前,金华职业技术学院已通过资格审定,在浙江省高职院校中率先成为浙江省高校档案学会正式会员,并在2007的高校档案工作年检中,得到有关参检专家的肯定,标志着金华职业技术学院已基本达到高校档案工作的要求,实现从“中专”向“高校”的转型。
2 抢占高地 先发思路,高效管理
我国绝大多数高职院校是创建于上世纪九十年代未,恰逢信息网络技术迅猛发展的时代,长期以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法面临飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。2000年,国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十五”计划的一项重要任务。2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》,对全国档案信息化建设做了进一步部署,要求到2005年基本实现档案管理现代化和办公自动化,初步建成全国档案工作信息网和中国档案文献网。身处信息快速发展的时代,建立档案信息网络系统,实现档案信息管理的网络化,充分融入现代网络世界,成为高校档案工作者顺应信息时代网络革命的历史抉择,也成为高校档案工作新一轮发展的出发点。高职院校档案工作在这样的历史背景下起步,只有顺应时代要求,用最现代的档案管理思想开展工作,将最新的计算机网络技术应用于档案管理工作,在管理思想和模式上立足于制高点,与高校档案事业的新一轮发展站在同一起跑线上,才能实现跨越性发展。
金华职业技术学院以档案管理现代化为目标,抓住机遇、更新观念,迎接挑战,在“零”起步的时候就抢占信息高地,高起点开展档案工作,实现档案现代化管理,适应时代和社会发展对文件和档案管理的要求,走在高职院校新一轮发展的前列。主要开展三个方面的工作:一是档案信息化应用支撑平台建立,构建了B/S结构的网络化档案管理系统和档案信息发布系统,解决档案从归档、整理、编目、审核、入库、管理、存储、处理、利用等全生命周期管理过程的信息集成和业务流程的一体化纵向管理问题,并能够保证网络控制、信息迁移、授权访问以及资源共享等安全有效,档案资源服务的界面友好、操作简单;二是数字档案资源库建设,组织实施档案数字化建设,将馆藏档案目录、建校以来的学校发文及声像档案通过电脑录入、扫描、数摸转换等方式全部数字化,做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化,建设学校电子文件中心,为师生提供档案的目录检索、全文检索等服务;三是积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径,使档案信息资源与学校公共信息平台的信息实现对接,成功开发了档案管理系统与OA系统的接口,使档案管理信息化从网络化应用走向集成化应用,消除一定程度上的信息 “孤岛”,实现档案馆与学校核心信息资源的集成,电子公文自动完成网上归档;四是培养理念先进、业务精通、技术熟练的工作队伍,通过请进来或送出去等多种途径和形式,提高专、兼职工作人员素质,促进档案资源开发、整合、利用与共享,最大限度的发挥技术先进、功能完善的现代管理平台的效用。
3 挖掘资源做实做强服务为本
档案工作是一项基础性工作,提供利用服务是档案工作永恒的主题,做好档案工作,对学校的发展必定大有裨益。但长期以来,人们习惯于把档案工作看作是一项重要的、但不处于中心地位的基础性工作,对于档案工作起步时间不长的高职院校来说更是把档案工作边缘化。高职院校档案管理工作者需要进行自我认识习惯与观念上的调整,要打破“从来如此”的观念,重新认识档案工作的重要性,做到自尊、自信,并通过努力,做到自强;善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措,把档案工作做实、做细、做好;树立服务为本的理念,通过高效优质的服务,突显档案工作的重要性,提高档案工作在学校的地位,争取领导的重视,赢得师生的支持,不断改善发展的环境,走服务强档之道。
我院档案馆建馆五年来,不断拓展服务内容、服务形式、服务方向、服务领域,并变被动服务为主动服务,变及时服务为超前服务,变来馆服务为到一线服务, 服务范围由“窄”变“宽”,服务层次由“浅”变“深”,服务手段由“传统”变“现代”,努力把握学校学科设置、课程组织、教学方法、招生就业、教学科研、校企合作、师资建设等方面的档案材料的形成特点和利用需求, 积极调查研究,以需求为导向,建立一套系统、科学的服务模式,以最为便捷、及时的方式满足学校各项工作的需求。一是为学校中心工作服务,加强档案资源建设。档案馆在制订归档范围和期限时,特别重视学校的中心工作,特别是重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容的档案材料的范围和期限,尽量完整保存学校有价值的历史资料,同时也为档案信息化建设提供优质的档案资源。对于重大活动,档案部门提前介入,超前服务,全程跟踪,同步发展,有的材料实行了预立卷,取得非常好的实际效果。档案馆充分利用档案资源的积累和保存方面得天独厚的优势,在学校教学合格评估、人才培养优秀评估、示范性建设等重大活动中发挥不可或缺的作用;二是重视民生档案,加强涉及人的档案材料的收集和服务,建设全文检索专题,方便师生网上利用,服务思想从“物本、官本”走向“人本”;三是发掘学校文化资源,建设校史陈列室,推进档案服务创新。档案馆为了让中等教育百年和高职教育十余年的办学历史成为一面镜子,把档案馆建设成为爱国主义教育基地,使它成为凝聚校友饮水思源的纽带和吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂。让历史以更智慧的方式走进大众,弘扬学校办学传统,提升大学文化,凝练大学精神,鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想,劲往一处使,为学校改革和发展提供强大的精神动力,为和谐校园的文化建设发挥有效地作用。
我院档案工作走过五年的爬坡过坎阶段,取得了一定的发展成效,档案工作的发展环境也不断得到优化,表现在:(1)制度上有倾斜,档案工作列入学校年终目标考核体系(占2个分值);(2)政治上有权益,档案馆职工首次推选为学校教职工代表大会正式代表;(3)管理上有温暖,近三年档案馆都有一名学校年终考核优秀指标;(4)经费上有保障,在全校的财政支出结构中,档案经费单独立项,每年安排一定的档案经费,满足档案工作的日常需要(不包括设备购置费),确保档案管理组织正常运行;(5)力量上有加强,引入一名计算机专业人员 ,改变档案馆的知识结构和性别比例。
目前,金华职业技术学院正以归“零”的心态,从新起点出发,向档案馆、校史研究室、校史陈列馆为一体的多功能信息化的档案馆建设目标迈进。我坚信档案管理工作在不久的将来也会象高职教育一样迎来大发展的春天。
参考文献
[1] 关于印发《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》的通知(教高20002 号).
[2] 薛四新等主编,档案信息化应用系统建设[M]. 北京:机械工业出版社,2006.1.
[3] 严旭萍,张亚玲.“五位一体”模式下高职院校档案工作的思考[J].兰台世界,2007(12).
【关键词】高职院校 档案管理 后发优势
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2009)01(a)-0086-02
随着我国高职教育的迅速发展,高职院校已从量的扩张转向质的提高,并逐步形成高职院校自身的办学特色。然而高职院校的档案工作目前还处于起步阶段,滞后于学校的发展,更落后于高校档案工作的发展步伐。如何加快步伐,科学发展,是新时期高职院校档案工作面临的重要课题。金华职业技术学院五年来努力从质和量两个方面探索高职院校档案管理的新途径,以“规范、现代、服务”作基调,发挥后发优势,达到了跨越性的发展。本文期望通过对高职院校档案工作的思考及实践,为高职院校档案工作的科学发展抛砖引玉。
1 转型升级 建章立制 接轨高校
教育部《关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》指出:“高职高专教育是我国高等教育的重要组成部分,培养拥护党的基本路线,适应生产、建设、管理、服务第一线需要的,德、智、体、美等方面全面发展的高等技术应用性专门人才。”[1]这一段话,充分说明高职院校属高等教育层次。然而,我国新建的高职院校中,有相当一部分是由重点中专改制升格的,这批由中专升格的高职院校,从长期从事的中职教育,转为高职教育,无论在教育理念、管理模式、学校定位、办学特色等方面都面临着转型升级,档案工作也不例外。中专与高校虽同属教育行业,但在档案管理水平、管理办法、实体分类、工作规范等方面都有较大的差距或不同,由中专升格的高职院校档案工作需尽快完成从中职教育向高职教育的过渡和提升,要改变中专教育阶段档案管理不成体系、实体分类过于笼统、归档范围随意、档案立卷欠规范的现状,将档案工作置入高等教育档案管理的格局,接受高等教育主管部门对高校档案工作的统一领导,认同高校档案管理的规则,真正步入高校治档的轨道。从中职到高职,是学校全面转型的过程,也是办学的一种突破与超越,在这个转折的关键期,档案工作要跟上学校发展步伐,必须采取积极有效的措施。
金华职业技术学院是由五所重点中专合并升格而成,1994年开始建校,1998年经国家教育部正式批准成立。成立之初,五所合并学校的档案工作仍沿袭原来的做法,产生的文件材料分别归入原全宗,另外二十多个新成立的职能部门或学院,他们每年形成的文件材料全部散存在岗位人员手里,随着学校机构撤并、岗位调整、人员流动,档案材料的散失较为严重。改革不合理的档案工作秩序,创建适应学校发展的新档案管理体系,已时不能待。正是基于此,2003年4月金华职业技术学院成立了学校档案工作机构─档案馆,为学校直属部门,副处级建制,编制5人。建馆后,档案馆工作人员认真学习《档案法》、《普通高校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》等法律法规,在全校贯彻“统一领导,集中管理”原则,依法开展档案工作,工作人员赴省内外十多所本科院校的档案馆参观学习,主动邀请档案业务主管部门来校指导,以一种开放的理念、发展的视野、笃实苦干的精神,开创档案工作新局面。分别建立了档案工作领导机构和工作网络,以及18项管理制度,全校实行部门年度立卷,档案实体分为党群、行政、教学、科研、基建等12大类,按“年度─类别─卷号”编号,文书档案按《归档文件整理归则》整理,档案编目、排架、统计等均符合高校档案管理规范,档案归入“金华职业技术学院”新全宗。五所并轨学校共11个全宗的档案全部并入档案馆,由档案馆按原全宗档案相对集中的原则予以保管。金华职业技术学院充分利用 “零”起步的优势,开好头、起好步,追求档案工作制度化、规范化、标准化、科学化、现代化,与学校的办学层次相谐调。目前,金华职业技术学院已通过资格审定,在浙江省高职院校中率先成为浙江省高校档案学会正式会员,并在2007的高校档案工作年检中,得到有关参检专家的肯定,标志着金华职业技术学院已基本达到高校档案工作的要求,实现从“中专”向“高校”的转型。
2 抢占高地 先发思路,高效管理
我国绝大多数高职院校是创建于上世纪九十年代未,恰逢信息网络技术迅猛发展的时代,长期以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法面临飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。2000年,国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十五”计划的一项重要任务。2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》,对全国档案信息化建设做了进一步部署,要求到2005年基本实现档案管理现代化和办公自动化,初步建成全国档案工作信息网和中国档案文献网。身处信息快速发展的时代,建立档案信息网络系统,实现档案信息管理的网络化,充分融入现代网络世界,成为高校档案工作者顺应信息时代网络革命的历史抉择,也成为高校档案工作新一轮发展的出发点。高职院校档案工作在这样的历史背景下起步,只有顺应时代要求,用最现代的档案管理思想开展工作,将最新的计算机网络技术应用于档案管理工作,在管理思想和模式上立足于制高点,与高校档案事业的新一轮发展站在同一起跑线上,才能实现跨越性发展。
金华职业技术学院以档案管理现代化为目标,抓住机遇、更新观念,迎接挑战,在“零”起步的时候就抢占信息高地,高起点开展档案工作,实现档案现代化管理,适应时代和社会发展对文件和档案管理的要求,走在高职院校新一轮发展的前列。主要开展三个方面的工作:一是档案信息化应用支撑平台建立,构建了B/S结构的网络化档案管理系统和档案信息发布系统,解决档案从归档、整理、编目、审核、入库、管理、存储、处理、利用等全生命周期管理过程的信息集成和业务流程的一体化纵向管理问题,并能够保证网络控制、信息迁移、授权访问以及资源共享等安全有效,档案资源服务的界面友好、操作简单;二是数字档案资源库建设,组织实施档案数字化建设,将馆藏档案目录、建校以来的学校发文及声像档案通过电脑录入、扫描、数摸转换等方式全部数字化,做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化,建设学校电子文件中心,为师生提供档案的目录检索、全文检索等服务;三是积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径,使档案信息资源与学校公共信息平台的信息实现对接,成功开发了档案管理系统与OA系统的接口,使档案管理信息化从网络化应用走向集成化应用,消除一定程度上的信息 “孤岛”,实现档案馆与学校核心信息资源的集成,电子公文自动完成网上归档;四是培养理念先进、业务精通、技术熟练的工作队伍,通过请进来或送出去等多种途径和形式,提高专、兼职工作人员素质,促进档案资源开发、整合、利用与共享,最大限度的发挥技术先进、功能完善的现代管理平台的效用。
3 挖掘资源做实做强服务为本
档案工作是一项基础性工作,提供利用服务是档案工作永恒的主题,做好档案工作,对学校的发展必定大有裨益。但长期以来,人们习惯于把档案工作看作是一项重要的、但不处于中心地位的基础性工作,对于档案工作起步时间不长的高职院校来说更是把档案工作边缘化。高职院校档案管理工作者需要进行自我认识习惯与观念上的调整,要打破“从来如此”的观念,重新认识档案工作的重要性,做到自尊、自信,并通过努力,做到自强;善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措,把档案工作做实、做细、做好;树立服务为本的理念,通过高效优质的服务,突显档案工作的重要性,提高档案工作在学校的地位,争取领导的重视,赢得师生的支持,不断改善发展的环境,走服务强档之道。
我院档案馆建馆五年来,不断拓展服务内容、服务形式、服务方向、服务领域,并变被动服务为主动服务,变及时服务为超前服务,变来馆服务为到一线服务, 服务范围由“窄”变“宽”,服务层次由“浅”变“深”,服务手段由“传统”变“现代”,努力把握学校学科设置、课程组织、教学方法、招生就业、教学科研、校企合作、师资建设等方面的档案材料的形成特点和利用需求, 积极调查研究,以需求为导向,建立一套系统、科学的服务模式,以最为便捷、及时的方式满足学校各项工作的需求。一是为学校中心工作服务,加强档案资源建设。档案馆在制订归档范围和期限时,特别重视学校的中心工作,特别是重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容的档案材料的范围和期限,尽量完整保存学校有价值的历史资料,同时也为档案信息化建设提供优质的档案资源。对于重大活动,档案部门提前介入,超前服务,全程跟踪,同步发展,有的材料实行了预立卷,取得非常好的实际效果。档案馆充分利用档案资源的积累和保存方面得天独厚的优势,在学校教学合格评估、人才培养优秀评估、示范性建设等重大活动中发挥不可或缺的作用;二是重视民生档案,加强涉及人的档案材料的收集和服务,建设全文检索专题,方便师生网上利用,服务思想从“物本、官本”走向“人本”;三是发掘学校文化资源,建设校史陈列室,推进档案服务创新。档案馆为了让中等教育百年和高职教育十余年的办学历史成为一面镜子,把档案馆建设成为爱国主义教育基地,使它成为凝聚校友饮水思源的纽带和吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂。让历史以更智慧的方式走进大众,弘扬学校办学传统,提升大学文化,凝练大学精神,鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想,劲往一处使,为学校改革和发展提供强大的精神动力,为和谐校园的文化建设发挥有效地作用。
我院档案工作走过五年的爬坡过坎阶段,取得了一定的发展成效,档案工作的发展环境也不断得到优化,表现在:(1)制度上有倾斜,档案工作列入学校年终目标考核体系(占2个分值);(2)政治上有权益,档案馆职工首次推选为学校教职工代表大会正式代表;(3)管理上有温暖,近三年档案馆都有一名学校年终考核优秀指标;(4)经费上有保障,在全校的财政支出结构中,档案经费单独立项,每年安排一定的档案经费,满足档案工作的日常需要(不包括设备购置费),确保档案管理组织正常运行;(5)力量上有加强,引入一名计算机专业人员 ,改变档案馆的知识结构和性别比例。
目前,金华职业技术学院正以归“零”的心态,从新起点出发,向档案馆、校史研究室、校史陈列馆为一体的多功能信息化的档案馆建设目标迈进。我坚信档案管理工作在不久的将来也会象高职教育一样迎来大发展的春天。
参考文献
[1] 关于印发《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》的通知(教高20002 号).
[2] 薛四新等主编,档案信息化应用系统建设[M]. 北京:机械工业出版社,2006.1.
[3] 严旭萍,张亚玲.“五位一体”模式下高职院校档案工作的思考[J].兰台世界,2007(12).