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一、 档案管理工作的意义、作用
近年来,对企事业单位来说,档案管理工作是目前亟待完善的问题。企事业单位要转变传统的档案管理观念,改进档案的管理方法和方式。在科学的管理方法下,开展档案管理工作,充分反映出目前企事业单位的现状,明确发展潜力。企事业单位的人事调动和重大决策等,都离不开档案的支撑,因此,积极有效的档案管理工作能够为企事业单位赢得更多的市场份额。对实现企事业单位可持续发展有着举足轻重的作用。
档案管理工作的作用主要体现在以下几个方面:首先,借鉴作用。档案在一定程度上具有法律效力,这主要是因为档案见证了企事业单位的发展历程,档案中的信息真实、真确,是最好的证明物件。档案法律效力的特性也决定了其内容更加客观和公正,因此,档案较其它文字性材料来说,地位更加权威,内容更具有说服性,其次,参考作用。
二、目前档案管理工作中出现的问题
(一)忽视了档案管理工作的重要性
长期以来,企事业单位的领导和档案管理人员忽视了档案管理工作的重要性,没有看到档案管理的积极作用,觉得不会对单位的正常运行和今后发展带来什么影响,只要按照规定,将需要记录下来的信息真实记录下来,存档,在进行外调的时候,能够应付,保证信息有档案可查就可以,这种不重视档案管理工作的主管观念是错误的。此外,大部分档案管理人员都是混日子,拿工资,没有充分认识到档案管理工作的重要性,缺乏责任心和职业道德意识,因此,管理人员更容易出现积极性不高、没有热情等情绪,在此情况下,容易出现马虎现象。
(二)档案管理人员不足
企事业单位在聘用档案管理人员方面,门槛较低,被聘用的工作人员,没有坚实的理论基础,几乎没经过任何专业的训练就直接上岗,更不用说管理能力,工作人员对档案的理解停留在“非常重要”,但是并不能对档案产生深刻的认识,管理人员的工作基本就是将材料放入相应的档案盒中,对资料进行及时整理和归档。对档案的真实性辨别能力不足,准确性也难以保障。
(三)管理手段和设施较为落后
许多企事业单位忽视了对档案室设施的完善工作,存放档案的设施大部分较为老旧、落后,有的企事业单位甚至没有建立档案室,随意一间办公室就作为“档案室”,有的单位涉及到的档案较多,而档案室数量却非常少,档案室内档案堆积如山,此外,较为普遍的情况就是,单位忽视了档案的保护工作,企事业单位的档案大部分为纸质档案,如果没有做好保护工作,档案就会出现潮湿蛀虫,随着存放时间的不断增加,还会出现变黄、掉角、缺页等情况,一旦需要调档,将失去重要的信息。
三、有效进行档案管理工作的路径
(一)建立健全档案管理制度
目前,我国大部分企事业单位并没有指定完善的档案管理制度。想要提升档案管理工作的质量,必须建立起一套科学、完善的档案管理制度,管理制度中要对档案管理工作人员的工作流程、日常行为等进行严格规定,从而推动档案管理的标准化及规范化。首先,企事业单位要根据单位自身的实际情况,制定科学的制度,制度要涉及收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等各个方面,在不断的实践中,进行摸索,逐渐将其完善,并且要采取有效手段,保证制定的各项措施得到有效落实。其次,对立卷归档标准进行严格规定,保证档案的及时性,做好案卷的装订工作,提高案卷质量。
(三)实现信息化档案管理
随着计算机的普遍应用,在各个领域均发挥着重要作用,档案管理工作应当与时俱进,引进信息化技术。纸质档案经过核查,没有任何错误后,用扫描仪将其扫描到电脑上,形成电子档案,并对档案进行检索关键词设置,目的是便于查询档案信息,除此之外,要对每个档案进行编号,通过输入编号就可以进行调档。为了防止档案丢失,可以对其进行备份。将信息化技术应用于档案管理工作,只需要一台电脑即可实现,降低了企业的管理成本和人力成本,而且查询起来也更加方便,只需要在搜索栏中输入关键词即可,易于管理。
(四)提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作看似简单,实际上专业性很强,对于档案管理工作人员的要求极高,既要有专业的管理知识,又要有责任心和使命感,此外,还要具备一定的管理能力,尤其是在信息化时代的背景下,能够熟练运用计算机软件,掌握先进的管理方法。档案管理人员自身要不断学习,用知识武装自己、提升自己,企事业单位要做好对档案管理人员的培训工作,只有掌握了相关的法律规定。具备较高的职业道德和综合素质,掌握先进的管理方法,才能切实做好档案管理工作。
四、结语
综上所述,作为记录企事业单位发展历程等重要信息的档案,发挥着重要作用。我们要树立正确的意识,肯定档案管理在企事业单位发展中的重要作用,不断提升自己的知识水平和综合素质,全身心投入到档案管理工作中,希望在不久的将来,人们对于档案管理工作的认识能够逐步提高,实现档案管理的跨越式发展。
(作者单位为广东省机场管理集团有限公司)
近年来,对企事业单位来说,档案管理工作是目前亟待完善的问题。企事业单位要转变传统的档案管理观念,改进档案的管理方法和方式。在科学的管理方法下,开展档案管理工作,充分反映出目前企事业单位的现状,明确发展潜力。企事业单位的人事调动和重大决策等,都离不开档案的支撑,因此,积极有效的档案管理工作能够为企事业单位赢得更多的市场份额。对实现企事业单位可持续发展有着举足轻重的作用。
档案管理工作的作用主要体现在以下几个方面:首先,借鉴作用。档案在一定程度上具有法律效力,这主要是因为档案见证了企事业单位的发展历程,档案中的信息真实、真确,是最好的证明物件。档案法律效力的特性也决定了其内容更加客观和公正,因此,档案较其它文字性材料来说,地位更加权威,内容更具有说服性,其次,参考作用。
二、目前档案管理工作中出现的问题
(一)忽视了档案管理工作的重要性
长期以来,企事业单位的领导和档案管理人员忽视了档案管理工作的重要性,没有看到档案管理的积极作用,觉得不会对单位的正常运行和今后发展带来什么影响,只要按照规定,将需要记录下来的信息真实记录下来,存档,在进行外调的时候,能够应付,保证信息有档案可查就可以,这种不重视档案管理工作的主管观念是错误的。此外,大部分档案管理人员都是混日子,拿工资,没有充分认识到档案管理工作的重要性,缺乏责任心和职业道德意识,因此,管理人员更容易出现积极性不高、没有热情等情绪,在此情况下,容易出现马虎现象。
(二)档案管理人员不足
企事业单位在聘用档案管理人员方面,门槛较低,被聘用的工作人员,没有坚实的理论基础,几乎没经过任何专业的训练就直接上岗,更不用说管理能力,工作人员对档案的理解停留在“非常重要”,但是并不能对档案产生深刻的认识,管理人员的工作基本就是将材料放入相应的档案盒中,对资料进行及时整理和归档。对档案的真实性辨别能力不足,准确性也难以保障。
(三)管理手段和设施较为落后
许多企事业单位忽视了对档案室设施的完善工作,存放档案的设施大部分较为老旧、落后,有的企事业单位甚至没有建立档案室,随意一间办公室就作为“档案室”,有的单位涉及到的档案较多,而档案室数量却非常少,档案室内档案堆积如山,此外,较为普遍的情况就是,单位忽视了档案的保护工作,企事业单位的档案大部分为纸质档案,如果没有做好保护工作,档案就会出现潮湿蛀虫,随着存放时间的不断增加,还会出现变黄、掉角、缺页等情况,一旦需要调档,将失去重要的信息。
三、有效进行档案管理工作的路径
(一)建立健全档案管理制度
目前,我国大部分企事业单位并没有指定完善的档案管理制度。想要提升档案管理工作的质量,必须建立起一套科学、完善的档案管理制度,管理制度中要对档案管理工作人员的工作流程、日常行为等进行严格规定,从而推动档案管理的标准化及规范化。首先,企事业单位要根据单位自身的实际情况,制定科学的制度,制度要涉及收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等各个方面,在不断的实践中,进行摸索,逐渐将其完善,并且要采取有效手段,保证制定的各项措施得到有效落实。其次,对立卷归档标准进行严格规定,保证档案的及时性,做好案卷的装订工作,提高案卷质量。
(三)实现信息化档案管理
随着计算机的普遍应用,在各个领域均发挥着重要作用,档案管理工作应当与时俱进,引进信息化技术。纸质档案经过核查,没有任何错误后,用扫描仪将其扫描到电脑上,形成电子档案,并对档案进行检索关键词设置,目的是便于查询档案信息,除此之外,要对每个档案进行编号,通过输入编号就可以进行调档。为了防止档案丢失,可以对其进行备份。将信息化技术应用于档案管理工作,只需要一台电脑即可实现,降低了企业的管理成本和人力成本,而且查询起来也更加方便,只需要在搜索栏中输入关键词即可,易于管理。
(四)提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作看似简单,实际上专业性很强,对于档案管理工作人员的要求极高,既要有专业的管理知识,又要有责任心和使命感,此外,还要具备一定的管理能力,尤其是在信息化时代的背景下,能够熟练运用计算机软件,掌握先进的管理方法。档案管理人员自身要不断学习,用知识武装自己、提升自己,企事业单位要做好对档案管理人员的培训工作,只有掌握了相关的法律规定。具备较高的职业道德和综合素质,掌握先进的管理方法,才能切实做好档案管理工作。
四、结语
综上所述,作为记录企事业单位发展历程等重要信息的档案,发挥着重要作用。我们要树立正确的意识,肯定档案管理在企事业单位发展中的重要作用,不断提升自己的知识水平和综合素质,全身心投入到档案管理工作中,希望在不久的将来,人们对于档案管理工作的认识能够逐步提高,实现档案管理的跨越式发展。
(作者单位为广东省机场管理集团有限公司)