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［摘要］本文分析了新形势下建筑工程档案管理的特点，提出建筑工程档案信息处理技术现代化的近期目标以及为保证这些目标的实现。
［关键词］建筑工程；档案管理；现代化技术
［中图分类号］TU717 ［文献标识码］C ［文章编号］1727-5123(2011)03-136-02
随着科学技术的不断发展，建筑工程档案管理现代化已提上议事日程。建筑工程档案属于专业档案之一，是建筑工程管理部门在建筑工程管理活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映一定时期的政治、经济文化艺术、建筑水平的历史资料，是进行建筑工程产权权属登记、产权交易、建筑工程抵押、处理建筑工程纠纷、城市拆迁规划的主要依据。建筑工程档案管理是一项十分重要的基础业务建设，是建筑工程管理部门重要任务之一，是进行建筑工程行政管理和发展建筑工程业的必备基础资料，也是研究建筑工程业的过去、现在和将来都是不可缺少的依据。本文分析了新形势下建筑工程档案管理的特点，阐述了建筑工程档案管理现代化的含义，并提出建筑工程档案信息处理技术现代化的近期目标以及为保证这些目标的实现，必须提高工作人员素质等问题。
在建筑工程管理领域中，计算机网络技术的应用打破了多年建筑工程档案手工记录的传统模式。建筑工程档案信息和数据处理速度，以前所未有的快捷方式为内部行政管理和外部社会监督所接受。随着社会主义市场经济的发展，特别是住房制度改革的深化和建筑工程交易市场的活跃，建筑工程档案的利用频率日益加快，对建筑工程档案管理提出了更高的要求。先进的技术手段如何与现代管理理念相结合，将政策业务与信息技术相结合，提高建筑工程档案的利用价值，成为目前需要迫切解决的问题。
1 新形势下建筑工程档案的特点
1.1 法律凭据性。房产档案是政府职能部门依照法律规定，代表国家对建筑工程所有权及相关权利进行登记、确认和规范的管理活动中所形成的，是建筑工程行政管理法定职责的体现物，能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。 1.2 动态性。建筑工程档案与其它门类档案相比，其鲜明的特点在于它的动态性。主要有两方面的原因：一方面是建筑工程本身发生了变化，例如旧城改造、城市规划、房屋拆除产权灭失等；另一方面是房屋外部条件的变化引起建筑工程的变化，包括建筑工程买卖、交换、赠与、继承、划拨、转让、分割、合并、裁决等原因致使权属转移变更。建筑工程档案的动态性决定了必须对建筑工程档案实行动态管理，以保证建筑工程权利现状的一致性和现势性。
1.3 区域性。法律明确规定一个行政区划的建筑工程发证机关只能有一家。建筑工程档案管理的基本原则是属地管理。而每一宗建筑工程权属状况的记录和管理都是唯一的，在一个地区中的建筑工程档案处于独占和垄断地位，建筑工程档案管理是否科学合理，将直将影响到该地区建筑工程市场的管理秩序和发展进程。
2 建筑工程档案管理现代化的含义和优点
建筑工程档案管理现代化的含义：建筑工程档案管理运用现代科学技术手段和方法，达到优化的过程。随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到建筑工程档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进建筑工程档案管理模式的重大改变，实现建筑工程档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为建筑工程经济发展服务。随着计算机技术应用的不断深入，建筑工程档案管理无纸化将成为可能，这就是电子档案的面世。电子档案有其特性：数字化的信息形态，对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性又决定了电子档案长期保存的困难性；在整理和开发利用中的严重不安全性。因此必须同时借助于新型介质和现代信息处理而形成的档案如机读档案、音像档案等，并对它们的归档、整理、编目、保管和利用，也须采用相应的现代化技术。
3 建筑工程档案信息处理技术现代化的近期目标
建筑工程档案信息处理技术现代化实际上是一项系统工程，它不可能一蹴而就，必须分阶段有步骤的实施。目前的主要任务是：编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。计算机检索途径应有尽有，数据中的每一个产权要素都可以作为检索点，包括产权人新信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机的应用保护了档案原件，又高效地满足利用者的需要。同时要提高系统的安全性。系统的安全性指的是保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。只有保证系统的安全顺利运行，建筑工程档案管理现代化的目标才能得以实现；否则一切都无从谈起，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。另一方面由于电子档案随着时间的推移，原始信息的长期保存有待深入研究和探讨，对电子档案要定期进行备份，防止数据信息损失。
建立有效的档案管理网络，强化建筑工程档案基础业务建设。建筑工程开发企业应根据《档案法》对档案实行集中统一管理的原则，使之适应经营管理的据要，在直管公房档案管理上实行三级管理制。具体应采取集中和分级管理相结合的方法，建立档案管理领导小组，由其负资统筹、协调、组织和管理档案工作，中层科室应有分管档案工作负责人，并配备专(兼)职档案员，由其负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移文等工作。同时，要建立综合档案室，作为本企业档案工作的专业管理部门，以实现其输入(收集、接交)和输出(利用)的双重功能，把档案管理工作与全面的整体管理工作结合起来，提高档案的利用率及其利用价值。要结合各地建筑工程档案管理工作的实际，采取多种方式：一是要建立建筑工程档案信息检索体系。对于不发达地区，要建立手工形式的档案信息检索体系，既要建立案卷级的，又要建立文件级的，以提高检索效率对于发达地区，要建立电子计算机档案信息检索体系，以满足利用者的计算机检索和网络检索，实现档案信息资源的社会共享。二是要开发建筑工程档案信息资源，深化建筑工程档案信息的编撰研究工作，为城市建设决策、活跃建筑工程市场、服务广大群众提供系统的档案史料。
4 调整知识结构，提高工作人员的素质
建筑工程档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通建筑工程管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现建筑工程档案管理现代化的关键。因此，档案工作人员要相应地调整自身的知识结构，要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识。其中尤为重要的是要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术知识等，以便相应地做好档案收集、管理和开发利用工作。从事由手工操作向机械操作过渡做准备的人员，即前处理工作人员，也是档案管理现代化这个链条中不可或缺的，同样必须要求他们学习好前述各种知识，努力掌握好各自的技能，以胜任工作。调整档案管理队伍知识结构，必须从实际出发，根据需要和可能分步实施。有条件的，也应通过注入新鲜血液，调入相应的科技人员。总之，要立足于开发工作人员的智力，充分调动他们的主动性、能动性和创造性。
参考文献
1 罗海荣.建筑工程档案管理浅见［1］.档案与管理，2002(3)
2 孙振辉.浅谈建筑工程档案的特点及管理中必须注意的问题［1］.中国建筑工程,2002(1)
3 王玉菊.浅谈建筑工程档案管理［1］.黑龙江生态工程职业学院学报，2006(3)
［关键词］建筑工程；档案管理；现代化技术
［中图分类号］TU717 ［文献标识码］C ［文章编号］1727-5123(2011)03-136-02
随着科学技术的不断发展，建筑工程档案管理现代化已提上议事日程。建筑工程档案属于专业档案之一，是建筑工程管理部门在建筑工程管理活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映一定时期的政治、经济文化艺术、建筑水平的历史资料，是进行建筑工程产权权属登记、产权交易、建筑工程抵押、处理建筑工程纠纷、城市拆迁规划的主要依据。建筑工程档案管理是一项十分重要的基础业务建设，是建筑工程管理部门重要任务之一，是进行建筑工程行政管理和发展建筑工程业的必备基础资料，也是研究建筑工程业的过去、现在和将来都是不可缺少的依据。本文分析了新形势下建筑工程档案管理的特点，阐述了建筑工程档案管理现代化的含义，并提出建筑工程档案信息处理技术现代化的近期目标以及为保证这些目标的实现，必须提高工作人员素质等问题。
在建筑工程管理领域中，计算机网络技术的应用打破了多年建筑工程档案手工记录的传统模式。建筑工程档案信息和数据处理速度，以前所未有的快捷方式为内部行政管理和外部社会监督所接受。随着社会主义市场经济的发展，特别是住房制度改革的深化和建筑工程交易市场的活跃，建筑工程档案的利用频率日益加快，对建筑工程档案管理提出了更高的要求。先进的技术手段如何与现代管理理念相结合，将政策业务与信息技术相结合，提高建筑工程档案的利用价值，成为目前需要迫切解决的问题。
1 新形势下建筑工程档案的特点
1.1 法律凭据性。房产档案是政府职能部门依照法律规定，代表国家对建筑工程所有权及相关权利进行登记、确认和规范的管理活动中所形成的，是建筑工程行政管理法定职责的体现物，能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。 1.2 动态性。建筑工程档案与其它门类档案相比，其鲜明的特点在于它的动态性。主要有两方面的原因：一方面是建筑工程本身发生了变化，例如旧城改造、城市规划、房屋拆除产权灭失等；另一方面是房屋外部条件的变化引起建筑工程的变化，包括建筑工程买卖、交换、赠与、继承、划拨、转让、分割、合并、裁决等原因致使权属转移变更。建筑工程档案的动态性决定了必须对建筑工程档案实行动态管理，以保证建筑工程权利现状的一致性和现势性。
1.3 区域性。法律明确规定一个行政区划的建筑工程发证机关只能有一家。建筑工程档案管理的基本原则是属地管理。而每一宗建筑工程权属状况的记录和管理都是唯一的，在一个地区中的建筑工程档案处于独占和垄断地位，建筑工程档案管理是否科学合理，将直将影响到该地区建筑工程市场的管理秩序和发展进程。
2 建筑工程档案管理现代化的含义和优点
建筑工程档案管理现代化的含义：建筑工程档案管理运用现代科学技术手段和方法，达到优化的过程。随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到建筑工程档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进建筑工程档案管理模式的重大改变，实现建筑工程档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为建筑工程经济发展服务。随着计算机技术应用的不断深入，建筑工程档案管理无纸化将成为可能，这就是电子档案的面世。电子档案有其特性：数字化的信息形态，对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性又决定了电子档案长期保存的困难性；在整理和开发利用中的严重不安全性。因此必须同时借助于新型介质和现代信息处理而形成的档案如机读档案、音像档案等，并对它们的归档、整理、编目、保管和利用，也须采用相应的现代化技术。
3 建筑工程档案信息处理技术现代化的近期目标
建筑工程档案信息处理技术现代化实际上是一项系统工程，它不可能一蹴而就，必须分阶段有步骤的实施。目前的主要任务是：编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。计算机检索途径应有尽有，数据中的每一个产权要素都可以作为检索点，包括产权人新信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机的应用保护了档案原件，又高效地满足利用者的需要。同时要提高系统的安全性。系统的安全性指的是保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。只有保证系统的安全顺利运行，建筑工程档案管理现代化的目标才能得以实现；否则一切都无从谈起，因此做好系统的安全防范工作是重中之重。另一方面由于电子档案随着时间的推移，原始信息的长期保存有待深入研究和探讨，对电子档案要定期进行备份，防止数据信息损失。
建立有效的档案管理网络，强化建筑工程档案基础业务建设。建筑工程开发企业应根据《档案法》对档案实行集中统一管理的原则，使之适应经营管理的据要，在直管公房档案管理上实行三级管理制。具体应采取集中和分级管理相结合的方法，建立档案管理领导小组，由其负资统筹、协调、组织和管理档案工作，中层科室应有分管档案工作负责人，并配备专(兼)职档案员，由其负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷、移文等工作。同时，要建立综合档案室，作为本企业档案工作的专业管理部门，以实现其输入(收集、接交)和输出(利用)的双重功能，把档案管理工作与全面的整体管理工作结合起来，提高档案的利用率及其利用价值。要结合各地建筑工程档案管理工作的实际，采取多种方式：一是要建立建筑工程档案信息检索体系。对于不发达地区，要建立手工形式的档案信息检索体系，既要建立案卷级的，又要建立文件级的，以提高检索效率对于发达地区，要建立电子计算机档案信息检索体系，以满足利用者的计算机检索和网络检索，实现档案信息资源的社会共享。二是要开发建筑工程档案信息资源，深化建筑工程档案信息的编撰研究工作，为城市建设决策、活跃建筑工程市场、服务广大群众提供系统的档案史料。
4 调整知识结构，提高工作人员的素质
建筑工程档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通建筑工程管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现建筑工程档案管理现代化的关键。因此，档案工作人员要相应地调整自身的知识结构，要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识。其中尤为重要的是要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术知识等，以便相应地做好档案收集、管理和开发利用工作。从事由手工操作向机械操作过渡做准备的人员，即前处理工作人员，也是档案管理现代化这个链条中不可或缺的，同样必须要求他们学习好前述各种知识，努力掌握好各自的技能，以胜任工作。调整档案管理队伍知识结构，必须从实际出发，根据需要和可能分步实施。有条件的，也应通过注入新鲜血液，调入相应的科技人员。总之，要立足于开发工作人员的智力，充分调动他们的主动性、能动性和创造性。
参考文献
1 罗海荣.建筑工程档案管理浅见［1］.档案与管理，2002(3)
2 孙振辉.浅谈建筑工程档案的特点及管理中必须注意的问题［1］.中国建筑工程,2002(1)
3 王玉菊.浅谈建筑工程档案管理［1］.黑龙江生态工程职业学院学报，2006(3)