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【摘 要】分析高校教学秘书工作的现状，阐述通过提高教学秘书综合素质和能力、建设专业化的教学秘书队伍，提升教学秘书工作质量。
【关键词】高校 教学秘书 工作质量 提升策略
【中图分类号】G【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2013）04C-0100-02
教学秘书是高校教学管理的基层骨干力量，是具体教学工作的管理者与执行者，是连接教学管理部门、教师、学生的桥梁和纽带。教学秘书工作质量直接反映了高校教学管理水平，良好有序的教学管理是保证人才培养质量的重要前提。因此，高校教学秘书工作质量直接影响到高校人才培养的质量。
一、高校教学秘书工作的现状
（一）工作项目多、任务重
高校教学秘书的工作涉及整个教学过程，工作项目多、烦琐，任务很重。教学秘书的工作包括日常教学管理、学生学籍管理、考务管理（每个学期考务管理、等级考试管理）、教学档案管理、教材征订计划、教学检查、教学质量评价、毕业资格审查、学生排课、学生选课、教师教改、课程建设、教材建设等方面工作。此外，还要完成领导临时交办的各种工作和教学突发事件。面对如此大的教学管理工作量，一项工作还没做好另一项工作就要开始，因而高校教学秘书身心往往长期处于焦虑和紧绷状态，对工作只能是疲于应付，很难讲求工作质量。
（二）工作时效性强
教学秘书的工作不同于普通教师，其工作有很强的时效性，每项工作都有特定的时间，如课表排定、教学任务分配、教学检查、考试安排都要在教务处和院系领导规定的时间内及时准确地完成。这些环节环环相扣，极具时效性，任一环节延时或失误，就会影响教学的正常运行。
（三）工作重复性高
教学秘书的工作主要是进行教学管理，有些教学管理工作贯穿一个学期，如教学调度（教师的调课、停课、代课手续），教学信息反馈整理和汇报等。有些教学管理工作是分时段进行：开学初是新生注册、开学初教学检查、学生补考等；学期结束是第二学期教学任务安排、学生排课、学生选课、教材征订、考试安排、成绩汇总、期末教学检查、第二学年教学大纲和教学计划修订，等等。这些工作的重复性都很高，每年每学期相差不大。
（四）人际关系复杂、工作压力大
教学秘书与学校各部门、教师（在职、外聘、行政兼课）、学生、家长打交道，所接触的人较多，他们的修养、思维、性格、需求都不一样。因此教学秘书面对的人际关系非常复杂，要服务好每个人，合理安排日常教学工作，维持良好的教学秩序，难度非常大。
（五）教学秘书的责权不清
教学秘书工作的主要职责是协助教务科研处和所属院系进行日常的教学管理。而在现实工作中，教学秘书还兼做行政工作，除做与教学相关的工作外，还要完成其他部门，如成教处、保卫处、后勤处、学工处等行政部门临时下达的工作，职责范围不够明晰。这是教学管理机制不完善不规范的表现。
（六）工作不受重视
教师普遍认为教学秘书只是从事简单劳动的勤杂工、师生后勤服务的附属者，什么人都可以做，简单认为教学秘书就是接电话、收发文件、打字，忽略了其管理协调职能。同时学校领导也不够重视，轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用，认识不到优质的教学管理直接影响到人才培养的质量。
二、提升高校教学秘书工作质量的具体策略
（一）提高教学秘书综合素质及能力
高校教学秘书工作是服务教师与学生，其素质及能力影响到整个教学管理工作的运作。教学秘书良好素质及较强工作能力是教学工作的顺利开展的保证，是教学管理水平的体现。要提高高校教学秘书的工作质量，必须先提高高校教学秘书综合素质及能力。
1.沟通协调能力。教学管理是一个多层次、多因素的复杂工作，处处离不开有效的协调和沟通。良好的沟通协调能力是高校教学秘书必须具备的基本能力，是其胜任教学管理工作的关键。在工作中，教学秘书要处理各种错综复杂的关系，如院系与学校教学主管部门的关系，院系与教研室、实验室及班级之间的关系，教师与学生之间教与学的关系等。只有具备了良好的沟通协调能力，才能处理好关系，化解矛盾，统一认识和行动，保持良好的教学秩序，形成和谐有序的工作局面。
2.文字表达能力。教学秘书工作种类繁杂，除常规教学管理外，还要根据院系领导安排起草撰写各类公文，如工作总结、请示、报告、教学活动方案等，这就要求教学秘书具备很好的文字表达能力和写作水平。
3.运用计算机进行教务管理的能力。教学秘书很多工作是需要用计算机操作完成的，如文字打印、数据处理、资料统计，这就要求教学秘书掌握计算机操作技能，这是提高工作质量和效率的必备条件。同时，随着互联网的日趋完善，教学管理手段的日益现代化、规范化，很多高校实行了现代教学管理模式，实现了网络化。大到排课选课系统，小到发布通知公告、传输文件、发送邮件等都通过网络实现。教学秘书需要借助网络平台，实现与教务处、任课教师、学生的有效对接，保障信息畅通，实现资源共享。可见，网络化的发展对高校教学秘书的计算机及网络信息技术水平提出了更高的要求，高校教学秘书只有不断学习，才能跟上时代发展，提高工作效率和管理水平。
4.心理调适能力。教学秘书日常教学工作任务繁多，同时要完成教务处和院系领导及其他部门的行政工作，很容易产生疲惫倦怠，失去对工作的热情和耐心，产生冷漠心理。同时，教学秘书的工作周期是以学期为单位，经过几个周期以后，重复着同样繁杂的工作，容易出现急躁心理。此外，教学秘书接触的对象是多层次、多角色的群体，个性、需求各有不同，如果处理的方式方法不对就有可能引起误会，甚至埋怨、指责。因此，教学秘书需要具备较高的心理素质水平和良好的心理平衡能力，在工作中，善于控制、调节自己的情绪，敢于直面工作的失误或不足，懂得运用心理健康知识，及时排解工作中的心理压力，这样才能忍受工作中出现的种种误解、委屈，做到任劳任怨，宠辱不惊。教学秘书还应树立正确的自我评价体系，保持积极进取的人生态度，在工作中努力保持乐观向上的心态，使自己不断成熟起来。 （二）建设专业化的教学秘书队伍
随着高等教育改革的不断深入，教学秘书专业水平、理念、能力以及对高等教育改革的认识显得尤为重要，因此，建立一支素质高、工作强、作风正的专业教学秘书队伍显得尤为重要。建设专业化的教学秘书队伍，可从以下几方面入手：
1.健全教务管理机构，规范教学秘书工作。建立并规范一系列教务管理的基本制度，制定完善的教学秘书管理制度，明确工作责任及要求，细化教学秘书的工作任务和方法。学校应根据学生人数、专业个数、教学建设等具体情况，完善教务管理人员的配置，在教学秘书的人员配备上做到合理，尽量杜绝“身兼数职”现象。
2.建立健全保障机制和竞争激励机制。应通过建立健全保障机制和竞争激励机制，稳定教学秘书队伍。通过合理的人员配备将教学秘书从繁重的事务性工作中解放出来，让教学秘书有精力和时间提高自身素质和改善工作方法，提高工作效率。学校还应发挥考核和竞争激励机制的导向作用，将教学秘书工作成效与个人实际工作量和贡献结合起来，多劳多得，优绩优酬。此外，对教学秘书职位进行分类，提升队伍层次，将职位管理目标完成情况作为其职称评定、晋级和评优的依据，使教学管理者安心本职工作，吸引和留住优秀教学管理人才，稳定教学秘书队伍。
3.加强对教学秘书的培训。一是定期举办教务管理工作交流会，取长补短，拓宽教学秘书的知识面。二是鼓励岗位进修。鼓励教学秘书通过岗位进修学习，了解和熟悉所从事的工作业务；通过学习新的教育理念、现代教学管理方法，掌握最前沿的信息，将新的理念、方法运用到实践中去；通过对管理学等知识的学习，进一步提高自身表达能力、组织能力。三是提供交流平台。组织教学秘书参与其他高校的座谈，开阔视野，拓宽工作思路，吸取先进的教学管理经验，提升服务质量。
总之，高校教学秘书工作在高校教学管理中至关重要，教学秘书的素质、能力、理念影响着教学管理水平，同时影响到人才培养的质量。因此，教学秘书应树立正确的观念，认识到工作的重要性，以主人翁责任感投入到工作中去；学校领导应高度重视，形成教学秘书管理的有效机制，为教学秘书开创一定的发展空间与拓展平台，使教学秘书在工作中能够发挥出更大的潜能，为教学管理工作奉献出更优质的服务，从而有效促进学校教学水平和教学管理水平的全面提升。
【参考文献】
[1]李静.浅谈教学管理中教学秘书的基本素质及培养[J].科技信息，2011（35）
[2]刘玉委.高校院系教学秘书队伍的规范化建设与管理[J].考试周刊，2010（42）
[3]王诚怡.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究，2004（3）
（责编 王 一）
【关键词】高校 教学秘书 工作质量 提升策略
【中图分类号】G【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2013）04C-0100-02
教学秘书是高校教学管理的基层骨干力量，是具体教学工作的管理者与执行者，是连接教学管理部门、教师、学生的桥梁和纽带。教学秘书工作质量直接反映了高校教学管理水平，良好有序的教学管理是保证人才培养质量的重要前提。因此，高校教学秘书工作质量直接影响到高校人才培养的质量。
一、高校教学秘书工作的现状
（一）工作项目多、任务重
高校教学秘书的工作涉及整个教学过程，工作项目多、烦琐，任务很重。教学秘书的工作包括日常教学管理、学生学籍管理、考务管理（每个学期考务管理、等级考试管理）、教学档案管理、教材征订计划、教学检查、教学质量评价、毕业资格审查、学生排课、学生选课、教师教改、课程建设、教材建设等方面工作。此外，还要完成领导临时交办的各种工作和教学突发事件。面对如此大的教学管理工作量，一项工作还没做好另一项工作就要开始，因而高校教学秘书身心往往长期处于焦虑和紧绷状态，对工作只能是疲于应付，很难讲求工作质量。
（二）工作时效性强
教学秘书的工作不同于普通教师，其工作有很强的时效性，每项工作都有特定的时间，如课表排定、教学任务分配、教学检查、考试安排都要在教务处和院系领导规定的时间内及时准确地完成。这些环节环环相扣，极具时效性，任一环节延时或失误，就会影响教学的正常运行。
（三）工作重复性高
教学秘书的工作主要是进行教学管理，有些教学管理工作贯穿一个学期，如教学调度（教师的调课、停课、代课手续），教学信息反馈整理和汇报等。有些教学管理工作是分时段进行：开学初是新生注册、开学初教学检查、学生补考等；学期结束是第二学期教学任务安排、学生排课、学生选课、教材征订、考试安排、成绩汇总、期末教学检查、第二学年教学大纲和教学计划修订，等等。这些工作的重复性都很高，每年每学期相差不大。
（四）人际关系复杂、工作压力大
教学秘书与学校各部门、教师（在职、外聘、行政兼课）、学生、家长打交道，所接触的人较多，他们的修养、思维、性格、需求都不一样。因此教学秘书面对的人际关系非常复杂，要服务好每个人，合理安排日常教学工作，维持良好的教学秩序，难度非常大。
（五）教学秘书的责权不清
教学秘书工作的主要职责是协助教务科研处和所属院系进行日常的教学管理。而在现实工作中，教学秘书还兼做行政工作，除做与教学相关的工作外，还要完成其他部门，如成教处、保卫处、后勤处、学工处等行政部门临时下达的工作，职责范围不够明晰。这是教学管理机制不完善不规范的表现。
（六）工作不受重视
教师普遍认为教学秘书只是从事简单劳动的勤杂工、师生后勤服务的附属者，什么人都可以做，简单认为教学秘书就是接电话、收发文件、打字，忽略了其管理协调职能。同时学校领导也不够重视，轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用，认识不到优质的教学管理直接影响到人才培养的质量。
二、提升高校教学秘书工作质量的具体策略
（一）提高教学秘书综合素质及能力
高校教学秘书工作是服务教师与学生，其素质及能力影响到整个教学管理工作的运作。教学秘书良好素质及较强工作能力是教学工作的顺利开展的保证，是教学管理水平的体现。要提高高校教学秘书的工作质量，必须先提高高校教学秘书综合素质及能力。
1.沟通协调能力。教学管理是一个多层次、多因素的复杂工作，处处离不开有效的协调和沟通。良好的沟通协调能力是高校教学秘书必须具备的基本能力，是其胜任教学管理工作的关键。在工作中，教学秘书要处理各种错综复杂的关系，如院系与学校教学主管部门的关系，院系与教研室、实验室及班级之间的关系，教师与学生之间教与学的关系等。只有具备了良好的沟通协调能力，才能处理好关系，化解矛盾，统一认识和行动，保持良好的教学秩序，形成和谐有序的工作局面。
2.文字表达能力。教学秘书工作种类繁杂，除常规教学管理外，还要根据院系领导安排起草撰写各类公文，如工作总结、请示、报告、教学活动方案等，这就要求教学秘书具备很好的文字表达能力和写作水平。
3.运用计算机进行教务管理的能力。教学秘书很多工作是需要用计算机操作完成的，如文字打印、数据处理、资料统计，这就要求教学秘书掌握计算机操作技能，这是提高工作质量和效率的必备条件。同时，随着互联网的日趋完善，教学管理手段的日益现代化、规范化，很多高校实行了现代教学管理模式，实现了网络化。大到排课选课系统，小到发布通知公告、传输文件、发送邮件等都通过网络实现。教学秘书需要借助网络平台，实现与教务处、任课教师、学生的有效对接，保障信息畅通，实现资源共享。可见，网络化的发展对高校教学秘书的计算机及网络信息技术水平提出了更高的要求，高校教学秘书只有不断学习，才能跟上时代发展，提高工作效率和管理水平。
4.心理调适能力。教学秘书日常教学工作任务繁多，同时要完成教务处和院系领导及其他部门的行政工作，很容易产生疲惫倦怠，失去对工作的热情和耐心，产生冷漠心理。同时，教学秘书的工作周期是以学期为单位，经过几个周期以后，重复着同样繁杂的工作，容易出现急躁心理。此外，教学秘书接触的对象是多层次、多角色的群体，个性、需求各有不同，如果处理的方式方法不对就有可能引起误会，甚至埋怨、指责。因此，教学秘书需要具备较高的心理素质水平和良好的心理平衡能力，在工作中，善于控制、调节自己的情绪，敢于直面工作的失误或不足，懂得运用心理健康知识，及时排解工作中的心理压力，这样才能忍受工作中出现的种种误解、委屈，做到任劳任怨，宠辱不惊。教学秘书还应树立正确的自我评价体系，保持积极进取的人生态度，在工作中努力保持乐观向上的心态，使自己不断成熟起来。 （二）建设专业化的教学秘书队伍
随着高等教育改革的不断深入，教学秘书专业水平、理念、能力以及对高等教育改革的认识显得尤为重要，因此，建立一支素质高、工作强、作风正的专业教学秘书队伍显得尤为重要。建设专业化的教学秘书队伍，可从以下几方面入手：
1.健全教务管理机构，规范教学秘书工作。建立并规范一系列教务管理的基本制度，制定完善的教学秘书管理制度，明确工作责任及要求，细化教学秘书的工作任务和方法。学校应根据学生人数、专业个数、教学建设等具体情况，完善教务管理人员的配置，在教学秘书的人员配备上做到合理，尽量杜绝“身兼数职”现象。
2.建立健全保障机制和竞争激励机制。应通过建立健全保障机制和竞争激励机制，稳定教学秘书队伍。通过合理的人员配备将教学秘书从繁重的事务性工作中解放出来，让教学秘书有精力和时间提高自身素质和改善工作方法，提高工作效率。学校还应发挥考核和竞争激励机制的导向作用，将教学秘书工作成效与个人实际工作量和贡献结合起来，多劳多得，优绩优酬。此外，对教学秘书职位进行分类，提升队伍层次，将职位管理目标完成情况作为其职称评定、晋级和评优的依据，使教学管理者安心本职工作，吸引和留住优秀教学管理人才，稳定教学秘书队伍。
3.加强对教学秘书的培训。一是定期举办教务管理工作交流会，取长补短，拓宽教学秘书的知识面。二是鼓励岗位进修。鼓励教学秘书通过岗位进修学习，了解和熟悉所从事的工作业务；通过学习新的教育理念、现代教学管理方法，掌握最前沿的信息，将新的理念、方法运用到实践中去；通过对管理学等知识的学习，进一步提高自身表达能力、组织能力。三是提供交流平台。组织教学秘书参与其他高校的座谈，开阔视野，拓宽工作思路，吸取先进的教学管理经验，提升服务质量。
总之，高校教学秘书工作在高校教学管理中至关重要，教学秘书的素质、能力、理念影响着教学管理水平，同时影响到人才培养的质量。因此，教学秘书应树立正确的观念，认识到工作的重要性，以主人翁责任感投入到工作中去；学校领导应高度重视，形成教学秘书管理的有效机制，为教学秘书开创一定的发展空间与拓展平台，使教学秘书在工作中能够发挥出更大的潜能，为教学管理工作奉献出更优质的服务，从而有效促进学校教学水平和教学管理水平的全面提升。
【参考文献】
[1]李静.浅谈教学管理中教学秘书的基本素质及培养[J].科技信息，2011（35）
[2]刘玉委.高校院系教学秘书队伍的规范化建设与管理[J].考试周刊，2010（42）
[3]王诚怡.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究，2004（3）
（责编 王 一）