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摘 要：伴随着社会经济的发展，我国已经进入互联网信息时代，实现档案管理的信息化、智能化管理已经成为时代发展的大趋势。馆藏档案的数字化是档案信息化建设的基础，而纸质档案数字化是馆藏档案数字化的主要部分。本文以聊城市城市建设档案馆馆藏纸质档案数字化加工为例，针对馆藏纸质档案数字化加工容易产生的问题，对如何做好馆藏纸质档案数字化加工提出对策和建议，以期对档案同行有所帮助。
关键词：聊城市城市建设档案馆;纸质档案;数字化加工;对策建议
为适应大数据时代的要求，我国档案信息化建设全面提速，随着云计算、大数据和移动网络技术的发展，档案资源作为国家基础性战略资源地位日益凸显，存量数字化不仅成为国家层面上档案工作的信息化战略，更是我们面对大数据时代的挑战与机遇，也是全面推进档案数字化建设的必由之路。
一、馆藏纸质档案数字化的定义和内容
档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，也是直接形成的历史记录，传统的档案载体主要以纸质为主。随着经济发展和社会进步，档案的种类不断增多，它的载体形式也日益多样化，纸质档案仍然是最常见、最传统、数量最多的档案形式，也是城建档案馆中馆藏量占比最大的载体形式。在《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）中，对纸质档案数字化这样定义，采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。而馆藏纸质档案数字化包含对馆藏纸质档案数字化前处理、档案的扫描、图像的处理、数据的挂接、成果的验收和移交等内容。数字化加工项目一般包括项目前期准备、项目实施和成果利用三个阶段，每个阶段包含不同的工作内容。
二、馆藏纸质档案数字化的意义和重要性
馆藏档案纸质档案的数字化是城建档案信息化的基础，也是城建档案馆建设数字档案馆和档案事业发展的必然要求。比如，在国家档案局印发的《数字档案馆建设指南》中关于数字档案馆建设目标中提到，要推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。在国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中关于档案事业的发展目标和实施任务中也提到，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;实施国家数字档案资源融合共享服务工程，建立开放档案信息资源社会化共享服务平台。山东省住建厅印发的《2019年全省城建档案工作要点》中关于全面推进城建档案信息化建设中要求，按照“存量数字化、增量电子化”要求，加快推进馆藏档案数字化建设，2020年底，各设区市城建档案馆完成现有馆藏档案数字化转换工作。
馆藏纸质档案数字化对档案事业的发展有着非常重要的作用。一是馆藏纸质档案数字化，有利于实体档案的安全保管。将纸质档案数字化以后，可以在查阅利用的时候用数字化副本替代原件使用，大大降低了原件的利用率，有效防止由于翻阅等对原件带来的损害;另外，纸质档案数字化后的数据不仅可以在馆内保存，还可以进行异地备份，对档案安全又加了一层防护。二是馆藏纸质档案数字化，有利于提高工作效率。在当今转变政府职能，“最多跑一次”“一次办好”等政策要求下，通过馆藏纸质档案数字化，建立档案数据库，利用互联网等平台，能有效达到让办事人员少跑腿，让档案数据多跑路，使档案利用更加高效便捷，更好的为经济发展和社会进步服务。
三、馆藏纸质档案数字化容易出现的问题
1.组织不到位、资金不到位，导致数字化加工项目不能实施
在馆藏纸质档案數字化加工项目前期准备阶段，需要对馆藏纸质档案的整体情况进行一个详细的掌握，包括档案的数量、分类、组卷整理、案卷质量等。还需要到先进的地市去学习取经，以便能够制定切实可行的档案数字化加工方案来组织实施，否则组织不到位，数字化加工项目必然不能顺利开展。馆藏纸质档案数字化加工，就是将馆藏的纸质档案转化成数字化文档，有着庞大的工作量，必然会耗费大量的人力、物力和财力，甚至需要专业的档案数字化加工外包公司来进行，没有一定的资金作保障，数字化加工项目就不能顺利实施。
2.管理不到位、措施不到位，导致数字化加工质量出现问题
在馆藏纸质档案数字化加工项目实施过程阶段，需要建立科学、规范、完善的管理制度对档案实体、人员、场地、设备、数据进行严格的管理和有效控制，如果管理不到位、措施不到位，必然会导致数字化加工质量出现问题，数字化加工的预期目标也就不能实现，这也是虽然纸质档案数字化加工有国家统一的标准和规范，但是加工成果质量却参差不齐的最主要的原因。
3.人员不到位、技术不到位，导致数字化加工成果利用困难
在馆藏纸质档案数字化加工项目成果利用阶段，需要先进的档案管理系统和硬件设备以及拥有先进技术的档案专业高科技人才，而许多档案馆缺乏档案专业高科技人才和先进的软硬件设备，虽然建立了档案数据库，但是对档案信息资源不能进行深度开发，导致数字化成果不能得到有效利用。
四、解决馆藏纸质档案数字化问题的对策和建议
1.争取领导重视，获取财政资金支持
近年来，档案在经济发展和社会进步中的作用越来越大，人们也逐渐意识到档案的重要性，档案地位也在逐渐提升。比如，在国务院办公厅《关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》（国办发〔2019〕11号）中关于实行联合审图和联合验收就要求，实行规划、土地、消防、人防、档案等事项限时联合验收，统一竣工验收图纸和验收标准，统一出具验收意见。但是在许多地方，档案还处在说起来重要、忙起来不要的现实，作为档案工作者，要多向领导汇报，争取领导重视，以获取政策支持和资金支持，不断优化档案事业发展环境。在实际工作中，聊城市城市建设档案馆为争取领导重视，获取资金支持，一是经常向领导汇报城建档案工作并邀请领导到馆内进行实地检查和调研;二是通过将城建档案工作经费纳入年度预算，加大城建档案财政投入，用于城建档案馆（库）等软硬件设施的改善以及重大重点项目建设。得益于领导的重视和资金的支持，聊城市城市建设档案馆先后完成了馆藏纸质建设工程竣工档案数字化加工项目和馆藏纸质工作档案数字化加工项目两期项目，馆藏纸质档案的数字化程度达到80%以上。 2.馆藏纸质档案数字化要分阶段实施、分批次完成
档案数字化本身就是一项系统工程，涉及到档案的整理、保管、鉴定、利用等许多环节，聊城市城市建设档案馆纸质档案馆藏量大、类别多、档案产生年代跨度大、不同时期整理标准不统一，数字化加工起来难度大，根据馆藏纸质档案这种实际情况，再加上分批进行资金申请相对容易一些，我们决定统筹规划、分阶段实施、分批次完成数字化加工。一期数字化加工项目先从类别相对单一、标准相对统一的建设工程竣工档案开始，以便于馆内管理人员积累经验，来应对可能出现的更加复杂的问题。二期再进行类别较多、较复杂的工作档案的数字化加工，这样从易到难、从简单到复杂，有效地保证了项目的顺利开展。
3.采用有经验、有实力的数字化加工外包公司提供服务
由于馆内人员、技术、设备等条件限制，聊城市城市建设档案馆在争取到项目资金后，根据相关规定和要求，采用了通过政府采购的形式选择外包公司提供数字化加工服务的方式。在数字化项目招标之前，聊城市城市建设档案馆先后到先进地市去学习考察和调研取经，制定了切实可行的档案数字化实施方案，并通过委托代理公司进行政府采购公开招标，最终确定了具有丰富经验和实力的档案数字化加工公司承担该项目。
4.加强数字化项目实施过程中的安全管理和质量控制
档案数字化加工项目的工期，短则一两个月，长则一两年，在項目实施过程中需要对其进行安全管理和有效控制。在馆藏纸质档案的数字化加工过程中，聊城市城市建设档案馆制定了完善的管理制度，包括：岗位管理制度、人员管理制度、场地管理制度、数据管理制度、档案实体管理制度，同时对档案加工场地安装了监控设备、消防设施以确保安全。另外，还制定了合理的数字化加工工作流程，对各个环节的操作规范进行统一，形成了每周五上午的周例会和每月最后一个周五的月例会制度，以便及时解决数字化加工中产生的问题，对数字化加工全过程能够进行有效的控制，确保加工质量。正是得益于加强数字化项目实施过程中的安全管理和质量控制，使得数字化加工项目保质保量如期完成，并顺利通过验收组验收，达到了预期目标。
5.提高馆内管理人员和数字化加工人员的专业素养
人员是馆藏纸质档案数字化加工的关键因素，馆内管理人员和数字化加工人员的专业素养，直接决定着数字化加工项目的成败。聊城市城市建设档案馆首先派馆内管理人员到先进地市学习典型经验，派业务骨干参加国家、省、市组织的档案业务培训，有针对性对馆内工作人员进行档案专业、数字化和信息化培训，馆内也形成了每月一次的业务交流授课。另外，对数字化加工人员要求外包公司对其进行定期的业务培训。
五、结语
综上所述，档案信息化是档案事业的发展方向，档案工作需要时刻跟随时代发展趋势，档案工作者要求真务实、脚踏实地推动馆藏档案数字化，积极应对数字化加工过程中产生的问题，采取有效措施做好档案数字化，提高档案利用效率和工作水平，更好地为经济发展和社会进步服务。
参考文献：
[1]阚立莹.高校纸质档案数字化建设及对策研究[J].城建档案，2019，（3）：26-28.
[2]刘淑华.城建档案数字化成果质量保障措施探究[J].城建档案，2018，（12）：15-16.
[3]纸质档案数字化规范.中华人民共和国档案行业标准DA/T31-[M]，2017.
关键词：聊城市城市建设档案馆;纸质档案;数字化加工;对策建议
为适应大数据时代的要求，我国档案信息化建设全面提速，随着云计算、大数据和移动网络技术的发展，档案资源作为国家基础性战略资源地位日益凸显，存量数字化不仅成为国家层面上档案工作的信息化战略，更是我们面对大数据时代的挑战与机遇，也是全面推进档案数字化建设的必由之路。
一、馆藏纸质档案数字化的定义和内容
档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，也是直接形成的历史记录，传统的档案载体主要以纸质为主。随着经济发展和社会进步，档案的种类不断增多，它的载体形式也日益多样化，纸质档案仍然是最常见、最传统、数量最多的档案形式，也是城建档案馆中馆藏量占比最大的载体形式。在《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）中，对纸质档案数字化这样定义，采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。而馆藏纸质档案数字化包含对馆藏纸质档案数字化前处理、档案的扫描、图像的处理、数据的挂接、成果的验收和移交等内容。数字化加工项目一般包括项目前期准备、项目实施和成果利用三个阶段，每个阶段包含不同的工作内容。
二、馆藏纸质档案数字化的意义和重要性
馆藏档案纸质档案的数字化是城建档案信息化的基础，也是城建档案馆建设数字档案馆和档案事业发展的必然要求。比如，在国家档案局印发的《数字档案馆建设指南》中关于数字档案馆建设目标中提到，要推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。在国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中关于档案事业的发展目标和实施任务中也提到，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;实施国家数字档案资源融合共享服务工程，建立开放档案信息资源社会化共享服务平台。山东省住建厅印发的《2019年全省城建档案工作要点》中关于全面推进城建档案信息化建设中要求，按照“存量数字化、增量电子化”要求，加快推进馆藏档案数字化建设，2020年底，各设区市城建档案馆完成现有馆藏档案数字化转换工作。
馆藏纸质档案数字化对档案事业的发展有着非常重要的作用。一是馆藏纸质档案数字化，有利于实体档案的安全保管。将纸质档案数字化以后，可以在查阅利用的时候用数字化副本替代原件使用，大大降低了原件的利用率，有效防止由于翻阅等对原件带来的损害;另外，纸质档案数字化后的数据不仅可以在馆内保存，还可以进行异地备份，对档案安全又加了一层防护。二是馆藏纸质档案数字化，有利于提高工作效率。在当今转变政府职能，“最多跑一次”“一次办好”等政策要求下，通过馆藏纸质档案数字化，建立档案数据库，利用互联网等平台，能有效达到让办事人员少跑腿，让档案数据多跑路，使档案利用更加高效便捷，更好的为经济发展和社会进步服务。
三、馆藏纸质档案数字化容易出现的问题
1.组织不到位、资金不到位，导致数字化加工项目不能实施
在馆藏纸质档案數字化加工项目前期准备阶段，需要对馆藏纸质档案的整体情况进行一个详细的掌握，包括档案的数量、分类、组卷整理、案卷质量等。还需要到先进的地市去学习取经，以便能够制定切实可行的档案数字化加工方案来组织实施，否则组织不到位，数字化加工项目必然不能顺利开展。馆藏纸质档案数字化加工，就是将馆藏的纸质档案转化成数字化文档，有着庞大的工作量，必然会耗费大量的人力、物力和财力，甚至需要专业的档案数字化加工外包公司来进行，没有一定的资金作保障，数字化加工项目就不能顺利实施。
2.管理不到位、措施不到位，导致数字化加工质量出现问题
在馆藏纸质档案数字化加工项目实施过程阶段，需要建立科学、规范、完善的管理制度对档案实体、人员、场地、设备、数据进行严格的管理和有效控制，如果管理不到位、措施不到位，必然会导致数字化加工质量出现问题，数字化加工的预期目标也就不能实现，这也是虽然纸质档案数字化加工有国家统一的标准和规范，但是加工成果质量却参差不齐的最主要的原因。
3.人员不到位、技术不到位，导致数字化加工成果利用困难
在馆藏纸质档案数字化加工项目成果利用阶段，需要先进的档案管理系统和硬件设备以及拥有先进技术的档案专业高科技人才，而许多档案馆缺乏档案专业高科技人才和先进的软硬件设备，虽然建立了档案数据库，但是对档案信息资源不能进行深度开发，导致数字化成果不能得到有效利用。
四、解决馆藏纸质档案数字化问题的对策和建议
1.争取领导重视，获取财政资金支持
近年来，档案在经济发展和社会进步中的作用越来越大，人们也逐渐意识到档案的重要性，档案地位也在逐渐提升。比如，在国务院办公厅《关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》（国办发〔2019〕11号）中关于实行联合审图和联合验收就要求，实行规划、土地、消防、人防、档案等事项限时联合验收，统一竣工验收图纸和验收标准，统一出具验收意见。但是在许多地方，档案还处在说起来重要、忙起来不要的现实，作为档案工作者，要多向领导汇报，争取领导重视，以获取政策支持和资金支持，不断优化档案事业发展环境。在实际工作中，聊城市城市建设档案馆为争取领导重视，获取资金支持，一是经常向领导汇报城建档案工作并邀请领导到馆内进行实地检查和调研;二是通过将城建档案工作经费纳入年度预算，加大城建档案财政投入，用于城建档案馆（库）等软硬件设施的改善以及重大重点项目建设。得益于领导的重视和资金的支持，聊城市城市建设档案馆先后完成了馆藏纸质建设工程竣工档案数字化加工项目和馆藏纸质工作档案数字化加工项目两期项目，馆藏纸质档案的数字化程度达到80%以上。 2.馆藏纸质档案数字化要分阶段实施、分批次完成
档案数字化本身就是一项系统工程，涉及到档案的整理、保管、鉴定、利用等许多环节，聊城市城市建设档案馆纸质档案馆藏量大、类别多、档案产生年代跨度大、不同时期整理标准不统一，数字化加工起来难度大，根据馆藏纸质档案这种实际情况，再加上分批进行资金申请相对容易一些，我们决定统筹规划、分阶段实施、分批次完成数字化加工。一期数字化加工项目先从类别相对单一、标准相对统一的建设工程竣工档案开始，以便于馆内管理人员积累经验，来应对可能出现的更加复杂的问题。二期再进行类别较多、较复杂的工作档案的数字化加工，这样从易到难、从简单到复杂，有效地保证了项目的顺利开展。
3.采用有经验、有实力的数字化加工外包公司提供服务
由于馆内人员、技术、设备等条件限制，聊城市城市建设档案馆在争取到项目资金后，根据相关规定和要求，采用了通过政府采购的形式选择外包公司提供数字化加工服务的方式。在数字化项目招标之前，聊城市城市建设档案馆先后到先进地市去学习考察和调研取经，制定了切实可行的档案数字化实施方案，并通过委托代理公司进行政府采购公开招标，最终确定了具有丰富经验和实力的档案数字化加工公司承担该项目。
4.加强数字化项目实施过程中的安全管理和质量控制
档案数字化加工项目的工期，短则一两个月，长则一两年，在項目实施过程中需要对其进行安全管理和有效控制。在馆藏纸质档案的数字化加工过程中，聊城市城市建设档案馆制定了完善的管理制度，包括：岗位管理制度、人员管理制度、场地管理制度、数据管理制度、档案实体管理制度，同时对档案加工场地安装了监控设备、消防设施以确保安全。另外，还制定了合理的数字化加工工作流程，对各个环节的操作规范进行统一，形成了每周五上午的周例会和每月最后一个周五的月例会制度，以便及时解决数字化加工中产生的问题，对数字化加工全过程能够进行有效的控制，确保加工质量。正是得益于加强数字化项目实施过程中的安全管理和质量控制，使得数字化加工项目保质保量如期完成，并顺利通过验收组验收，达到了预期目标。
5.提高馆内管理人员和数字化加工人员的专业素养
人员是馆藏纸质档案数字化加工的关键因素，馆内管理人员和数字化加工人员的专业素养，直接决定着数字化加工项目的成败。聊城市城市建设档案馆首先派馆内管理人员到先进地市学习典型经验，派业务骨干参加国家、省、市组织的档案业务培训，有针对性对馆内工作人员进行档案专业、数字化和信息化培训，馆内也形成了每月一次的业务交流授课。另外，对数字化加工人员要求外包公司对其进行定期的业务培训。
五、结语
综上所述，档案信息化是档案事业的发展方向，档案工作需要时刻跟随时代发展趋势，档案工作者要求真务实、脚踏实地推动馆藏档案数字化，积极应对数字化加工过程中产生的问题，采取有效措施做好档案数字化，提高档案利用效率和工作水平，更好地为经济发展和社会进步服务。
参考文献：
[1]阚立莹.高校纸质档案数字化建设及对策研究[J].城建档案，2019，（3）：26-28.
[2]刘淑华.城建档案数字化成果质量保障措施探究[J].城建档案，2018，（12）：15-16.
[3]纸质档案数字化规范.中华人民共和国档案行业标准DA/T31-[M]，2017.