知识管理助推企业标准化建设

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  【摘要】随着信息化的普及以及两化整合的深入,知识管理已经从知识型企业的专属工具普及到生产制造型企业,利用知识管理工具提升企业管理水平,实现企业管理行为标准化,建立企业标准化管理体系,助力企业发展,对企业创新巨大的推动作用;知识管理信息化平台已经成为企业管理必不可少的工具。
  【关键词】知识管理;流程再造;企业标准化
  
  引言
  知识管理是指在组织中建构一个量化與质化的知识系统,让组织中的资讯与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成永不间断的个人与组织的知识累积,成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以适应市场的变迁。
  知识管理的最初提出,是一些有别于传统型企业的知识密集型企业,一类是智力型企业,如咨询公司,他们通过和各行各业的成功企业接触,总结、提炼各个行业,各种企业在市场探索、人才、资源整合等诸方法成功的做法,形成自己的知识库,并将这种模式不断应用到新的项目中,通过知识积累,得用户得到行业最佳的经验,最好的方案。
  一些高技术含量企业掌握业内最先进的技术和最优秀的人才,这些技术和人才通过知识管理,转化为工艺、配方,最终变成畅销市场的产品,获取丰厚的利润,知识是先进生产力的具体形态,是企业的核心技术,是赖以生存的根本。
  知识管理在知识密集型企业中的作用早已凸现,标准规范的知识管理库;完备的知识体系成为这些企业不断创新的力量源泉。
  那么,在传统的企业,特别是劳动密集型企业中如何才能利用知识管理的先进工具,发挥知识管理的强大作用,引导企业快速发展呢。
  笔者任职的企业是一家以生产酒店布草,满足星级酒店需求的传统型纺织型企业,有生产工人1000多人,近年来,随着劳动力成本的上升,人员流动加剧,劳动力成本上升迅速,但该企业在利用知识管理平台,结合企业标准化体系建设方面,不断探索,结合咨询专家的建议,使知识管理成为经营管理者的一项得心应手的工具,为企业解决用人、快速培养人才等方面发挥了作用。
  一、知识管理平台的选型
  知识管理平台作为日常行政工作的工具,让其与办公自动化软件OA集成是首选,在选型中,考虑以下几点:
  (1)知识管理平台和OA是企业处理非结构化数据的日常办公工具,所谓非结构化数据,即指数据结构不规范,整齐,通常以文本、声音、图像、视频等形式存在,与ERP等企业管理系统中数据形式相对立的,不易被结构化,通常以文件形式存在的数据。一款优秀的知识管理平台需要齐备OA的功能,如基本人事管理,个人事务管理,流程审批管理,对于邮件功能,笔者以为最好能够集成其它邮件服务器,自建邮件服务器在安全性、连通性方面都要有较大的投入,相对于中小型企业,不太经济。
  (2)要有良好的适应性。现在WEB浏览器市场,微软IE的份额越小,选型时要考虑支持其它厂家的WEB浏览器,如Firefox,苹果Safa等,使用户不公在PC,还能在OS系统,Andriod系统平台上都能有良好的体验。
  (3)软件具备良好的可扩充性,支持用户二次开发功能。软件平台能够支持用友的后期需求,让用户根据自己的需求进行二次开发是给用户最大的惊喜,如与其它管理系统如ERP之间的应用集成,实现单点登录,或者ERP中的流程能够在OA运行,让用户感觉如同一个整体。
  (4)具有较好的权限管理及稳固的安全性。知识管理平台是一个面向互联网开放的平台,安全尤为重要,知识可能涉及企业的核心机密,重要的技术资料,建立完备的分级管理权限,只让可以看到的人看到允许查看的内容,另外后台数据的安全不易被攻击是系统保证稳定运行的必要条件。
  二、知识管理平台的应用
  知识管理平台的应用是知识管理的重要部分,借助知识管理平台,实现对知识的整理、分类、归集、查询、反馈的过程,这个过程必须是一个不断增值的过程,保证知识管理循环不断增值。
  (一)结合企业标准化建设,把各种标准的查询、学习、应用作为知识管理的核心内容
  (1)建立企业标准化多维护知识地图
  企业的各项管理制度是企业标准-管理标准的核心内容,制定制度、修改制度、执行制度是企业管理的重要内容,通过制度展现企业文化,演绎企业文化,管理制度能够把企业管理的各个方面以及各个单位、部门岗位有机地结合起来,统一到管理工作上,以获得最大的经济效益。为了使管理制度和各项工作,各职能部门紧密结合,在知识平台上,制定基于职能分工、部门分工、流程维度的知识地图,员工使用时多维护切入,多场景协同,更好地熟悉、理解和执行制度。
  (2)建立标准化文件的动态维护更新机制
  无论是标准还是制度,都是一定时期的产物,适应于一段时间的管理需求,与时俱进,是制度完善的必备要求,进行制度的动态维护和更新,让制度接受时间的考验,及时焕发新的生命力,一切围绕企业的使命,使各项工作有序而不僵化教条,执行时遇到的不合理,不公平现象就能得到避免,制度也才能深入人心。
  (3)建立标准学习制度,让标准深入到每位员工心中
  制订制度和修改的目的就是为了更好地执行制度,要执行制度,就必须让管理者和被管理者了解制度,知识管理平台是一个学习和了解制度的好工具,通过桌面电脑,知识管理平台,建立学习制度,指定学习时间,并进行专项学习成果检验,在实践中,也通过知识管理,随时随地查阅制度,防范执行偏差。
  (4)用流程来执行制度,固化制度,监督制度的运行
  管理学有一名行话,叫“无情的制度,人性化执行”,说的是制度执行过程中经常被“破例”,导致制度被篡改、边缘化直到抛弃,如费用报销制度,不同层级的领导,不同的岗位,不同的人员有不同的标准,许可报销比例不同,如不能做到严格按制度执行,不仅会扰乱企业经济秩序,也会引发被管理者的怨言,利用知识管理平台和流程管理工具,将这些制度的执行过程公开,接受监督,真正做到“一碗水端平”。
  (二)强化隐性知识到显性知识的转换,加强技术人才的培训步伐
  所谓隐性知识,是深藏于人脑海中,只能通过言传身教,而没有通过文字或其它方式记载下来的知识,现性知识则是人们记载于纸张等媒体,代代相传的知识,人类从古猿到古代人经过了数亿年,而从古代人到现代人只需数千年,其中的原因就是因为隐性知识在一代代的接力中,不断遗失,知识不断被补充完善,变得零落和残缺,失去了价值,自从人类掌握文字后,知识被现性化,被一代代学习、强化,不断延伸,人类的智慧逐步发展,认识自然和征服自然的能力不断强大,成为了地球的主宰。
  在劳动密集型企业中,经常遇到一些劳动能手和技术尖子,他们的能力超群,但可复制性差,一些关键岗位依赖于他们,他们成了制约企业技术进步和前进的障碍,如何把他们的经验和技术显性化,再通过培训复制他们的经验和技术给新手,加快人才培训的步伐是很多中小型企业长期苦苦思索的问题。在实践过程中,我们总结了一些卓有成效的做法。
  (1)加强岗位作业指导书的编制
  作业指导书作为企业标准化的作业标准的一个主要内容,是对岗位作业过程的科学描述,通过对岗位作业过程、操作要求,技术标准的准确描述,配以图片、视频,形成一部新员工学习和进步的标准教材,通过完善作业指导书,可以在短期内就能培养出合格的员工。
  (2)利用IE工程技术,进行动作分解,动作规范,将经验和体验量化
  IE工程是一门辅助企业经营的主流科学,从方法工程、工作衡量、工作评价、薪酬制度以及工厂设计,一直到作业研究、决策分析等,甚至 吸收了统计方法与信息科技的发展、网络规划技术与行为科学等方面的研究和实践经验。IE的目标是改善工厂的生产管理基础结构、提高劳动生产率,IE工程人员利用视频摄像机等设备,对优秀员工的操作技能进行动作分解,总结出操作的最佳动作组合,这些动作标准不仅是新员工培训的数据来源,也是工时计算,计件工资的数据来源。
  (4)用流程来执行制度,固化制度,监督制度的运行
  管理学有一名行话,叫“无情的制度,人性化执行”,说的是制度执行过程中经常被“破例”,导致制度被篡改、边缘化直到抛弃,如费用报销制度,不同层级的领导,不同的岗位,不同的人员有不同的标准,许可报销比例不同,如不能做到严格按制度执行,不仅会扰乱企业经济秩序,也会引发被管理者的怨言,利用知识管理平台和流程管理工具,将这些制度的执行过程公开,接受监督,真正做到“一碗水端平”。
  (二)强化隐性知识到显性知识的转换,加强技术人才的培训步伐
  所谓隐性知识,是深藏于人脑海中,只能通过言传身教,而没有通过文字或其它方式记载下来的知识,现性知识则是人们记载于纸张等媒体,代代相传的知识,人类从古猿到古代人经过了数亿年,而从古代人到现代人只需数千年,其中的原因就是因为隐性知识在一代代的接力中,不断遗失,知识不断被补充完善,变得零落和残缺,失去了价值,自从人类掌握文字后,知识被现性化,被一代代学习、强化,不断延伸,人类的智慧逐步发展,认识自然和征服自然的能力不断强大,成为了地球的主宰。
  在劳动密集型企业中,经常遇到一些劳动能手和技术尖子,他们的能力超群,但可复制性差,一些关键岗位依赖于他们,他们成了制约企业技术进步和前进的障碍,如何把他们的经验和技术显性化,再通过培训复制他们的经验和技术给新手,加快人才培训的步伐是很多中小型企业长期苦苦思索的问题。在实践过程中,我们总结了一些卓有成效的做法。
  (1)加强岗位作业指导书的编制
  作业指导书作为企业标准化的作业标准的一个主要内容,是对岗位作业过程的科学描述,通过对岗位作业过程、操作要求,技术标准的准确描述,配以图片、视频,形成一部新员工学习和进步的标准教材,通过完善作业指导书,可以在短期内就能培养出合格的员工。
  (2)利用IE工程技术,进行动作分解,动作规范,将经验和体验量化
  IE工程是一门辅助企业经营的主流科學,从方法工程、工作衡量、工作评价、薪酬制度以及工厂设计,一直到作业研究、决策分析等,甚至 吸收了统计方法与信息科技的发展、网络规划技术与行为科学等方面的研究和实践经验。IE的目标是改善工厂的生产管理基础结构、提高劳动生产率,IE工程人员利用视频摄像机等设备,对优秀员工的操作技能进行动作分解,总结出操作的最佳动作组合,这些动作标准不仅是新员工培训的数据来源,也是工时计算,计件工资的数据来源。
  在一些特殊行业,如酒精的评级,纺织品疵点、染色的色泽差异的检验,通过新的传感器,测量产品中特定元素的含量,或进行视频图像分析,匹配特征值,找出相似度,实现了隐性知识向显性知识的转换,从而实现向自动检验或简单培训就能代替复杂培训的目的。
  (三)多层级、多维度的权限管理,既保护了知识产权,防范核心机密外泄,又实现了知识共享
  企业核心技术、核心配方是企业核心竞争力,是企业赖以生存的根本,但工业化生产环境下,又不能使核心配方只掌握在一两个人手中,不利于大规模生产,通过知识管理平台,让核心机密存放于知识管理平台,严密的管理权限,保证了无关人员无法取得未授权内容,利用计算机实现的高级别的安全加密认证技术,保证了未经许可,无法将机密内容外流。
  三、加强知识管理的创新
  (一)通过机制创新,激励隐性知识向显性的转化
  知识管理是一个循序渐进的过程,从宣传到接受,特别是平均知识水平不高的企业,需要逐步引导,建立一套使用制度知识文章、增加和改进制度及知识文章的激励办法,建立知识管理积分办法,激励管理人员,扩大知识管理平台的影响,加强对知识经验的宣传,提高上传知识管理文章的积极性,这个过程需要长期坚持。
  (二)通过ERP等信息管理平台,实现多维度的制度渗透,保证制度实施准确到位
  一些管理制度的执行,需要量化KPI或BSC指标,这些数据的测量,借助于ERP等企业信息管理平台,使数据及时准确,保证了制度的有效执行,在ERP平台中,也可以嵌入相关作业指导书,技术标准,管理要求,使员工在实际操作中及时对照制度,了解和学习制度。
  (三)通过技术改造和技术引进,实现从劳动密集化向知识密集化、资金密集化转换,提升知识管理水平
  企业技术进步是生产力不断提高的内在要求,在劳动力成本不断上涨的情况下,向管理要效益,向技术要效益,通过技术改造,提高产品质量,提高劳动生产率,减少成本消耗和环境污染,实现企业经济效益和社会效益的同步增长,是企业发展的必由之路。
  结语
  知识管理这项先进管理技术,正在借助IT技术和工具,打破了传统的知识传播方式,为各类企业的管理带来革命性的突破,为企业的创新发展创造了新机遇。
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