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【摘要】高职院校学生档案是高职学生在校期间学习、生活和成长的集中反映，是人社部门和用人单位选拔录用的重要依据，是人事档案的重要组成部分。加强高职院校学生档案管理工作，重视学生档案管理的法规标准和制度建设，规范管理行为，强化过程控制，对于科学管理学生档案，优质高效为广大师生员工和社会各界服务，具有重要的现实意义。
【关键词】高职院校；学生档案；管理
近年来，高职院校得到迅猛发展，学校规模不断壮大，毕业生就业形势看好。高职学生档案作为高职学生就业、公招和落户等重要凭证，显得越来越重要。但是，高职学生档案管理也面临诸多问题亟待解决，如何加强和规范高职学生档案管理，显得愈加紧迫和必要。
一、高职院校学生档案管理存在的问题
（一）法规建设滞后
高职院校至今没有全国性的统一法规，高职学生档案管理缺乏有效法规依据，客观上使有关部门重视不够，归档材料不明确。哪些该装，哪些不该装。要么装得过多过细，要么装得过少过简。人社部门和用人单位需要什么材料，有些什么要求，没有统一的细化标准和操作规范。高职院校继续教育领域的毕业生，其学籍档案没有派遣资格，学生毕业后档案怎样传递，没有明确的统一要求。院校撤并升级后，原始学校的毕业生档案存在的历史遗留问题如何解决，其学生档案如毕业生表和学籍卡等材料的用印如何操作，也没有明确的相关法规说明。造成校方、学生、人社部门和用人单位各执一词。校方无所适从，学生有口难言。根本原因在于高职院校学生档案管理的法规建设滞后，跟不上高职院校迅猛发展和社会经济发展的各项需求，无法可依，无章可循。故迫切需要专门法规予以规范和指导。
（二）制度规范不力
高职院校应该说根据《国家档案法》等法规，都有一套内部的学生档案管理制度，但是由于学生档案管理工作的专业性、连续性和后置性，以及众所周知的原因，各级领导对教育教学和安全纪律，抓得比较紧比较多。各职能部门对学生档案管理工作重视不够，存在一定配合和协调问题。学生档案管理工作处于高职院校各项学生管理工作的从属或次要地位，往往曲高和寡，事与愿违，效果大打折扣。并且，高职院校内部的学生档案管理制度本身也存在一些疵瑕，未与时俱进及时完善和优化，在一定程度上不利于高职院校学生档案管理工作的开展和发展。
（三）政策导向缺位
俗话说，榜样的力量是无穷的。目前，高职院校学生档案管理领域，普遍没有设置学生档案管理方面的评优争先工作。院校的各种管理考核和日常评比，基本不涉及学生档案管理方面的内容和指标。客观上就给全校师生传递了这样的消极思想倾向：学生档案工作不重要，干好干坏没关系。无形中，给高职院校学生档案管理工作造成了较大影响，管理好的不能表扬，管理差的无法帮助。久而久之，高职院校的学生档案管理工作始终处于一种被动和迎付的状态。使高职院校的学生档案管理工作容易滋生安全隐患，不利于学生档案管理工作优质高效地开展。
（四）机构人员未独立
档案管理机构如果不独立设置，学生档案管理工作难以顺利开展和良性发展。目前，高职院校学生档案管理机构一般没有独立设置，严重影响了高职院校学生档案管理工作的正常开展。学生档案管理人员大多兼职或兼管，并且极不稳定。致使高职院校学生档案管理工作，本身专业性较强，却常处于交接和熟悉状态。档案管理机构如果不独立设置，档案管理人员自然无法独立，经费预算和奖惩机制更无从谈及，客观上不利于高职院校学生档案管理工作的顺利开展和良性发展。建立科学高效的学生档案管理机制，实现学生档案管理工作的规范化建设，要求独立设置高职院校学生档案管理机构，其人员应相对稳定。如果经费未得到有效保障，事权和财权不尽相称，高职院校学生档案管理工作也将难以顺利开展。
（五）宣传培训不够
高职院校的每位毕业生，在校学习三年或五年后，其最终从学校带走的凭证其实只有两样：一是毕业证，二是学籍档案。档案在这里占了一半的绝对比重，而学生档案管理工作却长期不受重视。究其原因，一是师生员工档案意识淡薄，二是档案工作宣传培训不够。高职院校的学生档案管理工作，通常由辅导员和班级学生干部完成前期工作，或由院系的专兼职学生档案管理人员共同完成。在校学生往往只重视学习成绩，只关心将来能否拿到毕业证，而不重视档案材料的填写和上交。辅导员也往往只重视安全纪律和素质教育，而不重视学生档案的鉴定和材料的上交。个别学生干部往往只图完成任务，而辅导员又缺少归档工作指导。造成档案材料不能及时足额上交，学生档案材料的填写和档案鉴定质量不高。
二、加强法规标准和制度建设，规范高职院校学生档案管理
（一）加强法规建设
近年来，高职院校在党和政府的重视下，得到了迅猛发展，办学规模不断扩大。有关部门也颁布了不少相关法规来规范档案工作，但是尚未出台针对高职院校学生档案管理的专门法规。笔者建议有关部门在充分调研的基础上，应尽快出台“高职院校学生档案管理条例”此类法规，明确生源地学校和招生部门，高职院校、学生、人社部门和用人单位等的责任、权利和义务，规范高职院校学生档案管理工作的各项程序和标准。规范高职院校继续教育领域，学生档案管理的操作标准和传递程序。规范高职院校撤并后，各级原始学校毕业生档案历史遗留问题的处理标准和用印方法。使校方、学生、人社部门和用人单位，有法可依，有章可循。
（二）加强制度建设
制度具有根本性、长期性、连续性和稳定性。高职院校不仅要有内部的档案管理制度，还要制定一套系统的学生档案管理标准和操作细则，形成科学高效的学生档案管理机制，使高职院校的各项学生档案管理工作健康运行和良性发展。不因各级领导和各职能部门注意力的转移而削弱，也不因学生档案管理人员的变动而疏忽。同时，对高职院校的辅导员、学生干部和学生本人，也是一种强有力的规范和制约，积极发挥档案管理在学生成长和班级管理中的建设性作用。与时俱进，齐抓共管，形成高职院校的学生档案人人有责，人人关心的良好氛围。 （三）加强政策导向
无论什么工作，支持什么，反对什么，应该有一个明确的态度。长期以来，由于高职院校的学生档案管理工作不受重视，缺乏一定的政策导向，学生档案管理人员默默无闻，少有话语权。辅导员、学生干部以及学生本人都不太重视学生档案管理工作。客观上助长了歪风邪气，打压了先进的积极性。笔者建议在高职院校的各项评优评比和班级日常考核中，适当增加学生档案方面的指标和内容，树立正面导向，弘扬正能量，提高学生档案管理的的重要性和严肃性。消除学生档案管理过程控制的各种消极隐患，使学生档案管理优质高效完成既定目标任务。
（四）机构人员独立
要做好高职院校的学生档案管理工作，档案管理机构应该独立设置，人员编制相对稳定，不得随意减少或降低人员待遇。经费预算必须确保工作的有效开展，不得任意截留或挪用。档案工作场所应足够宽畅和便于操作，档案柜原则上应一班一柜。为做好高职院校的学生档案管理工作，必须独立设置学生档案管理先进集体和先进个人奖项，定期对绩效进行考评，大力表彰先进。高职院校的学生档案管理工作，季节性较强，时间紧任务重，应建立必要的学生档案管理责任制度，加强学生档案管理中各个环节的过程控制，确保学生档案管理工作健康运行。
（五）加强宣传培训
高职院校的学生档案管理部门，应利用一切可以利用的机会，如新生报到、学生例会、毕业离校等，向新生及家长、在校的师生员工普及档案的重要性认识。特别是要利用每年的“6·9世界档案日”，加强校内外宣传，扩大社会影响，提高各界关注度。同时，对辅导员和学生干部，有计划地进行分级分类档案业务培训，指导档案填写方法，统一档案填写标准。对学生档案鉴定，如学年鉴定表的班级意见和辅导员意见，毕业生登记表的班级鉴定或年级意见的填写，定期对学生干部和辅导员进行专题讲座和培训指导。力求使评价言简意赅，内容客观公正，鉴定准确得体，个性鲜明突出，鼓励热情洋溢。找出亮点和闪光点，注重正面引导，激发学生潜能，提升综合素质和拓展技能，积极促进毕业生就业创业。
三、结束语
总之，高职院校学生档案管理工作，应有法可依，有章可循，独立设置。树立政策导向，强化合作与沟通，在科学有效的管理机制下健康运行和良性发展。秉承真实、正确、完整、规范和安全的理念，加强内部控制制度建设，才能优质高效地做好高职院校的学生档案管理工作，更好地为广大师生员工和社会各界服务。
参考文献
[1]余丹.《浅谈高校学生档案管理》.《西江月》，2014 （11）
[2]沈潇.《高校学生档案管理工作的现状与对策》.《教育教学论坛》，2013 （5）
[3]彭靖.《对医学院校学生档案工作的思考》.《华夏医学》，2007 （10）
【关键词】高职院校；学生档案；管理
近年来，高职院校得到迅猛发展，学校规模不断壮大，毕业生就业形势看好。高职学生档案作为高职学生就业、公招和落户等重要凭证，显得越来越重要。但是，高职学生档案管理也面临诸多问题亟待解决，如何加强和规范高职学生档案管理，显得愈加紧迫和必要。
一、高职院校学生档案管理存在的问题
（一）法规建设滞后
高职院校至今没有全国性的统一法规，高职学生档案管理缺乏有效法规依据，客观上使有关部门重视不够，归档材料不明确。哪些该装，哪些不该装。要么装得过多过细，要么装得过少过简。人社部门和用人单位需要什么材料，有些什么要求，没有统一的细化标准和操作规范。高职院校继续教育领域的毕业生，其学籍档案没有派遣资格，学生毕业后档案怎样传递，没有明确的统一要求。院校撤并升级后，原始学校的毕业生档案存在的历史遗留问题如何解决，其学生档案如毕业生表和学籍卡等材料的用印如何操作，也没有明确的相关法规说明。造成校方、学生、人社部门和用人单位各执一词。校方无所适从，学生有口难言。根本原因在于高职院校学生档案管理的法规建设滞后，跟不上高职院校迅猛发展和社会经济发展的各项需求，无法可依，无章可循。故迫切需要专门法规予以规范和指导。
（二）制度规范不力
高职院校应该说根据《国家档案法》等法规，都有一套内部的学生档案管理制度，但是由于学生档案管理工作的专业性、连续性和后置性，以及众所周知的原因，各级领导对教育教学和安全纪律，抓得比较紧比较多。各职能部门对学生档案管理工作重视不够，存在一定配合和协调问题。学生档案管理工作处于高职院校各项学生管理工作的从属或次要地位，往往曲高和寡，事与愿违，效果大打折扣。并且，高职院校内部的学生档案管理制度本身也存在一些疵瑕，未与时俱进及时完善和优化，在一定程度上不利于高职院校学生档案管理工作的开展和发展。
（三）政策导向缺位
俗话说，榜样的力量是无穷的。目前，高职院校学生档案管理领域，普遍没有设置学生档案管理方面的评优争先工作。院校的各种管理考核和日常评比，基本不涉及学生档案管理方面的内容和指标。客观上就给全校师生传递了这样的消极思想倾向：学生档案工作不重要，干好干坏没关系。无形中，给高职院校学生档案管理工作造成了较大影响，管理好的不能表扬，管理差的无法帮助。久而久之，高职院校的学生档案管理工作始终处于一种被动和迎付的状态。使高职院校的学生档案管理工作容易滋生安全隐患，不利于学生档案管理工作优质高效地开展。
（四）机构人员未独立
档案管理机构如果不独立设置，学生档案管理工作难以顺利开展和良性发展。目前，高职院校学生档案管理机构一般没有独立设置，严重影响了高职院校学生档案管理工作的正常开展。学生档案管理人员大多兼职或兼管，并且极不稳定。致使高职院校学生档案管理工作，本身专业性较强，却常处于交接和熟悉状态。档案管理机构如果不独立设置，档案管理人员自然无法独立，经费预算和奖惩机制更无从谈及，客观上不利于高职院校学生档案管理工作的顺利开展和良性发展。建立科学高效的学生档案管理机制，实现学生档案管理工作的规范化建设，要求独立设置高职院校学生档案管理机构，其人员应相对稳定。如果经费未得到有效保障，事权和财权不尽相称，高职院校学生档案管理工作也将难以顺利开展。
（五）宣传培训不够
高职院校的每位毕业生，在校学习三年或五年后，其最终从学校带走的凭证其实只有两样：一是毕业证，二是学籍档案。档案在这里占了一半的绝对比重，而学生档案管理工作却长期不受重视。究其原因，一是师生员工档案意识淡薄，二是档案工作宣传培训不够。高职院校的学生档案管理工作，通常由辅导员和班级学生干部完成前期工作，或由院系的专兼职学生档案管理人员共同完成。在校学生往往只重视学习成绩，只关心将来能否拿到毕业证，而不重视档案材料的填写和上交。辅导员也往往只重视安全纪律和素质教育，而不重视学生档案的鉴定和材料的上交。个别学生干部往往只图完成任务，而辅导员又缺少归档工作指导。造成档案材料不能及时足额上交，学生档案材料的填写和档案鉴定质量不高。
二、加强法规标准和制度建设，规范高职院校学生档案管理
（一）加强法规建设
近年来，高职院校在党和政府的重视下，得到了迅猛发展，办学规模不断扩大。有关部门也颁布了不少相关法规来规范档案工作，但是尚未出台针对高职院校学生档案管理的专门法规。笔者建议有关部门在充分调研的基础上，应尽快出台“高职院校学生档案管理条例”此类法规，明确生源地学校和招生部门，高职院校、学生、人社部门和用人单位等的责任、权利和义务，规范高职院校学生档案管理工作的各项程序和标准。规范高职院校继续教育领域，学生档案管理的操作标准和传递程序。规范高职院校撤并后，各级原始学校毕业生档案历史遗留问题的处理标准和用印方法。使校方、学生、人社部门和用人单位，有法可依，有章可循。
（二）加强制度建设
制度具有根本性、长期性、连续性和稳定性。高职院校不仅要有内部的档案管理制度，还要制定一套系统的学生档案管理标准和操作细则，形成科学高效的学生档案管理机制，使高职院校的各项学生档案管理工作健康运行和良性发展。不因各级领导和各职能部门注意力的转移而削弱，也不因学生档案管理人员的变动而疏忽。同时，对高职院校的辅导员、学生干部和学生本人，也是一种强有力的规范和制约，积极发挥档案管理在学生成长和班级管理中的建设性作用。与时俱进，齐抓共管，形成高职院校的学生档案人人有责，人人关心的良好氛围。 （三）加强政策导向
无论什么工作，支持什么，反对什么，应该有一个明确的态度。长期以来，由于高职院校的学生档案管理工作不受重视，缺乏一定的政策导向，学生档案管理人员默默无闻，少有话语权。辅导员、学生干部以及学生本人都不太重视学生档案管理工作。客观上助长了歪风邪气，打压了先进的积极性。笔者建议在高职院校的各项评优评比和班级日常考核中，适当增加学生档案方面的指标和内容，树立正面导向，弘扬正能量，提高学生档案管理的的重要性和严肃性。消除学生档案管理过程控制的各种消极隐患，使学生档案管理优质高效完成既定目标任务。
（四）机构人员独立
要做好高职院校的学生档案管理工作，档案管理机构应该独立设置，人员编制相对稳定，不得随意减少或降低人员待遇。经费预算必须确保工作的有效开展，不得任意截留或挪用。档案工作场所应足够宽畅和便于操作，档案柜原则上应一班一柜。为做好高职院校的学生档案管理工作，必须独立设置学生档案管理先进集体和先进个人奖项，定期对绩效进行考评，大力表彰先进。高职院校的学生档案管理工作，季节性较强，时间紧任务重，应建立必要的学生档案管理责任制度，加强学生档案管理中各个环节的过程控制，确保学生档案管理工作健康运行。
（五）加强宣传培训
高职院校的学生档案管理部门，应利用一切可以利用的机会，如新生报到、学生例会、毕业离校等，向新生及家长、在校的师生员工普及档案的重要性认识。特别是要利用每年的“6·9世界档案日”，加强校内外宣传，扩大社会影响，提高各界关注度。同时，对辅导员和学生干部，有计划地进行分级分类档案业务培训，指导档案填写方法，统一档案填写标准。对学生档案鉴定，如学年鉴定表的班级意见和辅导员意见，毕业生登记表的班级鉴定或年级意见的填写，定期对学生干部和辅导员进行专题讲座和培训指导。力求使评价言简意赅，内容客观公正，鉴定准确得体，个性鲜明突出，鼓励热情洋溢。找出亮点和闪光点，注重正面引导，激发学生潜能，提升综合素质和拓展技能，积极促进毕业生就业创业。
三、结束语
总之，高职院校学生档案管理工作，应有法可依，有章可循，独立设置。树立政策导向，强化合作与沟通，在科学有效的管理机制下健康运行和良性发展。秉承真实、正确、完整、规范和安全的理念，加强内部控制制度建设，才能优质高效地做好高职院校的学生档案管理工作，更好地为广大师生员工和社会各界服务。
参考文献
[1]余丹.《浅谈高校学生档案管理》.《西江月》，2014 （11）
[2]沈潇.《高校学生档案管理工作的现状与对策》.《教育教学论坛》，2013 （5）
[3]彭靖.《对医学院校学生档案工作的思考》.《华夏医学》，2007 （10）