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摘要：随着计算机技术的不断发展，档案信息化管理成为一种必然趋势，档案信息化管理指的是档案以电子文本的形式存放于计算机之中，它的出现不仅使档案管理工作变得更加轻松，而且相比于纸质档案，信息化管理后档案更易于保存。本文通过研究档案信息化的优劣势，并针对劣势方面提出解决方式，以此来推进档案信息化管理的发展。
关键词：档案信息化管理；优劣势；解决方式
随着信息化时代的不断进步，大量存放于计算机中的电子档案的安全问题成为档案管理工作者所共同关注的问题，如何进一步發挥信息化带来的优势、解决信息化所带来的档案管理的安全问题应引起广大工作者的注意与深思。
1、档案信息化管理的优势
对于档案进行信息化管理，不仅能方便档案使用者迅速、准确的调取档案信息，而且能提高档案管理者的工作效率，其优势主要体现在三个方面：一是由于档案信息化管理实施后，档案以文本形式存于计算机，所占计算机空间小，因此档案局服务对象的数量能得到显著增加；二是随着网络技术的不断发展，用户只要在有网络覆盖区域，可以24小时根据需求检索档案信息；三是实现资源共享，相比于之前纸质的档案，用户无需去资料室翻阅、查阅所需要的档案信息，可以直接通过互联网进行查阅，大大提高了档案管理工作者的工作效率。
2、檔案信息化管理的问题
2.1对档案信息化管理重视程度不足
许多人认为档案信息化后不需要管理，认为只要把信息输入计算机中进行保存，不用进行日常维护也可以长时间应用，这种观念的形成导致档案信息化管理的可动用资金跟不上信息更新的速度、基础设施落后。
2.2档案信息化管理安全问题
2.2.1档案自身安全性问题
在实行档案信息化管理条理之前，全部档案全部以纸质版形式存在，纸质版一旦盖上公章、摁上手印后档案便很难进行仿造，能够一定程度上保证档案信息的真实性，在实行档案信息化管理后，随着网络黑客技术的不断发展，技术人员很容易侵入档案管理系统，致使档案发生变动，一定程度上对档案真实性造成威胁。
2.2.2档案信息化管理环节的安全问题
档案信息化管理着重在于维护档案的真实有效性。一方面，随着互联网技术的发展，档案在储存、传输过程中均有被篡改、偷盗的风险；另一方面，由于档案存放于计算机硬盘之中，一旦硬盘发生损坏或丢失，档案难以被复制，导致档案永久性损坏。
2.2.3人为失误带来的安全问题
一方面，由于档案的录入需要人工进行录入，因此在录入过程中可能由于工作人员业务水平低、一时粗心大意等问题出现输入错误的问题，导致档案失去原始的真实性；另一方面，工作人员在管理档案时，存在由于出乎档案被不法分子盗取的风险。
3、解决档案信息化管理安全问题的对策
3.1建立健全档案管理体系
保障档案信息安全，防止档案信息外泄是检验档案管理水平的重要标志，如何保障档案信息安全是全体档案工作者所共同关注的问题，研究分析认为，建立健全一套档案信息安全保障体系是必不可少的，良好的档案管理体系具有事半功倍的效果。建立良好的档案管理体系需要做到以下几点：（1）聘请专业技术人员对现阶段所运行的档案管理程序进行优化，确保程序在安全的环境下高质量运行；（2）及时更新现有的杀毒软件，确保计算机系统能抵御一切病毒；（3）工作人员需要认真、有效落实相关安全管理制度，一旦出了问题，惩处一切相关人员；（4）加强对原始纸质版的档案的管理，一旦电子信息发生错误可以对照纸质版进行及时修正，避免档案丢失。
3.2高度重视各环节安全隐患
确保档案信息、严格把控档案管理的各个环节安全是每个档案管理者的首要任务，采用一些可靠的技术手段对档案进行保护是最有效的方式，档案信息化管理可以采用以下几种措施：（1）采用加密技术进行保护。加密技术是按照相应的数学算法对档案信息进行处理，使处理后的档案信息平时以乱码形式存在于计算机硬盘之中，只有当输入相应密码后，乱码程序才可以解码成为可读文件，这样可以有效防止不法分子盗用信息，从而一定程度上保证信息安全性；（2）采用签署技术进行保护。电子文件签署技术通常包括手写式数字签名、证书式数字签名两种，采取签署技术能证实文件的确出自作者，内容也不会被他人任意改动；（3）采用权限系统进行保护。档案工作者的计算机开机界面、档案信息化管理系统、信息化档案文件夹等程序需要设定一系列不同的密码，访问者要想访问该信息不仅需要提供身份证号、姓名、手机号等相关个人信息，而且需要知道密码才能进入系统进行查看，管理者可以通过设置不同的密码规范管理每名访问者，保证信息化系统正常运转；（4）采用监控软件进行监控。档案管理者可以通过相关软件识别访问者身份信息，实时监控访问者操作意图、浏览时间等相关信息，一旦发现访问者有盗取信息的意图，可立刻对其采取相应措施，确保信息安全性；（5）仿写技术措施。采用仿写技术措施的目的在于防止访问者对信息进行复制、修改。信息管理工作者不仅需要采用仿写技术进行防范，而且需要备份原始资料，不定期的针对信息进行校对，以确保系统内的信息准确无误。
3.3提升工作人员安全意识
档案信息化管理工作人员素质的高低直接决定档案信息是否安全。作为档案管理工作人员，需要时刻保持警惕性，时刻关注管理系统是否存在漏洞，时刻关注行业发展方向，并定期对档案信息进行校对。同时，相关部门及人员应重视档案信息化安全管理，不断建立健全信息化安全管理制度。从国家层面上讲，国家应健全网络安全管理条令，加大对侵犯、盗取档案信息行为的处罚力度。
4、结论
当前，互联网技术在推动社会快速发展的同时也不断改变着档案信息化管理现状，档案管理从过去的纸质版实现了信息化的飞跃，在提高工作效率的同时也面临着众多安全问题，这不仅需要国家对此问题予以重视，更重要的是作为档案管理工作者的我们需要不断加强安全意识、通过不断学习先进的互联网知识来识别、防范不法分子的侵入，确保档案信息的准备、安全。
关键词：档案信息化管理；优劣势；解决方式
随着信息化时代的不断进步，大量存放于计算机中的电子档案的安全问题成为档案管理工作者所共同关注的问题，如何进一步發挥信息化带来的优势、解决信息化所带来的档案管理的安全问题应引起广大工作者的注意与深思。
1、档案信息化管理的优势
对于档案进行信息化管理，不仅能方便档案使用者迅速、准确的调取档案信息，而且能提高档案管理者的工作效率，其优势主要体现在三个方面：一是由于档案信息化管理实施后，档案以文本形式存于计算机，所占计算机空间小，因此档案局服务对象的数量能得到显著增加；二是随着网络技术的不断发展，用户只要在有网络覆盖区域，可以24小时根据需求检索档案信息；三是实现资源共享，相比于之前纸质的档案，用户无需去资料室翻阅、查阅所需要的档案信息，可以直接通过互联网进行查阅，大大提高了档案管理工作者的工作效率。
2、檔案信息化管理的问题
2.1对档案信息化管理重视程度不足
许多人认为档案信息化后不需要管理，认为只要把信息输入计算机中进行保存，不用进行日常维护也可以长时间应用，这种观念的形成导致档案信息化管理的可动用资金跟不上信息更新的速度、基础设施落后。
2.2档案信息化管理安全问题
2.2.1档案自身安全性问题
在实行档案信息化管理条理之前，全部档案全部以纸质版形式存在，纸质版一旦盖上公章、摁上手印后档案便很难进行仿造，能够一定程度上保证档案信息的真实性，在实行档案信息化管理后，随着网络黑客技术的不断发展，技术人员很容易侵入档案管理系统，致使档案发生变动，一定程度上对档案真实性造成威胁。
2.2.2档案信息化管理环节的安全问题
档案信息化管理着重在于维护档案的真实有效性。一方面，随着互联网技术的发展，档案在储存、传输过程中均有被篡改、偷盗的风险；另一方面，由于档案存放于计算机硬盘之中，一旦硬盘发生损坏或丢失，档案难以被复制，导致档案永久性损坏。
2.2.3人为失误带来的安全问题
一方面，由于档案的录入需要人工进行录入，因此在录入过程中可能由于工作人员业务水平低、一时粗心大意等问题出现输入错误的问题，导致档案失去原始的真实性；另一方面，工作人员在管理档案时，存在由于出乎档案被不法分子盗取的风险。
3、解决档案信息化管理安全问题的对策
3.1建立健全档案管理体系
保障档案信息安全，防止档案信息外泄是检验档案管理水平的重要标志，如何保障档案信息安全是全体档案工作者所共同关注的问题，研究分析认为，建立健全一套档案信息安全保障体系是必不可少的，良好的档案管理体系具有事半功倍的效果。建立良好的档案管理体系需要做到以下几点：（1）聘请专业技术人员对现阶段所运行的档案管理程序进行优化，确保程序在安全的环境下高质量运行；（2）及时更新现有的杀毒软件，确保计算机系统能抵御一切病毒；（3）工作人员需要认真、有效落实相关安全管理制度，一旦出了问题，惩处一切相关人员；（4）加强对原始纸质版的档案的管理，一旦电子信息发生错误可以对照纸质版进行及时修正，避免档案丢失。
3.2高度重视各环节安全隐患
确保档案信息、严格把控档案管理的各个环节安全是每个档案管理者的首要任务，采用一些可靠的技术手段对档案进行保护是最有效的方式，档案信息化管理可以采用以下几种措施：（1）采用加密技术进行保护。加密技术是按照相应的数学算法对档案信息进行处理，使处理后的档案信息平时以乱码形式存在于计算机硬盘之中，只有当输入相应密码后，乱码程序才可以解码成为可读文件，这样可以有效防止不法分子盗用信息，从而一定程度上保证信息安全性；（2）采用签署技术进行保护。电子文件签署技术通常包括手写式数字签名、证书式数字签名两种，采取签署技术能证实文件的确出自作者，内容也不会被他人任意改动；（3）采用权限系统进行保护。档案工作者的计算机开机界面、档案信息化管理系统、信息化档案文件夹等程序需要设定一系列不同的密码，访问者要想访问该信息不仅需要提供身份证号、姓名、手机号等相关个人信息，而且需要知道密码才能进入系统进行查看，管理者可以通过设置不同的密码规范管理每名访问者，保证信息化系统正常运转；（4）采用监控软件进行监控。档案管理者可以通过相关软件识别访问者身份信息，实时监控访问者操作意图、浏览时间等相关信息，一旦发现访问者有盗取信息的意图，可立刻对其采取相应措施，确保信息安全性；（5）仿写技术措施。采用仿写技术措施的目的在于防止访问者对信息进行复制、修改。信息管理工作者不仅需要采用仿写技术进行防范，而且需要备份原始资料，不定期的针对信息进行校对，以确保系统内的信息准确无误。
3.3提升工作人员安全意识
档案信息化管理工作人员素质的高低直接决定档案信息是否安全。作为档案管理工作人员，需要时刻保持警惕性，时刻关注管理系统是否存在漏洞，时刻关注行业发展方向，并定期对档案信息进行校对。同时，相关部门及人员应重视档案信息化安全管理，不断建立健全信息化安全管理制度。从国家层面上讲，国家应健全网络安全管理条令，加大对侵犯、盗取档案信息行为的处罚力度。
4、结论
当前，互联网技术在推动社会快速发展的同时也不断改变着档案信息化管理现状，档案管理从过去的纸质版实现了信息化的飞跃，在提高工作效率的同时也面临着众多安全问题，这不仅需要国家对此问题予以重视，更重要的是作为档案管理工作者的我们需要不断加强安全意识、通过不断学习先进的互联网知识来识别、防范不法分子的侵入，确保档案信息的准备、安全。