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摘要：高职院校的档案资料，在教育部组织专家对高职高专院校人才培养水平进行考察评估中发挥了其它工作无法替代的重要作用，但在日常管理中存在一些问题，本文就加强档案管理重要性的认识及如何加强档案管理进行了分析。
关键词：评估工作 档案管理 必要性
Looks at the enhancement quality colleges and universities records management work from the appraisal work necessary
Fan Ruijun
Abstract：The quality colleges and universities reference material，organized the expert in the Ministry of Education to carry on in the inspection appraisal to the quality high special colleges and universities personnel training level to play the vital role which other work was unable to substitute，but had some problems in the daily management，how this article and strengthens the records management on the enhancement records management important understanding to carry on the analysis.
Keywords：The appraisal work Records management Necessary
【中图分类号】G717 【文献标识码】B
【文章编号】1009-9646(2009)04-0110-02
为了更好的掌握高职院校的办学水平，促进高职院校全面、协调、科学发展，近几年来，教育部组织专家对高职高专院校人才培养水平进行考察评估。在评估过程中，档案资料发挥了其它工作无法替代的重要作用。通过评估工作，也使我们对进一步加强高职院校档案管理工作的认识大大提高了一步。
高职高专院校人才培养工作水平评估主要是依据有关法规，对学校的办学指导思想、师资队伍建设、教学条件、教学建设、教学管理及教学效果等进行全面评估。这些评估的内容都要靠大量真实的档案资料和具体的教学实践活动来客观的反映。一些高职院校是由中专学校合并而成的，在搬迁过程中，对档案的管理工作没有十分重视，使应该整理的档案没有及时整理，应该移交的未能全面移交，应该重新记载，收集的文件没有及时归档存放，致使合并后对全院职工的基本情况、学生的在校人数、毕业就业情况、教学活动过程等无法全面系统的掌握。有些甚至连学生的考试卷、学籍、户籍资料也无档可查。为了搞好评估工作，在前期工作中就要抽调专门人员，集中时间，按系归类，统一管理，占用大量的人力精力，进行补充整理，完善资料，有的也无法弥补完整，对工作造成很大影响，应该深刻认识到，高职院校的档案管理工作也同院校的其他工作一样，必须认识到位，高度重视，切实加强，不能可有可无、可松可紧，应该放在重要位置上始终如一管理好、利用好。
首先，应该从思想上重视。档案工作在历史上曾经不被人们所重视，就是至今也存在着说起来重要、做起来不要的现象。特别是对高职院校的档案管理、利用等工作更是缺乏自觉性。高职院校的档案是学校在教学、教研、行政管理及其他活动中形成的归档保存的文字、图像等资料，它是随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐渐积累起来的无法再生的原始记录。它对于研究了解一个学院的历史和现实都有着非常重要的作用。一个学校如果没有完整的档案，就等于割断了历史，就无法全面反映学校各项工作和教学活动的全过程，更谈不上开发和利用。因此，必须采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精做好，为学院的中心工作服好务。
其次，要从档案管理的基础工作做起，保证档案的完整性。从工作实践看，要管理好利用好档案，必须从基础工作抓起。收集档案是档案基础工作的首要环节，在收集过程中，要注意所收集资料的内容、时间、范围都必须要有连续性、准确性、广泛性。要把教师、职工、学生各个不同层面、不同内容的活动、利用不同的形式进行收集整理。特别对于院校的重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重要科技成果、重要工作和重要人物，都必须要认真记载归档，还要注意收集社会媒体对学院工作的报道宣传等资料。收集档案工作，可采取“记”、“要”、“编”等办法，记，就是要全面做好记载，不能有遗漏；要，就是到各部门各学科系去收集；编，就是档案管理人员自觉整理编写。通过这些办法，尽可能把原始资料收集全面，整理归档，为学院的历史把关、为学院的管理服务、为学院明天积累精神财富。
再次，要为管理好档案创造一定的物质条件，配备高素质的管理人员。管好档案必须加强学院档案馆(室)的建设。高职院校大部分是合并组建的，建校的时间相对不长。在建设过程中，绝大部分院校没有建设档案馆，有些甚至连专门的档案室也没有，这就无法保证档案的存放，更谈不上档案的安全和科学管理充分利用。随着计算机网络技术的广泛应用，档案的载体也多元化，诸如光盘、音像带、录音带、图片等等都需要在很好的环境条件下保管。因此要加大对档案基础设施建设的投入，建设多元化、高标准的档案馆和资料室。同时要配备必需的计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施、真正做到日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证。除了创造物质条件外，亦应配备足够的高素质的档案管理人员。有些学校领导把档案管理岗位当作教辅人员的退水渠、安置点。随便什么人都可以管理档案，这是档案管理不规范，无法开发利用的一个重要原因。面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员，除了有很好的政治素质外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；因此院校要把那些政治上强、作风上好、业务上精的同志选调到档案管理岗位上，发挥其才智，管理好档案，为学校建設发展做贡献。
通过评估工作，应该更进一步认识到高职院校的档案管理工作是学校各项工作中不可缺少的重要组成部分，只能不断加强，不能放松，只能进一步使其管理制度化、科学化、规范化，专业化、统一标准化，逐步实现现代化，从而使档案在院校的各项工作中发挥更好的促进作用。
参考文献
[1] 刘平.《档案服务于学校中心工作之探讨》，《高教系统档案学会成立20周年学术研讨会论文集》
[2] 马颜平、邢琪.《高校评估工作引起对档案工作的思考》，《档案学研究》，2008年第5期
关键词：评估工作 档案管理 必要性
Looks at the enhancement quality colleges and universities records management work from the appraisal work necessary
Fan Ruijun
Abstract：The quality colleges and universities reference material，organized the expert in the Ministry of Education to carry on in the inspection appraisal to the quality high special colleges and universities personnel training level to play the vital role which other work was unable to substitute，but had some problems in the daily management，how this article and strengthens the records management on the enhancement records management important understanding to carry on the analysis.
Keywords：The appraisal work Records management Necessary
【中图分类号】G717 【文献标识码】B
【文章编号】1009-9646(2009)04-0110-02
为了更好的掌握高职院校的办学水平，促进高职院校全面、协调、科学发展，近几年来，教育部组织专家对高职高专院校人才培养水平进行考察评估。在评估过程中，档案资料发挥了其它工作无法替代的重要作用。通过评估工作，也使我们对进一步加强高职院校档案管理工作的认识大大提高了一步。
高职高专院校人才培养工作水平评估主要是依据有关法规，对学校的办学指导思想、师资队伍建设、教学条件、教学建设、教学管理及教学效果等进行全面评估。这些评估的内容都要靠大量真实的档案资料和具体的教学实践活动来客观的反映。一些高职院校是由中专学校合并而成的，在搬迁过程中，对档案的管理工作没有十分重视，使应该整理的档案没有及时整理，应该移交的未能全面移交，应该重新记载，收集的文件没有及时归档存放，致使合并后对全院职工的基本情况、学生的在校人数、毕业就业情况、教学活动过程等无法全面系统的掌握。有些甚至连学生的考试卷、学籍、户籍资料也无档可查。为了搞好评估工作，在前期工作中就要抽调专门人员，集中时间，按系归类，统一管理，占用大量的人力精力，进行补充整理，完善资料，有的也无法弥补完整，对工作造成很大影响，应该深刻认识到，高职院校的档案管理工作也同院校的其他工作一样，必须认识到位，高度重视，切实加强，不能可有可无、可松可紧，应该放在重要位置上始终如一管理好、利用好。
首先，应该从思想上重视。档案工作在历史上曾经不被人们所重视，就是至今也存在着说起来重要、做起来不要的现象。特别是对高职院校的档案管理、利用等工作更是缺乏自觉性。高职院校的档案是学校在教学、教研、行政管理及其他活动中形成的归档保存的文字、图像等资料，它是随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐渐积累起来的无法再生的原始记录。它对于研究了解一个学院的历史和现实都有着非常重要的作用。一个学校如果没有完整的档案，就等于割断了历史，就无法全面反映学校各项工作和教学活动的全过程，更谈不上开发和利用。因此，必须采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精做好，为学院的中心工作服好务。
其次，要从档案管理的基础工作做起，保证档案的完整性。从工作实践看，要管理好利用好档案，必须从基础工作抓起。收集档案是档案基础工作的首要环节，在收集过程中，要注意所收集资料的内容、时间、范围都必须要有连续性、准确性、广泛性。要把教师、职工、学生各个不同层面、不同内容的活动、利用不同的形式进行收集整理。特别对于院校的重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重要科技成果、重要工作和重要人物，都必须要认真记载归档，还要注意收集社会媒体对学院工作的报道宣传等资料。收集档案工作，可采取“记”、“要”、“编”等办法，记，就是要全面做好记载，不能有遗漏；要，就是到各部门各学科系去收集；编，就是档案管理人员自觉整理编写。通过这些办法，尽可能把原始资料收集全面，整理归档，为学院的历史把关、为学院的管理服务、为学院明天积累精神财富。
再次，要为管理好档案创造一定的物质条件，配备高素质的管理人员。管好档案必须加强学院档案馆(室)的建设。高职院校大部分是合并组建的，建校的时间相对不长。在建设过程中，绝大部分院校没有建设档案馆，有些甚至连专门的档案室也没有，这就无法保证档案的存放，更谈不上档案的安全和科学管理充分利用。随着计算机网络技术的广泛应用，档案的载体也多元化，诸如光盘、音像带、录音带、图片等等都需要在很好的环境条件下保管。因此要加大对档案基础设施建设的投入，建设多元化、高标准的档案馆和资料室。同时要配备必需的计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施、真正做到日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证。除了创造物质条件外，亦应配备足够的高素质的档案管理人员。有些学校领导把档案管理岗位当作教辅人员的退水渠、安置点。随便什么人都可以管理档案，这是档案管理不规范，无法开发利用的一个重要原因。面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员，除了有很好的政治素质外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；因此院校要把那些政治上强、作风上好、业务上精的同志选调到档案管理岗位上，发挥其才智，管理好档案，为学校建設发展做贡献。
通过评估工作，应该更进一步认识到高职院校的档案管理工作是学校各项工作中不可缺少的重要组成部分，只能不断加强，不能放松，只能进一步使其管理制度化、科学化、规范化，专业化、统一标准化，逐步实现现代化，从而使档案在院校的各项工作中发挥更好的促进作用。
参考文献
[1] 刘平.《档案服务于学校中心工作之探讨》，《高教系统档案学会成立20周年学术研讨会论文集》
[2] 马颜平、邢琪.《高校评估工作引起对档案工作的思考》，《档案学研究》，2008年第5期