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摘 要：电子档案是数字化信息技术的产物，它是区别与纸质档案的存在。电子档案解决了无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于传递，具有多种表现形式，但从电子档案的产生、处理、保管、利用等各个方面也存在着不稳定因素。电子档案正处于发育、发展阶段，对其特点本身的研究还有待于进一步发展和深化 。
关键词：电子档案；特性；优缺点；管理方法
电子档案，是指以数码形式存储于光盘、硬盘等载体，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示的档案信息，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文本档案。电子档案是数字化信息技术的产物，它是区别与纸质档案的存在。电子档案解决了无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于传递，具有多种表现形式，但从电子档案的产生、处理、保管、利用等各个方面也存在着不稳定因素。电子档案正处于发育、发展阶段，对其特点本身的研究还有待于进一步发展和深化 。
电子档案的特性
做好电子档案的管理，先要了解电子档案的特点。电子档案的特点主要包括：电子档案非人工识读性、档案信息与载体之间的可分离性、电子档案信息存储的高密度性、电子档案对计算机系统的依赖性和多种信息媒体的继承性。
电子档案非人工识读性。档案信息是通过计算机录入制作生成，所以要借助计算机解码来转换成人们可以识别的文字、数字、图像、图表、符号等档案信息，不能与传统的纸质档案一样具有人眼直接识别功能。
档案信息与载体之间的可分离性。电子档案形成后存储的光盘、移动硬盘等载体，可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同载体之间互相传递、复制。这种可分离性造成了电子档案在传递和复制过程中档案内容被进行拆分、组合、写入、删改等操作，这些都直接影响到电子文件的真实性和可靠性。电子档案可以在局域网内共享，档案管理者和阅档人员可以直接在局域网内及时、准确的查阅档案信息。
电子档案信息存储的高密度性。电子档案的存储介质一般为光盘、移动硬盘，存储量远远高于过去的信息介质。一块移动硬盘可以是同面积纸质档案存储量的千倍、万倍，大大的节省了档案的存储空间。
电子档案对计算机系统的依赖性。电子档案的生成和运用必须在计算机系统的支持下完成的，离开了计算机电子档案无法显现和使用。电子档案在信息加工、存储、软件的运行、载体的更换等问题上都有标准上的制约。例如，其制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。如果标准不统一、不匹配，就会出现在计算机内不兼容、无法读取，在不同在载体间不能转换等情况。
电子档案多种信息媒体的集成性。在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、图形、图像、影像等多种形式，这些信息形态在计算机内部处理也都是二进制的数字编码，只是在输入和输出时才有其各自的特殊形式。可以利用计算机将文字声音、图形、图像、影像等不同形式的档案信息数字化，将其整合在一定的交互式界面上，使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。
电子档案的优缺点
根据电子档案的特性它存在以下几个优点。操作方便，形成档案之前增、删、改等十分方便，且不留痕迹，档案页面整洁干净。传阅方便，利用计算机和网络技术档案信息传递时间是按秒计算，而且可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点摆脱了时间和空间的制约。多种表现形式，多媒体电子计算机可以将电子档案的形态多样化。文字、声音、图形、图像、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。复制时不容易丢失信息，纸质文字、图纸、图像档案复制时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案由于是数字化的信息处理，可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
电子档案的缺点。安全性较差，在利用计算机生成、保管和传阅时可能遭到篡改、删除甚至销毁，且不会留下痕迹，直接影响电子档案的真实性和完整性。电子档案利用网络技术保存、传输时可能遭到“黑客”的骚扰和病毒的入侵，存在泄密、被窃取等不安全因素。电子档案保存受环境因素制约，由于电子档案载体一般为光盘、移动硬盘等高科技产品，保存时有防光、防湿、防尘、防磁等比较严格的环境要求。
电子档案的损坏原因、信息丢失原因
电子信息档案在保存过程中存在丢失、损坏等问题。电子文件丢失、损坏是指文件载体因内在或外在因素造成电子文件物理结构与逻辑结构的负载关系被破坏，信息内容全部或部分丢失，电子介质损坏原因可归纳为载体质量因素、自然坏境因素、人为因素和技术因素等原因。
目前电子档案的存储介质大多采用电子光盘、移动硬盘。光盘盘体一般为聚碳酸酯基底层、记录层、数据层、金属反射层、保护层构成。光盘的变形和划伤是光盘信息无法读取的主要原因。光驱对盘片的几何形状规则度要求很高，盘片一旦变形，在高速旋转时就会产生很大的力矩，使光盘上下窜动，导致聚焦伺服系统无法对准焦距而不能读盘。光盘的数据刻在背面上，有彩漆防护，如果划痕划伤保护涂层伤到盘基，循迹伺服系统无法根据轨道找到信息，也会导致无法读盘。
移动硬盘损坏的原因。在工作状态下的跌落和撞击会使磁头划伤盘片。通电运行中静电可能会击穿电路板上的芯片，突然断电，强行关机，硬盘长时间得不到稳定的供电会损坏马达，烧毁电路，保存固件的负磁道发生损坏会使固件信息丢失。硬盘运行时间太长（指读写操作，不算空载运转）会造成不稳定，硬盘散热不好电路损坏会丢失数据，病毒侵袭等都是硬盘损坏和信息丢失的原因。
电子档案的保存与管理
光盘保存时要注意防晒、防划、防潮。防晒：如果在烈日下曝晒，会引起染料的变异而导致光盘的报废。防划：保存时不但要注意刻录面的防划，对刻录盘表面印刷层（不刻录数据的一面）也要注意防划。刻录盘的表层破坏了反射层，刻录盘就无法读取。防潮：刻录盘片要存放在干燥的地方，避免潮湿的环境影响盘片染料发生变化。 光盘不要保存在强光和潮湿的环境下，在拿取和放下时，要轻轻拿住它的两边，就像拿照片的底片一样。使用完毕要及时从光驱中取出来，用后最好存放在光盘盒中，保持一定的空隙，避免划伤盘面。特别需要注意的是，不要在光盘上贴标签。光盘表面的异物会使光盘在高速旋转时失去平衡，另外，粘胶也可能渗过保护膜而损坏光驱。
硬盘的保存要注意防尘、防湿、防磁。防尘：硬盘容量越大，电子器件集成度和密度越高，发热量越大，灰尘附着在内部电路上使得电路元器件的温度上升，产生漏电或烧坏元件。另外灰尘也可能吸收水分，腐蚀硬盘内部的电子线路。防湿：硬盘内部过度潮湿可引起磁盘供电电路损坏，导致硬盘无法使用。防磁：硬盘应远离强磁，因为移动硬盘就是磁盘，距离强磁场较近会导致数据丢失等问题。
移动硬盘保存时须保持环境卫生，减少空气中的潮湿度和含尘量。保存时要避免碰撞和远离强磁场。
电子档案管理在注意环境因素、人为因素和技术因素对存储介质的破坏同时，还要及时对电子档案载体按照有关规定进行定期的检测、拷贝和维护，确保档案信息的可靠性、可用性。密切关注计算机技术发展方向，对电子档案使用的软件进行必要的升级、更新，及时对电子档案的格式进行转换，避免因计算机软硬件技术更新与电子档案信息存储格式不相符，造成的档案信息缺失或丢失。当电子文件处于联机状态时，若没有适当的安全防范措施很容易受到电子“黑客”的攻击。“黑客”会利用计算机系统和网络缺陷，操作计算机病毒入侵，窃取电子档案的重要信息，进而篡改、删除档案信息，致使电子档案残缺不全、面目全非甚至不复存在。因此，用于存储、查阅重要电子档案的计算机应避免连接互联网，并加强计算机病毒检测，保证其它存储载体连接计算机时不带病毒，保障电子档案安全性。
结语：
在计算机内电子档案信息常常通过特殊的软、硬件设备进行复杂而独特的编码拆分处理，使信息只能在特定的环境下被读取，格式、字符集、压缩方式等方面容易产生不兼容的问题。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要长期归档保存的电子档案信息来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备8年左右就会被更新，而耐久性光盘、硬盘载体可以保存更长时间。若干年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。设备老化和频繁更新，给电子文件长久保存带来的问题，远比文件载体本身的寿命长短更为严重。因此电子信息档案与纸质档案应同步留存，二合为一，为档案信息的真实性、全面性、长远性提供有力的保证。
作者简介：王淇（1985-），女，满族，黑龙江双鸭山人，承德市文物局档案馆员，研究方向：档案管理。
关键词：电子档案；特性；优缺点；管理方法
电子档案，是指以数码形式存储于光盘、硬盘等载体，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示的档案信息，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文本档案。电子档案是数字化信息技术的产物，它是区别与纸质档案的存在。电子档案解决了无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于传递，具有多种表现形式，但从电子档案的产生、处理、保管、利用等各个方面也存在着不稳定因素。电子档案正处于发育、发展阶段，对其特点本身的研究还有待于进一步发展和深化 。
电子档案的特性
做好电子档案的管理，先要了解电子档案的特点。电子档案的特点主要包括：电子档案非人工识读性、档案信息与载体之间的可分离性、电子档案信息存储的高密度性、电子档案对计算机系统的依赖性和多种信息媒体的继承性。
电子档案非人工识读性。档案信息是通过计算机录入制作生成，所以要借助计算机解码来转换成人们可以识别的文字、数字、图像、图表、符号等档案信息，不能与传统的纸质档案一样具有人眼直接识别功能。
档案信息与载体之间的可分离性。电子档案形成后存储的光盘、移动硬盘等载体，可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同载体之间互相传递、复制。这种可分离性造成了电子档案在传递和复制过程中档案内容被进行拆分、组合、写入、删改等操作，这些都直接影响到电子文件的真实性和可靠性。电子档案可以在局域网内共享，档案管理者和阅档人员可以直接在局域网内及时、准确的查阅档案信息。
电子档案信息存储的高密度性。电子档案的存储介质一般为光盘、移动硬盘，存储量远远高于过去的信息介质。一块移动硬盘可以是同面积纸质档案存储量的千倍、万倍，大大的节省了档案的存储空间。
电子档案对计算机系统的依赖性。电子档案的生成和运用必须在计算机系统的支持下完成的，离开了计算机电子档案无法显现和使用。电子档案在信息加工、存储、软件的运行、载体的更换等问题上都有标准上的制约。例如，其制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。如果标准不统一、不匹配，就会出现在计算机内不兼容、无法读取，在不同在载体间不能转换等情况。
电子档案多种信息媒体的集成性。在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、图形、图像、影像等多种形式，这些信息形态在计算机内部处理也都是二进制的数字编码，只是在输入和输出时才有其各自的特殊形式。可以利用计算机将文字声音、图形、图像、影像等不同形式的档案信息数字化，将其整合在一定的交互式界面上，使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。
电子档案的优缺点
根据电子档案的特性它存在以下几个优点。操作方便，形成档案之前增、删、改等十分方便，且不留痕迹，档案页面整洁干净。传阅方便，利用计算机和网络技术档案信息传递时间是按秒计算，而且可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点摆脱了时间和空间的制约。多种表现形式，多媒体电子计算机可以将电子档案的形态多样化。文字、声音、图形、图像、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。复制时不容易丢失信息，纸质文字、图纸、图像档案复制时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案由于是数字化的信息处理，可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
电子档案的缺点。安全性较差，在利用计算机生成、保管和传阅时可能遭到篡改、删除甚至销毁，且不会留下痕迹，直接影响电子档案的真实性和完整性。电子档案利用网络技术保存、传输时可能遭到“黑客”的骚扰和病毒的入侵，存在泄密、被窃取等不安全因素。电子档案保存受环境因素制约，由于电子档案载体一般为光盘、移动硬盘等高科技产品，保存时有防光、防湿、防尘、防磁等比较严格的环境要求。
电子档案的损坏原因、信息丢失原因
电子信息档案在保存过程中存在丢失、损坏等问题。电子文件丢失、损坏是指文件载体因内在或外在因素造成电子文件物理结构与逻辑结构的负载关系被破坏，信息内容全部或部分丢失，电子介质损坏原因可归纳为载体质量因素、自然坏境因素、人为因素和技术因素等原因。
目前电子档案的存储介质大多采用电子光盘、移动硬盘。光盘盘体一般为聚碳酸酯基底层、记录层、数据层、金属反射层、保护层构成。光盘的变形和划伤是光盘信息无法读取的主要原因。光驱对盘片的几何形状规则度要求很高，盘片一旦变形，在高速旋转时就会产生很大的力矩，使光盘上下窜动，导致聚焦伺服系统无法对准焦距而不能读盘。光盘的数据刻在背面上，有彩漆防护，如果划痕划伤保护涂层伤到盘基，循迹伺服系统无法根据轨道找到信息，也会导致无法读盘。
移动硬盘损坏的原因。在工作状态下的跌落和撞击会使磁头划伤盘片。通电运行中静电可能会击穿电路板上的芯片，突然断电，强行关机，硬盘长时间得不到稳定的供电会损坏马达，烧毁电路，保存固件的负磁道发生损坏会使固件信息丢失。硬盘运行时间太长（指读写操作，不算空载运转）会造成不稳定，硬盘散热不好电路损坏会丢失数据，病毒侵袭等都是硬盘损坏和信息丢失的原因。
电子档案的保存与管理
光盘保存时要注意防晒、防划、防潮。防晒：如果在烈日下曝晒，会引起染料的变异而导致光盘的报废。防划：保存时不但要注意刻录面的防划，对刻录盘表面印刷层（不刻录数据的一面）也要注意防划。刻录盘的表层破坏了反射层，刻录盘就无法读取。防潮：刻录盘片要存放在干燥的地方，避免潮湿的环境影响盘片染料发生变化。 光盘不要保存在强光和潮湿的环境下，在拿取和放下时，要轻轻拿住它的两边，就像拿照片的底片一样。使用完毕要及时从光驱中取出来，用后最好存放在光盘盒中，保持一定的空隙，避免划伤盘面。特别需要注意的是，不要在光盘上贴标签。光盘表面的异物会使光盘在高速旋转时失去平衡，另外，粘胶也可能渗过保护膜而损坏光驱。
硬盘的保存要注意防尘、防湿、防磁。防尘：硬盘容量越大，电子器件集成度和密度越高，发热量越大，灰尘附着在内部电路上使得电路元器件的温度上升，产生漏电或烧坏元件。另外灰尘也可能吸收水分，腐蚀硬盘内部的电子线路。防湿：硬盘内部过度潮湿可引起磁盘供电电路损坏，导致硬盘无法使用。防磁：硬盘应远离强磁，因为移动硬盘就是磁盘，距离强磁场较近会导致数据丢失等问题。
移动硬盘保存时须保持环境卫生，减少空气中的潮湿度和含尘量。保存时要避免碰撞和远离强磁场。
电子档案管理在注意环境因素、人为因素和技术因素对存储介质的破坏同时，还要及时对电子档案载体按照有关规定进行定期的检测、拷贝和维护，确保档案信息的可靠性、可用性。密切关注计算机技术发展方向，对电子档案使用的软件进行必要的升级、更新，及时对电子档案的格式进行转换，避免因计算机软硬件技术更新与电子档案信息存储格式不相符，造成的档案信息缺失或丢失。当电子文件处于联机状态时，若没有适当的安全防范措施很容易受到电子“黑客”的攻击。“黑客”会利用计算机系统和网络缺陷，操作计算机病毒入侵，窃取电子档案的重要信息，进而篡改、删除档案信息，致使电子档案残缺不全、面目全非甚至不复存在。因此，用于存储、查阅重要电子档案的计算机应避免连接互联网，并加强计算机病毒检测，保证其它存储载体连接计算机时不带病毒，保障电子档案安全性。
结语：
在计算机内电子档案信息常常通过特殊的软、硬件设备进行复杂而独特的编码拆分处理，使信息只能在特定的环境下被读取，格式、字符集、压缩方式等方面容易产生不兼容的问题。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要长期归档保存的电子档案信息来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备8年左右就会被更新，而耐久性光盘、硬盘载体可以保存更长时间。若干年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。设备老化和频繁更新，给电子文件长久保存带来的问题，远比文件载体本身的寿命长短更为严重。因此电子信息档案与纸质档案应同步留存，二合为一，为档案信息的真实性、全面性、长远性提供有力的保证。
作者简介：王淇（1985-），女，满族，黑龙江双鸭山人，承德市文物局档案馆员，研究方向：档案管理。